秘书办事的工作

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1、这种最新的变化对我们应当是有用的信息反映的是外部客观世界的变化这种变化是最新的信息反映的是外部客观世界 普查抽样调查典型调查专题调查综合调查对比调查抽样调查民意调查专家调查统计调查比较研究对比比较综合比较是一种简单的比较，可以采取主要以时间为线索的纵向比较，也可以采取主要以空间为线索的横向比较是简单比较的汇总，是更系统化的比较研究 调研计划内容调研的目的和要求调研的项目调研所采取的方法调研的组织分工具体实施步骤必要的表格与问卷调研要求与注意事项调研的对象设计问卷时问题项要精练，不宜过多。最好要求被调查者做“是”或“否”的选择回答，或者是在几项中选择做答。这是封闭或半封闭式的问题。最好不采取要被

2、调查者组织语言的提问，这是开放式的问题，不便于问卷的统计归纳。表格的填写项目内容要有公认称法或约定俗成的称法。表格内容要精当，预留的填写格空间要合适，位置恰当遵守有关法律、法规和制度严守有关保密纪律对调查材料的取舍、审定、核对和证实利用科学准确的研究方法，对调研内容进行研究分析统计确定研究结果分类整理，将初级信息通过技术手段转化为高层次信息 短平快是指文字简洁，文章短是指内容平实、真实、实在，有价值、“含金量”高是指反映情况要及时简报的格式报头正文报尾内容包括简报名称；编号；编发单位名称；印发日期，在报头左上方加印“内部刊物，注意保存”不刻意设计版面。每项内容都是标题、简要报道和提供信息的单位

3、或信息出处三部分简报尾页下方，两条平行线内注明本期的发送单位名称或个人姓名；下线下右侧注明总印发份数 将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框，尽量留宽余些在划定内容的空白处标明内容出处，包括所载报刊名将内容复印A4纸上如所选内容版面较小，可以先用单面纸复印要利用放大和缩小复印功能，使复制内容字号大体一致根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的在剪贴簿的封页和脊部做好必要的标签顺序插入要留存的资料并一一编注剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便摘要卡的内容所摘文献的出处文献出版社、期刊号页码分类和编号摘要内容摘录人和备注名片的使用过程名片的收集名片的保存名片的加工整理名片的利用要加以分类留存要一新片换替

4、旧片或针对某张名片添注新信息于身旁的东西”。薪酬管理建立明确的报酬制度，报酬对岗不对人建立岗位评估，为办公室内部的报酬均衡提供依据 做好资产登记定时定人负责维护保养科学合理地使用对设备的管理办公的形式封闭式办公一两名秘书在一间办公室开放式办公若干秘书同在一间办公室 注意事项注意培养秘书人员宽容开朗的性格形成秘书间的合作精神和团队精神保持办公室健康文明的氛围 注意事项替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司错打电话，错播号码都要说对不起先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名通后，先确认对方，然后报出自己的单位、姓名谈工作前，先明确对方是否有时间，是否方便谈此项事宜通完话，

5、不必急于挂机，对方身份高时对方先挂机不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由 找人接电话要问清对方姓名或单位接听电话说：“您好，这里是公司部门”铃响两三声之间是接听电话的最佳时机对错打的电话，态度也要和蔼客气 接谈后事情能够落实，或有进展。工作中，对无约来客，要本着热情为人的态度。咨询性的、不必花费太多时间的事，尽量办理好并告之电话约定；一时办不完，要按程序登记秘书在接待中要有意识地示意对方，来访面谈要事先有约可以约见秘书，也可能约见领导、或其他什么有关部门一般应该走在客人左前方数步将办公桌上的文书收拾好再离开无人服务电梯先进后出,有人服务电梯后进后

6、出进出门时，主动为客人开门,走旋转门时，不要与客人同走一扇来客引见介绍的注意事项站立介绍，尽量不要背对任何一位引见介绍完，稍事服务微笑退出，走时面向室内关门细心地记住别人介绍给你的每一位引见介绍顺序是被尊敬、被照顾的一方应先知道自己见到的是谁礼貌地以手示帮助介绍,手臂向被介绍者微伸，手心向上介绍被介绍人的单位职务尽量简明秘书在具体接待中应注意的事项认真做好接待记录，对每一位来客的事项应有妥当的交待态度和蔼、诚恳、接谈认真负责，介绍情况实在、有分寸随时准备放下手头工作，热情接待来客不因个人感情影响对来客的礼仪和态度陪同中不主谈，不问不谈不可在本单位领导面前向上级领导评价本单位工作特殊情况需要秘书

