力同物资管理制度

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1、-精品word文档 值得下载 值得拥有-物资财产管理标准第一节物资财产管理的原则与要求一、物资管理的原则1.服务原则即要准备好品种规格齐全、数量充足、质地优良的财产物资，保证单位正常生产经营活动的需求，要全心全意地为各部门服务。2.效益原则在保证单位正常工作需要的前提下，充分发挥财产物资设备的投资效益。在财产物资的购置、验收、使用、维护、报废的全过程中，要加强计划管理、经济管理和技术管理，使财产物资在使用寿命周期中充分地发挥效益。3.统一领导、分部分级管理和使用相结合的原则各个单位应有一个行政领导分管财产物资管理工作，实行物资管理部门和财务部门、使用部门相结合的财产物资管理体制。4.财产物资管

2、理制度化的原则财产物资管理应有利于单位工作、有利于管理、有利于调动员工积极性，并按照责任制、供应业务制和经营管理制三个部分，制定切合单位实际的财产物资分类、管理目录和编号，作为财产物资管理的规范。5.供应、使用、节约一起抓的原则认真地贯彻勤俭节约、勤俭办事的方针，结合单位实际，将供、用、节约的管理结合起来，充分发掘现有物资的潜力，并提倡自己研制企业新型的后勤设备和修旧利废，不断地扩大财产物资的供应能力。二、行政经费管理的原则1.合理原则行政经费管理要合理安排资金，及时供应，保证需要。要在有限的财力下，正确处理财务支收活动中所体现的各种经济关系，做到重点突出、协调发展，把有限的资金用到最需要的地

3、方，充分发挥效用，保证事业任务的完成。2.节约的原则节约预算经费，首先要抓好行政性费用的节约，减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。相反，在尽可能的情况下，还要逐年增加业务经费的支出，使其能满足事业发展的需要。节约业务费的办法主要是提高资金使用效益，即在同样多的财力下，通过科学合理的运筹，争取办更多的事情，取得更大的业务成果。3.监督原则监督主要是对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监督，保证和支持正常的财务活动的展开。开展经费监督应从编制预算开始，对整个资金活动，严格按程序进行管理，健全和完善各个环节的财务管理制度，做到办事有计划，拨款有预算，收支有标准，信息有反馈，分析有资料，监督有要求

4、，处理问题有结果。三、物资财产管理的要求1.讲求效率，保证需要物资财产管理工作的出发点和归宿点，必须放在保证工作需要上面。在财产物资的建造、购置中，一定要根据实际工作需要和现实的财政状况，尽可能选用先进、实用、经济的技术装备，不断充实和改善办公的物质条件。2.健全制度，加强领导加强对物资财产管理的领导工作，就必须建立管理机构，配备专职人员，完善规章制度，以保证物资财产管理工作落到实处。财务会计部门、物资财产管理部门和使用部门要明确分工，各司其职，各负其责。要按照权责统一和奖优罚劣的原则，建立、健全各项物资财产管理制度和奖惩制度，赋予物资财产管理、使用部门权力并加大其责任，对履行职责好的表彰奖励

5、，对履行职责差的批评惩罚。3.账目清楚，物账相符为了有效地进行管理，防止出现混乱状况，物资财产管理部门、使用部门和财务部门，必须采取科学、合理的管理方法，设置账卡，定期地或不定期地对财产物资的种类、名称、规格、数量、性能、用途、存放地点、使用管理人员以及账进、调出、调入、报废、清理等增减变动情况，进行清点和记载。若发现问题，及时查明原因，妥善处理，真正做到账卡相符、账物相符、账据相符。4.厉行节约，物尽其用在物资财产的购置、建造和使用过程中，一定要大力提倡节约使用，综合利用，修旧利废，物尽其用，充分发挥财产物资的最大作用，尽量节省经费开支和物资财产，反对铺张浪费的不良作风。四、物资财产管理的要

6、点1.计划管理计划管理即对物资财产计划的编制、制度、政策、原则方法等方面加强管理。2.材料管理材料管理主要是加强对材料的验收入库、材料的保管、发放、储备以及材料的盘点等方面工作的管理。3.资产管理资产管理，即进一步改进对企业资产的管理方式、方法、程序、交接制度、计价标准、折旧赔偿办法的管理工作。4.技术管理技术管理，也就是加强以物资财产的编目、选择和使用技术，对设备的维护、检查和修理以及设备的更新与改造等方面加强管理。第二节物资财产范围与分类物资财产管理是对单位物资财产的计划、采购、保管、发放、更新和核算等管理工作的总和；而物资财产，是指固定资产、材料和低值易耗品的总称。一、固定资产固定资产，

7、是指价值较大、使用时间较长和在使用中能保持其原本存在的实物形态的物质资料、各种设施、设备。按规定，单位价值在100元以上，使用年限在一年以上的，都属固定资产；单价不足100元，但使用年限在一年以上的物资设备，如椅凳、图书等也应列入固定资产。固定资产包括仪器、机械设备、专用设备、办公用具、交通运输工具、图书资料以及招待所、宾馆房内设备等种类。1.固定资产的范围企业固定资产是以实物的最低单价和耐用年限两方面确定的。属于固定资产的有：(1)一般设备其单价在50元以上，耐用时间在一年以上的，都属于固定资产；单价虽不满50元，但耐用时间在一年以上的大批同类财产，也属于固定资产。(2)专用设备凡使用年限在

8、一年以上，单价在100200元的，或低于100元的大量同类专用设备，都属于固定资产。(3)图书不受金额限制，均列为固定资产。(4)其他符合固定资产标准的财产基本建设是在建中的固定资产，但基建竣工后，经验收合格交付使用，这时就叫固定资产。即是说，没有建设成功和交付使用叫基本建设，已经建设成功叫固定资产，如建设成功尚未投入使用叫未用的固定资产。2.固定资产的分类各级主管部门可以根据部门的具体情况，具体规定各类固定资产目录。现将固定资产划分为八类：(1)房屋和建筑物房屋和建筑物，是指产权属于单位的所有房屋和建筑物，包括办公室(楼)、会堂、宿舍、食堂、车库、仓库、油库、档案馆、活动室、锅炉房、烟囱、水

