档案公文数字化加工方案

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1、档案公文数字化加工方案昆明广聚信息咨询有限公司为企事业单位提供专业的档案数字化加工服务。引进资和信、TRS等国内先进的档案数字化管理和数据加工系统，充分发挥我公司经验丰的团队优势，为各级档案管理机构、政府机关、社会团体、信息中心、大中型企业提供完美的档案数字化解决方案。我们提供的服务有：档案整理、文档扫描、综合档案数字化工程及后续维护与加工服务。服务形式包括: 提供先进的加工软件与实施流程、委托加工服务、上门加工等。 面向各级档案馆的数字档案馆基础设施的建设：硬件、网络和集成方案，确定系统配置和应用平台；档案管理系统的开发：建立相关的规范、制度、标准和流程； 建立数字化加工系统：实现馆藏资源的

2、数字化； 建立安全保密体系：档案的权限控制、PKI系统的建立、数字签名、电子印章、数字水印数据加密技术的实现 提供信息服务、对档案进行开发利用：全文检索系统、各类查询手段，档案信息的编研和发布，用户的身份认证 实现其它系统的接口和数据转换：与其它系统接口，形成电子文件的自动归档，接收标准数据，形成可以永久保管的档案资源 政府机关档案数字化随着电子政务工作的开展和深化，面向机关政府的数字档案解决方案成为电子政务的重要组成部份。以前端控制、文档的自动收集和整理为核心的档案数据采集，以安全存储、开发利用为主的日常业务网络化的资源管理，集成多种安全技术、多种查询手段的信息服务是政府机关数字档案管理系统

3、的主要内容。企业档案数字化采用大量核心技术，针对门类繁多、专业分类复杂的企业档案进行有效的收集、整理、存储和管理，并通过分类检索、跨类检索、全文检索等手段实现网上信息服务，并通过网络达到宣传企业形象的目的。其中档案管理平台技术、多文件浏览技术、多媒体档案管理、数字签名、电子印章、工程模板、全文检索、OCR应用、和大量企业管理系统的接口和集成等方面都是我们建设企业数字档案馆的技术优势。1、档案管理系统的软件体系结构采用较流行的软件模型是Client/Server和Browser/Server，即客户机/服务器、浏览器/服务器结合的体系结构。2、汉字内码全面支持GB18030和UNICODE3、系

4、统支持大规模分布式结构，具有负载均衡处理和良好的并发处理能力,支持大用户量访问, 当用户访问量和数据量剧增时，系统仍有很快的响应速度4、系统支持对档案文件的扫描、识别、校对、审核一系列的数字化加工后自动录入到TBS全文信息库中。 5、对于类别、建档日期、机构、责任者等具有行业特点或各单位内部信息，允许用户自行定义，以适应本单位的需要。6、系统方便地阅读档案原文支持文本、图片、音视频等多种格式的电子文档，DAS系统提供图形文件浏览器，采用TBSImage控件来对图形进行放大、缩小、滚屏、自动翻页、局部考屏、打印、下载、文字识别（OCR）等操作。7、 进行字段、全文检索和复杂的表达式检索，支持中文

5、、西文、中西文混合全文检索；强大的全文检索支持任意次二次检索和跨库检索功能。数字化干部人事档案管理系统系统简介日常业务管理实现干部人事档案管理工作中对干部档案、材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能，主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核以及系统维护。 数字化档案采集系统数字化档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能.系统提供了目录整理、信息采集、数据审核三大功能，并利用现化代网络技术，实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷档案数字化采集系统。 数字化档案网上查阅系统数字化档案查阅系统，是以全省组织系统专用资源网为

6、网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。系统实现目标为了研制开发出一个真正贴近实际业务的企业档案管理系统，我们对工商管理部门的实际业务需求进行了详细调研分析。通过调研我们总结出，一套适合工商局实际工作需要的档案数字化管理系统，除计算机网络软硬件平台外，应用软件部分应包括工商档案管理软件、大容量存储管理系统、企业档案的电子化处理等部分。该系统要求达到以下目标企业档案资料的电子化处理。

7、将现有的企业档案资料分类扫描成图像文件，并进行科学的分类存储，建立相应的档案数据库，以便能快速、简便地查阅。要对每一档案都设定权限。从对档案的操作角度设定无权限、查看权、修改权，从浏览权限按原件内容的不同，设定查询人员是否可以查看、打印某些原件。系统要有高度严格的安全性及保密性。要满足工商企业管理部门对外查询服务需要，以及在Intranet /Internet网络上的需要（如：红盾网等）。提供通过局域网、广域网对工商档案条目信息的查询，甚至包括对原件的查阅，同时，针对查询的具体要求，还能限制档案页仅被查看，而不能打印或存盘。对于工商企业档案不断变化的特性，要能科学高效的进行管理。工商企业档案由

