固定资产管理

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1、青岛*有限公司内部控制系列文件020112 固定资产管理第 1 版批 准： 2013年01月 发布 2013年1月 实施青岛*有限公司版 本 状 态 记 载版本实施日期更改单号更 改 原 因编 制审 核批 准A/02013年1月15日无根据控股公司内控要求1.0目的本程序规定了公司固定资产日常管理的具体要求，旨在规范固定资产入账、折旧、保管、维修、转移、盘点、闲置、出租、报废和出售等各项工作，防范固定资产管理中的潜在风险。2.0制度要求2.1固定资产管理程序制定固定资产，是为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有，单价2000元以上（含2000元）且使用寿命超过一个会计年度的有形资产，下列资

2、产作为固定资产： 房屋建筑类：所有房屋、建筑物； 机器设备类：分拣流水线、地磅、监控器、手持终端、地牛、采集器、传送带、叉车； 运输工具类：机动车辆、电动车； IT设备类：电脑、采集器、高拍仪、摄像头、监视仪、服务器、工控机、LED显示屏、投影仪等 办公设备及其他类：打印机、传真机、扫描机等办公设备； 公司财务管理中心负责会同综合管理中心结合本公司实际情况制定固定资产管理程序。财务管理中心负责核算固定资产价值，并建立固定资产明细账；综合管理中心建立实物台账，管理对应固定资产实物。人力资源部及内控部与财务管理中心、综合管理中心共同举办固定资产管理程序培训，对各部门人员进行系统培训。参加固定资产培

3、训的管理人员包括： 综合管理中心负责固定资产管理岗位的员工； 全体工程或项目管理员工； 财务管理中心全体员工； 各部门负责人和高级管理人员。综合管理中心人员、财务管理中心人员分配到固定资产管理岗位前，必须参加培训，培训考核合格后上岗。2.2固定资产的采购2.2.1固定资产的采购实施“谁使用，谁申购”的原则，由需求的使用部门申请人填写固定资产请购单，部门负责人审核后，综合管理中心、财务管理中心核实该申请人所属部门及个人现存固定资产情况并出具审核意见，总经理或执行总裁或总裁审批。2.2.2固定资产请购审批权限规定：采购金额总经理执行总裁总裁董事会股东会10万元（含）以内批准抄送备案抄送备案/10-

4、50万元（含）以内/批准抄送备案/50-200万元（含）以内/批准 /200万元以上/批准抄送备案抄送备案固定资产请购单获批后，由综合管理中心在请购单上统一编号，编号采用代表年份的四位数字-三位流水号，根据请购单上的要求寻找供应商，按照“货比三家、价格透明、优中选优”的原则，进行询价、比价、议价、定价，拟定采购合同或协议报部门负责人审核，财务管理中心审核，总经理或执行总裁或总裁审批后实施采购（审批权限参照2.2.2）。2.3固定资产验收及入账2.3.1外购固定资产验收 综合管理中心收到供应商的到货通知后，通知使用部门及专业技术人员根据请购单、采购合同或协议、供应商发货单等对所购固定资产的品种、

5、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收。2.3.2自制固定资产的验收 公司自行建造的固定资产，在投入使用或达到可使用状态时，由制造部门、综合管理中心、使用部门共同验收，并对质量、技术要求等进行验收，验收合格后移交使用部门投入使用。固定资产入账2.3.3.1相关部门办理验收需填制固定资产验收单，综合管理中心按照固定资产编码规则确定编号（条码）并粘贴固定资产标签。固定资产验收单设置“保管人签收”栏，验收合格后，此项资产的保管能确定具体使用人的，其应在“保管人签收”栏处签字。如： 直接归个人使用的：电脑、手持终端、电动车等，其使用人为保管人； 某些机器设备，亦可能是分配到专人使用，其使用人为保

6、管人； 某些机器设备可能在小范围内使用，如打印机，可能几个员工共同使用，应指定当中主管或经验丰富人员作为保管人； 汽车、叉车、分拣线等分配到部门使用的，部门负责人作为保管人； 若某项固定资产在实际工作中无法确定具体保管人的，由使用部门负责人妥善安排保管，并在“保管人签收”栏签字。固定资产验收单一式两联，一联由综合管理中心归档，一联交财务管理中心作入账凭证。财务在审核请购单、发票、合同（协议）与实物验收单相符性及审核验收单相应栏目签字的完整性后方可入账。2.3.4固定资产验收完成后，综合管理中心建立固定资产实物台账，财务管理中心在财务信息系统中录入固定资产信息，包括：资产类别、资产编号、资产名称

