区档案管理工作情况调研汇报

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1、区档案管理工作情况调研汇报 档案信息在推进我区经济社会各项事业快速发展、保障社会友好稳定等方面发挥着不可替换的主要作用，是围绕中心、服务大局工作的主要组成部分，是实现“发展三大经济，构建友好#”奋斗目标中必不可少的主要工作。加紧推进档案管理工作，是我区处于城市化快速推进、经济社会加速发展主要历史时期的必定要求，也是建设服务型政府的主要工作内容。日前，依据区人大常委会工作安排，区人大教科文卫工委在区人大常委会#副主任的率领下，就我区06年以来档案管理工作情况进行了调研。此次调研走访了乡镇街道、部门及关键工程项目等合计16家，分别和政府相关部门及乡镇街道分管领导、相关工作人员、村干部、部分企业机关

2、相关人员进行了座谈，广泛听取了各方面的情况介绍和提议、意见。现将调研情况汇报以下：一、基础评价06年以来，区政府能够认真落实中国档案法和浙江省实施措施，努力完善档案机构建设，推进档案软硬件条件改进，做好档案管理日常工作，取得了一定成效。详细表现在以下几方面：1、建立档案管理机构和工作网络。区档案局于06年4月正式挂牌成立，新增对本区域内机关、团体、企机关和其它组织的档案工作的监督指导职能；区、镇街、各部门建档单位成立档案协会，并划分协作小组，定时开展活动；各镇、街道及部分职能部门成立了档案管理领导小组，有些单位还将档案管理责任明确到详细科室及个人；部分政府职能部门和街道实现了将档案管理网络向下

3、延伸，如区劳动保障局已将档案管理网络延伸至村劳动保障室一级，区教育局也建立了局、校二级管理网络，档案管理实现系统化；55个城市小区档案管理基础达成四有标准。2、档案管理工作逐步规范。一是建立了各项制度。区、镇两级政府及职能部门全部对应建立了相关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，深入明确了档案管理的基础工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。二是规范档案管理职责。区各相关单位全部制订对应的档案人员岗位责任制度，部分还纳入了机关岗位责任制考评。区内各档案馆室的档案人员基础全部能认真做好档案的日常搜集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考评创立。区政府

4、把档案工作纳入全区年度目标管理考评范围，每十二个月经过单位自查、组内互查、档案局抽查等方法开展档案年检；部分单位还在系统内部开展档案工作自查和考评，经过职能部门各科室档案工作考评评选，提升档案管理整体水平；指导建档单位创立达标，现在全区档案工作达省级标准的有25家单位，达市级标准的有35家单位。3、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提升，06年以来档案利用人次增加约40%，共接待查档利用1600余人次，提供案卷2021余卷、件。二是信息化建设有所推进。区档案馆建立了文件级档案检索系统，馆藏中主要全宗及查找利用率高的档案已录入电脑，开放档案案卷目录在#区档案馆网站上公布；06年区档案局开展

5、专题培训，在全区推广新型档案管理软件即档案检索系统；部分包括民生档案的职能部门信息化工作走在前列，已经建立了较为完善的查询系统和电子化档案管理系统，如区城管办的数字城管管理系统，区人才交流服务中心的xx档案管理系统，区婚姻登记服务中心的婚登档案管理系统等，深入开发了档案信息资源，提升了档案的社会利用率，很好地服务了群众。二、存在困难和问题档案作为特殊的信息载体，有着原始性、真实性、完整性、严厉性和长久性的特点，档案的搜集又包括到各项工作的全领域和全过程，含有很强的程序性、规范化和权威性要求。即使我区的档案管理工作已经取得了一定的成绩，但和我区目前完成区划调整、重大工程项目推进，社会体制改革力度

6、加大、基层组织民主自治水平提升，社会稳定要求提升的特殊时期档案管理现实要求还存在相当的差距。1、档案管理意识不够强。一是部分领导干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确，较少过问档案工作，对相关档案的法律法规和业务知识了解不深，造成很多单位的档案管理问题得不到处理，人、财、物保障不足。二是部分单位之间档案管理工作不平衡。现在，我区的各类档案管理工作关键是依据业务线上的台帐要求来开展，各级各部门的档案管理标准不统一，除业务线上较重视的、财务、执法档案相对规范外，如科技类、文化类及经济活动档案在现阶段发挥主要作用的档案管理问题较多。各级各部门档案管理水平高低不均，差距

