采购付款及管理制度(工业实用)

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1、采购付款及管理制度(工业实用) 采购、付款及发票管理制度药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度采购货物 工程劳务 协议、付款及发票管理制度*财字2021第005号目标：为规范企业各类采购货物 工程劳务 协议、付款及采购 或劳务 发票的管理，结合企业实际情况，制订本制度。适用范围：*企业2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度分管副总同意后实施采购2、工程劳务业务协议：企业全部工程建设及设备安装、保暖、维修等接收劳务业务，应提前签署工程劳务协议及工程预算表。协议额在2万元以下的由分管副总同意，超出2万元的工作劳务协议由总经

2、理同意。二 、协议2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度董事长同意后报至财务部立案 。3 、财务部不受理涂改及未经企业董事长 总经理 或有权签字副总签批的协议。第二条、付款管理要求采购 往来 付款业务步骤图：业务经手人持用款申请 含附件 1、财务部往来会计核实2、申请人分管领导签字3、财务责任人签字4、董事长 总经理 签批5、财务出纳员付款全部因采购货物、接收劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。“用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门责任人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度要求手续办理付款事宜。各采购业务经

3、办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、正确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给企业带来经济损失的，由采购业务责任人负担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人负担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人负担。全部付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供给商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写和收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一步骤步骤。业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批步骤图次序依次推行签字手续，如因董事长出差不能立即签批的，经财务责任人签批后付款；如属特殊业务付款

4、，则由业务部门责任人、董事长签批，最终交财务责任人审核后付款。出纳员在接到业务经办人交来的经财务责任人或董事长总经理同意付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方法付款，假如批复付款栏及批复付款方法栏为空的，按申请付款金额及付款方法办理付款手续。1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其它预付款业第3页共20页2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。预付款业务步骤图：业务经手人持用款申请 含协议采购计划单等附件 财务部往来会计核填帐面往来余额分管领导签字财务责任人签字董事长 总经理签字

5、 财务出纳员付款1 、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长同意的用款申请附协议书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。2 、对于预付货款的经济业务,各物资采购及工程劳务部门必需慎重把关,确保和供给商业务关系良好，协议正常实施。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生改变负数金额的业务单位,由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回,以避免企业利益受到损失 预付工程款不在此2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度并按要求出具用款申请，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供给商款项金额、申请部门责任人签字、

6、财务责任人审签、董事长核准后付款。3 支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务责任人审核，总经理董事长签字同意后方可交出纳员办理付款手续。第三条、付款方法及收据的取得要求：付款方法关键有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，预防产生无须要的损失和纠纷，款项的支付关键以银行付款或银行承兑汇票付款为主，标准上超出1万元的业务或常常性的供给商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。对于付出的款项标准上均应取得收款方的收款收据，详细付款方法及相关要求以下：1、

7、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理同意的用款申请后，视其详细情况分别处理：1 、收款人派人上门收款的，企业业务经办人员 指采购员 对来人身份进行确定，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证实 传真件证实中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件和原件2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度经办人提供的收款人卡号 的业务，在汇款前由企业业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章 或公章 及收款方经办人

8、签字盖章的“收款信息确定函”传真件 格式见后附件2 ，确定函要求注明“本传真件和原件2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度示的收款人信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供给商，现有现金付款、又有银行付款业务的，标准上，只要对方收款,就要出具收款据。退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。退汇重办业务按以下几个情况处理：1 、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；2 、企业采购 或劳务 业务经办人工作失误造成退

9、汇的，由责任人在退汇单上署名确定，并由经办人提供正确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人负担。3 、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人负担。4 、因银行间业务划转不成功或其它非企业可控原因造成正常电汇付款退汇的，由出纳员在第一时间2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度来人身份确定无误后，再办理付款手续来人身份确定程序同本制度第三条，1。1 ，在来人对所收承兑汇票验查无误后，开具收条 可由收款人在收条上注明“收据原件到后此收条自动转作附件”，并在收条上填写EmS特快专

10、递单号，注明“以收款方实际收到此特快件为开具收据之依据” ，签字盖手印，财务部经办人当收款人面将汇票装袋以EmS特快邮寄给收款单位。3 、如收款人不能上门收款，需以邮寄方法付款的 此方法存在很大风险，无特殊情况，财务一律不受理该付款方法 ，由采购业务经办人负责办理邮寄承兑汇票的财务登记手续，即在承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额署名确定，出纳员将需邮寄承兑汇票，当付款申请人面封好快递袋，并将EmS号填写在用款申请单申请人下方，再由付款申请人按收款单位传真的加盖财务公章的具体收件地址证实(证实2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度原始凭证标准上

11、一律不得更改、涂抹，错开的原始凭证要重新开具。对于原始凭证2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度第四条、财务部集中办理付款业务时间及付款时限要求：财务部受理现金、承兑汇票付款业务时间：每日早晨7：30至11：00,下午自上班起至15：00；银行付款业务受理时间：每日早晨8：30前受理需当日付款的“用款申请”，早晨8：30至15：00前受理次日付款的“用款申请”。因为工厂地理位臵的特殊性，车辆担心，财务部每日早晨派专员到银行办理付款业务，下午不办。详细的付款时限及责任划分以下：1 、对于经核准可支付并已传输到财务部出纳员处的“用款申请”及其它各类报

