公文管理制度

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1、公文管理制度第一章总则第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化，提高 公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据国家行政机关公 文处理办法的原则，结合公司实际，特制定本制度。第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行 有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强 对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作作风, 提高公文处理工作的效率和质量。第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各 部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、 立卷、归档和销毁。第五条 凡以公司名义

2、行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本 制度。第二章公文种类第六条公司常用公文种类主要包括：（一）决定：用于对重要事项作出决策和安排。（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属 有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同 执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要 情况。（五）报告：用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有关 单位的询问。（六）请示：用于向上级领导或有关单位请求指示、批准。（七）批复：用于公司回复有关单位的请示。（八）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为

3、的规章制 度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。（九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和 答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事 项等。（十）会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神 和议定的事项。第七条公文按照行文方向分为：上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包 括一些纪要。下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、 批复等。第三章公文格式第八条 规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、 主送单位/部门、正文、附件、印

4、章、成文时间、主题词、抄送单位 部门、印发单位/部门等部分组成。（一）涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机 密”级公文还应当标明份数序号。公文按机密程度可分为以下几类：1. 绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。2. 机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露 的公文。3. 秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。4. 普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则 另当别论。5. 传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。（二）紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文 件

5、”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。（四）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在 附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号 外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。（七）正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简 称、统称。（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位， 应当使用全称或规范化简称、统称。（十）公文如有附件，应当在正文之后，成

6、文时间之前注明附件序 号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识。（十一）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； 领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出.日期为准。（十二）内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。（十三）公文除会议纪要以外，应当加盖印章。（十四）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主 题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字， 词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。第八条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmX297mm）,左侧装 订。张贴的公文用纸大小，根

7、据实际需要确定。第四章行文规则第九条 行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，第十条一般不得越级请示 和报告。第十一条上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。第十二条 公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事 务性函行文。第十三条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同 时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告” 不得夹带请示事项。第五章文件编号第十四条每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。（一）红头文件红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。（例:连诚20171号,表示为“河南连诚建筑安装工程有限公司2017年第1号红头文件”

8、）（二）会议纪要按年度顺序编“连诚字C20XXJX号”。（三）其他类型的文件公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。第六章发文办理第十五条发文办理包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、分 发、立卷、归档、销毁等程序。第十六条拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部 门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当 做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直 述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为（一）”，第三层 为“1. ”第四层为（1）”。（四）

9、引用公文应当先引标题，后引发文字号。（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十七条 核稿:正式文稿经部门负责人审核，交办公室主任复核。核稿把关的重点是：（一）是否需要行文；（二）是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；（三）涉及多个部门的文件是否已会签；（四）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（五）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有关规 定。第十八条印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可印制；印 件要格式

10、正确、整洁、美观、份数准确。综合部负责红头文件的印制 和装订。第七章收文管理第十九条综合部负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件 的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。第二十条收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。第二十一条签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。第二十二条 登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、发 文单位、缓急度等。第二十三条拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上 直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司综合部， 由综合部拆开后据情填写收文处理签提出办理意见，送上级领

11、导 批阅。第二十四条分发：综合部根据领导批示，对来文进行跟进办理，对 需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的 文件送达给相关责任人，并做传阅登记。第二十五条承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时 进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部 门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承 办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办 情况与部门或个人绩效考核结合。第二十六条 督办：综合部有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿 于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急

12、程度随时或者定期向领 导反馈办理情况。第二十七条 时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均 要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急件办理 控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围 内向公司领导、综合部反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人 绩效考核。第八章附则第二十八条本制度由公司行政部负责解释，并修订完善。本制度自公布之日起施行附件：公文模板目录一、A4型公文纸页边及版心尺寸二、红头文件纸四、请示五、报告六、部门间工作联系单七、决定八、通知九、批复十、通告十一、会议纪要十二、传阅单十三、文件签收单28mmmm79m2m52天头1mm 37mm订口