8、于企业变更、年检等方面原因，经常要发生变化，整个案卷处在一个动态的存在过程中。不仅如此，企业的吊销、注销等复杂的情况，也将影响整个企业档案的状态。这对于企业档案管理工作者来说是非常繁重的一项工作。针对以上工商部门的具体业务要求，天津津科软件开发有限公司研制开发的工商档案管理系统，由如下典型的功能系统组成。工商企业档案数据库管理系统大容量存储管理系统WEB档案原件检索显示系统系统的特点津科JI-130工商档案管理系统严格按照“功能强大、操作简单、界面美观”的设计宗旨，真正实现了网络化管理，是适应新时期工商企业档案管理现代化需求的软件。本系统主要包括企业档案管理、系统维护、用户查询三大部分。每一个

9、登录到系统的操作人员依据注册名称及登录密码可以进入权限限定的模块，执行事先限定的操作（不同的人员及登录密码可具有不同的操作权限）。对于所有的重要操作及信息都有特别防范措施并记录日志，系统具备数据备份与恢复功能，可以杜绝任何由误操作或恶意删除造成的数据损失。下面将JI-130工商档案管理系统主要特点描述如下：检索和查询统计系统采用智能模糊检索技术，对于用户提供的信息进行自动分析处理并采用最佳查询分析方案，确保在大数据量下的查询效率。系统为了方便用户的使用，同时提供了多种检索方式如：组合条件检索、快速检索、记录定位。其中，组合条件检索需要用户指定检索逻辑条件，需要的话还可以保存下来，以后可以直接从

10、主界面的检索条件列表中选取执行，系统将根据用户指定的条件找到符合条件的记录；快速检索的表现形式与用户平常使用的录入界面类似，只需要在相应的项目中输入要检索的内容即可完成检索；记录定位类似于windows的查找功能，可以帮助用户快速找到符合某条件的一条或多条记录。用户可以根据自己使用中需要的不同从这几种检索方式中灵活选择。另外，对于用户日常使用中的统计的要求，系统提供了文件综合情况统计报表、数值型项目比较统计报表、企业档案页数统计报表。用户可以根据自己的使用需要使用统计或打印功能。企业档案类型可灵活定义系统提供了灵活的档案类型定义、项目调整功能，用户可以根据自己的要求进行设置。本系统中，企业档案

11、的项目可以由用户自己定义。用户可以根据自己的要求增加、删除或修改项目。比如说，用户在使用中发现自己经常要用到的项目中有一项在系统中不存在，那么，通过结构定义功能，用户能很方便的把问题解决。在保证操作简便实用的前提下把最大的灵活性提供给用户，这是我们的一贯宗旨。数据安全性系统的安全性和保密性，对于企业档案资料的保存非常重要。需要对数据存储、备份、查询和打印采取严格的安全保密措施。为此我们在多个技术环节采用了有针对性的安全措施。在线运行：系统采用了RAID5容错的磁盘阵列技术，保证了系统正常运行，有较高的运行安全性。备份：系统有完善的光盘和磁带的备份和恢复功能，保证了数据的安全。利用光盘的不可改写

12、性，通过妥善保管好备份光盘的方法，保证了数据与原稿的一致性。图象文件在动态利用过程中的安全性：在被访问图像文件经加密转换后再保存，查阅时需要解密才能显示。每份档案的图像文件都设置有不同的密级，通过采用多级权限、用户身份证实管理、档案数据和原件信息分开存放、防火墙等安全控制措施，有效保证了系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。另外系统还提供了对阅读、下载和打印权限独立设置功能，使得用户只能浏览，而不能打印和下载。完备的事务处理机制：不管是对于原件数据还是对于数据库中的数据，系统完全采用了事务处理机制，确保了数据的完整性和正确性。在处理过程中一旦出现错误，系统将利用回滚恢复