7、、规格型号、附件配件、数量、价格、入账时间、发票号、供应商、使用部门、保管人、存放场地、备注等，编制相应会计凭证。2.4固定资产折旧计提2.4.1固定资产按杉杉企业会计政策的规定由财务管理中心会计人员按月计提折旧。各类固定资产折旧年限及残值率规定如下：类别折旧年限（年）残值率（%）房屋建筑类305机器设备类55运输工具类55IT设备类25办公设备及其他类25固定资产装修352.4.2对于已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算的固定资产，应当按照估计价值确定其成本，并计提折旧；待办理竣工决算后，再按实际成本调整原来的暂估价值，但不调整原已计提的折旧额。2.4.3当固定资产提足折旧后，即已经提足该

8、项固定资产的应计折旧额，不论能否继续使用，均不再计提折旧；提前报废的固定资产，也不得再补提折旧。公司以经营租赁方式租入的固定资产发生的改良支出，应予资本化，作为长期待摊费用，合理进行摊销，不得计提折旧。2.5固定资产的保管综合管理中心按照固定资产编码规则对固定资产予以分类编号，建立固定资产实物台账，并在实物上粘贴固定资产标签，负责实物管理。公司对固定资产设立条码进行管理, 规则如下:资产类别+采购地（公司）代码+部门代码+资产代码+流水号XX-XXX- XXXX-XXX-XXXXX 流水号 资产代码 部门代码采购地（公司）代码 资产类别 资产类别：两位数字编码10房屋建筑类；11 机器设备类；

9、12运输工具类；13 IT设备类；14 办公设备及其他类 采购地（公司）代码：三位数字编码本公司为 028 部门编码：中心及部门代码：中心为两位数字代码，部门为两位数字代码。中心部门代码综合管理部经营管理团队0100行政部0101人事部0102后勤管理部0103品控中心稽查部0201客服部0202财务中心财务部0300运营中心0400040104020403040404050406青岛直营050105020503050405050506050705080509济南分公司0601060206030604烟台分公司0701070207030704网管中心0800 资产代码：三位数字编码代码房屋建筑

10、类代码机器设备类代码运输工具类代码IT设备类代码办公设备及其他101自有生产场地201动力传输皮带301货车401电脑主机501保险柜102自有办公物业202无动力传送带302客货车402电脑显示器502文件柜103自有宿舍203分拣台303轿车403手提电脑503打印机204叉车304摩托车404PDA504传真机205地牛305电动自行车405有线采集器505扫描仪206地磅306电动三轮车406无线采集器506碎纸机207电子台秤307货车尾板407高拍仪507考勤机208分拣框408摄像头508办公家具209打包机409监视仪509空调210手推车410服务器510热水器411工控机5

11、11电视机412LED显示屏512冰箱413投影仪513微波炉514税控机 流水号:5位流水号0000199999 批量验收入库的固定资产每一个都需要分配流水号。固定资产验收入库时，按编码规则分配和生成条码信息。条码是该资产在公司内的唯一身份识别编码，不随资产位置转移而变化。 固定资产条码需粘贴在固定资产标签上，并在日常的盘点中查缺补漏。2.5.2财务管理中心负责登记固定资产明细账，固定资产入账及计提折旧。所有固定资产制作统一标签，标签使用耐用材料或专用标牌并将其固定或粘贴在固定资产的明显部位。2.5.4对于特殊情况下不易粘贴标签的固定资产，应考虑其它的办法在明显部位标识编号。2.5.5对于由

12、若干独立系统组成的加工中心或成套设备，固定资产编号和标签应当使用总号分项办法编号和制作标签。以防止成套设备被不恰当地拆分使用。综合管理中心对所有固定资产的编号和标签状况进行检查，发现标签脱落或磨损严重时，应立即更换或重新制作。固定资产的技术文件和资料的原件在档案室统一存档。固定资产的保管责任原则上落实到固定资产使用部门或个人，各职能部门负责人对本部门的固定资产负安全保管责任，具体参见2.3.3.1。综合管理中心根据实际情况对大宗固定资产(车辆)进行投保。投保时由综合管理中心提出申请，经财务管理中心及总经理审批后，办理投保手续。2.5.9大额的固定资产投保应考虑使用招标程序。已投保的固定资产因增

