办公费用管理规定第二版第2次修订

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1、* 文件修订履历 *版本修订内容修订页次修订日期办公费用管理规定一、目的为规范管理，使各项费用开支合理化、节约化，特制定本规定。二、适用范围适用于公司各项行政费用，如电话费、办公用品、手机费用等。三、具体规定(一) 办公电话费用1. 公司电话实行有偿使用原则，对于配备分机或直拨电话的人员，需承担该电话费用的 5，电话费用按电信部门实际支出为依据。2. 对于没有明确责任人的部门的公用电话， 如服务部的服务热线等， 部门负责人以上人员承担该办公电话费用的 5。电话费用按电信部门实际支出为依据。3. 供应部、财务部、服务部、办公室等部门的传真机只限用于传真接发，不扣个人费用，如利用传真机拨打私人电话

2、，一经发现罚款30 元。(二) 办公用品费用1 办公用品统一由办公室购买、保管及发放。2 公司为新入司的科室人员提供笔记本1 本，签字笔 1 支。3. 印制名片，扣除印制人名片费用的 20%，月末由办公室提供扣费明细给人事部，由人事部在工资中扣除。4. 领用大件、耐用或高价的办公用品和用量较大的办公用品，需部门负责人签字领用。（三）办公用品采购规定1、办公用品采购分为网购和线下采购。根据* 业网络集中采购业务流程每月10 号前，对于属于网购的办公用品统一报到西安基地所属的化建业采购基地进行网购。网购办公用品的采购和费用报销必须严格按照网购流程执行。2、不属于网购品种的由办公室自行采购，采购时对

3、于同品牌同规格进行货比三家，原则上选择采购价格较低的供应商进行采购，每个季度办公室对于供应商的采购价格进行询价，价格高出市场价格时，办公室组织与供应商重新议价。若网上采购价格较低时，办公室可自行在网上采购所需办公用品，按照报销流程进行费用报销，报销时发票后随附网购订单、入库单、发货清单等信息资料。3、常用办公用品采购前需由办公室行政文员填写材料采购申请单，注明采购数量、品牌规格、单价等信息，经办公室负责人签字后方可采购。非常用办公用品采购由所需部门填写材料采购申请单 ，经部门负责人，办公室负责人签字后交由行政文员进行采购。4、办公用品到司后，办公室行政文员首先要根据送货清单核对送货品牌、规格、

4、数量是否与申请单所需物品一致，若核对无误，方可办理入库手续，填写入库单；若送货实物与所需物品不一致，需及时将异常情况反馈给供应商，由供应商按照所需物品重新送货。属于化建业网购的，及时将异常情况根据网购流程的要求反馈给采购基地，以便及时进行退换货。5、办公用品办理完入库后，及时将实物放置在指定的办公用品区域。6、入库单和材料采购申请单表单使用采购部规定格式。（四）办公用品领用规定1) 常用办公用品a、主要包括种类：中性笔、圆珠笔、笔芯、记号笔、白板笔、胶水、固体胶、修改液、中财笔记本、回形针、订书针及 A4 纸、彩色打印纸、口取纸、美工刀、铅笔、橡皮等。b、领用规定：此类办公用品以常用办公用品领

5、用标准 （参见附件 1）为上限，由各部门内勤或指定人员每月 2628 日将本月各类用品所需数量交至办公室，并于 1 5 日到办公室按所报数量领取。 具体的使用情况由部门自行支配， 月底将实际使用情况 （详见附表 1）反馈给办公室，如经核查发现实际使用量与所报数量相差较大，办公室可根据情况予以适当调整。此类用品原则上不予再领，如果有特殊情况须再领时，须由部门内勤或指定人员填写“ *领料单”，经部门负责人签字、办公室负责人审核同意后方可再领，且在月底根据再领情况从个人或部门负责人的工资中扣减30%的费用。其中扣部门负责人费用的办公用品是指部门共同使用的办公用品（打印纸及部门专用打印纸除外）。如有人

