投标管理制度及流程

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1、投标管理制度与流程鼎兴联通（北京）网络科技有限公司二0一四年柒月投标管理制度一 目的 为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、权、利，增加投标工作的有效性和工作效率，充分调动公司及各部门参与市场竞争的积极性，特制定本管理办法。二 适用范围本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。 三职责分工3.1销售部销售部是投标工作的组织与决策部门，主要职责：1.应在市场销售部进行充分的信息收集、市场调研的前提下，开展投标竞争工作2.负责招标文件购买（或通知商务部）与

2、投标文件递交开标现场的工作。3.负责整个标前业务接触、投标书编制的整体进度监督、对标书制作者传答投标书编制内容的特殊要求。4.负责最终投标清单的编制的审核、投标单价分析、投标价格最终确定。5.负责投标文件的审批工作。6. 负责参加开标会议，并进行标后投标分析。3.2系统方案部产品部是投标工作的主要执行部门之一，主要职责：1.负责投标文件技术部分的编制工作。2.负责投标澄清、产品比选、产品技术、标后答疑等工作。3.负责有关专业设备的基础清单编制工作。4. 辅助职责：协助销售部参加标前会、标后投标分析等工作。3.3商务部1. 在接到招标公告后，第一时间通知相关部门或相关外围单位（参标单位或制造商单

3、位）准备投标所需的材料。2. 按照公司的标书制作标准及相关标书的要求，编写相关商务标书3 提醒相关人员及单位（如制造商、技术部分负责人、报价负责人等）相关标书要求的相关要求（如开标时间、需要提交的资料等）4. 整合标书相关商务、技术部分，根据招标要求，打印并装订成册5. 配合相关部门将已装订成册的标书，严格按照相关招标文件中的相关要求封装（如正副本的数量、需要单独密封的条款、封条等相关的密封要求等）并递交给相关人员3.4财务部财务部也是投标工作的主要执行部门之一，主要职责： 负责银行资信证明的开具、投标保证金及履约保函的交纳，相关财务审计报告的提供待工作，确保工作进度及时、无误。3.5人事部人

4、事部是投标工作的辅助、考察部门，主要职责：1、负责相关资质文件的更新（如年检、变更或新申请等）2、负责提供公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关证件、资料的原件3.6综合部负责公司印章的管理，确保用章环节的安全性及及时性投标管理制度流程表投标报名（资格预审） 项目前期运作密封标书审核定稿装订开标投标总结 购买招标文件安排文件编制按招标文件条款及相关要求评审成本核算报价投标文件初稿相关资料准备投标流程管理标准序号 名称管理标准1项目前期运作1前期运作的项目需进行登记。 2销售人员应提前配合采购部、售前技术部拟运作项目进行成本状况、相关技术服务培训、盈利情况等进行评估，经评估合格的项目可进行下一阶

5、段运作。 2报名与资格审查1 投标报名由项目负责人准备，销售部总经理进行审查，相关销售人员进行具体的办理。2 资格预审材料或报名申请表由商务部配合销售部共同完成3 报名时应通知销售总经理，由销售总经理决定所报的项目经理人（参标或无销售经理负责人的情况下）。 4报名材料在商务部进行存档，并与招标公告一并存档（电子版）。3购买招标文件 1. 招标文件购买后，商务部须以邮件方式同时抄送给项目负责人、销售总经理、系统方案部总经理、售前相关技术人员并提醒其重要条款等（电子版）纸质版招标文件应将重要条款复印、扫描后以邮件方式发出并按要求填写（招标要求关键点明细表）附件一2.商务部负责招标文件（纸质或电子版

6、）与报名申请表的一并保存、存档。4投标文件编制安排1商务部在接到招标文件后仔细阅读招标文件，根据相关要求填写（标书程序时间表）附件二2、 商务部根据招标文件的要求，将所需材料下发到各部门或相关参标公司（如资信证明、相关资质、合作商等）3、 投标文件的商务部分由商务部相关人员负责编制，投标文件的技术部分由相关的售前技术人员负责编制。5报价1、副总裁（陈珉）、销售部总经理（梁芳）共同商讨后将报价金额，通知系统方案部总经理（罗华丽）2、系统方案部总经理接到报价总额后下发给售前技术部的相关人员，由售前技术部的相关技术人员根据招标文件的要求编写报价清单及分项报价表3、售前技术部的相关技术人员将编写完成的

7、相关报价表发送给相关商务人员6投标文件的审核1、商务部负责将投标文件的商务、技术、投标报价初稿以邮件的形式抄送给系统方案部总经理、销售负责人及销售部总经理2、系统方案部总经理、销售负责人及销售部总经理负责投标文件商务、技术及投标报价的审核及意见、建议。7定稿装订 商务部负责将审核后最终版的商务、技术标书及报价部分整合、装订及并按相关要求封装。8投标准备1、 按照招标文件的要求，商务部负责准备需要携带的相关证件的原件、复印件等。2、 商务部与项目负责人沟通标书的递交方式（递交给项目负责人），远程的要留出充足的行车时间。3、 各部门按要求填写（投标流程关键点最终检查确认表）附件三9开标开标会议由销

8、售部项目负责人参加。系统方案部及售前技术支持部门随时配合销售人员进行开标现场的投标澄清工作10投标总结1、销售部负责投标后的项目总结（由销售部自行拟定）2、商务部在投标结束后填写（标书登记一览表）附件四11投标文件的存档商务部负责将最终版的投标文件（包括商务、技术、报价）配合相关的招标文件（电子版）、投标报名表（电子版）按项目保存、存档附件：附件一：招标要求关键点明细表投标项目： 时间：无效标（废标）条件 序号 无效标条件已落实（） 未落实（） 有疑问（？）1234567修改要求序号 修改要求清单 符合（） 不符合（） 有疑问（？）1234567关于密封、装订的要求序号 密封、装订要求符合（）

9、不符合（）有疑问（？）12345应携带证件、业绩等清单序号 应携带证件、文件清单 已备（）未备（） 有疑问（？）123456附件二：标书名称：接标时间接标人开标时间通知相关单位时间开标地点预计封标时间投标保证金接收时间本司资信证明接收时间本司相关单位相关单位年度审计报告本司制造厂商授权函、资格声明、新年检的资质文件相关单位技术标鼎兴递交时间报价合作单位递交时间封标时间商务标制作人标书程序时间表附件三：投标流程关键点最终检查确认表 项目名称： 日期：序号检查确认内容 销售经理 系统方案部总经理1标书盖章签字的地方确保无遗漏 确认（ ） 不确认（ ）确认（ ） 不确认（ ）2关于废标和无效标条件没有问题 3标书按招标要求密封、装订 4按照招标文件要求密封标书（外封） 5检查电子版投标文件是否与纸质一致 6对整个投标文件有无疑问？ 7 应携带证书、业绩有没有遗漏？ 8开标具体地点、时间是否告知相关人员 9技术人员是否要到场？ 10标书递交给相关销售经理的方式 .销售经理：系统方案部总经理：市场部总经理：标书登记一览表序号项目名称发标日期开标日期销售负责人技术标负责人投标公司标书制作人投标价格成标价投标结果项目概算买标书厂家（竞争对手）备注附件四：