如何做好个人管理

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1、搞定：通向从容之道一、新情况，新做法1、问题：增长的需求，匮乏的资源1.1工作不再有清楚的界限1）工作本身没有明确的界限；2）工作缺乏界限导致工作量加大。1.2 工作（生活）不断变化1）组织架构处于一种永恒的变化之中；2）专业人士具有更强的独立性和自由度；3）人们在文化、生活方式、技术方面的相对变化速度，使得个人更有必要加强对其独特个人状况的掌控。1.3旧模式和习惯让人力不从心标准教育、传统的时间管理模型以及管理辅助工具，无法全面帮助我们应对新要求。1.4 “大局”与事务的本质1）干扰因素；2） 个人管理系统存在欠缺；3）更高一级的要求和价值观。2、承诺：武术家的“一切就绪的状态”2.1 “心

2、如止水”的比喻清楚杂念、保持清净和适当反应。2.2 你能再需要时使自己进入“高效状态”吗？提高自身的承受能力，认识到你具备减轻压力的技巧。3、原则：有效地处理内心的承诺3.1 管理承诺时的基本要求1）如果这件事始终占据着你的头脑，你的思维就会受阻；2）需要采取什么行动来推动工作进程；3）一旦决定了需要采取的行动方案，必须在某一个经常查阅的系统中保存好行动相关的提示信息。3.2 体验这种模式的一个重要训练思考：排除无关压力，集中精力利用必要的机会和资源3.3 知识工作的本质1）对工作投入的思考，比实际付出的多，比预想的要少；2）在知识工作中，没有人委派任务，需要由工作者自己确定；3）思考结果是促

3、使希望转化为现实的最有效的手段之一。3.4 为什么有些事情总是萦绕在你的心头1）还没有明确地认定它们的预期结果是什么；2）还没有确定下一步确定行动是什么；3）还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。3.5 你的大脑并不总是那么管用你的大脑会不由自主地帮你记录所有的未尽事宜，但不会给你准确的提醒，反而会给你希望思考的其他事项带来干扰，继而降低你的工作效率。3.6 “材料”的转化1）进入你的精神世界或现实世界中但尚未找到归属的任何事情，尚未确定它对你的真正意义、预期结果和下一步具体行动的所有事情。2）“材料”一旦进入我们的生活和工作中，就需要对其定义并做出解释。4、过程

4、：管理你的行动不可能管理时间；无法管理大量的信息；无法管理实务的优先级。4.1 管理行动的重要性1）在某个时间，你应该做什么；2）已做好（结果）和正在做（行动）。4.2 采用自下而上的方法1）从当前活动和任务的最底层入手，更加行之有效；2）完全掌控各种事务，并且采取一切有效方法保持这种清爽的状态，最佳途径。4.3 对行动的横向管理和纵向管理1）横向控制是把涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行；2）纵向控制是对每个具体主题或项目进行思考和协调，并跟踪其进展情况。4.4 最重要的技巧：把一切事务赶出大脑超出大脑负载限度，思考效率会急剧下降。二、掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤收集、

5、理清、整理、回顾、行动。1、收集1.1 百分之百地收集一切“未竟之事”1.2 收集工具1）有形文件夹2）纸质记事簿3）电子记事簿4）录音设备5）电子邮件1.3 影响成功收集的因素1）把一切赶出你的大脑；2）尽量减少收集工具的数量；3）定期清空收集工具。2、理清2.1 它是什么？讨论收集的材料到底是什么，需要我们如何处理。2.2 是否需要采取行动？1）不需要采取行动a无用的垃圾，根本没必要保留；b目前不需要，但日后可能需要处理；c项目具有潜在有用信息，日后可能会派上用场。2）需要采取行动a你承诺完成哪些工作？达成哪些目标；b下一步需要采取什么行动？立即执行、指派他人、延迟处理。3、组织整理3.1

