GST-QP-4021 5 文件控制程序

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1、海湾安全技术有限公司程序文件Program Files文件名称Document Title： 文件控制程序 编号/版号Number/Version: GST-QP-4021/5 生效日期Effective Date: 2013.3.20拟制Prepared by: 王梅 日期Date: 审核Reviewed by: 康婧 日期Date: 批准Approved by: 李向阳 日期Date: 受控状态Controlled Status: 受控 分发号Distribution No.: 01 会签栏Approved by:制造中心 张秋凤 人力资源与行政中心 周波 研发中心 李向阳 销售服务中心

2、郑立元 质量中心 陈文中 供应链管理中心 张咏来 总工办 王爱中 技术服务中心 赵玉全 财务中心 李海波 对外事务部 宋日新 设施中心 李成刚 后勤管理部 许建国 信息中心 高阳 体系管理部 康婧 更 改 记 录修订状态简要说明更改类型更改单号更改人更改日期0完善文件分类及简化文件管理文件换版文件控制程序 编号：GST-QP-4021/51 目的 对文件进行控制，以确保公司内所有场所均使用文件的有效版本。 2 适用范围 适用于海湾安全技术有限公司的所有文件，包括质量管理、有害物质过程管理、测量管理、环境/职业健康安全管理体系、管理制度等文件的控制。 3 职责 3.1体系管理者代表负责保证体系所

3、需的过程的文件建立、实施和保持；3.2体系管理部负责质量体系/有害物质过程管理体系/测量管理体系手册、程序文件的策划、组织、发放，以及归口管理工作，负责体系文件编写规则的制定；3.3环境健康安全部负责环境/职业健康安全管理体系手册、程序文件的策划、组织、发放，以及归口管理工作；3.4 办公室负责管理制度编写规则的制定及公司级管理制度的管理；3.5各部门负责与本部门有关的程序文件、作业指导书、管理制度的编制、使用、修订、保管、归档；3.6各部门负责识别并收集与本部门有关的全部外来文件（此处仅指公司外部文件）。当收集的外来文件与公司其它部门有关时，文件识别部门负责发放到相关部门。各部门负责本部门外

4、来文件的更新、管理工作，保证外来文件的版本有效；3.7各部门对本部门公布在网上的电子文件的有效性负责；3.8 信息部负责定期对文件服务器上的资料进行备份；3.9公司内所有员工当发现任何文件与实际工作不符或不适用时，均有责任以口头或书面形式向部门主管及以上人员/体系管理部/环境健康安全部/办公室/文件拟制部门提出。4 工作程序4.1文件的分类。4.1.1 按文件的来源，分为内部文件和外来文件。 4.1.1.1 内部文件 a） 内部文件包括体系文件和管理制度两大类。以下仅对体系文件进行分类解释，管理制度由办公室另行规定。b） 体系文件按文件类别分为：1)管理文件：(包括手册、程序文件、作业指导书)

5、；2)技术文件：包括设计文件、产品标准、生产作业标准、检验作业标准、操作规程等；3)记录。c）体系文件按层级分成四个层次，下层文件为上层文件提供证据和支持。1) 手册；2) 程序文件；3) 作业文件（包括作业指导书、技术文件）；4) 记录。手册程序文件作业文件记录4.1.1.2 外来文件a）组织所确定的策划和运行体系所需的法律、法规、组织应该遵守的法律、法规；b）组织所确定的策划和运行体系所需的国际/国家/部级/行业/地方/企业标准；c）上级下发的政府公文、质量、测量、有害物质管理、环境/职业健康安全等相关管理文件；d）第二、第三方审核标准、审核资料、检验报告等；e) 供应商提供的相关文件，如

6、产品符合性声明、国家权威机构或第三方检验机构的产品检验报告、材料学分析报告、产品的材质分解表、豁免声明等，包括与质量、有害物质管理等相关的文件。f) 客户提供的产品信息、要求等资料。4.1.2 按文件存储的介质分为纸质文件和电子文件。电子文件：指本公司各部门在研发、生产、管理等活动中形成的具有查考价值的，能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的文件。4.1.3 按文件受控情况分为受控文件和非受控文件。4.2 文件的编写文件应清晰可辨，易于识别。体系文件编号方法及编写格式见体系文件编写导则。 管理制度编号方法及编写格式见管理制度总则。4.3 文件的审

