2012年客户答谢会筹备方案

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1、2012华润置地天津公司客户答谢会（草案）2012年华润业主答谢会方案（初稿）一、 活动目的w 此次活动是华润置地天津公司第一次正式意义上的大规模答谢会；而2012年又是天津公司两个项目继往开来、取得佳绩的一年，因此此次答谢会意义非凡，借此机会一方面进行华润品牌宣传；另一方面也要助力提升中央公园和橡树湾两个项目的知名度与美誉度。w 抓住年前最后的销售时机，一方面借助本次答谢会和置地会启幕，对老客户进行感恩答谢，维系好与客户的关系，营造良好的氛围；同时，另一方面尽快的逼定意向客户，争取促进销售，并为年后的销售奠定基础。二、 活动主题（待定）三、 活动时间w 2013年1月26日（周六）下午14:

2、30-17:30（待定）四、 活动参加人员w 华润置地天津公司领导、公司员工；w 橡树湾和中央公园业主和部分意向客户；w 渠道合作单位等；五、 活动地点w 河东东局子体育馆（军事交通学院附近）六、 活动流程（待定）w 14：00迎宾/领取纪念品w 14:30开场，开场白w 14:30-14：4:40介绍到场领导和嘉宾w 14:40-14:50公司相关领导致辞w 14:50-15：00业主代表致辞w 15:00-15:15置地会介绍、置地会启幕w 15：15-15:20领导总结性致辞w 15:30演出开始w 16:00演出中抽奖w 17:30抽取大奖，演出结束七、 活动方案（待定）： 八、 活动

3、前的准备分工（一）场地预定1. 暂定东局子体育馆2. 场地勘察与费用确定：（1） 场地使用状况：w 看场地内的暖气状况是否符合要求，需明确在活动当天至少提前一个小时开通暖气、通风设备等；w 场馆内的基本设施（如椅子、地面等）是否有损坏；w 查看舞台布置的位置、舞台朝向；w 提前安排好座次。场馆内为四面看台，部分座位位于看台较高处，可能会影响观众的观赏效果，尽可能把座位安排在看台靠下方的位置。（2） 动线准备客户泊车进入场馆迎宾台签到观众席就坐1.泊车位在哪？距离场馆入口处距离多少？1.场馆有几个入口？紧急出口位置在哪？1.签到处的位置和场地大小、背板位置等。签到板提前签一些，制造氛围1.查看场

4、馆布置和观众席布局；预设座次安排2.车位多少？是否充足2.确认主入口的位置2.媒体准备接待专区，需要专人在签到台接待2.是否按照项目分区？（员工席、客户席）3.活动当天车场是否需要保安指引？是否需要路牌指引？2.预留领小礼品的地方（3） 场地费用预算： 3. 场地费申请：场地需提前付定金，预计需要支取一部分备用金（需提前走流程）。（二）答谢会活动筹备1 确定活动方案和细节（1） 确定活动流程：w 确认到场及发言的领导：提前一周约领导并确认时间；w 确定领导发言顺序和发言稿内容：发言稿提前一周写好，请领导审核并熟悉内容w 确定置地会发言人和内容：确认是否需要ppt或发言稿；确认现场是否需要摆放置

5、地会海报展架等；w 确认置地会启幕方式：以何种方式宣布启幕？（2） 确定相声演员和主持人（费用）：w 活动公司提供了几组相声演员组合，需最终确立一组（约4-5对演员）w 是否需要请知名主持人（活动公司建议穆岩）：需要活动公司提前准备主持人串词，并将内容给公司领导审核确认。（3） 确定抽奖方式、抽奖时间、抽奖礼品（4） 确定舞台搭建时间和彩排时间，看场馆是否需要增加费用。2 宣传造势：（1） 媒体平台：邀请实力媒体出席答谢会活动，利用媒体影响力和资源，进行活动前宣传、后宣；（2） 电商平台：利用凡是可以利用的出口，进行活动宣传；（3） 微信：微信二维码扫描，随时关注此次答谢会活动；（4） 微博宣

6、传：利用橡树湾、中央公园和华润置地天津公司的微博，在活动前进行宣传造势、 活动中鼓励大家积极参与微博互动、活动后发布活动盛况和后宣。（5） 橡树湾、中央公园业主论坛、QQ群等业主交流平台：发布活动海报和活动召集；（6） 橡树湾、中央公园现场：放置答谢会海报、展架等，进行活动前宣；（7） 提前准备活动软文，在活动结束后第一时间在媒体发布。3 媒体邀约： 邀请天津市较有影响力的媒体到场（待定）：提前一周向媒体发邀请。搜房网、爱房网、腾讯网、新浪乐居、每日新报、今晚报等。4 物料及人员准备：位置物料数量尺寸用途提供方备注停车场指引牌2路线指引活动公司保安2维持秩序、导引停车物业体育馆大门口拱门1活动