9、塔、水井、围墙等及其附属的水、电、煤气、取暖、卫生等设施。(2)一般办公设备一般办公设备，指单位常用的办公与事务方面的设备，如办公桌、椅、凳、橱、架、沙发、取暖和降温设备、会议室设备、家具用具等。一般设备属于通用的，饮具炊具、装饰品等也列为一般设备类之内。(3)专用设备专用设备，是指属于单位所有专门用于某项工作的设备。包括：文体活动设备，录音录像设备、放映摄像设备、打字电传设备、电话电报通信设备、舞台与灯光设备、档案馆的专用设备，以及办公现代化微电脑设备等。凡是有专用于某一项工作的工具器械等，均应列为专用设备。(4)运输设备运输设备，是指行政部门使用的各种交通运输工具，包括轿车、吉普、摩托车、

10、面包车、客车、轮船、运输汽车、三轮卡车、人力拖车、板车、自行车和小轮车等。(5)机械设备机械设备，主要是行政部门用于自身维修的机床、动力机、工具等和备用的发电机等，以及计仪器、检测仪器和医院的医疗器械设备。(6)文物和陈列品文物和陈列品，是指博物馆、展览馆等文化事业单位的各种文物和陈列品。例如，古玩、字画、纪念物品等。有些单位行政部门内部设有展览室、陈列室，凡有上述物品的也属于文物和陈列品。(7)图书图书，是指专业图书馆、文化馆的图书和单位的业务书籍。单位内部的图书资料室、档案馆所有的各种图书，包括政治、业务、文艺等书籍，均属国家财产。(8)其他固定资产其他固定资产，是指以上各类未包括的固定资

11、产。主管部门可根据具体情况适当划分，也可将以上各类适当划细，增加种类。二、材料材料指使用以后就消耗掉或逐渐消耗提而不能复原的物质资料。它和固定资产的区别在于这类物资的使用时间较短，且在使用一次后就丧失其原有价值，或把其价值转移到新的物质实体中去。材料包括燃料、修理备用件、原材料、医用药品等种类。三、低值易耗品低值易耗品指单位价值在规定的起点以下，使用时间在一年以上的物品，或单位价值在规定标准以上，使用年限在一年以下的物品。低值易耗品包括办公文具、低值仪器、仪表、工具、劳保用品、文娱体育用品、清洁卫生用品等种类。第三节固定资产的管理固定资产的管理是物资财产管理中的重要工作，因为固定资产管理比较复

12、杂，所以要做好这项工作需要一定知识、能力和方法。一、固定资产的使用管理方法1.固定资产的编号为了便于登记和保管，应由财产管理部门根据固定资产的分类，结合本系统单位的实际情况，制定适合于本系统的固定资产目录，对每件固定资产进行编号，予以标记，实行管理。固定资产的编号，一般采取二节编号法。两节各用两位数字，各数字代表不同的类别和编号。第一节用两位数表示，其中第一位数表示“类”，如第一类为“房屋建筑物”就用“1”表示，第二类为“专用设备”就用“2”表示，依此类推；第二位数表示“项”，如对“房屋建筑物”类中的第一项房屋就用“11”表示，第二项建筑物就用“12”表示。如果项目多，两位数不够应用，也可以增

13、加数字的位数。第二节也用两位数字来表示，其中第一位数表示“固定资产名称”，如房屋项目的“办公室”用“1”表示，宿舍楼用“2”表示，等等。第二节中的第二位数表示该项目的固定资产在单位内的顺序，如第一幢宿舍楼用“21”表示，第二幢宿舍楼用“22”表示，依此类推。把这两节的四位数字连接在一起加以标记，即是固定资产的目录编号。如果两位数字不够用，前后两节均可增加数字位数。根据二节编号法，假设编号如下：表1-1固定资产的编号2.固定资产的领用、调出(1)固定资产的领用领用固定资产，应由使用部门主管人员和经办人员填制财产物资领用单，向财产管理部门申请领用；经单位领导人批准后，财产管理部门凭此发放财产物资，

14、并在财产物资领用单上注明实发数量和财产编号，同时作财产分布记录。财产物资领用单格式如下：表1-2财产物资领用单领用部门： 年 月 编号第 号 (2)固定资产的调出由于工作任务和计划变更，或者因为采购计划不同，或者因机构缩小和人员减少，可能使一部分固定资产闲置不用。对于闲置不用的固定资产，必须从整体利益出发，向上级主管部门主动提出调拨。凡调出固定资产，应凭上级签发的固定资产调拨单办理调拨手续。但是调出固定资产，不论无偿或有偿，原则上应报主管部门审查批准。未经过批准，不得随意处理。向外借出的固定资产，借用单位必须出具借据，并按商定归还的日期如期归还。借出的固定资产，在借出和归还时，应由借出与借用单

15、位共同检验，有无损坏。如在借出期间，借用单位对借出的固定资产损坏时，应按损坏程度进行赔偿。3.固定资产的报损、报废使用的固定资产，由于正常使用，磨损到一定程度，不能继续使用和修复，就应予以报废。如果由于遭受非常事故，使固定资产受到严重破坏，不能修复使用，则需要进行清理报损。固定资产报损、报废，都要减少固定资产的数量，必须报经主管部门审查批准，然后填制固定资产报损、报废单，凭以销账。固定资产报损、报废单格式如表1-3：表1-3固定资产报损、报废单年 月 日 编号第 号单位负责人财产管理部门主管 使用部门主管 管理员对于固定资产的报损、报废，应分不同情况，按照下列要求加以妥善处理：(1)固定资产的

16、自然损耗，可由使用部门或个人填写固定资产报损、报废单，经主管人员审查并签注意见后，报领导或其授权人批准。对于特别贵重的财产，还应通过有关部门讨论、鉴定，再行提出处理意见，报领导审批，并报上级备案。(2)凡是使用人或管理人玩忽职守或保管不力，致使财产物资发生被窃、遗失等，应认真查清责任，分别情节轻重，给予应有的处分。(3)凡是损坏公共财物，一般都要按价赔偿。(4)凡经批准报损、报废的财产残品，应如数交由财产管理部门核对、验收，并加以利用或变价处理。4.建立固定资产的账卡制度单位的每一件固定资产，都必须根据其不同的特点，设立账、卡进行登记。使用部门和财产管理部门，都要有按品名登记的固定资产明细账或