13、减、转移及处置等原因而发生变动时，综合管理中心提出变更申请，经财务管理中心及总经理审批后办理投保转移、解除等相关保险手续。未经批准，不得擅自调配、挪用、调离、转借他人、自行拆卸、维修和改变其原有面貌。使用过程中出现问题应及时通知综合管理中心进行处理。2.5.12员工离职时须将领用的全部固定资产交回公司，由综合管理中心按固定资产台账明细清点，变更台账并及时通知财务管理中心。固定资产使用者在使用过程中产生丢失和损坏的，不能使用的，应及时报综合管理部，其根据实际情况进行判断。对损坏或短缺者按价赔偿，综合管理中心应及时协调财务部进行帐务处理。2.6固定资产的维修2.6.1凡是5万元以上的维修，必须有详

14、细的可行性研究报告，并报总经理或执行总裁或总裁审批。综合管理中心负责制定科学合理的预防性维修计划，预防性维修计划经总经理批准后由维修部门负责执行。固定资产原则上应当由内部维修人员进行维修，其中信息技术部管理的关固定资产由信息技术部负责维修。外包维修或送外维修必须事先在预防性维修计划中予以说明。根据预防性维修计划要求需外聘专业维修人员或外包维修业务时，应当由使用部门填写固定资产维修申请单，部门负责人审核后，报总经理或执行总裁或总裁审批（具体权限参见2.2.2），由综合管理中心执行。采购维修用材料和零部件应当按采购管理程序进行。原则上，应聘用原设备制造企业指定的特约维修单位维修人员进行维修。如需聘

15、用非特约维修单位进行维修时，应当陈述理由经总经理批准后方可聘用维修。需外送维修计算机前，必须由信息技术部人员先将硬盘撤除或制作备份资料后格式化清除储存资料数据后方可送出。综合管理中心负责对固定资产维修所耗费各项费用进行详细的登记记录。财务管理中心负责建立固定资产维修费科目进行会计核算。对固定资产进行内部拆拼维修时，应根据被拆拼设备的金额情况向总经理提出申请，申请被批准后由综合管理中心实施拆拼。财务管理中心应当依据使用部门提出的拆拼申请和维修检验报告，对拆拼维修后的固定资产价值进行重新估价并作账面调整。2.7固定资产的内部转移2.7.1固定资产发生拆拼或内部转移时，使用部门负责填写固定资产内部转

16、移申请单，转移申请单经总经理批准后由综合管理中心对固定资产实施拆拼或内部转移。财务管理中心和综合管理中心根据批准后的转移申请单，及时办理固定资产台账记录更新。2.8固定资产盘点综合管理中心和财务管理中心负责对各部门的资产保管和使用情况进行不定期抽查。公司规定每年对全部固定资产进行一次盘点，包括帐帐核对、帐物核对和账卡核对。核对过程中如果发现有差异，如发生毁损、灭失等情形的，应立即查明原因，并由综合管理中心书面认定，经公司总经理审批后做相应盈亏处理。对车辆、房产及其他重大固定资产，差异金额在5万以上的应上报执行总裁审批。财务管理中心收到经审批的盈亏处理报告后应及时进行账务处理，并按当地税务部门要

17、求办理相关手续。2.8.3公司成立临时资产清查小组负责每年的全面盘点工作。资产清查小组由总经理领导，综合管理中心、财务管理中心牵头负责实施。参加固定资产实物盘点的人员包括：综合管理中心、财务管理中心、内控或审计人员和各部门资产管理人员。财务管理中心负责记录固定资产盘点表。盘点表应经实物保管人和部门负责人、综合管理中心和财务管理中心盘点人员共同签字。2.8.4在固定资产盘点中出现盘盈或盘亏，由综合管理中心会同使用部门及财务管理中心查明原因并写出报告，向财务负责人和总经理报告。总经理根据情况严重程度组织人员进行追查，明确处理方式。综合管理中心、财务管理中心及时变更相应台账，同时财务部进行处理固定资