7、展示活动公司门头上的字需确认背板18*10主题展示广告公司画面、制作公司制作内容、画面需提前设计并确认场馆入口签到条桌（含桌围）4摆放签到物品等活动公司签到背板17.4*3.8签到、主题展示广告公司画面、制作公司制作签到笔6找行政领取签到礼仪2核查来宾入场券、指引签到；来宾抽奖券正券投入抽奖箱，副券客户自己保留物业支援媒体接待人员1媒体的接待与安排策划礼品发放人员2为来宾发放纪念品物业、策划入场引导员2引导来宾到指定区域就坐销售策划纪念品（用华润置地手提袋装好）3000用手提袋装好，每组来宾一份活动公司代购除购买的小纪念品，还可含项目现有的春联、福字、置地会折页等瓶装饮用水3500抽奖箱1签到

8、的同时投入奖券，以备抽奖广告公司画面、制作公司制作场馆布置、舞台搭建座位指示牌3公司领导席、来宾席广告公司画面、制作公司制作提前安排好坐席舞台背景1不用LED屏的话，用背景代替宴会椅500活动公司舞台1活动公司音响、灯光设备等若干活动公司摄影师2活动公司灯光师2活动公司调音师1活动公司抽奖嘉宾领导/业主1待定发言稿领导发言稿2广告公司、策划宣传道具软文2活动后宣广告公司、策划海报画面2用于前期媒体、论坛的宣传广告公司（三）客户邀约筹备1 邀约方式：（1） 活动造势：第一时间通过业主论坛、QQ群、微博等方式发布海报和答谢会信息，进行网络形式的客户召集；（2） 领导邀约：答谢会开始前7天，邀约公司

9、领导、媒体；（3） 短信邀约：答谢会开始前5天，通过短信平台对所有业主、公司同事、合作单位等发出邀请，并通知领取入场券；（4） 电话邀约：短信发送当天，由销售员联系各自业主，通知答谢会时间、地点和入场券领取，并统计可到访的业主数量。（5） 再次确认：答谢会前一天，再次发送短信、销售员电话通知客户，销售经理将最终确认到场的客户数量报至文雯处。（6） 客诉预案：对于可能引起客诉的客户，销售经理必须密切关注，并提前做好安抚，尽量避免客户在活动当天向公司领导反应问题、要求解决客诉等。 2 客户邀约话术：（1） 邀约话术要点：突出“答谢”、表达诚意、凸显品牌和机会难得（2） 邀约短信示范：“各位业主朋友

10、您好！为感谢您和家人对华润置地的支持与厚爱，公司定于2013年1月27日下午在河东东局子体院馆举办天津首场客户答谢会，欢迎您和家人光临！预祝您和家人新春快乐！”（3） 电话邀约示范：“*先生/女士您好！之前我们给您发送的，为了感谢您和家人对华润项目的支持，我们华润置地天津公司将定于2013年1月26日下午14点在河东东局子体育馆举办年度客户答谢会，这也是我们天津公司成立之后举办的第一次客户答谢，我们会邀请咱们橡树湾/中央公园所有的业主参加，您和家人可以在这里享受别开生面的相声会，还能结实很多邻居朋友！ 您看看您的家人和朋友是不是要一起过来，我好给您预留入场券，。”3 25号与客户确认到访的话术

11、示范：您好，是*先生/女士吗？我是*；咱们客户答谢会的门票您拿到了吗？地点在时间是，提醒您路上注意安全，祝您和家人有一个愉快的周末！九、 活动前的准备分工筹备小组成员分工分组职责内容时间节点负责人领导小组1 全面把控答谢会方案和进程，对答谢会的筹备工作提出意见建议筹备组1. 全面负责整个答谢会的筹备工作，对接各组负责人，按照实际节点推进各项安排；2. 将各个环节细化到点、执行到人；1.落实场地和费用问题；1月8日2.与领导敲定活动方案、与活动公司确定执行细案；将确定好的方案及时发告知相关人员；1月8日3.协调需要支援的人手；1月9日4.跟进物料准备；置地会视频片准备1月17日5.提醒销售端客户