7、核、批准、生效4.3.1文件审批权限4.3.1.1体系管理部/环境健康安全部负责手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理负责手册的批准；4.3.1.2相关职能部门负责程序文件的拟制，相关职能部门负责人负责程序文件的审核，总经理/管理者代表负责程序文件的批准；4.3.1.3 各职能部门负责本部门作业指导书、技术文件、记录的拟制、审核、批准。 4.3.2文件的审批、生效4.3.2.1文件在发布前应按4.3.1中的权限进行拟制、审核、批准生效，批准前需由文件所涉及的所有相关职能部门进行评审或会签。4.4 文件的发放4.4.1公司内受控纸质文件的发放4.4.1.1受控纸质文件经审批完成发放时，由文

8、件管理员在纸质文件封面上加盖红色“受控”章，填写分发号及文件发放登记表或以相应形式保存发放记录（如在文件背面签字），发放至相关部门文件管理员、使用班组、个人处。4.4.1.2各部门产生的受控文件为临时性或只指导批次生产时，可在文件中指明受控日期或适用范围，并加盖明显的“临时受控”章，发往相关部门，需保存接收文件部门签收记录，受控日期过后或批次性生产完成时，此文件自动失效，文件接收部门对失效的文件可自行销毁处理，但发放部门须对原文件存档，以便用于追溯。4.4.2公司内受控电子文件的发放4.4.2.1 受控文件以电子文件形式发放时，由文件编制人员以纸质形式对电子文件进行签署，填写电子文件归档登记表

9、，经审核确认后，将签署后的纸质文件、电子文件一并提交给指定文件管理员。4.4.2.2 文件管理员按电子文件归档登记表核对电子文件准确无误后，在电子文件归档登记表上签字，并将电子文件拷贝存档，电子文件归档登记表作为归档依据由文件管理员保存。4.4.2.3 电子文件发放时，文件管理员将电子文件以“只读”共享形式放在内网上，并以电子邮件形式将电子文件归档登记表发往相关部门，通知其到网上查找相关电子文件。文件管理员通过“已发送Delivered” 邮件确认电子文件已经发送并作为发放记录进行保存，该发放记录的保存期限为1年。4.4.2.4 各部门对接收的电子文件如需指导内部工作时，自行控制分发。4.4.

10、3 向外协厂家文件的发放需向外协厂家发放受控文件时，采购员需要采用传真或邮件方式将受控文件发往外协厂家，当外协厂家收到受控文件确认无误后，将确认收到的证明传回公司，以便查证。所有发往外协厂家的文件进行更改时，必须进行文件编号升级或版本升级且换页，确保外协厂家获得文件的有效版本或修订状态。4.4.4文件的发放范围4.4.4.1质量、测量、有害物质过程管理、环境/职业健康安体系手册、程序文件在体系覆盖的所有部门进行电子发放。外部单位需要时，经总经理审批后可予以发放。4.4.4.2作业指导类文件、技术类文件、外来文件等由文件形成/文件识别部门自行确认发放范围。4.4.4.3以电子文件进行发放时，要保

11、证发送到此电子文件所涉及到的部门文件管理员，必要时发放到部门主管处。4.4.4.4发往外部的体系文件为非受控文件，不编分发号，但应登记。4.5文件的更改及更改标识文件在实施中可能会因组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化，必要时对原文件进行评审，确定是否需要更改。4.5.1文件的更改4.5.1.1文件需更改时，由文件原拟制部门填写文件更改申请/通知单，对更改原因进行简要说明、更改内容，按原文件审批手续审批。如更改内容涉及其他部门，批准前应由相关部门在文件更改申请/通知单会签栏中会签/评审；对于仅涉及到笔误或已经明确的部门名称变更等不可能有异议的更改可以不进行会签/评审，该栏可直接杠

