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1、会 务 要 点会务总控与客户保持密切和通畅的沟通。合理的报价，并得到客户的确认。缜密的分工，覆盖所有会务细节。严格的时控，按时控要求检查准备工作进展。协调客户、酒店、承包商等各方面关系。活动进行过程中对全局的控制。结算和总结。报价获取PO No.，事先了解结算方面要求。报价应尽力接近对方预算，也可略有超出。各单项价格应与以前历次活动的报价保持一致。如客户方面预算紧张，可考虑减项，但不应降低单价。报价应包括此项目发生的所有费用，避免缺项。报价格式应力求规范，并保持一贯风格。个别客户在结算时需我方提交发票，在购货时应有所准备。如北电网络公司。以微软公司为例：完整的结帐手续包括：报价单、回传PO、付
2、款申请和发票四项。北电网络公司则为发票报销加服务费的形式。人员邀请根据人员邀请统计工作的周期，对客户发出邀请的时间提出要求。将确认内容做成表格，包括客人的各种联络方式、抵离航班、食宿方面的特殊要求、是否参加旅游等。对临时工作人员进行礼仪和业务方面的培训。随时向客户通报统计结果，以便对活动规模进行控制。人员的增加和变化须得到对方具体负责人员的认可。如需向外埠客人快递机票，可在客人启程前5天出票，既避免客人改变行程计划，又可保证快递的时间。快递发出后需通知客人查收，随后还应电话确认客人是否收到。同时注意考虑周末因素。如由我方为客人购买机票，注意同时汇总客人抵离航班信息，以免再向客人查询。做好各项信
3、息发生变化的相关准备。根据航班情况制定接机计划和送机安排。酒店选择首要因素应考虑会场是否满足要求。会场面积要比容纳所有与会人员更大1/3或1/4，高度应满足AV设备的技术要求。此外还需考虑会议其它日程对会场的要求，如演出等。容纳相同数量的与会者，宴会比会议需要更大的面积。如有可能，晚宴最好安排在另外一个大厅。酒店服务水平应有足够保证，酒店具体联系人的协调能力对会议质量也有明显的影响。明确酒店在预付和结算方面的要求。在合同中对其它一些细节作出明确说明，包括酒店提供的物品（鲜花、地台、幕布、指示牌等），菜单（晚宴、自助餐、间茶），进场时间，对装饰和搭建的限制，等等。注意会议对酒店网络传输条件的要求
4、，如宽带或CDMA。酒店提供的AV设备与我方自备AV的衔接。酒店能够处理付费方面的特殊要求，即部分费用由会议支付，个人消费由客人自理。实地考察对于一个比较大的活动，进行一次实地考察是绝对有必要的。前往考察之前一定做好事先联络工作，包括酒店、旅行社、车队、礼仪公司、演出公司、摄影师、商务中心等，重要项目应准备备选方案。考察并非仅对饭店，而是从抵达机场就已经开始了。如特区边防证。考察会场是否符合会议所有日程的要求，包括大会、分组会（多个）、记者见面会、贵宾休息室、间茶等场地。会场装饰的条件，包括高度、电源、照明情况、有无背景板等。公共区域的装饰环境，包括欢迎横幅、大堂报到台的装饰、易拉宝、海报、吊
5、旗等的配合使用方案。报到台的工作环境指示系统的设计，指示牌的数量和尺寸。用餐场所要求宽敞、满足周转需要、尽量避免重复。客房的不同种类及分布。了解活动同期该酒店是否还有客户竞争对手的活动，并通报客户。如时间允许，可对旅游线路和景点进行考察。接送机和旅游用车的车况和管理情况。确定具体负责的调度员。对礼仪人员进行面试，选择有工作经验的礼仪服务人员。摄影摄像应选用专业人员和专业设备，以保证拍摄质量。了解酒店周边环境和资源，特别是医院、商店、餐饮、复印装订社。重点考察项目应使用数码相机拍照，以向客户汇报。依据考察结果向客户提出活动地点的选择方案，并阐明理由。接机与负责人员邀请统计工作的同事最后确定客人抵
6、达的准确信息。提前落实接机人员、行李员、车队调度，互相通报现场联系方式，并掌握客人联系方式、报到台联系方式。提前落实接机使用物品，如接机牌、易拉宝等。每个航班抵达前掌握停车位置，并将司机控制在身边。合理掌握发车与等候，避免客人情绪波动。发车后向报到台通报客人数量、名单及预计到达时间。如客户比较重要，或接机资料不准确，可在机场安排备用车辆。接机情况与资料不符时，可请报到台与客人取得联系，或直接与客人联系，变更情况通报会务组，并作出相应调整。接机情况与预计变化较大时，应提请报到台对客房预订作出相应调整。报到汇总报到所需的客人资料，包括名单、房间安排、抵达时间、付费事项、VIP安排。清点报到时发放的
