行政管理知识13-公司证照公章管理

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1、公司证照及公章管理一、 公司证照的种类和用途企业正常运转需要相应的证照及章。证照及章有工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证、银行开户许可证、公章、财务章、法人章、合同专用章、外商投资企业批准证书、财务登记证等。下面按照种类一一介绍：（一） 营业执照1. 作用：公司从事营业活动必须依法领取营业执照。公司从领取营业执照之日起，就取得了合法经营权，并享有从事经营活动的权利。公司应当在营业执照载明的范围内从事生产经营活动，如果违反营业执照上登记注册的内容从事经营活动，则构成行政违法，要受到相应的处罚，但这并不一定影响公司所签合同的效力。2. 种类和效力营业执照分为企业法人营业执照和营业执照两大类。

2、企业法人营业执照是公司取得法人资格和合法经营权的凭证。营业执照是公司取得合法经营权的凭证，标志着国家允许其从事经营活动，但经营单位本身不具有独立的法人资格，其民事责任由所属的法人承担。营业执照按照企业的性质可以分为内资企业的营业执照，外商投资企业的营业执照和个体工商户营业执照。下面分别说明：A内资企业的营业执照内资企业的营业执照分为企业法人营业执照和营业执照两种类型。（1）企业法人营业执照分为两种式样：一种是核发给按照公司登记管理条例登记注册的有限责任公司和股份有限公司的新式企业法人营业执照。一种是核发给按照企业法人登记管理条例登记注册的具备法人条件的非公司制企业的老式企业法人营业执照。这两种

3、营业执照虽然核发的对象不同，但作用和法律效力相同，都标志着该企业是具有法人资格的经济实体。（2）营业执照也分为两种式样：一种是核发给按照公司登记管理条例登记注册的有限责任公司和股份有限公司的分公司的新式营业执照。一种是核发给按照企业法人登记管理条例登记注册的非公司制企业设立的不能独立承担民事责任的分支机构以及不具备法人条件的企业或经营单位的老式营业执照。这两种营业执照的作用和法律效力相同，都标志着该经营单位享有合法经营权但其本身不具有独立的法律人格。B 外商投资企业的营业执照外商投资企业的营业执照分为中华人民共和国企业法人营业执照和中华人民共和国营业执照两种。1、 中华人民共和国企业法人营业执

4、照是外商投资企业取得中国法人资格和合法经营权的凭证。在中国境内设立的中外合资经营企业、中外合作经营企业和外资企业，具备我国法律规定的企业法人条件和其它条件，经工商行政管理机关核准登记注册，取得中国企业法人资格。2、中华人民共和国营业执照是外商投资企业设立的分支机构取得合法经营权的凭证。中外合资经营企业、中外合作经营企业和外资企业在中国境内设立的从事经营活动的分支机构，符合我国法律规定的，经工商行政管理机关核准登记注册，领取中华人民共和国营业执照，取得合法经营权。C 个体工商户营业执照（二） 组织机构代码证定义：组织机构代码证社会经济活动中的通行证。代码 是“组织机构代码”的简称。它是每个依法注

5、册，依法登记的机关、企、事业单位和群团组织颁发一个在全国范围内唯一的始终不变的代码标识。组织机构代码是对中华人民共和国境内依法注册、依法登记的机关、企、事业单位、社会团体和民办非企业单位等机构颁发在全国范围内唯一的、始终不变的代码标识，其作用相当于单位的身份证号。（三） 税务登记证定义：税务登记证，也叫税务登记证件，是从事生产、经营的纳税人向生产、经营地或者纳税义务发生地的主管税务机关申报办理税务登记时，所颁发的登记凭证。办理领取税务登记证件时，要如实填写税务登记表，并按照税务机关的要求提供有关证件、资料。税务机关对税务登记证件实行定期验证和换证制度。纳税人应在规定期限内，持有关证件到主管税务

