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1、文献目录条目页码目1合用范围1参照文献1定义2职责2程序24附则4附件58修订履历版本日期修订状况编制审核同意A/0/10/31初次公布1 目实现企业人事档案制度化、规范化、科学化管理，维护人事档案材料真实和完整，防止档案丢失、损坏、遗漏，便于有关人事档案借阅和使用。2 合用范围本制度合用于四川上美商业管理有限企业全体员工。3 参照文献无。4 定义员工人事档案：员工自入职之日起，企业为其建立包括入职、转正、考核、岗位调动、职级变动、薪资调整、培训、奖惩、离职、劳动协议、有关协议等各项资料集合。5 职责：5.1 人力资源部负责企业员工人事档案建立、搜集、审核、更新、归档、借阅、销毁等工作。5.2
2、 企业全体员工有义务提供个人档案管理所需材料，并保证其真实性和有效性。6 程序6.1 档案分类6.1.1 入职档案：个人简历、应聘登记表、面试评估表、笔试试卷、健康证明、身份证复印件、学历证复印件、有关资格证书复印件、户口本复印件（户主及本人页面）、录取审批表、人力成本表、劳动协议、应届毕业生就业协议、实习协议、保密协议等。6.1.2 薪酬考核档案：试用期考核表、试用期总结表、季度或年度考核登记表、薪资调整申请表或审批表、绩效考核表、考核面谈表等。6.1.3 培训档案：新员工入职培训、专业培训、外派培训、培训登记表、培训考核表、培训登记表、效果评估反馈表等。6.1.4 职务异动档案：平级调动、
3、晋级、降级登记表和审批表。6.1.5 离职档案：离职申请、离职工作交接单、离职面谈、离职证明存根等。6.1.6 其他档案：员工奖惩记录、各类补充协议等。6.2 档案归档与信息核算6.2.1 档案入档一般流程(1) 对新入档材料进行鉴别，判断与否符合归档规定，有关信息与否真实完整。(2) 按照材料属性、内容，确定其归档详细位置。(3) 在人事档案表上补登该材料入档记录，并最终归档。(4) 在电子版人事档案索引表中同步更新入档信息。6.2.2 档案初次建立(1) 员工正式入职后，档案管理员须在员工录取审批表审批通过后7个工作日内，将员工入职有关资料搜集、整顿完毕并单独寄存入新档案袋，同步建立员工人
4、事档案表（详见附件一【上美人事档案表】）并对其进行编号。(2) 初次建档时，须对员工个人信息进行仔细核算，并查核有关学历证明、资格证书证明真实性，保证员工各项档案信息完整性和有效性。6.2.3 归档规定和规范(1) 归档形式 纸质归档：人事档案原始资料以纸质形式存档，且必须使用碳素、蓝黑墨水笔书写，严禁使用圆珠笔或铅笔。 电子版归档：电子版文档用于记录员工各项档案资料类目、存档日期、存档状况等，需根据归档状况及时更新和补充，以便索引查询。(2) 编号规则 每个员工档案分派唯一档案编号，编号格式为四位数，从“1”开始，如0001、0002，依次排序。 同一员工纸质档案和电子档案记录编号须保持一致
5、。 离职工工档案编号不可重新使用。(3) 存档位置规定 每个员工档案分设一卷，资料独立装袋，每个部门分设一档。 卷内文献材料应依其形成规律或特点，保持文献之间亲密联络并进行系统排列，密不可分文献材料应排列在一起。6.2.4 双重管理人员档案管理(1) 企业经理级人员或者受集团有关部门双重管理人员，其档案管理参照集团有关人事管理措施及本制度管理措施执行。(2) 岗位编制在我司双重管理人员，人力资源部仍需建立并备份员工档案资料原件或复印件，以备查询及跟进员工信息动态。6.2.5 档案检查(1) 突发事件之后，或发现可疑状况，须对档案进行检查与核算；(2) 对于存档时限较久文档，应定期进行检查，对其
6、破损状况采用补救措施。6.3 档案调动和借阅6.3.1 人事档案调动在集团内部，发生跨子企业之间人员调动，应由所在企业人力资源部和接受企业人力资源部进行档案交接。6.3.2 人事档案查阅权和知悉权(1) 企业总经理、副总经理、总经理助理等高层领导，人力资源部经理、档案管理员及集团行政人力中心、集团高层领导具有对企业全体员工档案查阅权和知悉权。(2) 部门负责人具有对本部门员工档案查阅权和知悉权。(3) 其他部门人员因工作原因，需要调阅人事档案，须提交有关申请。6.3.3 人事档案调阅流程(1) 档案调阅人员应提交人事档案调阅申请（详见附件二【人事档案调阅申请表】），经人力资源部经理或总经理审批
7、后实行调阅。(2) 档案调阅人员偿还档案时，档案管理员必须当面查清，并填写人事档案调阅状况登记表（详见附件三【人事档案调阅状况登记表】），如有损坏和遗失应及时追查。(3) 调阅人员应爱惜档案，保证档案整洁、安全，不得私自涂改、翻印、抄录或损坏，更不得转借他人。6.4 档案管理期限及销毁6.4.1 在职工工档案自入职之日起建立并持续维护，职工级和主管级员工档案自解除劳动协议之日起保留3年，经理级员工档案自解除劳动协议之日起保留5年，超过年限后按照规定进行销毁。6.4.2 档案销毁(1) 档案管理员将须销毁档案登记造册，呈送总经理审批后销毁。(2) 文献销毁可采用碎纸机粉碎或直接焚烧方式，销毁文献
8、须登记造册，以备查考。(3) 档案销毁时，必须由企业指派专人与档案管理员同步在场进行监督，防止资料外泄。6.5 档案保密6.5.1 档案管理员必须按照制度规范进行档案管理，防止档案资料遗漏、损坏或信息外泄。6.5.2 档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。7 附则7.1 本制度经总经理办公会讨论通报董事会审批，自公布之日起生效。7.2 本制度由人力资源部负责解释及修订，未尽事宜参照企业有关制度执行或另行补充。8 附件8.1 附件一：上美人事档案表8.2 附件二：人事档案调阅申请表8.3 附件三：人事档案调阅状况登记表8.4 附件四：人事档案管理流程图附件一：上美人事档案表上
9、美人事档案表 编号：基本资料姓 名性 别出生年月民 族籍 贯户口所在地政治面貌婚姻状况已婚 未婚身份证号码联络方式邮 箱现详细住址备 注教育经历最高学历毕业院校专 业毕业时间参与工作时间职 称资格证书个人专长备 注入司状况工号所属部门担任职务入职时间转正时间档案所在地协议签订初次签订开始时间到期时间续 签岗位调动日期：原部门/岗位新部门/岗位日期：原部门/岗位新部门/岗位日期：原部门/岗位新部门/岗位备 注档案所含资料文献名称文献数量文献名称文献数量文献名称文献数量应聘登记表学历证复印件劳动协议书面试评估表户口本复印件保密协议录取审批表身份证复印件健康证明人力成本表职称复印件岗位调动审批表转正审批表资格证书复印件工资变更审批表备 注 存档人： 存档日期：附件二：人事档案调阅申请表人事档案调阅申请表档案类别文献名称调阅部门调阅用途调阅期限自 年 月 日 起 至 年 月 日 合计 天 调阅人签字档案管理员签字部门负责人意见人力资源部意见总经理意见附件三：人事档案调阅状况登记表档案调阅状况登记表档案编号文献名称调出日期调阅人偿还日期偿还人经手人备注 附件四：人事档案管理流程图
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