17、卡片，记录所有使用和管理的固定资产，以便查对。固定资产管理卡片如表32-4：表1-4固定资产管理卡片对于专项设备，应注意以下问题：(1)主要设备与辅助设备、动力设备等，都应有适当比例，使它们配套成龙，形成一套完整协调的体系。(2)对大型精密仪器应组织协作共用，提高现有仪器设备的利用率。外单位使用，可以酌情收取适当费用。(3)对于精密仪器和机械，应当制定操作规程、维修、保养和交接制度。(4)对于设备的维修保养，要做到整齐、清洁、润滑、安全。(5)经常地对员工进行爱护设备的宣传教育，提高员工爱护设备的责任感和工作主动性。(6)制定固定资产技术管理制度，定期检查，校验检修，并积极解决保护固定资产的必

18、要条件和设施，以保证固定资产经常保持完好可用。(7)严格禁止任意拆改固定资产，经确定必须拆改的，应经过一定的申请和批准手续。(8)加强对员工的文化技术训练。要正确使用机械设备，充分发挥机械设备的效能，必须对员工进行文化技术训练，不断提高他们的操作技术水平。此外，还应对员工进行技术考核，经考试合格，才能进行操作；考试不合格的不能上岗位。对于精密高度的设备，要指定责任感强、技术水平高的人员管理。二、固定资产的计价和折旧1.固定资产的计价方法固定资产的计价，就是按照一定的原则，以货币表现的固定资产价值。固定资产，在会计核算工作中，统一按以下规定计价：(1)新建、购入和调入的固定资产，分别按造价、购价

19、和调拨价入账。购入和调入固定资产的运杂费不计入固定资产的原价之内，直接在经费支出中列支。(2)原有固定资产增添零配件(不包括维修消耗用品)，按开支金额计入固定资产原值。(3)自制的固定资产，按所开支的工料费计价入账。(4)无价调入和旧存的固定资产，不能查明定价；可以按重置价估价入账。(5)调出、变质和报废的固定资产，都按账面原价注销。(6)原有的固定资产，有下列情况之一者，需相应增减其原值：因加工改制而增加其数量或提高质量时，要按新开支的成本费增加其原值。成套设备、因毁损或拆除其原有一部分时，应减少其原值。大修理、修缮和维修新开支的费用，均不增加固定资产的原值。收受捐赠的固定资产，无主归公的固

20、定资产，按重置完全价值，估计价格。2.固定资产折旧的办法应按固定资产平均总值或产品销售收入总额所规定的折旧率计提固定资产折旧基金，用于固定资产的更新、改造。固定资产的折旧额是按照固定资产的原始价值及其它的预计使用的时间平均计算的。由于固定资产在报废、清理时，会有残值发生，其价值应预先估计，在计算折旧额时从固定资产原值中减去。另外，在清理固定资产时，还会发生一些拆卸、搬运费用，在计算折旧额时也应预先估计，加到固定资产原值中去。因此，固定资产折旧额计算公式如下：年折旧额=固定资产原价-预计残值+预计清理费用/预计使用年限固定资产折旧额的计算，一般是分月进行的，所以在实际运用时，应将年折旧额化为月折

21、旧额。月折旧额的计算公式如下：月折旧额=年折旧额12固定资产折旧额对固定资产原始价值的比例，就是固定资产的折旧率。折旧率通常是以百分数来表示的。其计算公式如下：年折旧率=年折旧额/固定资产原值100%凡是固定资产基本折旧基金添置的固定资产，也应填写财产物资验收单，经验收合格后，交付使用，并登记入账。3.固定资产的变价固定资产需要变价处理时，应报请主管部门审查批准。根据批准的书面证明。由物资财产管理部门按账面原值销账，并在批准的书面证明上注明财产变价，送交财务会计部门结算和记账。固定资产变价收入，不论全额预算管理、差额预算管理或自收自支的企业，都留作重置固定资产的专用基金。三、固定资产的维修与盘

22、存管理1.固定资产的维修固定资产的修理，按其修理规模和性质不同，可分为大修理和经常修理两种。固定资产大修理是对机器设备进行全面拆卸修理，更换主要部件、配件；对房屋建筑物的主要结构或其他严重损毁而进行的翻修和比较全面的修补、粉刷、油漆，都属于大修理。经常修理是为保持固定资产的正常能力而进行的维护保养性修理。特点是：修理范围小，发生次数较多，每次修理的间隔较短，费用较少。例如，对机器设备的维护保养性的拆卸擦洗，更换小部件等，对房屋建筑物的轻微损坏进行的一般性维修等。2.固定资产的盘存固定资产的盘存工作，应由领导人员、专业人员(包括财产管理人员、财务会计人员和使用部门负责人)和员工代表组成的盘点小组

23、负责进行。在固定资产盘点清查的过程中，除了查明固定资产的实有数与账面余额是否相符以外，还应注意各项固定资产的保管、使用、维修、保养等情况。如有保管不善，使用不当，维修保养欠妥，以及修理不及时等情况，应及时采取措施加以改进。为了避免在年终进行全面盘点清查，工作负担过重，也可采取定期轮点办法，即在年度中间，按照财产类别或部门，进行轮转盘点。对于盘盈的固定资产，即账外财产，应在表内列明数量、金额和原因，作为研究处理和批准入账的依据。对于盘亏的固定资产，应当说明情况，分析原因，提出处理意见，提请领导审查批准，并相应调整账面金额。第四节材料与低值易耗品的管理一、购进管理体制1.购置物资材料体制的类型(1

24、)集中制各部门所需物材由专门机构统一集中购置。这种体制的优点是有利于实现有效控制，节省费用，便于协调和审核。缺点是限制较死，灵活性较差，难以照顾到各部门对物资材料的特殊需要。(2)分散制各部门所需物材，由各部门自己购置。这种体制的优点是物材对路，灵活方便，能及时满足各部门对物材的特殊需要。缺点是不利于控制整个单位的物材购置数量，也不利于统一物材标准和进行余缺调剂，同时还增大了购置费用和审核工作的难度。(3)分配制各部门所需物材，由一主管部门统一制定购置计划，按计划分配到各部门执行，并由主管部门监督。这种体制既有利于集中控制和审核，又给了各部门一定的物材购置权，把统一性和灵活性有机地结合起来，有