13、 1mm型公文纸页边及版心尺寸A4”c%7mm1156mm210mm连诚公司文件4颇）红色反线距此XXXX号（仿宋三号居中）（XX字 20标题（宋体小二号居中）主送单位（仿宋三号左侧顶格）:自然段（左空 2字）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXo附件：1. XXXX （仿宋三号左空2字）2. X X X X X X X（盖章生效）O年 月 日（右空4字）主题词（黑体三号居左顶格）:词目（宋体小三号）抄送（仿宋三号左空1字）：XXXkXXX印发机关201年月 日印发1（仿宋三号左

14、空字）连诚内部请示秘密会签页文件名及字号:会签单位会签内容会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）负责人签字：签字时间：年会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）负责人签字：签字时间：年会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）负责人签字：签字时间：年会签意见（需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见）负责人签字：签字时间：年原件存档部门复印件存档部门关于X X X问题的请示(=1（标题二号宋体字加粗居中）X X X:（主送机关和正文：仿宋3号）X XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX。X XXXXXXXXX XXXXXX

15、XXXXXXXXXXX XXXXXXXXX。X XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX。X XXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX。附件：1.XXXXX XXXXXXXXXXX2.XXXXX XXXXXXXXXXX（呈文单位）二O-年 月 日特急连诚内部报告 秘密XX报字总经理或总经理授权人批示：主管副总经理意见：标题：内容摘要：附件：1.2.签报人：月 日年呈文部门：经办人：联系电话：原件存档部门复印件存档部门注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。关于X X X问题的报告（标题二号宋体字加粗居中）X

16、 X X:（主送机关和正文：仿宋3号）X X XXXXX XXX XX XXXXX XXXXX XXXXX X XXXXX XXX。X X XXXXX XXX XX XXXXX XXXXX XXXXX X XXXXX XXX。X X XXXXX XXX XX XXXXX XXXXX XXXXX X XXXXX XXX。X X XXXXX XXX XX XXXXX XXXXX XXXXX X XXXXX XXX。附件：1.XX XXX XX XXXXX XXXX2.XX XXX XX XXXXX XXXX（呈文单位）二00年 月 日工作联系单对方签收备 注关于XXX的决定（标题二号宋体字加粗居中

17、）XX决字号正文（仿宋3号）为此，特决定如下：、二、发文单位/部门（盖章） 二00八年乂月X日主题词：（黑体小三）XX XX 决定（宋体小三）主送：XXX部抄送：XXX部份数：共印X份存X份发X份XX年X月X20/发文单位部门日印关于XXX的通知（标题二号宋体字加粗居中）主送单位（主送机关和正文：仿宋3号） 为了 XXXXXXXX，经 XXXXXXXX 研究决定:一、XXXX；二、XXXX；三、XXXXo特此通知。发文单位/部门（盖章） 二00八年乂月X日主题词：（黑体小三）XX XX 通知（宋体小三）主送：XXX部抄送：XXX部份数：共印X份存X份发X份XX年X月 20X日印/发文单位部门关

18、于XXX请示的批复（标题二号宋体字加粗居中）XX批字号 XX单位/部门（主送机关和正文：仿宋3号）你公司XX字2017 1号文收悉，经XXX研究，同意你公 司XXXXX，特此批复。发文单位/部门（盖章） 二0年X月X日XX主题词：（黑体小三）XX XX 批复（宋体小三）主送：XXX部抄送：XXX部份数：共印X份存X份发X份XX年X月X部门发文单位/20日印发关于XXX的通告（标题二号宋体字加粗居中）XX通字号正文（主送机关和正文：仿宋3号）特通告如下：、此告/部门（盖章）发文单位日二。乂月X年XX会XXX要（二号宋体字加粗居中）纪 会 议签发人：会字 号X X时 间：（仿宋四号）地 点：主持人：出席人员：列席人员：缺席人员：记 录：议 题：（仿宋四号，加粗）（正文，仿宋四号）X X X主送抄送：X X X（共印份）传阅内容传阅要求序 号传阅部门批示内容文件签收单文件名称序号签收部门签收日期签收人返回日期备注12345678XXXX 日签批人：联系人：主办部门:20年月