12、邀约跟进1.181.256.检查各项准备工作1月26日前宣传组1. 以两个项目策划为主，做好前期、后期的宣传；2. 充分发挥媒体的作用，为答谢会造势宣传（电商、论坛、微博、微信、QQ群等）3. 媒体的邀约：答谢会当天邀请媒体出席并发布宣传文稿等1 由策划统筹安排媒体的邀约（新浪、搜房、今晚报、每日新报等）；1月20日2 项目策划经理统筹安排策划资源利用，各自牵头负责：做好微博、微信、论坛、业主群的前宣； 1.12-1.253 策划各自负责项目策划提前准备后宣的软文2篇；两个项目总结ppt各一个1月24日前4 活动当天发布微博直播信息；1月26日客户关系组1. 以两个项目的销售经理、案场督导为主

13、，主要任务是客户邀约、客户关系处理；充分动员业主参与；2. 对于可能存在的问题客户，提前做好客户安抚，以避免发生客户在答谢会现场闹纠纷1 客户名单：从行政台账获取拟邀嘉宾包括新老业主、意向客户；渠道组可单独拟定合作单位代表等；两个项目分别汇总至销售经理处。1月17日2 客户邀约：按照拟定的邀约流程，短信通知销售员电话邀约领取入场券最终确认到场；118-1.253. 客户最终人数的确认1月25日上午4. 业主致辞人选确认：中央公园、橡树湾各邀请一名业主在答谢会上发言。1月23日之前后勤组1. 需要借助物业安保部门的力量，协助活动现场的安保、签到、礼品发放等工作；1.确认物业支援的人数1月23日2

14、.确认人员分工1月24日活动执行组1.活动当天流程的确认和执行2.演出的安排、主持人、演员的确定3.活动当天所需物料道具的准备1.流程执行时间要细化到分钟1.10-1.262.尽快确认演员和主持人；准备主持人串词3.提前布场，清点物料，给筹备组预留一小时左右检验的时间1月26日十、 费用概预算类别项目数量单位单价总价备注体育馆大门处体育馆外大门处拱门（租赁）1个1500mm*6000mm客户饮用矿泉水3500瓶精美纪念品福字春联礼包3000份同等价位礼品抽奖礼品一等奖ipad mini1份同等价位精美礼品二等奖1份同等价位精美礼品三等奖1份同等价位精美礼品场馆布置租赁类桁架搭建（租赁）190延

15、米大门处桁架搭建桁架搭建（租赁）36延米观众入口区背景墙 7000mm*3400mm长条桌（租赁）4张含桌围宴会椅（租赁）500把场馆布置制作类大门处背板画面119平方米02A高清喷绘宝丽布 签到处背景墙画面28.12平方米02A高清喷绘宝丽布 7400mm*3800mm导示牌3个入口及通道导示，金属导示架覆画面舞台场地搭建舞台背景幕布舞台搭建1个钢制舞台，舞台背景搭建采用金属钢结构架外覆画面500mm*1200mm*4000mm追光灯（含人员）1个彩熠，2500W音箱设备2套双15一对，单15一对，超低一对，反送一对，无线话筒及支架、其他配套设备调音师1人地毯120平米摄像师2人专业摄像师运

16、费6趟金杯及厢式货车安装费（含人工）15人现场人工费10人主持人1人相声演员1对专业演员1对著名相声老前辈变脸场地费小计税费总计十一、 工作进度安排时间工作分类具体内容负责人2013.1.7方案制定形成答谢会方案初稿2013.1.8方案商议与确认将草案与领导、两个项目的销售、策划负责人进行商议，逐条确定后，形成最终版方案，确定活动公司最终合作方，依照定稿方案实施2013.1.9执行细案与预算根据领导确认的方案，要求活动公司执行细案，并最终确认活动费用2013.1.101.25活动公司道具准备筹备活动当天的舞台道具、场地确认、演员和主持人、代购的礼品等事项2013.1.10 1.13物料道具设计

17、入场券、背板、签到背板、舞台背景、抽奖箱、海报、座席指示牌的设计2013.1.13 1.16物料道具制作入场券、背板、签到背板、舞台背景、抽奖箱、座席指示牌的喷绘制作2013.1.14活动前宣开始两个项目策划开始利用网络、论坛、微博、qq群等进行活动宣传；准备项目总结ppt2013.1.14初步拟定邀约客户名单中央公园和橡树湾各自提交拟邀约客户名单、电话；同时提交可能存在的问题客户名录2013.1.16确认出席领导拟定邀约的领导名录，邀约领导并确认是否出席；置地会资料准备置地会资料、视频片准备2013.1.16-1.17邀约媒体拟定邀约媒体名单，并逐个邀约2013.1.17-1.18领导发言稿