7、较大，而且有相当一部分领导和单位还没有意识第2页到差距存在，没有立即落实方法加以改善，造成全区档案管理工作发展不平衡。三是档案工作宣传方法较少。档案管理是一项默默无闻的工作，是功在现代、利在千秋的工作，极难在短期内表现出业绩和作用。因为宣传的活动和载体不多，相关知识和新闻极少出现在各类媒体、简报上，宣传力度不强、气氛不浓。机关干部欠缺档案概念，自觉管理、依法搜集的意识比较淡薄，全员参加和支持档案管理的良好气氛还未形成。2、档案管理体系不够完善。一是档案管理组织网络不够健全。据了解，区档案局还未完全担负起对全区档案工作实施监督指导的职能，和基层联络不多，有些部门甚至不知道档案馆已经变成档案局；部

8、分单位的档案管理网络没有建立到详细科室和工作岗位，部分村还未落实兼职档案管理人员，组织网络未能到底到边；各级各部门的档案管理的指导协调职责还不明确，管理职能难以落实。二是档案管理队伍缺乏应有的专业知识和精力。档案管理作为一项含有专业性、系统性的工作，从业人员必需具有强烈的工作责任心，对应的专业知识，花费大量的工作精力。但现在，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员兼职过多，精力不足；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，在调研单位中除一两个镇街外，其它单位的档案员全部未经过专业培训后持档案管理证件上岗，档案业务知识培训极少，近两年来绝大部分档案管理员参与的业务培训不超出一次，尤

9、其是针对基层村档案管理人员的培训指导几乎没有。三是档案搜集、管理规范和标准不够明细。首先，区级层面缺乏有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，各级各部门即使有归档的意识，但对哪些要归档、怎样归档没有详细的标准。其次，省、市制订的很多专业档案管理规范、标准未能得到落实落实,镇、街道和村领导、档案管理人员不知道规范存在，或是没有完全根据这些规范开展工作。更主要的，特殊时期、暂时机构和重大建设项目标档案管理缺乏指导性意见。目前我区正处于完成重大行政区划调整，城市化建设开发大幅推进的主要时期，这个时期机构变动大、人员流动频繁、暂时机构多、资料依据性强、工作要求高，本身就存在着很多不利于档案搜集

10、管理的困难问题，同时，这些特殊时期和重大项目档案和政府、群众利益亲密相关、含有很主要的现实意义和保留要求，但现在，政府对这些档案管理还缺乏明确的管理规范标准方面的要求，已经出现有的主要资料遗失，有的主要资料搜集不全，有的交接制度不明确，有的档案资料搜集程序缺失等种种问题，工作隐患严重。如，有的重大工程项目因为缺乏必须的档案资料接收程序，致使建设档案中部分承包单位的资料不齐全，且补充完善的难度较大，直接影响了工程后期权证的办理等。3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要。伴随档案库存量的急剧增加，馆室担心、建设简陋的问题在全区各个职能部门全部普遍存在，这已经成为影响和制约全区档案管理工作发展的突出

11、问题，详细表现在：一是库房容量不足。现在区档案馆库存档案已经饱和，搜集工作受到影响，如行政区划调整后原转塘、龙坞、周浦、袁浦等乡镇街道的档案按要求应该收入区档案馆，但现阶段只能留在原单位，其它单位和职能部门也普遍存在库房担心的问题。二是档案馆室建设不规范。有的档案室建设不标准、不规范，三室不分，基础条件很差，如区人才交流服务中心9个平方的档案室内存放了四千余份人才档案，地方小、通风差，八防方法无法落实，存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合人事档案管理标准；有些单位因办公条件限制，无法落实专用档案库室，有些部门档案分散在各职能科室，如区人事局各类工作档案和全区工资统发系统计算机中心机房、复印室

12、及其它杂物同室，既不符合档案管理要求，也不符合统发工资中心机房安全管理要求。三是村档案室建设滞后。伴随城市化推进和体制的调整，村经济活动越来越多、村务公开要求越来越高，和股民、村民利益亲密相关的档案资料也越来越多，村档案已经成为维护基层社会稳定的主要依据。但现在，绝大多数行政村和撤村建居小区的资料保管，多半是凭着村领导或会计的个人判定，或是碰到实际问题后才注意搜集，基础未实现集中、规范化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员和库室，有些主要资料甚至是由村书记自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。4、信息化档案管理工作相对滞后。档案信息化建设是提升档案管理效率、整合档案管理资源的主要