6、 项目：任何一个需要多个步骤才能完成的任务1）项目清单：不需要按照特殊顺序排列；2）项目的辅助性资料：按照主题、题目或项目名称组织整理起来；3.2 下一步行动的归类1）日程表：不再需要“每日工作清单”a 需要在指定时间执行的行动；b需要再指定日期执行的行动；c需要在指定日期获取的信息。2）“下一步行动”清单行动提示信息记录。3.3 无须付诸行动的事务1）垃圾；2）需要酝酿的资料：“将来/也许”清单和备忘录3）参考资料4、回顾4.1 回顾的内容和时机“项目”清单、日程表、“下一步行动”清单、“等待处理”清单。4.2 成功的关键因素：每周回顾1）收集和加工处理所有的“材料”；2）回顾整个系统；3）

7、更新各类清单；4）做到彻底、清楚、实时和完整。5、 执行5.1确定某一时刻具体行动的“四标准法”情境、有多少时间、有多少精力、重要性。5.2确认每日工作的“三分类法”a执行事先安排好的工作；b处理突发事件；c安排自己的工作。3）总体检视工作的“六层次法”地面：当前行动；1楼视野：当前项目2楼视野：关注点及责任范围3楼视野：目标4楼视野：愿景5楼视野：目的及原则三、控制项目：纵向管理项目的5个阶段1、强化纵向工作为了严格控制某一个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行，需要将精力聚焦在某个项目上。1.1 定义目标和原则1.2 展望结果1.3 头脑风暴/集思广益1.4 组织整理1.5 明确下一

8、步的行动方案2、自然计划模式2.1 一个简单的事例：计划出去吃饭2.2 自然计划法不一定就是常规做法2.3非自然计划模式：对比，未经历一系列思考过程；当一个“好主意”变成坏主意2.4反应式计划模式：同上。3、自然计划的技巧：5个阶段3.1 目标1）思考“为什么”这个问题的价值；界定成功、建立决策标准、调配资源、激发动机、阐明重点、拓宽选择3.2 原则1）若与我们信奉的标准和观念背道而驰，结果势必是劳而无功；2）能为我们行为提供清晰明确的指导。3.3 前景/结果这是询问“什么”而非“为什么”的问题。1）聚焦的力量；2）阐明结果。3.4 头脑风暴/集思广益1）捕捉你的想法；（思维导图）2）分布式认

9、知；（建立外脑）3）头脑风暴的关键技巧a不判断、不质疑、不评估、不批判；b追求数量，不求质量；c把分析组织工作置于次要位置。3.5 组织整理1）明确时间的重要组成部分；2）整理分类：构成因素、先后顺序、重要程度；3）足够详细的描述。3.6 下一步行动1）基本要点：a针对当前这项工作进程中的每一个环节，确定下一步行动；b如果有必要的话，在计划过程中及确定下一步的行动方案。2）抓住关键3）需要更多的计划吗？4）当下一步行动需要由别人完成时。 远离压力，提高效率四、准备工作：确定时间、空间和工具1、预留时间安排整段时间启动管理计划（2天时间，周末或节假日）2、准备工作区域2.1 工作区域基本要素1）

10、基本：一张书桌、一个可以防止工作篮的区域、处理容纳核心数字工具的空间。2）专业：电话、充电器、电脑、资料夹、文件夹、参考资料等。2.2 家里设置一个工作区保持与办公室一致的管理系统。2.3 移动中的工作区旅途中高效的移动办公区：公文包、背包、小书包、文件夹等便于携带的办公用品。2.4、不要共享工作区3、准备好管理工具资料托盘（至少3个）、一叠信纸大小的白纸、一支钢笔或铅笔、便利贴、回形针、活页夹、订书机、透明胶带、橡皮筋、自动打签机、若干文件夹、一个日程表、废纸篓4、构建一个归档系统的关键要素4.1 成功归档分类的要点使用自己的归档系统，并放在触手可及的地方；归档分类过程不应该超过1分钟，否则