6、数变动或其它情况需更改标准的，须由内勤或指定人员写出书面申请，经部门负责人签字，并由办公室审核通过后方可按新标准领取。c、A4 纸及彩色打印纸使用规定：纸张使用本着节约的目的，需双面使用，外报资料或正式签批文件可使用单面纸，日常用纸都需双面使用，禁止浪费纸张的情况出现。对于使用过的废旧纸张、纸箱由各部门统一放置在食堂小卖部隔壁的垃圾房，不允许随意扔在办公室垃圾桶或卫生间垃圾桶，办公室每月不定期检查各部门废纸处理情况，一经发现有浪费纸张情况，办公室将统一进行通报处理。2）非常用办公用品主要包括：计算器、订书机、剪刀、长尾夹、电池、笔筒、文件夹/ 袋、文件框及部门使用的色带、碳带、收款收据、流水账

7、本、员工卡套、档案袋/ 盒、印台、印油、木板夹、 A4 印胶套、双面胶、白板擦、复写纸等。a、领用规定：此类办公用品由内勤或指定人员在需要时填写“西安中财领料单”，经部门负责人签字后直接到办公室领取。b、个人领用：个人领用的须注明领料人，月底由办公室统计个人的领用情况，并从当月工资中扣减10%的费用。c、部门领用：根据公司关于办公用品的内控标准，此类办公用品原则上以各部门非常用类办公用品领用限额 （详见附件 2）为上限，各部门内勤或指定人员应参照规定限额进行领取，领取时填写“ * 领料单”及非常用类领用登记表 （见附表 2），以便于财务报账及办公室对于各部门领用情况的统计。d、对于部门领用超出

8、非常用类办公用品领用限额规定的部分，月底从部门负责人工资中扣除 10%，其中扣部门负责人费用的办公用品是指部门共同使用的办公用品。e、对于部门一次性领用非常用类办公用品单项金额超出50 元，经领用部门负责人、领用部门主管领导签字确认后，确属于部门公共使用，当月可不予以扣款，例如：A4胶套、档案盒等，办公室在提交财务部的表格中注明领用用途。3）墨盒、硒鼓类此类耗材因需要循环加墨， 每次用完之后内勤或指定人员直接到企管部登记领用即可，需要填写“ * 领料单”，但不扣取任何费用。4）其它此类办公用品指因特殊事项或项目，一般只领用一到两次，或上述三种情况中未涉及的，需内勤或相关负责人提前通知办公室备库

9、，并填写“西安中财领料单”，经部门负责人签字后到办公室领取。(五)、手机使用费用1、报销标准：每月实际使用手机费用的40%由公司承担， 60%由个人承担；1）报销人员范围：凡经理助理及以上人员、驾驶员、五金采购员、享受经理助理及以上工资标准的，均可享受。新入司人员，转正后符合标准的，从转正当月开始享受。新提拔人员，亦从提拔当月开始享受。2）报销方式：委托公司办公室办理托收的，个人承担部分在每月工资中扣除；持通讯费发票直接报销的，报销凭证为各运营商盖章的正规通信发票（应附费用清单）。报销流程参照 *有限公司财务审批程序管理制度中的条款执行；2、报销标准：每月实际使用手机费用的40%由公司承担，

10、60%由个人承担，但报销费用超过 50 元的，按 50 元报销，不足 50 元的，按实际额度报销。1）报销人员范围：供应部内勤、采购部原料采购员、采购部仓库主管、财务部出纳、融资专员等；2）报销方式：持通讯费发票直接报销；3、报销时间：电话费每半年报销一次，报销时间1 月、 7 月(其中 1 月份报销上年 7 -12月话费， 7 月报销本年 1-6 月份话费 )，超出规定报销时间一月未报销的默认为放弃此次报销，报销之前需到办公室确认人员名单，办公室每半年确认一次话费报销人员名单，报销名单需总经理签字批准。4、托收要求：由于岗位调整需办理手机托收业务，需由申请人填写手机托收申请表（附表 3），经