13、手段，今年政府计划设置信息公开中心，档案信息化建设的任务很重、时间也很紧。但因为档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一，信息化工作量巨大等原因，各级各部门的档案信息化程度不高，发展较为缓慢。同时，伴随电子政务的推广，非纸质档案也越来越多，如人事、城管、劳动保障等部门全部经过大型数据库开展工作，部门间经过oa办公系统完成往来，工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保留，怎样实现这些特殊载体档案的长久保留和有序管理，迫切需要探索和加强。三、提议意见为了深入做好我区的档案管理工作，促进档案工作跟上我区经济和社会发展的步伐，并为全区各项事业实现“走在前列、争当示范”作出主动贡献，提出以

14、下三点提议：1、深入提升对档案管理工作的重视和关注程度。一是要切实加强对档案工作的领导。要将档案事业的发展和档案软硬件建设列入国民经济和社会发展计划，摆入各级各部门的主要工作议程，从人、财、物方面给保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢靠树立档案管理法制观念，加大依法治档力度，从法律层面提升领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。深入解放思想,转变观念，适应新形势下的发展要求，要从单纯重视文书档案管理转变为同时重视其它门类档案管理，从重视机关内部档案工作转变为同时重视所属单位档案工作，从重视档案实体管理转变为同时重视档案信息管理，用改革的精神研究新情况,处理新问题,不停地把档案事业推向前进。

15、三是要切实加强对档案工作的宣传。充足利用新闻媒体、橱窗、展板、传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式，向广大干部群众普及档案法律和业务知识，还要依据不一样的环境、不一样的人群，如领导干部、各业务部门、详细工作人员、广大人民群众等开展有针对性地宣传教育，经过多形式、多载体、多层面的档案工作宣传，着力提升全民档案意识。2、深入完善档案管理体系。一是完善档案管理组织网络。区档案局要加强本身建设，亲密和基层单位的联络，切实负担起监督指导的主要职能；将网络延伸到基层村，明确各村的兼职档案管理人员，将她们纳入全区档案管理网络体系中，定时组织培训教育，提升基层档案管理水平；完善各镇、街道和

16、职能部门内部组织网络，档案搜集管理职能要明确到详细科室、详细个人，为档案工作全员参加营造气氛，打好基础。二是立即完善档案管理相关规范。认真梳理现行各类档案管理详细规章制度和行业标准规范，有针对性地组织相关单位、基层机构学习掌握这些规范标准，深入推进档案管理规范化；立即制订出台区级层面的档案搜集管理规范标准，尤其要对镇、街道及村、小区的档案搜集管理范围标准加以规范；深入完善区档案局开展档案管理监督、检验、指导的相关制度，加大考评奖惩力度，调动档案工作人员主动性；立即明确在行政区划调整、机构变动、人员调整等关键时期、区内各类暂时机构、重大建设项目标档案搜集管理、移交机制，确保主要档案类目搜集齐全、

17、整理规范。三是加紧硬件建设步伐。结合各单位办公场所的调整、重建，超前筹划、提前介入，切实做好各类新建档案库室的计划建设工作；改进设备、整合资源，有效缓解现存库室担心、保管条件差的突出矛盾，对显著不符合档案管理标准的库室，要立即调整修缮，确保档案安全；高度重视基层村、小区档案库室的建设，努力争取做到全区全部村、小区档案库室全覆盖。四是切实加强档案管理队伍建设。及早落实档案局三定方案，充实档案局人员力量，切实担负起对全区档案工作的指导、服务、监督职责，保障档案工作顺利开展；主动采取方法，稳定各级各部门档案管理人员队伍，确保兼职档案管理人员的业务素质和工作时间，确保档案工作的延续性、严厉性及权威性；切实加强对各级各部门档案管理人员的业务培训和教育，不停提升她们的业务能力。3、深入推进档案信息化建设根据区政府设置信息公开中心要求，依据实际发展需要，配置和更新必须的信息化设备；深入推进档案管理应用系统建设，实现区和镇、街道和村档案信息化管理系统互通，资源共享；深入提升档案库房和多种类型档案的智能化、规范化管理程度，尤其要加强对电子类、数码影像类等新型档案载体保留规范的研究探索，保障新型档案保留的长久性和安全性；充足利用档案信息资源，切实推进政府信息公开化建设，利用信息技术，深入提升政务公开力度，丰富专题汇编和编研结果，发挥档案部门参政、资政职能。