11、归档系统需改进；归档系统出了便捷以外，应该有趣、好用、完整。1）一般性归档系统应该触手可及；2）按字母排序（或者按拼音排序）；3）能够随时创建空的文件夹；4）确保有方便存储的庞大空间；5）用自用大签机来标注文件夹；6）至少一年整理一次归档系统。4.2 作为成功因素本身的归档工作5、最后一件需要准备的事处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务。五、收集阶段：归拢材料1、外在的收集工作1.1哪些东西不该动日用品、参考资料、装饰品、办公设备。1.2收集过程遇到的问题1）收集的内容过多，一个工作篮不够用；2）可能偏离到清理和整理的环节中去；3）可能碰到一些以前收集和整理过的东西4）可能碰上一

12、些紧急事项。1.3收集的顺序1）从办公桌开始2）办公桌的抽屉3）柜子、台子的表面4）柜子、台子的内部5）地板、墙壁和书架6）设备、家具和房间设施7）其他地方2、内在的收集工作：清空你的大脑利用“引子”清单帮助没有遗漏地清空大脑，并纸质化，放入工作篮。3、收集的成果1、大脑空空如也，无牵无挂；2、工作篮慢慢当当。六、理清阶段：清空工作篮1、处理阶段的方法指导1.1 从最上面的一项开始1）紧急搜索不能清理；2）“后进先出”还是“先进先出”；1.2 一次一事1.3 永远不要再放回工作篮2、处理过程的关键问题：“下一步行动是什么”2.1 如果不需要行动，该肿么办？1）垃圾；2）待酝酿的事务；3）参考资

13、料。2.2 如果需要采取行动，具体行动是什么？下一步行动必须是可执行的具体行动2.3 一旦确定了下一步行动1）立刻执行（两分钟原则）；2）委派他人（上下级、客户等）； 邮件、字条、语音留言和短信、电话。【等待清单】3）推迟执行。2.4 剩下的“悬而未决”的事宜由委派他人和推迟行动组成。3、明确你手中的项目开阔视野，将注意力从独立行动的具体细节提升更宏观的方面。项目：所承诺的，需多步行动才能达到的目标七、组织整理：建立好清单1、基本分类“项目”清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、“下一步行动”清单、“等待”清单、参考资料、“将来/也许”清单。1.1 界限的重要性彼此混淆、没有界限，

14、组织整体失去意义。1.2 需要的仅仅是清单和文件夹2、组织整理行动提示信息2.1 纳入日程表行动提示信息1）对执行时间有刚性要求的，纳入日程表管理；2）没有指定时间，越快完成越好。2.2 组织整理需要尽快完成的行动提示信息（ASAP行动）1）根据情境分类；电话、在电脑旁、外出事宜、在办公室时（杂事）、在家时、议事日程、阅读/回顾。2）组织整理“等待”清单a “等待”清单只有放在手边才能取得最佳效果，而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能取得最佳效果。b 清单上要包含每个项目的时间要求和商定的截止期限。2.3 使用原始信息作为自身的行动提示1）纸质提示信息的管理；2）电子邮件类提示信息的管理

15、3）关于四处散落提示信息的警告3、组织整理项目提示信息3.1 “项目”清单1）一个完成项目清单的价值a 对于控制和关注至关重要；b 缓解微妙的紧张状况；c 使每周回顾的重点一目了然；d 促进关系管理。2）何处寻找待发现项目a 当前活动；日程表、清单。b 较高视野的利益和承诺；专业职责、职业目标、公司目标和战略计划。c 当前的问题和机会。问题、流程改进、创意和能力建设。3）仅用一张清单？还是进一步细分a 一张项目清单作为总目录使用；b 细分项目清单的几种常见方式个人/职业、委派给他人的项目、特定类型项目。4）如何处理子项目一个大项目的主题列入“项目”清单，需针对该项目另列一个子项目清单，将其与项