11、部门负责人、办公室负责人、主管领导、总经理审核后方可办理，报销费用比例按照相关岗位规定进行报销。5、报销要求：只允许报销一个手机号，发票上姓名必须是本人，并以公司通讯录上号码为准。四、附件附件 1 常用办公用品领用标准附件 2 各部门非常用类领用限额附件 3 各部门总费用控制标准五、附表附表1： Q/XZC 015-001非常用类领用登记表附表2： Q/XZC 015-002常用办公用品领用登记表附表3： Q/XZC 015-003手机托收申请表附件 1：常用办公用品领用标准调整后预算( 新）部门办公用品名称单价备注领用上限预算（元）中性笔公司领导中性笔芯中财本小计A4 纸订书针圆珠笔圆珠笔芯

12、固体胶办公室胶水中性笔中性笔芯中财本回形针小计A4 纸圆珠笔中性笔中性笔芯黄河总部固体胶铅笔订书针回形针小计A4 纸铅笔中性笔胶水固体胶中性笔芯财务部圆珠笔圆珠笔芯中财本回形针大头针橡皮订书针小计供应部小计人事部小计采购部小计型材生产部绿天章打印纸A4 纸订书针固体胶中性笔中性笔芯圆珠笔圆珠笔芯标签纸白板笔A4 纸固体胶胶水中性笔中性笔芯固定台笔回形针、大头针订书针A4 纸大头针固体胶回形针中性笔中性笔芯标签纸圆珠笔白板笔A4 纸订书针回形针固体胶中性笔中性笔芯中财本白板笔圆珠笔圆珠笔芯美工刀美工刀片口取纸小计A4 纸中财本订书针回形针固体胶管材生产部中性笔中性笔芯白板笔圆珠笔圆珠笔芯标签纸小

13、计A4 纸中财本订书针回形针固体胶中性笔生产综合中性笔芯管理部白板笔圆珠笔铅笔橡皮标签纸美工刀片小计A4 纸白板笔订书针回形针中财本设备动力部中性笔中性笔芯圆珠笔圆珠笔芯固体胶铅笔小计A4 纸订书针固体胶回形针中性笔中性笔芯圆珠笔圆珠笔芯质管部标签纸中财本胶水橡皮铅笔白板笔美工刀美工刀片小计A4 纸中性笔回形针中性笔芯中财本企管部订书针铅笔橡皮固体胶胶水小计A4 纸订书针固体胶回形针服务部中性笔中性笔芯圆珠笔铅笔橡皮小计A4 纸市场部中性笔中性笔芯小计研发部小计工模部小计铅笔橡皮胶水固体胶回形针、订书针A4 纸标签纸铅笔中性笔中性笔芯圆珠笔芯圆珠笔中财本美工刀刀片胶水固体胶回形针、订书针A4

14、纸中性笔中性笔芯圆珠笔芯圆珠笔中财本白板笔订书针美工刀美工刀片附件 2：各部门非常用类领用限额部门分配方案限额控制月份年领用量年领用量年领用量年领用量月领用量（ 3-10 月）月领用量（ 3-12 月）月领用量（ 3-12 月）月领用量（ 3-12 月）月领用量（ 3-12 月）附件 3：各部门 2016 年总费用控制标准：元 / 月；内控标准：元 / 月部门月均领用上限附表 1：编号：（部门）非常用类领用统计表领用限额：月份领用名称数量单价合计领用人附表 2：编号：常用办公用品领用登记表部门：年月日期用品名称规格单位数量领用人签字备注经办人：审核：附表 3：编号：手机托收申请表申请人申请日期所在部门岗位托收号码申请原因托收开始月份办公室审核托收报销比例部门经理审核主管领导审批总经理审批