7、物品，包括会议资料、礼品、胸卡、餐券等。安装调试报到台使用的设备，包括电脑、打印机，及其它文具。协调应由酒店提供的人员和服务，包括前台接待员、行李员、房号、钥匙、收费等。对礼仪人员进行培训和指导。对客人报到的流程进行进行演练，对集中抵达的航班安排疏导。报到较集中时，可让客人排队，但不能出现混乱。报到台的负责人可不安排具体工作，而是对报到台的工作进行指挥和监控，并负责向客户随时通报报到进展情况。临时事项可在报到台发布通知。报到工作结束后，迅速汇总报到材料和信息，包括客人抵达情况与原计划的变化、房号等，通报客户具体负责人员，并作为下一阶段工作的重要依据。每晚与酒店核对用房情况。报销客人的机场建设费
8、，及其它需要报销的费用。报道工作一结束，马上开始进行客人离开的有关准备工作。会场事先了解进场时间和对会场装饰、设备使用的限制条件。在客户检查会场情况前一小时完成所有装饰和设备安装工作，包括背景板、灯光、音响、视频、同声传译、对讲机等。重要设备的技术指标要符合事先的设计，如投影仪的亮度、幕布的规格等。由会务总控陪同客户对装饰和设备进行检验，避免临时做大幅度调整。对会议进行期间会场照明的调整和空调的运行向酒店作出安排。对会议前一天晚上进行的彩排给予高度重视，我方、酒店方、AV方工程技术人员都必须在现场，对彩排高效顺利的完成提供保证，并对现场提出的问题马上作出调整。关注夜间酒店对会场采取的安全措施。
9、与各方会务人员确认最终的会议日程安排。会务人员应在会议当日提前两小时到达会议现场，检查的项目包括：装饰、设备、会场照明、会场温度、会议资料、纸笔、饮水、花草，以及激光笔、时间提示牌等小件物品。会议的礼仪服务人员应提前一小时到达现场，并需对他们的工作分工作出具体安排。一般需要至少两名，主要工作包括：协助签到、收集名片派发胸卡胸花、引领客人入场、开闭会场大门、引领VIP和讲演人上下场、传递话筒、根据会议日程向讲演人提示时间、派发和回收反馈表、协助抽奖和颁奖，等等。根据会议进程调整间茶时间。间茶和午餐时间需注意会场的财物安全。晚宴晚宴的地点、标准、菜单、台型、节目安排、时间安排等，都应书面呈报客户，
10、并征得客户的确认。根据客户要求安排台签和桌签，并在宴会厅外公布台次安排图。主桌的人数和座位安排客户会作出精心安排，我们的工作是根据客户的频繁变化作出快速反应。事先了解节目的细节，能够把握节目在晚宴上将取得的效果。安排时间组织舞台监督、演员、AV进行足够的沟通。对晚宴上高层人物的讲话做好AV、翻译等方面的准备工作。协调酒店做好敬酒、演出道具、游戏道具等方面的配合。根据经验对参加晚宴的人数作出比较准确的估计。旅游选择开展国际旅游业务的、具备一定规模的旅行社进行合作。事先对参加旅游的人数进行统计，避免为客户造成经济损失。首先可在人员邀请的确认阶段进行统计，其次还可以在旅游前一晚作电话询问，根据比例进
11、行统计。确定旅游线路的原则包括：安全、费用、适宜的时间和距离、有吸引力。提前了解所有相关服务人员的联系方式，包括跟车会务人员、导游、司机、旅行社负责人员。为照顾到所有客人，可为客人提供统一的T恤衫，或要求客人佩带胸卡。旅游途中携带饮水、小食品和应急药物。不可受应客人的要求，临时增加或变更旅游安排，按计划时间返回酒店。返回途中可向客人通报当晚晚餐安排和次日送机安排，了解客户对会务安排的意见。送机确定准确的送机计划，注意临时购买机票人员送机安排的调整。以多种途径将送机安排通知客人，包括在酒店大堂公布，送进每位客人房间，出发前电话通知。安排会务人员在前台帮助客人处理结帐事宜。对客户公司的重要人员作出特别安排。对临时增加的客人可使用备用车或出租车。我方会务人员原则上应在所有与会人员离店后方可返程。
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