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1、知识平台知识平台操作说明操作说明系统设计:TWK资讯部黄俊铭(分机714)21.建立文件建立文件2.查询文件查询文件教材内容教材内容4.工作清单工作清单5.目录管理目录管理6.管理管理3.显示文件显示文件0.画面介绍画面介绍3画面介绍画面介绍1点小图标进入此目录可回到上层目录4画面介绍画面介绍2点选目录名称,右边可显示此目录的文件点选此目录名称,显示此目录文件5画面介绍画面介绍36建立文件建立文件-如何开启画面如何开启画面1.先点选“单位目录”,选择要建立文件的目录位置 2.若有建立文件的权限,会出现“建立文件”的按钮3.点选“建立文件”开启建立文件画面(下页说明)7建立文件建立文件-建立画面
2、建立画面11.请依照字段性质,选择或填入所需的内容2.文件名称可以依照项目及阶段来选择标准文件名称3.可以实时改变目录位置4.依需要“附加档案”或“附加URL”8建立文件建立文件-建立画面建立画面21.附加档案或URL后,请点“重新整理附件”2.“设定受文者”:可以在签核完成后自动通知这些人员,并且将读取的权限加入3.点“暂存”储存此文件内容,若是修改的文件请点选“更新”4.储存后,点“送签”,将文件呈送主管签核9建立文件建立文件-文件送签文件送签1.点“送签”,会出现选择签核流程画面2.请依文件特性选择签核流程,也可以自定义签核的人数3.会自动带出公司主管账号,或点“选择”,设定签核主管账号
3、4.选择主管时,可以依照公司组织选择或直接在账号字段填入 KY+职号,点“OK”即可5.点“送出”,完成送签动作10建立文件建立文件-设定受文者设定受文者1.在建立文件建立文件时可以“设定受文者”2.此设定可以允许该笔文件的读取权限弹性运用,不需开放 整个目录的权限,签核完成后会自动通知受文者11查询文件查询文件-单位目录单位目录1.点“单位目录”后,会出现依各单位性质建立的目录,包含 所有子目录2.每一目录有个别的文件个别的文件及权限管理权限管理3.目录中有二个列表,一个为自己在此目录写作中的文件,一个为此目录中所有的已完成文件12查询文件查询文件 机种目录机种目录1.点“项目目录”后,会出
4、现各项目文件,包含所有阶段2.点专案名称,会出现此项目所有的文件3.点项目下的阶段,只会出现此阶段的文件4.在项目目录,无法建立文件13查询文件查询文件-文件查询文件查询1.点“字段查询”后,会出现查询条件画面2.依需要填入字段内容3.字段数据只需填入有确定的内容,不要填入星号(*)4.按“查询”即可14显示文件显示文件1.文件中不同的按钮有不同的功能2.可以下载附加的档案或开启 URL 15显示文件显示文件-受文者受文者1.可以查看建立者设定的受文者2.受文者有读取此文件的权限16显示文件显示文件-读取纪录读取纪录1.显示曾经看过此文件的纪录17显示文件显示文件-签核信息签核信息1.显示签核
5、的主管,签核时间,签核意见18显示文件显示文件-转呈他人参考转呈他人参考1.通知其他人可以参考此文件2.对方必须要有读取的权限,否则无法读取此文件19显示文件显示文件-显示所有版次显示所有版次1.如果文件有多个版次,才会显示此功能2.会列出此文件的所有版次20显示文件显示文件-版次修订版次修订1.文件为最新版时,才会显示此功能2.建立此文件的新版本,颜色不同,以示区别21工作清单工作清单1.点“工作清单”后,会出现三个文件清单2.写作中的文件:自己尚未送签的文件3.您送出的文件:可以看到目前签核者是谁4.等待您签核的文件:您需要确认的文件清单22工作清单工作清单-签核画面签核画面1.点选要签核
6、的文件2.可以“查看文件”及“查看签核流程”3.点选“核可”或“驳回”按钮即可23目录管理目录管理-权限管理权限管理1.在每个目录会依据不同的权限出现不同的按钮2.在此目录有管理权限者,可以点“权限管理”3.可以维护此目录的权限(接下页)24目录管理目录管理-权限管理权限管理-加入权限加入权限1.可以“加入使用者”及“加入群组”2.依不同的权限分为“读取”,“建立”,“管理”25目录管理目录管理-建立子目录建立子目录1.有管理权限者,可以“建立子目录”,“删除此目录”2.建立子目录时,会自动将上层目录的权限继承下来,可以再进入子目录加以修改权限设定3.要删除目录前,会自动判断此目录是否已经有文
7、件 已有文件就无法删除目录26目录管理目录管理-订阅订阅1.订阅功能:在此目录中新增文件且签核完成后,会自动通知 订阅的人员2.每个用户均可以使用订阅功能3.可以帮他人订阅,如主管帮股内人员订阅 4.可以删除自己订阅的设定,但不可以删除他人的订阅27管理管理-修改密码修改密码1.修改目前登入密码,与协同设计平台密码共享2.此功能无法修改 kyportal 及 portal mail 密码,若需更改 请至 http:/ 登入后修改28管理管理-文件查询文件查询1.点“文件查询”后,会出现查询条件画面2.依需要填入字段内容3.字段数据只需填入有确定的内容,不要填入星号(*)4.按“查询”即可29管
8、理管理-文件读取纪录查询文件读取纪录查询1.可以查出文件被谁读取过2.可以查出使用者曾经读取过哪些文件30管理管理-登入纪录查询登入纪录查询1.可以查到用户登入的纪录2.包含登入账号,登入日期,计算机IP31管理管理-所有签核中文件所有签核中文件1.可以看到所有签核中文件清单,文件不能开启2.可以查到哪些文件签核到哪里32管理管理-项目成员管理项目成员管理1.有权限者,可以“选取”专案,进入编辑项目成员2.有权限者,可以“新增”及“复制”专案,快速增加项目成员3.自己编辑的项目成员才可以删除33管理管理-机种文件规范申请机种文件规范申请1.有权限者,可以“选取”专案,进入编辑项目成员2.有权限者,可以“新增”及“复制”专案,快速增加项目成员3.自己编辑的项目成员才可以删除34管理管理-机种文件产出筛选机种文件产出筛选1.选择机种名称,点选“比对”按钮 2.出现此机种的文件规范清单,并显示是否已经产出35管理管理-群组清单群组清单1.显示目前已经建立的群组2.此群组功能在设定目录权限目录权限时使用36管理管理-自定义常用名单自定义常用名单1.建立自己常使用到的人员名单2.此名单可使用在签核,转呈,设定受文者
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