12、销及付款单据，如无问题的，出纳员应按本制度要求的付款手续按受理用款申请时间的前后办理付款：对于“用款申请”在当日要求时限2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度刁难报销人、收款人的，发觉一次处罚责任出纳员50元，给企业造成损失的还要按要求负担对应以济损失。5 、如因业务经办人提交用款申请及相关证实材料不立即、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产的，由业务经办人负责。6 、正常情况下，如已同意付款的“用款申请”，以实际签字核准日期计算，超出7日未交到财务部的，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请”，再次付款需重新提交“用款申请”，且原已签批

13、的“用款申请”要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请的附件。7 、对于已核准支付的“用款申请”，相关提交申请业务经办人要负责和收款人立即沟通其收款情况，对出现异常情况要立即和财务部沟通处理，确保企业各项经济业务正常进行。8 、全部传输到财务部的“用款申请”，均应进行单据传输统计登记。具体统计传输时间及所传单据信息，以明确责任，该传输统计不许可涂改。第五条、多种情况下采购 或劳务 业务发票的要求：一 、采购 或劳务 发票标准要求及处理：1、全部材料物资 含固定资产 采购业务标准上均应由供给商出具增值税专用发票 增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起90天2021-01-0

14、1药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度不然，财务不接收该业务的结算发票。特殊情况经财务确定总经理同意的除外。3、对于特殊情况下发票和实际业务2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度3 、假如所采购货物由物流企业托运的，还要有托运单，但托运单不能替代供货单位的发货单。二 、发票的取得时限管理要求：1、全部采购结算发票 含运费结算发票 应由该笔业务经办人员签字确定后，报送财务部。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供给商催收，并自所采购物资验收合格入库之日起30日2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收

15、劳务业务付款及发票取得管理制度事采购业务经办人工资，直至取得发票止。5、业务经办人对收到的供给商发票 不得预开票 ，要在收到发票的当日将发票及对应业务附件单据报送至财务部，并在财务部做单据传输统计登记，对收到的不合要求，财务不能接收的发票，由业务经办人填写快递单，财务部负责将发票寄回供给商 需作备查统计 ，并由业务经办人和供给商协调立即补票，时限为30天。凡因发票不合格，财务不接收而退票的，每笔业务处罚采购 或劳务 业务经办人10元。如因业务经办人个人原因造成已收到的供给商发票过认证期或丢失的，每笔业务发票金额在50000元以下的，对业务经办人处以100元罚款，金额在50000元以上的处以20

16、0元罚款，并由业务经办人负责在退票日或发觉日起30日2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度由往来会计负责查对并作查对情况备查统计。凡业务经办人未设置业务备查帐或帐目不清的，每次处罚20元，并在10日2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度务，如相互熟知情况并对来人确定的，可不需证实信，按正常付款手续办理。反之则需按财务要求出具对应的证实材料方可办理付款手续。5、各相关采购业务经办人，应按月份 以每个月20日价格为准 对自己分管的采购物资进行归类按不一样供给商分别列示供给价格，出具物资采购报价明细单，于

17、每个月25日前报财务部材料会计处。6 、设置采购备查帐：相关业务经办人应自采购 或劳务 协议生效之日起开始分供给商进行业务备查帐统计 注明供给商名称、电话、联络人 ，按业务发生时间前后次序、具体统计每一笔经济业务的采购计划单号、协议号、品名、规格、含量、协议数量、协议金额，到货时间、规格、含量、来料数量、入库数量、金额，付款时间、付款方法、付款金额、欠款金额及开票情况等，属工程劳务业务的，经办人要登记工程劳务名称、协议金额、付款金额及开具发票情况，方便和财务查对帐目之用。在供给商开票时,要求业务经手人和供给商查对无误 金额、数量、品名 才能开票，以免取得的发票和实际业务2021-01-01药业

18、有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度购计划、协议、价格、质量、数量及采购 工程劳务 业务完成时限、财务结算等全过程进行跟踪监督和审计。采购人员要自觉接收财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对相关人员提出降级、处罚、开除的处理提议，直至追究法律责任。11 、对经董事长同意的特殊业务，在规避企业风险的前提下，按董事长批复处理。第八条、本制度经董事长签字同意之日起实施第九条、本制度由财务部负责解释及修订2021年1月第一版，2021年1月第二次修订附件：附件1、“用款申请单”使用方法，附件2、收款信息确定函。*药

19、业有限企业财务部2021-01-01第17页共20页2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度附件1、“用款申请单”使用方法：1、企业对外支付多种业务款项时使用本单。本单由企业相关部门业务经办人在提出款项支付申请时开具。2、本单的开具：1 、本单“收款单位”的相关信息及申请付款金额、付款依据由企业相关业务用款申请人填写。2 、本单中“帐面应付款”相关信息由财务部往来会计填写。对本单包括到的业务收款单位，在业务经办人申请支付该单位款项时，均应将用款申请交往来会计核实和该单位业务往来的余额情况，并署名确定，如是新业务单位的要在帐面应付款中注明“无”。3 、经办人在本单“申请付款依据”栏填写时，按所附申请依据所属类型，在相对应的编号前方格2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度收款信息确定函*药业有限企业：请将款额元，大写：汇入我企业下列帐户：户名：开户行：帐号：贵企业将款项汇入上述帐户后，我企业将立即为贵企业出具收款收据。本传真件和原件企业 公章 年月日第19页共20页2021-01-01药业有限企业财务制度之采购货物、接收劳务业务付款及发票取得管理制度采购及付款业务步骤图：第20页共20页2021-01-01