办公室日常管理制度(版)

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1、办公室日常管理制度第一章 总则办公场所是员工从事经营管理的劳动场所,公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境,员工应自觉维护良好的办公环境。办公室全面实行6S现场管理法,6S即整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)、安全(SAFE)。第一条 目的:规范办公室的工作秩序,营造良好的办公环境,提高办公质量与效率。第二条 职责/权限:行政人事部:负责办公室的整体日常监管与处理突发事件、办公室人员及财产安全的监管。其他部门:所属办公室日常事务的管理,协助处理各种异常情况。第三条 工作要求:办公室职员工作纪律:1. 办公室人员须

2、保持仪容仪表整洁。2. 文明礼貌待人,严禁大声喧哗。3. 夏天室温26以上方可开启空调,温度调节不得低于26(含)以下。4. 保持个人办公台面整洁。5. 做好日常清洁维护,不可随地吐痰,垃圾、纸屑丢入纸篓内。6. 办公室内严禁吸烟,需要吸烟请到吸烟区。7. 非客户接洽、会议召开、集体讨论,任何人不得私自占用会议室与洽谈室。8. 在使用公共场所(如会议室)完毕后,使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作并随手关灯、关门。9接打公司电话应言简意赅、长话短说,严禁在电话中闲聊,更不允许接打私人电话。如长时间不在工位,请同事帮忙接听电话并做好接听记录。10. 上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作,有

3、必要进行集体讨论时,在会议室内进行。11. 公司内部集会与会议,除特殊情况(需提前向会议主持人请假)外,皆须准时参加。12. 下班前,办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。第四条 办公室职员着装要求:1. 为树立和保持公司良好的社会形象,实现规范化管理,本公司职员应按要求着装,不可奇装异服。2. 办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。3. 头发梳理须整齐,男职员头发不过耳,不得留长胡须,保持面部清洁;女职员上班提倡化淡妆。4. 各部门负责人应认真配合, 督促属下职员共同遵照执行。第二章 员工行为规范第一条 职业道德忠诚、守纪、

4、勤勉、尽职、敬业第二条 形象规范1、 着装:整洁、大方、得体1) 员工衣着应当合乎企业形象及部门形象,原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落,服装正规、整洁、完好、协调、悦目。2) 着装最好上下相配、平整,符合时节。3) 女员工可以化淡妆,工作时间不能当众化妆,勿戴过多饰品。4) 鞋、袜保持干净、卫生,在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。2、 举止:文雅、礼貌、精神1) 遵守考勤制度,准时上班、下班,不迟到、早退。病假、事假应及时申请或通知本部门负责人,填报请假单。2) 上班时间保持良好的精神状态,精力充沛,精神饱满,乐观进取。3) 对待上司要尊重,对待同事要热情,处理工作保持头脑冷静,提

5、倡微笑待人,微笑服务。4) 开诚布公,坦诚待人,平等尊重,团结协作,不将个人喜好带进工作中,不拉帮结派、党同伐异。5) 热情接待每一位客人,不以貌取人,不盛气凌人,与客人约见要准时,如有客人来访需等待时,应主动端茶道歉。6) 保持良好坐姿、行姿,切勿高声呼叫他人。7) 出入会议室或上司办公室,主要敲门示意,进入房间随手关门。第三条 语言规范1、 会话:亲切、诚恳、谦虚1) 语言清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。2) 与他人交谈,要专心致志,面带微笑,不能心不在焉,反应冷漠。3) 严禁说脏话、忌语,使用文明用语。4) 同事之间沟通问题时,应本着“换位思考、解决问题”的原则,语言应

6、礼貌,委婉。5) 见到领导时应主动打招呼,向上级汇报工作时应简洁、明确。第三章 员工日常工作行为规范第四条 办公大厅、各独立办公室应保持安静,禁止高声喧哗、打闹、玩游戏、看视频、下载电影及做与工作无关之事,禁止吃早餐、零食。第五条 工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。任何人面对来访客人,都要微笑迎接,及时引领客人会客室就做,通知被访人及时接待,不可冷落客人。随时保持良好的工作情绪,禁止将私人情绪带入工作当中。第六条 员工不得携带违禁品、危险品、管制刀具等进入办公场所。第七条 工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。第八条 办公桌应素雅、整齐、干净,各类文件存放应注意保密,不

7、得随意摆放,资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。每日下班前及时整理整齐。第九条 桌面和室内办公设备摆放整齐,保持外表干净。第十条 室内文件柜文件摆放科学有序,外观整洁。第十一条 办公室墙面除了张贴必要的文件或图标外,应保持墙面清洁。第十二条 办公座椅不能随意摆放,离座后要将座椅在桌前摆正。第十三条 保证所属办公区域设备设施完好,做到人走关停所有设备电源。第十四条 要节约用水、用电,下班后及时关闭计算机;人员长时间离开办公室时应关闭空调;卫生间使用完毕要及时关闭水龙头,杜绝浪费,发现浪费,按本制度的第七章相关规定进行处罚。第十五条 会议桌、沙发、茶几上不允许放杂志和报纸;办公室内不允许长期存放

8、与工作无关的私人物品。第十六条 工作中同事之间应本着以公司利益为重、团结合作、快捷高效为原则,应及时解决可能存在的矛盾和问题。第十七条 未经行政部同意,禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。第十八条 公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途,若有特殊原因,须事先提出申请,经批准后方可使用。第四章 办公现场管理制度第十九条 员工应自觉维护办公场所清洁卫生,严禁堆放杂物、随意丢弃废物,严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣,保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。第二十条 在使用打印复印机后,所产生的废纸须及时处理,重要文件应予以粉碎,非重要文件应回收再利用。扫描后的稿

9、件,应立即拿走,禁止堆放在打印复印机上。午间休息或下班后最后一位离开办公区的人员,要关闭水阀、电插座,关好门窗,锁好办公室大门,并将钥匙妥善保管。第五章 爱护财产第二十一条 每位员工应爱护公司的财产,如有损坏,照价维修或赔偿。公司发放的办公用品,员工须妥善保管,如有遗失,自行负责。第二十二条 打印复印机的管理与清洁及一般的维护由行政部负责第二十三条 电脑的日常维护由使用人负责,如遇故障影响正常使用的情况,将由行政部派专业人员对电脑进行维修,不得擅自处理。第二十四条 发现设备、设施有问题时,及时通知行政部,由行政部向维修部说明情况并协调好维修时间,然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。第二十五

10、条 为了维护公司正常的工作秩序,保证公司公共设备和设施正常运转,提高维修的时效性,每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。第六章 安全第二十六条 办公室为公司办公区域安全管理的归行政部门,负责安全防范措施的制订、落实、检查及安全事故的调查及处理:各部门、机构应负责本部门的安全管理工作。第二十七条 员工使用各类设施设备时,应遵守相关的操作程序和要求,禁止违规操作,以保障使用安全;员工不得擅自使用电热器具;下班时应切断办公设施设备的电源。下班后由最后一位离开的人员检查关闭电器、切断电源,并检查门窗是否关好,最后设防报警器锁好门。第七章 罚则第二十八条 本制度的检查、监督部门由公司行政部执行;第二十九条 若有员工违反此规定,视情节严重,公司将给予口头警告、通报批评、负激励、降职降薪、辞退等处罚;第三十条 各种处罚项目除按上述规定处罚外,均计入当月绩效考核评分项目。 第八章 附则第三十一条 本规定由公司行政部负责解释、修订,本规定从发布之日起开始实施。青岛全时集团总部 2017年6月

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