25、利于物材的管理和使用。2.物资材料购置原则与程序(1)物材购置原则物材购置应坚持适用、经济和标准化的原则。适用，是指适合单位使用，能满足工作需要。经济，是指价格合理，经费节省。标准化，是指采购的材料和办公用品尺寸、规格要标准化，以便使用和管理。(2)物材购置程序购置物资材料的一般程序是：使用部门根据工作需要提出用料计划，注明品种、规格、数量、用途和经费来源等。管理部门根据使用部门提出的用料计划和库存情况，编制采购计划，送主管领导审批。主管领导审查批准采购计划。管理部门按批准的计划采购物资。属于大宗购置，应在了解市场行情，产品质量和价格之后，通过比较择优购置。验收付款，登记入账。采购回来的物资材

26、料，要按购货合同或进货凭证进行验收。验收合格后，由购方填制验收单两份，一份交供方收执作为领款凭证，一份由购方留存作为付款凭证备查。3.物资材料购置限制为防止经费超支和积压、浪费，必须对物材购置进行必要地限制。限制的方法有两种：(1)总额限制总额限制即限制物材购置费用的总额。各部门物材购置费用总额由主管部门核定，无特殊情况不准超支。(2)个别限制个别限制即对一种物材的购置数量和经费进行限制。各部门购置每一种物资材料，都应事先送主管领导审核批准，财务部门还要审核其支出是否符合制度要求，以防止出现购物失控的情况。二、发放管理1.物资材料发放要求(1)按计划发放物资材料使用部门应根据工作需要和工作进度

27、情况编制物材领用计划，经主管领导审核同意后，交物材保管部门按计划采购和发放，以实现物材采购、供应的计划化。(2)按需要发放领用部门和管理部门都要根据实际工作需要申请领用和核实发放办公用品，以免造成损失浪费。(3)按先入先出法发放在物材领发中，应坚持“先进先出，后进后出”的原则，先购进的物材未发送完，后购进的同类物材应暂不发放。对回收复用的物材，在保持质量的前提下，应按先旧后新的顺序发放。2.物资材料发放应注意的问题(1)领用物材必须填写领料单，注明物材的品种、数量、规格、价格和金额等，经审核无误后发放，完善手续。(2)领发物材应当面点清，防止扯皮现象发生。(3)物材发出后要及时登记，并通知财务

28、入账。三、保管1.物资材料保管的工作内容(1)验收入库购入或调入的物资材料，在入库之前必须严格验收。仓库保管员要根据购货合同或进货凭证等，认真核对进库物材的品种、数量、规格、质量等，准确无误后才能填制财产物资验收单，并通知财务入账。(2)科学分类，定点放置进库的物材要按照其性能、用途和保管要求进行科学分类，定点放置，做到有利于取放、有利于保管、有利于安排。(3)定期检查，科学保养进库的物材要按照其性能和保管要求，采取必要的防锈、防腐、防霉、防爆、防火、通风、排湿等措施，使库存物材在保管期间保持完好状态，不至出现变形、变质、损坏和影响使用的情况。在保管过程中，应加强对库房的巡视，发现问题，及时采

29、取措施解决。2.物资材料保管的原则(1)集中保管原则所有未发放使用的各种物资材料，应集中在一起，指定专人负责管理，以节省人力、物力、财力和防止物材散失。(2)分类保管原则为方便管理和发放，进库的各种物资材料，应按其性能、用途和保管要求，分门别类地存放和保管，以提高管理水平和工作效率。(3)缜密保管原则在保管过程中，应认真负责，仔细周到，防止出现丢失、损坏等现象发生。四、储量控制和盘存1.物资材料的储量控制为保证单位具体工作和各项业务活动的正常开展，各种材料物资必须有一定的储备。确定储备定额，应考虑下列因素：(1)物材实际耗用量(可参照上年度的实际耗用量确定)。(2)不同物材的品质、性能和耐用期

30、限。(3)年度预算的经费多少。各种物材的储备定额一般用下述公式计算：储量定额=物材耗用量单价日数2.物资材料盘点物资财产管理部门必须建立盘点制度，坚持日检查、月抽查、年总清查，以确保账物相符。清仓盘点，既要检查账物是否相符，有无收发错误和各种材料有无变质、损坏等情况，又要检查库房设备和安全设施的完好情况等。清仓盘点后，对积压、多余的材料物资，要妥善处理；对损坏的物资材料要组织抢修；对短少的物资材料要查明原因，按规定程序和手续处理；对变质不能用的物资材料，应按规定程序和手续报废，并作账目处理。 第五节行政经费管理 一、预算资金管理预算资金管理是行政经费管理的重要内容。对预算资金的管理应从以下两方

31、面进行。1.编制年度预算，报请领导批准，形成正式预算。各部门在申请领取经费时，应根据所批准的经费年度预算，编制年度分季用款计划，报呈上级领导，上级领导一般根据各部门的季度用款计划和上月会计报表，并结合各部门的业务和资金结存情况给予拨款，并按月拨付，但不许办理超预算计划的拨款。2.领取拨款后，应按资金的性质分别设立“经费存款”和“其他存款”账目。其中“经费存款”是办理预算资金结算的账目，“其他存款”是办理预算外资金结算的账目。二、公务费管理公务费包括差旅费、办公用品费、水电费、邮电费、行政设备维修费等项目。公务费管理应注意以下几点：1.应用好管理业务费业务费在公用经费中比重大，伸缩性也较强，审核

32、业务费时应请有关领导把关，并依靠各业务部门具体掌握。有条件的企业还可以制定合理的定额，进行定额管理。对于大项业务费用，应实行专款专用，以保证该项业务工作的正常进行。业务费管理要注意以下几点：(1)明晰各类账目，专项管理业务费涉及面较广，各类专门经费的使用所需资金都集中在一块，因此必须分清明细账目，专款专用。(2)专人负责，监督使用业务费的使用与管理还必须由财务部门专人负责，并有一定的监督机构与机制，合理地使用业务费。(3)增收节支，发挥最大效能业务费的使用，要本着节约的原则，拓展新的渠道及开展新的业务，都应从发挥最大效能的角度出发来考虑问题。(4)建立预算体制，制定收支计划业务费的管理必须在有