6、机关办理验证或者换证手续。纳税人应将税务登记证件正本在其生产、经营场所或者办公场所公开悬挂，接受税务机关检查。纳税人遗失税务登记证件的，应在15日内书面报告主管税务机关，并登报声明作废。（四） 银行开户许可证定义：存款帐户分为基本存款帐户、一般存款帐户、临时存款帐户和专用存款帐户。 基本存款帐户是存款人办理日常转帐结算和现金收付的帐户。存款人的工资、奖金等现金的支取，只能通过基本存款帐户办理。 临时存款帐户有效期限由当地人民银行参照临时营业执照的有效时间或有权部门批准设立外来临时机构时间核定。 借款转存帐户有效期限根据借款合同约定的借款期限核定。 专用存款帐户有效期限由当地人民银行根据规定用途

7、资金需要核定（五） 公章定义：国家机关、团体、企事业单位用自己法定主体行为名称制作的签名印章，称之为“公章” 。我国对公章的管理有健全司法管理体系，任何私刻都是违法犯罪的，对于脱离法定主体行为虚构私自刻制的印章，按伪造行为主体的犯罪论处。（六） 财务章作用：主要用于财务结算，开具收据、发票（有发票专用章的除外）给对方、银行印签必须留财务专用章等等，能够代表公司承担所有财务相关的义务，享受所有财务相关的权利。一般由企业的专门财务人员管理,可以是财务主管或出纳等。（七） 法人章介绍：法人不是具体的人，而是单位。公章是公章，法人章通常是指法定代表的私章。单位主体，包括公司等法人主体以及非法人单位，在

8、对外交往中离不开印章。可以说，在与外界发生法律关系的过程中，印章起着在形式上代表单位意志的作用。无论日常的交往，还是法院对纠纷的审查判断中，依据盖章认定有关文件的效力进而确定有关权利义务的归属已经成为一个常识。但每个单位都备有不止一个印章，如企业法人往往备有公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。企业印章代表着企业全部或某方面的意志，不正确使用可能会给企业带来巨大的损失。 定义：法人章，实际就是公司法定代表人的个人私章.法人章一律为方形,规格为1.81.8CM,或2.02.0CM,自右而左排列。但必须经过备案，也只有法人企业才有，也就是大家常说的法定代表人个人印鉴，他的特点是

9、个人性，他一般都保管在公司的财务手中，他对外具有一定的法律效力，可以签订合同、出示委托书等。因为委托只有法人才有资格，公章是没有用的。 而公司的公章，我们一般是指公司的在工商部门登记备案企业全称的圆形印章，也就是常说的行政公章，他的特点是集体性，是对外使用的凭证之一，他代表着公司的行为。法人章与公司的公章既有联系，也有区别，两个有时是不能进行代替的。简单的说：公章是代表公司的行为，法人章是与个人相关的个人行为。（八） 合同专用章在合同上加盖合同专用章是指合同当事人经过协商，在达成的书面合同上各自加盖本公司的合同专用印章的行为。（九） 外商投资企业批准证书定义：有商务部门审批后颁发的批准证书。审

10、批流程：申请设立外商投资企业，由申请者向商务部门报送下列文件： （一） 申请书； （二） 可行性研究报告； （三）合同和章程； （四）董事长、副董事长、董事人选名单； （五） 审批机构规定的其他文件。（十） 财务登记证办理：外商投资企业财务管理及财政监督实行属地管理原则，外商投资企业财政登记证进行登记和管理，分为新办登记、变更登记和注销登记，具体程序如下：新办登记新开办外商投资企业在工商登记30天内，需提供下列资料到财政分局财会资产监督股办理登记：1. 填写外商投资企业财政登记表，一式两份，并加盖公章，财政部门保存一份。2. 市外经贸部门核发的批准证书影印件。3. 可行性研究报告、企业合同（协

11、议）、章程及市外经贸部门批复文件原件。4. 市工商行政管理部门签发的营业执照（副本）影印件。5. 企业根据国家有关法规及本企业实际情况制定的本企业财务管理制度及其他有关管理规定等。变更登记企业变更名称、合营者、经营范围、经营期限或迁移、转产、增减资本、转让资本等，应在办理工商登记变更手续后的30天内，需提供下列资料到财政分局办理变更登记：1. 填写外商投资企业财政登记变更表，一式两份并加盖公章，财政部门保存一份。2. 企业补充合同（协议）副本及市外经贸部门批复文件。3. 市工商行政管理部门新签发的营业执照副本影印件。4. 市外经贸部门所核发的批准证书副本影印件。注销登记外商投资企业按照合同、章