16、目计划等资料放在一起，共同作为回顾项目时候的“项目支持资料”。3.2 项目辅助资料1）不要把项目辅助资料作为项目提示信息；a 如果养成每周例行回顾检查习惯，文件柜是存放这些材料的最好地点；b 如果不能做到每周回顾，最好把辅助材料放在一个常备的文件中，或者放在“悬而未决”工作篮中，放在其他容易看到的地方。2）组织整理对项目的想法用何种方法来保存项目提示信息。a 添加笔记；b 电子邮件和软件应用程序；c 纸质文件夹；d 笔记本/活页夹。4、组织整理非行动性资料4.1 参考资料各种参考资料管理系统1）一般性参考资料归档系统；2）专门资料的归档；3）联系人管理工具；4） 图书馆/档案馆式的归档系统：基

17、于个人的。4.2 “将来/也许”类事情的管理1）“将来/也许”清单a 为你创造性的想象力创建一个清单；b重新评估当前进行中的项目2）“将来/也许”的特殊类别食品、子女、读书、电影等。3）堆积“保存及回顾”文档的危险只“保存”而不“回顾”，丧失清单价值。4）用日程表记录将来要做的事情a提醒自己开始落实某个项目；b你可能想要参与的活动；c提醒自己做出决定。5）备忘录系统4.3 核查清单：创造性和建设性提示1）你希望关注的事项；2）首先，对项目和行动心中有数；3）规划工作和责任范围内的关键性区域；4）各级别的核查清单。工作范畴、运动、旅行、每周回顾、培训计划的组成要素等、关键客户、个人发展等。八、回

18、顾阶段：保障系统的有效运行问题：回顾应该要关注哪部分的内容？安排在何时进行？回顾应该怎样进行？每隔多久才能保障系统持续运转，并解放大脑。1、要回顾哪部分内容？在什么时候进行？1.1 首先看一看日程表1.2 然后看一看行动清单1.3 根据情境选择恰当的回顾内容2、更新系统2.1 每周回顾的重要作用始终记得最重要的工作、最重要的目标，把握自己的方向。2.2 什么是每周回顾每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。1）确认收集散落的纸片和材料，清空收集工具，清空大脑。2）更新回顾“下一步行动”清单，回顾过往的日程表数据，回顾即将到来的日程，回顾“等待”清单，回顾“项目”清单，回

19、顾任何相关的核查清单。3）创造回顾“将来/也许”清单，收集奇思妙想的点子，进行回顾的恰当时间和地点，高级管理人员的回顾时间。2.3 大局的回顾九、执行阶段：选择最合适的行动1、确定某一时刻具体行动的“四标准法”1.1 情境1）根据不同情境的行动提示信息。2）创造性的情境分类。1.2 有多少时间1.3 有多少精力1.4 重要性2、评估每日工作的“三分类法”2.1 时刻保持自己的平衡干扰和打断是不可避免的；2.2 总体检视工作的“六层次法”5楼视野：人生4楼视野：长期展望3楼视野：1-2年目标2楼视野：关注和责任范围1楼视野：当前的工作地面：目前的行动。2.3 把“要事优先”的思维赶出大脑十、学会

20、控制项目1、我们需要更多的非正式计划2、哪些项目需要进行计划已决定下一步行动，却依然吸引力注意力的事务；那些以外冒出的新点子或临时性出现新细节的信息。2.1 项目计划也需要确定下一步行动1）典型的计划步骤头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息、随时产生的想法3、项目计划的辅助工具和架构3.1 思维辅助工具3.2 书写工具纸张和记事本，数字化工具，3.3 辅助架构1）根据需要创建文件夹或者活页夹2）纸张与数字化3）软件工具4、如何在生活中应用这些手段思维导图。第三章 三个关键原则11、原则一：养成收集的习惯12、原则二：确定“下一步行动”13、原则三：学会关注结果14、GTD和认知科学15、GTD精进之路