33、计划的基础上，切实地建立经费预算体制，制定计划，合理地使用和正常地管理。2.控制购买力公司对部门购买高档消费品实行专项控制，以控制各部门的经费支出，防止铺张浪费。3.勤俭节约，认真做好节支工作对公务会议费、业务费等专项开支，要量入为出，精打细算，做到不浪费。对差旅费也要从严控制，对长途出差人员应按往返路费等借款，对短途出差的人员一般不予借款；长途出差借款应由各部门主管经费开支的领导审批，限出差回来后3天内报销差旅费，并收回借款。在用电、水、邮电费等开支方面也要从严控制。三、现金管理1.按核定的限额掌握现金库存一般来说，库存现金限额以不超过3天的日常零星开支为标准，离银行较远的单位可适当放宽一些

34、。各单位应严格地掌握限额，不许超过此限额数目。2.严格现金收支手续如实地反映现金库存，同时要慎重地处理现金库存的长短款。3.不准坐支现金不能以自己收入的现金直接支付自己的支出，而要按财务制度有关方针政策办事。4.出纳工作与会计工作要实行分管设专职会计人员，并设专职或兼职的出纳人员。会计人员管账不管钱，出纳人员管钱不管账。这样，分工明确、责任清楚，起到了互相监督的作用，从而避免问题的发生。5.严格控制现金使用范围现金应严格控制在以下范围内使用，不能扩大支出范围。(1)工资、福利补助、资金、差旅费等对员工个人的支付。(2)在规范规定内，向不能转账结算的公司和个人购买物资或支付劳动报酬所用。(3)转

35、账结算金额起点以下的小额零星支付。第六节设备家具保养 一、办公设备的保养方法1.电表保养电表是记录耗电量的仪器，要求运转正常精确。电表应装在干燥稳固的地方，不能装在高温潮湿或有腐蚀性气体的地方。电表有时发生轻微的响声，这并无问题，如果响声大，或发现接线盒烧坏、空转、停表、计量不准等情况，应请供电单位修理。一般来说，电表运行三年，应进行一次拆洗、加油的维护工作。2.保险丝为了防止用电事故，在开关板上都要安装保险丝。保险丝不准许有过大的电流通过。安装保险丝，要根据用电总瓦数选择粗细适合的型号。过细的经常烧断，影响正常用电；过粗了起不到保险作用，绝对不能用铜丝、铁丝代替保险丝。保险丝断了，只要关掉电

36、源闸门，拆下断丝，换上相同型号的保险丝，再合上开关，就可以了。如果换上后又被烧断，就说明线路上发生了故障。在这种情况下，不要急于马上换上保险丝，应查明烧断的原因。这时应顺着线路，仔细检查电线有没有包皮破裂，铜丝裸露部分有没有相互碰线，如果发现有，就是短路所致。处理时，首先关闭电源开关，在没有电的情况下，将电线包皮破损部分缠绕绝缘胶布，或换上新线。如果裸线相互接触，要设法使裸线保持一定距离。处理完毕，再换上新的保险丝。3.开关保养开关必须装在火线上，这样关闭之后，照明灯具就不再带电了。开关使用的时间长了，有时拉线被卡失灵，需将配电板上闸刀拉下，或将分表保险丝插件拔下，切断电源，然后打开开关盖子进

37、行检修。如因弹簧锈蚀，卡住失灵，可加些机油，减少摩擦力，即可修复。如首尾两端位置移动，使弹力减弱，不能返回，则应拆下零件，重新固定弹簧两端位置，恢复其弹力。4.电灯泡保养电灯忽然不亮，除供电部门停电外，一般有四种情况：(1)灯头接触不良，拨动一个就亮。(2)灯泡断丝，需要调换灯泡。(3)如室内部分灯灭，可能是分路保险丝熔断，检查更换即可。(4)全部灯灭，可能是室内总干线短路，总保险丝烧断，应关掉总开关，换上保险丝。5.日光灯保养一般来说，每开关一次日光灯，对日光灯管的寿命影响，相当于点亮36小时。日光灯有时突然不亮，除停电、保险丝熔断、线路有断路故障等原因外，可能是日光灯管脚与灯座、启动器脚与

38、启动器座接触不良。可接合开关，先把启动器在启动器座中旋转一下，使其接触良好，然后用两手食指将灯座向中间挤压，同时用两手的中指和拇指旋转灯管，使各点接触良好。假如一放手灯又熄灭，那是灯座灯管接触不良，可用旋凿将灯座里的铜片拨动一下，如有墨斑，轻轻刮掉。如是灯管灯丝烧断，可卸下检查，将灯管两端放在耳边轻摇，有轻微叮叮声，表示灯丝已断，需另换灯管。6.冷气设备保养冷气设备，主要是指自动调节气候的空调器。使用时要按规程操作，不能让水溅在开关上，以免发生漏电、触电事故。在使用时如听到金属相碰声，应立即通知进行检修。平时也应每隔23个月，清洗一次进风过滤网和空调器表面，以保持通风流畅，设备整洁，但切勿用去

39、污粉以及其他带酸性的物品去擦洗，以免腐蚀损坏。风扇电动机的轴承，要定期加注润滑油。二、办公木制家具的保养方法为了使木制家具油漆光泽，不断裂，不变形，必须注意以下几点：1.木制家具的搬动木器家具的使用，一般不要搬动，以免受损；如不得已要搬动时，切忌拖拉，必须轻抬轻放；搬运家具时，最好用旧棉絮或草绳包扎好。在使用中，不论是固定的还是经常搬动的，都要放平衡，不要三条腿或两条腿着地，以防损伤榫眼结构，特别是不要翘起座椅凳。2.木制家具温度、湿度护理为保护家具的油漆，桌面上不要放100以上的热东西，也不要把酸、碱、肥皂等放在桌上，以免油漆剥落。不要把湿毛巾、湿衣服放在家具上，有水渍时，要及时擦干。平时擦

40、洗，不宜常用湿水的抹布擦洗，要用较干的抹布擦干。3.木制家具虫害防治家具内放置花椒，可以防老鼠入内。放樟脑、烟叶可以防止蛀虫或蟑螂。放石灰可以防止蚂蚁并能防潮。4.油漆家具的烫痕处理油漆家具被烫出白痕时，可以用汽油擦去，也可以用酒精、花露水擦去；时间久了的，可以用地板蜡擦去，涂有干漆的家具，如已褪色，可以用地板蜡擦一遍，然后再用湿布、硬布抹，这样，可以光亮如新。5.木制家具的环境保护木制家具有潮胀干缩的特点，因此，家具应放在干湿度适宜的位置，不要靠近火炉或暖气片，不要放在太阳光直接曝晒的地方，也不能放在很潮湿的地方，湿度较大的房间家具放置勿紧挨墙壁，要经常开门推窗使空气流通，以免家具变形、开裂