12、程规定或者其他原因解散清算后，在申请注销工商登记前，必须在财政部门注销财政登记，并提供下列文件：1. 企业清算委员会对资产、债权、债务的处理意见。2. 解散、清算会计报表，及由注册会计师审查后出具的证明。3. 清算结束报告及会计档案的处理意见。4. 缴回外商投资企业财政登记证正副本。注：以上证照必须有正副本。二、证照的年检一、什么是企业年度检验？ 企业年度检验是指工商行政管理机关依法按年度对企业进行检查，确认企业继续经营资格的法定制度。 二、年检的范围是什么？ 凡领取中华人民共和国企业法人营业执照、中华人民共和国营业执照、企业法人营业执照、营业执照的有限责任公司、股份有限公司、非公司企业法人和

13、其他经营单位，均须参加年检。 当年设立登记的企业，自下一年起参加年检。 三、企业何时参加年检？ 根据企业年度检验办法第五条的规定，年检起止日期为每年的3月1日至6月30日。登记主管机关在规定的时间内，对企业上一年度的情况进行检查。企业应当于3月15日前向登记主管机关送报年检材料。 四、年检的内容是什么？ 年检的主要内容包括： （一）企业登记事项执行和变动情况； （二）股东或者出资人的出资或提供合作条件的情况； （三）企业对外投资情况； （四）企业设立分支机构情况； （五）企业生产经营情况。 五、年检的程序是什么？ 年检的基本程序是： (一)企业申领、报送年检报告书和其他有关材料； (二)登记主

14、管机关受理审核年检材料； (三)企业交纳年检费； (四)登记主管机关加贴年检标识和加盖年检戳记； (五)登记主管机关发还企业营业执照。 六、企业申报年检应提交哪些文件？ 企业申报年检须提交下列文件： (一)年检报告书； (二)营业执照正、副本； (三)企业法人年度资产负债表和损益表； (四)其他应当提交的材料。 非法人分支机构，除提交（一）、（二）项所列文件外，还应当提交所属法人营业执照复印件（营业执照复印件应当加盖登记主管机关的公章）。 公司和外商投资企业应当提交年度审计报告。 不足一个会计年度新设立的企业法人和按照章程或合同规定出资期限到期的外商投资企业，应当提交验资报告。 七、通过年检的

15、企业分为哪两种类别？对B级企业有哪些规定？ 登记主管机关将通过年检的企业，分为两种类别：A级为遵守工商行政管理法规情况良好的；B级为有违反工商行政法规行为的。 企业年度检验办法第十七条规定，B级企业不得办理增设分机构和增加经营范围的变更登记，不得投资设立有限责任公司或股份有限公司. 八、哪些企业将不予通过年检？对不通过的年检企业如何处理？ 企业年度检验办法第十五条规定，登记主管机关对下列情形之一的企业，不予通过年检： (一）企业实收资本未能达到法律、行政法规规定的最低限额； (二)企业实收资本虽然达到法律、行政法规规定的最低限额，但与注册资本相差悬殊的； (三)有其他严重违法、违规行为的。 登

16、记主管机关对不予通过年检的企业，依照企业法人登记管理条例及其实行细则和公司登记管理条例有关规定进行处罚。 九、对未按期申报年检的企业，登记主管机关将如何处罚？ 企业年度检验办法第十八条规定，企业无正当理由在3月15日前未报送年检材料的，由登记主管机关处以1000元以下的罚款。 在年检截止日期前未申报年检，属于公司的，依照公司登记管理条例第六十八条的规定，处以1万元以上10万元以下的罚款；属于非公司企业法人或者属于非法人经营单位的，处以违法所得额三倍以下的罚款，但最高不超过3万元，没有违法所得的，处以1万元的罚款。 十、未参加年检的企业能否继续从事经营活动？登记主管机关将如何处理？ 企业年度检验

17、办法第十九条规定，企业未参加年检不得继续从事经营活动。登记主管机关对年检截止日期限前未参加年检的企业法人进行公告。自公告发布之日起，30日内仍未申报年检的，吊销营业执照。 十一、未年检企业能否办理变更和注销登记？ 根据国家工商局工商字1995第258号文件的规定，企业申请变更或注销登记时，如发现该企业未办理年检手续或年检未通过的，工商行政管理机关不得受理其变更（包括增设分支机构和对外投资）或注销申请，须待其办理年检手续后，再予受理。三、公章管理1. 使用流程（1）印章的刻制、启用、停用和废止Make, Enable, Disable and Disuse A. 公司印章的制发必须合法进行。需刻