13、到正确的状态下。权限管理机制为了保证系统的安全性和保密性，系统中引入了权限管理机制。系统将用户分为四种，包括超级用户、操作员、一般用户、企业用户。每一级别的用户，根据权限不同可进行数据库和电子原文的增、删、改操作，电子原件的调阅、打印等。对于一些关键性操作，系统将按照用户名记录日志。用户登录的时候，系统将根据用户名对用户身份进行智能识别，然后根据用户身份和权限构造应用集成环境。对于用户来说，他看到的工作环境与其他人可能不尽相同，个性化的设置使系统更具特色。图像处理对扫描后的电子文件（图像）进行处理是在工商档案管理系统中最常遇到的，如何在这一环节上保证处理效率，不带来瓶颈，从而使系统的负载平衡，

14、效率达到最佳，也是我们需要解决的问题。对此，津科公司也有自己的专有图像处理系统进行处理，该系统平滑的挂接到我们的工商档案管理系统中。对于工商档案管理系统来说，整个系统有成千上万幅档案图像，图像压缩比是系统成败的关键之一。图像扫描有黑白、灰度、彩色三种模式，图像压缩分为有损压缩和无损压缩两类。图像的存储格式有许多种，压缩比较高的有TIFF、JPEG、GIF等。而TIFF可以支持多层存储格式，是目前公认的实现电子档案存储管理的格式，我们采用了TIFF标准格式同自主图象处理算法相结合的关键技术，确保了数据压缩的高效性和图像数据的可交换性。在此基础上，对图像进行再次的压缩和变长加密，使数据的冗余程度达

15、到最小并确保数据安全。原件的查询原件的查询是用户在使用本系统中最常用到的功能之一，为了使用户操作系统更加方便，我们特别处理了图像预览功能，用户在查询原件的时候，能够从繁杂的原件页中快速的找到想要查看的原件。同时整个企业的电子原件，由于一些页具有保密特性，因此系统设置了对页一级的权限设置，包括是否有查看权，是否有打印权限等，从而限制了这些页的显示和打印过程。数字档案馆图书馆Aware综合档案管理系统将以专业的、易用的资讯管理平台对档案资讯资料进行统一集中管理，使各级单位、行业内的业务部门和档案部门之间实现数位（电子）档案资讯自动归档和共用，能及时方便地查询利用有关档案资讯。方便地使用各种电子文档

16、(支援255种文档格式)，与OA系统无缝隙连接，可以线上编辑、流览文档，编辑时独占功能，确保版本唯一。清晰的目录结构，便于文档的归档和查询。依照企业组织架构为主树目录，提供视觉化的树状流览方式。完整的文档许可权管理 针对电子文档目录可以对单个用户或者群组设置访问许可权； 针对档可以设置共用、不共用、私有许可权。实用的模版功能 完善的工作流程确保档案的正确性。个性化定制的文档流转、传阅、审批功能 直接进行回复（同意、拟同意和不同意）并可以填写相关的说明，支援多级审批。强大灵活的文档检索功能 通过标题、关键字、作者等索引资讯进行文档的检索； 通过全文检索引擎，对文档的内容进行全文检索。与高速扫描器

17、紧密结合，实现传统文档电子化高速档扫描，最快处理传统档资料；处理后的文档直接批量的导入Aware文档管理系统；通过强大的OCR引擎，能够对处理后的文档进行全文检索。档案数字化加工以纸张等非数字化介质为载体的档案信息资料长期以来多数以实物的形式存放在档案馆中，这在档案管理和档案利用中带来巨大难题：一方面，实物档案资料的存储异常困难，而且随着档案资料数量的增大，安全存储这些实物档案要耗费大量的人力、物力和财力；另一方面，档案资料的实物形式限制了其流通效率，使得这些档案得不到有效利用。 针对档案馆目前存在大量纸质文档资料的现状，结合档案馆对档案资料快速便捷的应用需求，通过档案数字化加工系统来完成档案

18、采集，并通过档案系统实现档案管理和档案利用，主要体现在以下三个方面： * 档案采集的主要任务是对馆藏档案进行数字化加工，针对纸质档案、多媒体档案进行数字化处理和转换，完成馆藏档案的数字化； * 档案管理的主要任务是通过建立海量存储备份、灾难恢复系统和系统安全解决方案，制定相应的安全策略，以保障档案资源的原始性、安全性、可靠性和可用性； * 档案利用通过整合档案资源信息，以网站的方式提供各个用户群的档案原文级查询。 最终效果是：一，实现了对档案馆范围内重要档案资料的数字化管理，通过先进的查询手段提供了高速、跨库的多媒体信息存取服务；二，便于在一个可扩展的政府网络应用系统上采集、处理、海量存储、归