18、撰写确认撰写领导发言稿，并请领导审核确认2013.1.20短信邀约客户中央公园和橡树湾通过各自短信平台，向拟邀约客户发送短信，通知答谢会时间、地点2013.1.21-1.22销售员开始邀约客户销售员电话邀约客户，并安排客户领取入场券；2013.1.22确认到场客户数量根据邀约情况，将确定可到访的客户名录汇总2013.1.23启动碰头会所有涉及到的人员参会，并最终确认当天各岗位人员及其职责2013.1.25舞台搭建与彩排舞台搭建；与活动公司过物料、流程，并彩排2013.1.26下午1点工作人员就位十二、 突发事件预案（一） 天气情况w 提前三天查看天气预报，了解26号当天的天气情况，26日当天上

19、午通过短信方式向来宾发送天气状况，进行温馨提示；w 如果预计活动当天有雨雪天气：需在25号短信提醒来宾第二天带好防寒衣帽、伞等物品出门；活动当天准备好备用伞、纸巾等物品；若活动当天有道路、场馆门口积雪等状况，需及时协调场馆负责人清理车道、布置防滑设施和防滑提示；w 若天气预报活动当天情况极端恶劣，严重影响客户出门，则需提前2天与领导商议，看是否推迟答谢会；若有时间变动，第一时间通知客户。（二） 安全问题1 场馆外安全：w 做好场馆外安全提示、道路指引等，关注可能引发安全问题的因素，及时提醒注意；2 场馆内安全：w 询问相关部门，此类大型活动是否需要报备；w 场馆内安全通道需保持畅通；w 活动正

20、式开始前，主持人需提示来宾注意事项：注意人身和财产安全；w 场内安排2名安保负责人员。（三） 来宾人数超出预计w 物料中是按照2500人规模的来访量预估的，客户礼品、水等物品按照3000-3500份准备；留出预备量；w 整个场馆本身可容纳4000人，另外让活动公司准备了500把宴会椅，可保证到场来宾座位充足；w 来宾人数超出预计时，安保方面要提高注意力，有机动人员可随时调动。（四） 来宾人数严重不足w 要求两个项目在进行客户邀约时，务必要与客户约定好时间，发放入场券时要算好来宾数量，尽可能保证拿到入场券的来宾均可到场；w 场馆布置时，会采用作为集中布置的方式；来宾到访后，引导来宾集中入座，不要

21、呈放射状散座。（五） 客诉问题w 活动当天可能会有问题客户找公司领导反应问题、投诉等，在此之前，两个项目销售经理必须对问题客户进行摸底，并确认客户邀约的方式，事先进行安抚工作；如果要邀约问题客户，则要更为谨慎，要表示出公司的诚意，避免客户觉得自己被排斥而借机闹事；w 对于存在客诉倾向的客户，销售端整理完客户资料后，在筹备活动期间，将客户情况向工作人员和领导做出说明，让大家有所准备，确保在活动当天客户若有闹事现象时，现场人员可以及时反应、及早进行客户安抚；w 活动当天，希望两个项目的销售负责人、客服负责人在场，如果发生客诉，可以第一时间清楚客户问题，防止客户借故闹大事件影响。w 对于客诉的应对原

22、则：及时安抚情绪；与大多数人隔开、单独解决问题；将负面影响控制在最小范围内。十三、 活动注意事项w 项目策划需充分做好活动宣传和客户召集工作，将媒体资源用足；利用好短信平台，及时向客户发布答谢会进度信息；w 销售部门要尽可能多邀请客户到场，除了业主之外，也可邀约有挖掘潜力的意向客户，提前通知客户，确认好最终人数，避免出现预计人数与实际人数相差过大的现象；w 建议活动当日所有的工作人员着西服，佩戴工作证；活动当日的接待中，工作人员要保持良好的精神状态和热情积极的态度，以家人的感觉接待到场客户，让来宾感受到温馨舒适的氛围；w 因此次答谢会并未在座椅上张贴号码，来宾是按照坐席区域分区入座，需引导客户尽量靠前就坐。w 活动现场的安全也是一个比较重要的事项，可与向物业寻求经验，将应急预案细化，维护好现场秩序。营销管理部2013年1月7日11