41、或霉烂。6.木制家具的防水护理桌、柜、床头柜等家具，如铺有玻璃板面，不许人站在玻璃上；水杯等极烫的器皿不能直接放在玻璃上，应放在隔垫上；切勿使水浸入玻璃下面，以免伤损桌柜木面，如有浸入应随时擦干；玻璃面上如有污斑，可用洗衣粉湿擦，再用干布擦净，勿用砂粉等擦抹，以防玻璃发毛。7.木制家具的修护方法家具有了裂缝，用油灰和颜料拌匀嵌入，可经久不坏。三、办公玻璃、瓷制品的保养方法玻璃器皿和瓷器，办公环境使用量很大，其特点是美观、卫生，但很脆，不耐碰撞敲击。因此，在使用时要轻拿轻放。玻璃器皿应经常保持透明光亮，每次使用后要用肥皂水洗刷，用清水冲净，水杯、酒杯等要注意消毒，每次洗涤消毒时，不要放得太多，以

42、免互相挤压碰撞而破碎。消毒水要用温水，不得用冷水。揩拭玻璃器皿时，动作要轻，力度要适当，摆放要安全稳妥，切忌堆叠、重压。需要使用的水杯、酒杯，要逐个检查，如发现有损伤裂口的，应拣出勿用，以保安全。陶瓷餐具、茶具品种繁多，用量也很大。瓷器存放时，应分类分档放在防尘的橱柜内，垒置不宜过高；使用搬取时，也要大小件分档，平拿平放，叠放有序。对有握柄的杯碗，更需小心避免碰坏。使用后的瓷具，要及时清洗干净，不得残留油污、茶锈和食物，如有陈渍污垢，可用洗涤剂加热水浸泡擦洗，不能用去污粉搓抹，否则会损坏瓷器表面光泽。瓷碗、瓷瓶、瓷盘、瓷碟等打破了，可以自行粘补。粘补胶水是用70的环氧树脂，20的丙酮和10的乙

43、二胺，再加一点二氧化硅配成，现用现配。粘补之前，要先把破口擦干净，放到炉子上烤热；然后蘸点胶水在破口抹匀，胶用得越少越好，破口对好之后，用细铁丝扎紧；再用笔蘸上胶水把破口的地方抹一抹；最后放到火上烤干。烤时要在火上放一块铁板，以使火力均匀，大约烤3040分钟，胶水固化后再磨干净接口处，可消去接痕，这样就和新的一样了。四、地毯、沙发和软椅的保养方法地毯有羊毛制品、化纤制品和麻制品，大小厚薄不一。铺设地毯时，要把地面打扫干净，木质地板要先打上蜡后再铺设，地毯铺好后，每天用较硬的扫帚或吸尘器扫除垃圾，吸掉灰尘，常保整洁。如发现地毯上有斑渍，要及时用湿布抹净，需要时，抹布可以蘸上少量的肥皂水洗刷。油渍

44、则用汽油擦抹，然后擦干或晾干。地毯被水浸，容易腐烂，切忌将水泼在地毯上；如不慎将水泼洒在地毯上，需立即擦干，或把潮湿部分掀起晾干。走廊地毯积灰过多时，可移到室外拍打。冬天雪后初晴，积雪未融，把地毯放在雪地上拍打，灰尘为雪吸收，地毯表面受雪擦洗，却又不致浸湿，稍加晒晾，即可干燥。地毯上严禁用重物敲砸和锐器拖划，否则会把地毯砸破或划破。不要让烟头和火种掉在地毯上，以免烧坏。当阳光照射在地毯上时，要拉上薄纱帘，以防久晒褪色。地毯一般一年或更长时间洗一次，因洗刷一次，易受损褪色。铺在楼梯上的地毯，应每隔二三年将地毯的位置换动一下，使地毯的磨损不致集中在一处，以延长地毯使用寿命。收藏保管地毯时，必须吸掉

45、灰尘，洗刷干净，放上樟脑丸，把地毯卷成圆筒形，两头用布包扎好，储藏在干燥通风的架子上，防止虫蛀霉烂。沙发和软椅在使用前，要对其牢固程度进行一次检查，如发现有破损和不牢固的，要及时调换下来，修整好后再用。皮沙发、皮椅子和人造革的沙发、椅子，切忌锐器碰划，搞卫生时，不要用过湿的抹布去揩擦。每年至少要打两次皮革油，以保持皮革的滋润、柔软和光亮，延长其使用寿命。以锦缎、呢绒等高级料子制作的沙发、椅子面，除接待高贵的宾客以外，一般都要加套垫或者放上桃花的扶手、靠背垫，以防磨损和弄脏。坐沙发时不要用力猛蹲和超过沙发规定坐的人数，负荷太重，会压塌弹簧。沙发存放入库时，不要叠得过高，以免压坏。五、不同物品的温

46、、湿度调节方法不同的物品对温、湿度有不同的要求，应根据物品对温、湿度的要求，及时进行调节。调节温、湿度的方法，主要是防潮、防干燥、防热、防冻。1.防潮物品霉烂变质和生虫的原因，主要是物品受潮引起。因此防潮是保管好物品的重要环节。防潮的方法有五种：(1)用生石灰(氧化钙)吸潮将生石灰装于木桶，放在库房内四周或墙底，在连绵阴雨天，库外湿度大，库内湿度大大超过物品安全水分时，可以使用。但生石灰吸潮后有发热缺点，使用时应适时更换。(2)用氯化钙吸潮将氯化钙装入布袋或筐中倒挂在库内四周墙壁，并在下面放一小盆水，以便将氯化钙溶解的水溶液加以煮沸，使其水分蒸发还原，继续使用。(3)用炉灰、木炭吸潮将炉灰、木