12、掉。4.5.1.2 文件更改审批后，由文件管理部门根据需要，按4.4对文件进行发放。更改的文件按电子文件发放时，需同时提交签署完整的文件更改申请/通知单电子文件。4.5.2文件的更改标识4.5.2.1对于管理类文件需要有“更改记录”页，文件更改时需在文件“更改记录”页中注明现行 “修订状态”、“简要说明”、“更改类型”、“更改单号”、“更改人”、“更改日期”。“修订状态”栏应及时更新，“更改类型”分“文件换版”、“手写更改”和“换页更改”。4.5.2.2如文件换版需在“更改记录”页填写换版简要说明、更改类型为“文件换版”。“修订状态”为“0”，新生效的文件可以不要该行，“修订状态”从1开始。4

13、.5.2.3手写更改：在“更改记录”页“更改类型”处写“x手改第、页”，x代表英文小写字母a、b、c。更改位置的标记应如下：第一次更改在更改处手写“a（/）”、第二次更改在更改处手写“b（/）”，依次类推。a(2/3)表示第一次更改，共三处，此处为第二处。4.5.2.4换页更改：在“更改记录”页“更改类型”处写“换第、页”。换页时更改的内容部分应尽可能采用不同的字体或不同的颜色或其它方法加以区分。4.5.2.5如果更改换页换掉了已经做了手写更改标记的页，以后更改时的标记仍应按以前的顺序依次累积(例：文件手写更改了两次，现在在“更改记录”页面上已经有a、b”；此时又经过换页后，如果再次手写更改了

14、，应在“更改类型”栏中写 “c手改第、页”；此时该文件的现行修订状态为“4”)。4.5.2.6 “修订状态”栏应根据该文件的更改次数填写“1”、“2”等阿拉伯数字，该数字应为手写更改的次数与换页更改的次数的和。4.5.2.7当文件需大幅度更改时，原文件归口管理部门可考虑对其实施换版。原版本文件作废，换发新版本。文件中的版本号应随之升级。更 改 记 录修订状态简要说明更改类型更改单号更改人更改日期0年标准升级，体系文件换版文件换版TX-1300.1a手改第3、4页TX-13002013.1.122b手改第3、4页TX-1300.3换第3、4页TX-1300.4c手改第3页； 换第4页TX-130

15、0.注：设计类技术文件的更改应按技术文件管理规则及控制流程执行。4.6文件的回收和处理当文件不适用时，需要直接申请废除文件时，由原文件申请部门填写文件更改申请/通知单，并注明更改原因，（例：不适用，需作废等），按原文件审批程序审批。各部门应对任何不适用的作废文件（包括更改换下的单页）进行回收、销毁，以防止作废文件的非预期使用。4.6.1受控纸质文件的回收和处理4.6.1.1作废受控纸质文件回收时，直接在文件更改申请/通知单上注明，确保收回或使用部门自行销毁；4.6.1.2受控纸质文件(包括更改换下的单页)作废后由文件管理员从公司内所有发放场所收回，并在封面加盖“作废”章，确保作废文件不被误用，

16、需作为资料保存的作废文件，文件管理员在封面加盖“留用”章后保存；如不需要留存的则在文件更改申请/通知单中选择销毁项，立即销毁。4.6.1.3 手册、程序文件失效后，应各留存一本在公司档案室存档；4.6.1.4 设计类技术文件更改后，应至少保存一份原存档文件，使更改的过程可以追溯；4.6.1.5留存文件需销毁时，由文件管理部门填写文件销毁申请单，经相关人员审批后销毁。4.6.1.6 由于检验、生产等原因，需要延迟对旧版本文件的作废时，文件的发放部门不再单独对该文件进行回收，由使用部门在文件上加盖“临时受控”章，生产结束后使用部门自行销毁。4.6.2 作废受控电子文件的回收和处理。 电子文件随纸文

17、件一同回收，当作废受控电子文件需作为资料进行电子保存时，文件管理员可在文件共享文件夹中建立“留用”文件夹，保存受控电子作废文件，保存期限根据实际情况自行规定；4.6.3外来文件由识别部门控制文件的有效性，并以邮件形式通知相关部门。4.7 作废留用文件的启用 4.7.1作废留用文件如需临时启用，只指导批次生产时，在作废留用文件上加盖“临时受控”章，并注明受控日期或适用范围，按4.4.1.2控制；4.7.2作废留用文件如需作为指导性文件再次使用时，按新文件控制，重新审批、发放。4.8文件的保管、维护、存档及借阅管理4.8.1纸质文件的保管、维护、存档及借阅管理。4.8.1.1各部门需编制本部门的受