19、档、组织、发布、利用和管理各种多媒体信息，提高了档案利用率；最后，实现办公自动化系统和档案系统的无缝衔接，使先前静止的文档资料在应用中增值。数字档案馆系统解决方案档案系统是数据归档的单位，数据十分复杂，各种形式的档案都保存在档案系统中，对于档案馆元数据分类和元数据标准设计根据归档情况来设计。数据共享系统是一个功能完备的异构数据共享系统，在企业内部局域网范围内能够方便快捷地实现数据的传输；在安装客户端的条件下，通过拨号上网或者其他上网方式上网，接通企业局域网，同样能够实现数据的远程访问、共享。同时该系统还提供了数据安全管理机制，通过设置用户与用户组、用户权限，从而保证数据只有授权的用户才能够阅读

20、、修改、下载。系统还设置了履历文件管理体系，能够记录数据/用户的登录情况，掌握系统的详细工作情况，为日后的统计、调查分析服务。系统对数据的管理是分布式的，它并不要求在企业内部先集中数据，然后对数据进行管理与共享，否则，必将耗用巨大的人力与物力，做许多重复的工作。在该系统环境下，各部门，甚至每一个档案的数据仍归各部门/负责档案人管理，每一位普通员工、行政助理、部门经理等只要求按照档案内部的各项经营管理制度与程序管理档案。数字档案馆系统 随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源，而档案是信息资源的重要组成部分。为了充分发挥档案资源的价值，必须要解决好档案的收集、保存

21、和利用的问题，特别是当今时代，人类社会产生的信息量呈爆炸性的增长，档案数量的增长也大大超越了历史上的任何时代，档案的载体向数字化发展，这就要求档案工作必须要采用新的技术和手段，提高管理水平，以适应社会发展的需要，管理好档案，为社会准确而快速地提供各类档案信息，实现档案信息资源共享。一、档案管理现状分析 档案工作包括档案收集、档案整理、档案保存、档案利用等内容。传统方式的档案管理工作完全采用手工方式。以手工检索为中心的著录卡片、目录等，不仅在编制阶段大量占用工作时间，检索过程也非常繁琐。另外，为了保护档案，大中型档案馆都编制了“二套档案”，造成保管费用高涨，大量复制文件的出现又给档案管理带来新的

22、安全问题，更与档案管理的严肃性相抵触。而手工的档案查询方式，信息获取和传递速度的缓慢。更由于档案受到长期的翻阅，对档案特别是历史重要档案造成了非常严重的破坏性毁损。受一些历史和政治原因的影响，档案工作在很长一段时间内显得十分地神秘，更加造成了档案工作的封闭、落后。对档案馆来说，目前有几个问题急需解决： 1、对年代久远的老档案的抢救：档案馆成立至今已保存有大量珍贵的老档案，这些档案由于保存年代较为久远以及保存条件差、使用频率高等原因已经开始损坏，如何抢救这些珍贵的历史档案已经成为档案馆迫在眉睫的问题。 2、档案的高效利用：正如我们前面分析的，由于传统的档案管理、查询及利用方式的落后，查找和提供利

23、用档案的速度较慢且准确率低。这显然不能满足社会的需要，尤其是现在要求信息的获取应快速高效，手工处理方式已经严重影响了档案馆业务的开展。 3、档案管理成本的增加：档案管理的成本问题一直是制约档案馆业务开展的一个问题，由于人为损坏造成的高额修复成本,传统的纸质档案和采用缩微存储等管理方式都不可避免的造成成本的高居不下。公司经过长期调研和深入实践，参照中华人民共和国档案法、档案著录规则等标准，根据以往实施档案电子化项目的经验，分析总结档案管理部门的工作特点及相关工作细则，设计开发出这套档案数字化管理系统。基于我们对档案管理业务的深入了解，和对档案管理部门现藏档案实际情况的详细调查，联合隶属于国家档案局档案科学技术研究所的北京世纪科怡科技发展有限公司首次提出了档案数字化解决方案，开发的档案信息管理系统涵盖业务流程上文书处理过程：收文、发文、内部文件登记、处理、分发、传阅、催办等；以及档案管理过程：档案收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用工作等。它具有以下特点和功能：1.客户机/服务器结构2.开放的系统结构3.严格的安全管理4.强大的电子文件管理和编辑功能5.自带扫描仪、数字照相机接口6.方便与二级单位的联系和统一管理7.强大的Web功能