47、炭放在库房四周墙底，吸湿剂使用量可根据下列公式求出近似值：吸湿剂使用量仓库容积绝对湿度(当时温度下的饱和水气量当时库内相对湿度)每1千克吸湿剂的最大吸湿量1公斤无水氯化钙吸3公斤水；1公斤工业氯化钙吸1公斤左右的水；1公斤块状生石灰能吸0.3公斤左右的水。(4)用自然通风、机械通风除潮库房潮湿时，应利用自然通风和机械通风(排风扇、鼓风机)，排潮降湿，使库房相对湿度达到75以下。(5)用排水系统防潮库房四周应有较好的排水系统，使水不致积于仓库附近，渗入库房受潮。2.防热在库房的玻璃窗上裱糊白纸，或涂上白漆，加白布窗帘等，使阳光反射，降低室内温度；白天温度过高不宜通风时，应在夜间进行；把怕热的物资

48、存放于阴凉通风的位置；库房周围适当栽植树木，使库房在夏季保持阴凉；盛夏酷暑季节，应在库房的墙壁、屋顶上喷洒凉水，使其蒸发散热。3.防冻橡胶、皮革、塑料制品等受冻后就会出现发硬、变形、龟裂等现象。因此，存放这类物资的库房，应注意以下问题：冬季、早春时节，应堵塞通风孔，严闭门、窗、堵塞缝隙，防止冷空气进入库房。库门应加棉门窗，进出随手关门，以减少冷空气入库。怕冻物资不要放在通风处；灭火机应采取加棉套等防护措施。以下为几种物品的温、湿度要求表。表32-5几种主要制品对温、湿度要求表管理工具 公司财产管理办法第一条为加强企业财产管理，减少浪费和损害，特制定本办法。第二条公司固定财产分为四大类：1.办公

49、交通设备：桌椅、公文柜、电话机、电脑、复印机、交通车等。2.办公室、厂房等建筑物。3.机器设备：压造设备、涂装设备、检验仪器、焊接设备、维修设备、输送设备等。4.原料及成品(该类在生产管理卷中另有规定)。第三条各部门按照使用需要提出请购单或请购计划报上级核准后，交由采购部办理采购。第四条采购品经验收合格后，即由采购单位填写“财产卡”交由财务部建档管理，财产实物由使用部门领回使用并负责保管。第五条各部门每年需依折旧年限规定，摊提折旧额送会计部门列账。第六条各部门每年12月底前需对公司财产盘点一次，核对财产数量，并由会计单位依盘亏、盘盈状况调整财产金额。第七条对无法继续使用的财产按规定办理报废，并

50、以公开招标方式出售。第八条各项财产的使用说明书、质量保证书、权状等资料统一由财务门保管，使用部门可使用保管复印件。第九条各部门对所使用及保管的财产要定期保养、小心使用。财产发生损害时，查明责任，出具调查报告和处理意见，视情节轻重进行处分。管理工具 2公司固定资产处理规定第一条为加强对公司所属固定资产的管理，使固定资产管理工作规范化，特制定本规定。第二条本规定中的固定资产，是指构筑物、机械装、船舶、车辆、工具、器具。但不满规定使用年限，或价值不足元的，不在此例。第三条固定资产的取得、移交、让渡、报废、借贷及担保，必须向总经理请示，并经其决裁后方可进行。第四条固定资产的属资本支出的维修工程，必须经

51、总经理决裁后方可进行。决裁后的工程，如工程费用明显超过预算额，必须经过追加申请。如有难以预测的偶发事件，须及时向总经理报告。工程完工后，应及时提出预决算报告。第五条固定资产类物品的购入及工程发包，必须经过总经理决裁。第六条发包工程原则采取竞标方式，竞标公司至少应有两家以上，并依据其信用状况和投标书确定承包者。但特殊工程可例外。第七条在发包合同上，必须明确写明与工程有关的材料支付等内容。第八条与固定资产取得相关的支出，均通过临时会计科目处理，待工程完工，经总经理裁决后，编入正式的固定资产科目。第九条固定资产的取得价格，按以下基准确定：1.工程类按材料费、劳务费、工程发包费合计额确定。2.购入类按

52、购入价格和购入直接费合计额确定。3.交换类按不低于交换时的账面价格确定。4.赠与类参考收到时的市场价格确定。第十条固定资产的管理责任者在有关规定中另行确定。第十一条管理责任者应设立固定资产管理台账，以准确记录固定资产的现状及增减情况。第十二条管理责任者应时常注意固定资产的状况，当需要改造或修理时，应迅速向主管上级报告。第十三条在固定资产的改造与修理费用中，能够增加其能力，或延长其使用年限的部分，应计入该固定资产的价格中。但仅维持固定资产使用效果的费用应视作维护费。第十四条管理责任者应在每财政年度末，与财会人员共同进行固定资产的核资查账。第十五条固定资产的让渡处理必须履行请示决裁程度。原则上应通

53、过竞价方式处理固定资产，但低值或废弃的固定资产例外。第十六条固定资产在工厂内部移交，必须得到总经理的裁决。移交价格为原值扣除累计折旧额。第十七条固定资产在取得和移交时，必须办理不动产登记手续。第十八条财会人员依据固定资产台账，进行会计处理。在每一财政年度，至少要进行一次固定资产台账与管理台账的对账，但账外资产不在此例。第十九条经总经理裁定价格后，方可进行与固定资产增加、移交、临时折旧、报废、处理、让渡相关的固定资产台账的修订。第二十条固定资产自启用日起进行折旧。折旧基金依有关规定间接提取。但对预计可能的中间报废和临时折旧的固定资产，不提取折旧。第二十一条在固定资产发生重大损失且其价格明显减少的

54、情况下，经总经理决裁，必须进行临时折旧处理。第二十二条固定资产的残值，原则上定为其原值的1%。第二十三条固定资产的使用年限和折旧率，依据法人税法确定。第二十四条固定资产应投保火灾保险，保险金额由财务部确定，并经总经理批准。管理工具 3费用报销流程及管理规范工作中部门员工免不了有各种公务费用发生，或者是需要到外地出差公干，这就免不了会发生向公司借取备用金及报销的问题，如果对公司备用金借取和差费方面的制度了解不够，没能及时指导部门员工费用按要求发生，那可能会出现费用报不了的情况，以下就是关于这些方面的规定。一、公司出差费用管理制度表1-6公司国内出差费用开支标准有些员工出差期间若发生现金遗失，按公