18、章的部门应填写印章刻制/停用/废止申请单经审批后由公司行政部统一安排刻制，其他任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。 B. 公章、法人章的刻制，由公司行政部提出申请，董事长批准；其他印章的刻制，由使用部门提出，公司行政部审核，总经理批准。 C. 印章刻制完毕，公司行政部应在印章登记表上留下印模，向相关部门和人员发布印章启用通知（通知中应明确发布印章全称、启用日期、启用印模，发放部门和使用范围），并做好印章领用登记。 D. 公司原使用印章需停用或作废时，由印章管理人员填写印章刻制/停用/废止申请单，公章和法人章经董事长批准，其他印章交总经理批准后，交还公司行政部。公司行政部应完成印章停用/废

19、止登记，必要时要发布印章停用/作废公告。已停用/废止的印章妥善保管至少三年后方可销毁。 （2）印章的使用 Use of Seals A. 公司印章使用范围、保管人、审批人等规定见下表： 印章 Seal Type 使用范围 Scope of Use 保管人 Keeper 使用审批人 Approver 公章 Company Official Seal 以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他材料Letters, Documents, Contracts, Certificates and related material 行政经理 Administration Manager总经理 G

20、eneral Manager 法定代表人印Legal Rep. Seal 支票、财务报表文件、年审文件等Checks, Accounting Report, Company Renewal 行政经理 Administration Manager 总总经理 General Manager 财务 专用章 Finance Only Seal 公司正式财务文件、报告、证明、银行业务等The official Financial Documents, Reports, Bank documents and other certificates 财务经理 Finance manager 财务资料财务经理批

21、准,其他总经理批准Accounting related by Finance Manager; Others by General Manager 合同 专用章 Contract 以公司名义签订的除销售合同外的各类协议、合同等有法律约束的文件。财务经理 Finance manager 总经理 General Manager Refer to “Contract （3）印章登记表印章登记表 Seal Registration RecordNo.项目 Item 印迹 Print使用审批人 Approver保管人 Keeper启用/ 停用/废止日期 Begin Use/ Disable/ Disus

22、e Date1公章 Company Seal总经理General Manager行政经理Administration Manager2法人章 Leagal Representative Seal 总经理General Manager行政经理Administration Manager3财务专用章 Finance Only Seal总经理General Manager 财务经理Finance manager财务经理Finance manager4合同专用章 Contract Only Seal总经理General Manager财务经理Finance manager （4）印章使用记录印章使用记

23、录 Seal Use Record盖章时间 Chop Date文件内容 Document Content申请人 Applicant批准人 Approved By备注 Remark （是否扫描或复印留存/ 借用/ 空白） （5）印章借用申请表 印章借用申请表Borrow of Seal Application申请部门：Application Department印章名称Type of Seals原因：Reason借用人： 批准人：Borrower Approved by借用时间： 年 月 日Borrow time YY MM DD归还时间： 年 月 日Return time YY MM DD接收

24、人：Receiver一式两份，一份申请人留存，一份保管人留存In duplicate, one for borrower, one for keeper2. 注意事项A在证件的复印件等物上盖章时，要在盖章处特别写上盖章原因，以防公章被不法分子挪用。B总经理掌管法人章，行政部门掌管公章，财务部门掌管财务章，三个章不可为一人或部门所有，要三权分立。三、 证照保存与管理 1. 配备专人和专柜保存公司证照 2. 将证照原件保存起来，并准备复印件和软拷贝。3. 借还证件原件时要填写原件借单并获 总经理批准才可。证照原件借用申请表Borrow of Seal Application申请部门：Application Department证照名称Type of Seals原因：Reason借用人： 批准人：Borrower Approved by借用时间： 年 月 日Borrow time YY MM DD归还时间： 年 月 日Return time YY MM DD接收人：Receiver一式两份，一份申请人留存，一份保管人留存In duplicate, one for borrower, one for keeper4. 证件的复印件不用归还。5. 申请表要一式两份，一份申请人留存，一份保管人留存。