7、汇报情况的，要实事求是。在听取指示时要认真记录秘书负责最初的礼节性接待和会晤服务，是否陪同则由单位领导决定对方是领导应领导接待,领导不在可由秘书接待接待热情，注意联络感情对接待中涉及的问题，秘书不擅自做主，明确表示要汇报给领导才能决定一般情况应主要由秘书接待、接谈工作属其他职能部门的做好介绍转办工作属于自己职权范围能回答的，要尽量解决。难以解决的问题，要请示给领导对不清楚的问题不擅自做答接待原则按国家或地方单位统一的政策、方针、法规、标准、业务要求等办理接待对来宾要平等对待；尊重是互相的，随俗也是互相的遵守重礼仪讲实效的原则尤其要遵守保密的原则 公章的分类圆形椭圆形或方形国内公章，规格有明确规

8、定国际公章印文用中文宋体或简体，自左向右环行或自左至右横行，一般用全称一般是外文居右上方，中文居左下方，且须用繁体字标题上款正文落款在第一行中间冠以“证明信”或“证明书”，或写明“关于同志情况的证明顶格写上需要证明的单位名称，之后加冒号另起一行空两格写明被证明事项的全部事实。写完后，另起一行空两格写特此证明在正文右下方署上证明单位名称，并加盖公章或私章，否则证明无效标题正文结尾落款写“聘书”或写“聘请书”写聘请谁，担任什么职务，什么时间到任在正文的最后，另起一行，空两格写“此聘”二字，后边不加标点符号在正文的下方或偏右下方，写聘请单位全名，并加盖公章包括具体事项发生的时间、地点、原因、主要过程

9、、涉及部门与人员及结果标题正文拟写要求单位名称加年份再加文种写大事记要朴实简明准确搞清意图注意保密准确迅速资产负债表的作用反映企业在某一特定日期所拥有资产反映企业在某一日期所承担的债务反映企业的偿债能力反映企业某日投资者在企业中的权益反映企业的财务状况变动趋势附表的形式利润分配表商品销售明细表利润分配表是反映企业利润分配情况和年末分配利润情况的会计报表商品销售明细表是反映企业商品销售利润的明细情况损益表的作用利用损益表可以评价一个企业的经营成果和盈利能力，为预测企业的盈利趋势提供重要资料反映企业在一定会计期间内所有的收入与所有费用，并计算出报告期的利润或亏损财务变动表的作用反映企业一定时期财务

10、状况变动全貌反映企业营运资金变化的内在原因反映流动资产和流动负债的结构变化沟通了资产负债表与损益表当地工商行政管理机关核发的企业法人执照中央或地方编制委员会、人事、民政等部门的批文军队军以上、武警总队财务部门的开户证明驻地有权部门对外地常设机构的批文单位对附设机构同意开户的证明个人的居民身份证和户口簿承包双方签订的承包协议借款合同或借款借据基本存款账户的存款人同意其附属的非独立核算单位开户证明申请人需出具的文件当地工商行政管理机关核发的临时执照当地有权部门同意设立外来临时机构的批件申请人需出具的文件经有权部门批准立项的文件国家有关文件的规定申请人需出具的文件票据丧失挂失止付公示催告普通诉讼指失

11、票人将丧失票据的情况通知付款人，由接受通知的付款人审查后暂停支付的一种方式指丧失票据的失票人直接向人民法院提起民事诉讼，要求法院送信给付款人，并要求其支付票据金额的活动指在票据丧失后由失票人向人民法院提出申请，请求人民法院以公告方式宣告所丧失的票据为无效票据的法律制度签发支票必须记载事项无条件支付的委托出票日期付款人名称确定的金额出票人签章表明“支票”的字样签发银行汇票记载事项表明“银行汇票”出票金额出票人签章出票日期收款人名称无条件支付的承诺付款人名称止付。收款人收到银行汇票时，应审查全部事项对银行汇票审查无误后，应在出票金额以内，根据实际需要的款项办理结算持票人超过期限向代理付款银行提取付

12、款不获付款的，必须在票据权利时效内向出票银行作出说明持票人向银行提取付款时，必须同时提交银行汇票和解讫通知，缺少任何一联，银行都将不予受理计算机在日常使用中的维护防范病毒，避免破坏办公文件定期运用Windows中的系统维护功能防范病毒，避免破坏办公文件防范病毒，避免破坏办公文件经常性保养定期检查和维护消耗材料和易损件的更换与补充包括清除感光版、电极丝、屏蔽罩等易污染部位的污垢，对其进行吹拂或擦拭主要是做好机件的全面清洁、润滑、调整以及更换易损件和失效的零部件等工作包括感光鼓的更换、墨粉的补充、复印纸的补充注意的事项在开机前，首先将各线路接通录制前，将录制源节目在电视画面调节清晰后再开机录制后的磁带要妥善保管将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数拨通对方电话，听到回答信号后，这时可按下启动键开始发送，放下话筒接收方接到发送方的电话，通话后便可放下话筒按下启动键，开始接收放入记录纸，将纸拉出至超出绿色带约5cm。装上侧板，盖好上盖把记录纸侧板调到适合记录纸幅宽的位置，取出侧板打开传真机的上盖Ctrl+键为添加横线键。行计算结果。如果进行列计算，定义“块”数据后，点击“列求和”即可。即可，见表6-21所示。定要按照规定使用六角括号，即“”。