18、产相关帐务。 2.9固定资产闲置2.9.1固定资产处于闲置状态时，使用部门应通知综合管理中心到场查验后统一收回封存并妥善安置，不能收回的现场封存，并在固定资产台帐上注明闲置原因和闲置时间。2.9.2对已封存的固定资产，综合管理中心指定专人负责日常管理，定期检查，确保资产的完整状态。2.9.3闲置固定资产以后如需重新投入使用，应由综合管理中心到场解除封存并在固定资产管理台帐上注明重新使用的时间。2.9.4固定资产由使用状态转入闲置状态或由闲置状态转入使用状态，使用部门与综合管理中心办理移交，综合管理中心在使用部门台账上签收，综合管理中心、财务管理中心同时更新台账，财务管理中心负责对固定资产明细账

19、做出相应的调整。2.9.5闲置固定资产由使用部门填写固定资产闲置及处置申请单，根据实际情况提出处置方案，包括出租、报废、出售。2.10固定资产出租闲置固定资产预出租固定资产时，经总经理签字批准后，交付财务管理中心，由综合管理中心寻找承租方。综合管理中心负责至少询价三家以上的承租方，并给出初步选定的供应商信息，报财务管理中心和总经理审批。如果只有一家承租方，需写明理由。2.10.3审批通过后由综合管理中心与承租方签订固定资产出租合同，并将合同复印件交付财务管理中心备案。综合管理中心在台账中更新固定资产相关信息。2.10.5财务管理中心进行出租的账务记录并更新固定资产明细表。2.11固定资产报废2

20、.11.1固定资产的报废经部门负责人审批后报综合管理中心、财务管理中心和总经理审批。同时财务管理中心必须办理相关的税务申报审批手续。对未满折旧年限，且所处置固定资产处理损失超过5万元的，均必须报执行总裁或总裁审批，具体权限见2.2.2。对折旧已完成的固定资产处置应向财务管理中心备案。 报废审批通过后通知综合管理中心、财务管理中心进行固定资产处理。综合管理中心将该固定资产信息从台账上注销，计入报废固定资产条目，同时对报废固定资产进行专门的堆放和保管；财务管理中心进行账务处理。 对于零件拆卸可利用的，应拆卸估价入库； 对于某些零件拆卸有单独出售价值，应拆卸单独备售，不得粗糙的将此类报废设备等卖给废

21、品回收站单位。2.12固定资产出售2.12.1闲置不用固定资产准备出售的，由固定资产使用部门提出申请，经综合管理中心审核，总经理批准后，交付财务管理中心。财务管理中心初次审批通过后，由综合管理中心寻找购买客户并磋商价格。因对外投资、融资租赁、非货币性资产交换、债务重组等特殊业务发生的固定资产置换或出售的，须报股东会审批后方可执行。后续执行程序按照采购管理程序和投资管理程序执行。综合管理中心应至少询价三家以上的购买方，并给出初步选定的供应商信息，报财务管理中心和总经理审批。审批通过后由综合管理中心与购买方签订固定资产出售合同，并将合同复印件交付财务管理中心备案。综合管理中心更新固定资产台帐，财务

22、管理中心在财务信息系统中注销固定资产的有关信息。财务管理中心进行出售的账务记录并更新固定资产明细表。3.0流程图（另附）3.1固定资产验收、入账、计提折旧流程图3.2固定资产维修流程图3.3 固定资产转移流程图3.4固定资产盘点流程图3.5固定资产闲置及出租、报废、出售流程图4.0政策4.1固定资产投保必须经过总经理批准方可进行，任何个人不得任意调整、改变投保险种。4.2事先未经总经理批准，财务管理中心备案，禁止任何部门实施固定资产拆拼活动。4.3未经总经理批准任何其他部门不得以任何理由对固定资产实施内部转移。4.4经营管理层遵循下列权限才能对固定资产转让或出售，超过下述权限的不得以任何形式将

23、公司固定资产转让给其他企业。 审批人 转让金额 总经理 0-5万元（含5万） 执行总裁 5万-10万元（含10万） 总裁 10万-50万元（含50万） 4.5固定资产盘点过程中，如果发现涉及人员腐败和严重渎职时，应当按规定对有关责任人予以相应的处罚。4.6固定资产出租必须经总经理审批后方可进行。4.7固定资产报废必须经过严格的授权审批。4.8原则上本制度必须每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。本制度最终解释权归属于总经理办公会。5.0相关制度和表单（另附）表单编号表单名称020112-01固定资产请购单020112-02固定资产验收单020112-03固定资产标签020112-04固定资产实物台账020112-05固定资产维修申请单020112-06固定资产内部转移申请单020112-07固定资产盘点表020112-08固定资产闲置及处置申请单