55、司惯例一律不予报销，所以财务人员一定要提醒部门员工妥善保管现金及票据。不过，如果员工遗失现金及发票实属事出有因，按以下规定处理。二、关于员工遗失票据或现金的报销管理规定公务费用发生后，财务人员应提醒部门员工及时处理个人账务的报销。当员工将报销单据交给财务人员时，财务人员还要对员工的报销行为给予确认，然后对员工填写的单据进行审单。三、报销单据审单注意事项1.报销部门相关人员需认真填写表中的各项内容(斜体部分由会计填写)，字迹工整，不得涂改，主管签字齐全(除费用报销单外，所附“费用明细说明清单”也需有相关权签人签字)。2.在差旅费报销单“其中个人实际自垫金额(小写)”的计算中，所计费用为“出差天数

56、”之前所发生费用累计，不应包含“出差补助”。3.费用报销所附单据需为国家正式发票，不得用“收据”类单据替代，且需按相关规定对相应发票给予说明(如，医药费用类发票，其后应有健康指导中心相关医生的签字确认；自行采购物品费用报销类发票，发票背后应至少有2个收货、验货人签字确认)。4.对手机费报销既可走电子流、也可走纸面报销的特殊现象。需注意如下问题：(1)是否具备手机话费报销的必要条件：公司配备SIM卡及有手机话费报销权限的员工。在电话号码查询库中如果未登记或登记有误，须在一周内发邮件给公司邮箱补登记或更正。否则，行政会计处费用监管科将不给予报销手机话费。(2)报销金额填写是否符合手机话费限额实施管

57、理细则：以公司名义入网的手机：话费在限额以下，不扣除私话费用，不作扣款；话费在限额以上，每月由费用监管科整理出名单，发各管理部确认，扣超额部分话费；如因特殊情况(如该月出差时间长等)导致话费超标，要报销超额部分，则由员工通过拨打10086打印出清单，请本部门领导及管理部领导审批后反馈至费用监管科，扣私话部分。以员工私人名义在外入网的手机：由员工自己缴纳话费，三个月报销一次(如果手机开户名与实际使用人名字不一致，请报费用监管科备案，否则不予报销)；话费在限额以下，实报实销；超过限额，只报限额的金额；如因特殊情况(如该月出差时间长等)话费超标，要报销超额部分，则由员工通过拨打10086打印出清单，

58、请本部门领导及管理部领导审批后，行政会计处给予报销。管理工具 4经费支出管理一、经费支出的内容经费支出，就是行政事业单位各项经费的实际支出。它是单位在执行预算过程中实际消耗掉的预算资金和材料，以取得合法报销凭证、体现事业效果的实际支出数为准的。按照财政部制定的1988年1月1日起实行的国家预算支出科目的规定，行政事业单位经费支出的内容举例如下：表1-7国家行政事业单位预算、支出内容科目编号科目名称说明1工资指标准工资、包括基础工资、职务工资(岗位工资)、工龄津贴，以及国家规定的地区生活费补贴。（续）科目编号科目名称说明2员工福利费指按标准提取的工作人员福利费，员工探亲旅费。（续）科目编号科目名

59、称说明3公务费指办公费、邮电费、水电费，工作人员差旅费，器具设备车船保养修理费，机动车船用油和燃料费，用车费，会议费，场地车船租赁费，公路养路费等。4设备购置费指各部门不够基本建设投资额度，按固定资产管理的办公用一般设备、车辆等购置费，“车辆购置附加费”。其中按规定由各部门列支的各种设备，符合固定资产标准的列入本“目”，不够固定资产标准的，列入有关“目”内。（续）科目编号科目名称说明5业务费指各部门为完成专业所需的消耗性费用开支和购置的低值易耗品。财政、税务、统计部门、财务主管部门的大宗账簿、表册、票证规章制度、资料、材料的印刷费等。各部门不属于专业业务的开支，列入“公务费”等有关“目”内，专

60、业设备购置列入“设备购置费”内，不使用本“目”。部门的经费支出数，是考核公司预算执行情况的依据，也是财政部门核销部门经费支出的根据，它是公司预算的某项预算支出的具体化。因而，单位的预算会计人员必须贯彻勤俭节约的原则，反对铺张浪费，按照公司规定的定额、标准和人员编制等开支范围，办理各项支出。要加强财经纪律，不办理无计划、无预算、超计划、超标准和不合规定等的支出；也不搞以拨代支或以领代报。二、经费支出核算1.列报经费支出的口径部门的实际支出数是财政核销部门支出的依据，必须按下列规定办理：(1)对于发给个人的工资、津贴、补贴、福利补助、等，必须根据实有人数和实发金额，取得本人签收的凭证列为经费支出。

61、不得以编制定额、预算计划数字列支。(2)购入办公用品和行政用材料，一般就直接列为经费支出。但单位较大，数量大宗的，应通过库存材料核算。购入时先记材料科目，领用时根据领用单或领用清单列为经费支出。购入事业用材料，一般都应通过库存材料核算，进出数量不多，金额不大的单位，也可直接列为经费支出。(3)拨给所属差额预算部门的补助费、周转金、应按实际拨补数，以批准的部门预算和银行支付凭证列为经费支出。(4)拨给所属报销部门的经费，应按批准的报销数列为经费支出。 (5)员工福利费按照规定标准和实有人数，每月计算提存，直接列为经费支出，并同时将提存数从经费存款户转入其他存款户，以后开支时，在其他存款中支付。(

62、6)购入的固定资产，经验收后列为经费支出，同时记入固定资产和固定资金科目。(7)其他各项费用，均以实际报销的数字列为经费支出。2.经费支出的收回(1)收回本年度的经费支出，包括发放工资时，扣收属于本部门预算内经办，并已列支出的员工宿舍房租费等；不核算库存材料的公司所发生本年度购入材料变价收入及其大于材料原价的差额；核算库存材料的单位领用贵重材料于月终退库、材料的盘盈等等；都应记入收回的当月账内，减少本年度经费支出。会计分录：收：经费支出 付：经费存款(经费材料)(2)收回以前年度的经费支出，作为应缴预算收入上缴同级财政部门。但实行预算包干办法后的包干经费支出收回，留给单位冲减当年支出。3.经费支出的会计处理单位会计工作中，为了核算经费支出数，应该设置“经费支出”(资金运用类)账户，用来核算