18、控文件清单，外来受控文件应编制外来受控文件清单，*受控文件清单的内容应及时有效，可以识别出文件的现行修订状态； 4.8.1.2各部门的原版受控纸质文件应指定管理员统一保管，文件应保持清晰，易于查找；4.8.1.3各部门的受控文件持有人应对文件妥善保管，如文件因破损严重而影响使用时，文件持有人可到文件发放部门办理更换手续，文件发放部门收回并销毁破损文件，补发新文件，文件分发号不变；4.8.1.4各部门受控文件持有人若不慎将文件遗失，需填写文件领用申请表，经原发放部门审批后方可领用（文件管理员在补发文件时，应给出新的分发号，注明原分发号作废，必要时通知各有关部门，防止误用）；4.8.1.5根据文件

19、的使用频率情况，各部门可定期将具有保存价值的纸质文件向档案室进行归档；4.8.1.6如相关人员需借阅文件时，应办理相应手续并经审批后方可借阅。4.8.2电子文件的保管、维护、存档及借阅管理4.8.2.1各部门文件管理员应在公司专用服务器上建立本部门的“作业指导书”、“记录表格”，“外来受控文件”的保存渠道，将本部门的电子文件保存在相应位置，并实时更新受控文件清单，可将受控文件清单中的电子文件所在路径进行链接，保证查看人员能够快速查看文件内容，因设计类技术文件涉及到保密性，可不必链接；4.8.2.2存储在服务器上共享的电子文件的命名应遵循如下命名方式a）公司内电子文件命名方法公司内电子文件命名应

20、包含文件编号（版本号）、文件名称。 文件编号：按相关要求进行。若编号中有“/”，则用空格代替。文件名称：若文件与产品有关，文件名称则为产品型号+产品名称(可采用简称)+其它。版本号：对于有版本号控制的文件，写版本号。修订状态：其他文件按要求写现行修订状态，如原始版本无，第一次修改后为1，换版后为“1”，依次类推。如GST-QP-4021 5 文件控制程序标识文件编号为“GST-QP-4021” ，“5”表示版本号，文件名称为“文件控制程序”。注：如电子文件涉及软件版本兼容性时，应在文件名称后注出软件版本号（例：电子文件为CAD文件，应在文件名称后注出CAD应用软件版本号）。b）外来文件电子文件

21、命名方法文件编号+文件名称外来文件本身有编号的，采用原外来文件编号+文件名称的方式进行命名；如果外来文件本身无编号，则直接采用文件名称。例如：GBT 190012008 idt ISO90012008质量管理体系 要求表示文件编号为：“GB/T 190012008/ ISO90012008”，文件名称为“质量管理体系 要求”。例如：中华人民共和国计量法文件本身没有编号，文件直接命名为“中华人民共和国计量法”4.8.2.3如电子文件同时存在纸质文件，存档前应根据签署完整、更改后的纸质文件将签署者的姓名及更改标记等内容直接录入电子文件，保证电子文件所有内容应与最新版本的纸质文件保持一致。4.8.2

22、.4各部门文件管理员要做好本部门重要电子文件的随时备份，必要时每半年将本部门产生的电子文件刻成光盘，并向档案室进行归档。4.8.2.5电子文件可在服务器上查阅，但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子文件，如需查阅超越权限的电子文件，需经电子文件所在部门领导同意后方可查看。4.9 文件的保密海湾公司的文件所有权归公司所有，任何人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。必要时对文件进行保密分级，实行相应的保密措施。5 记录与报告 (1)受控文件清单 (2)文件发放登记表 (3)文件领用申请表 (4)文件销毁申请单 (5)文件更改申请/通知单 (6)电子文件归档登记表6 相关/支持性文件 (1)体系文件编写导则 (2) 管理制度总则7 文件控制程序流程图 流程图海湾安全技术有限公司程序文件 14/11