公文处理工作概述

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1、第九章 公文解决工作第一节 公文解决工作概述一、特性（一）概念 公文解决工作，一般称为文书工作，是指机关单位在使用公文来解决平常公务的活动中，环绕公文的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行曲的一系列衔接有序的工作。理解：1 发文。一系列环节。2 收文。同上。3 平时管理。效用，保密和管理环节。4 立卷归档。（二）特点1 政治性。一方面是指直接关系到党和国家方针、政策、法令、法规的贯彻执行。另一方面集中体目前它是国家机器盍的重要保证。还表目前它是机关工作效率的重要环节。2 时限性。一是及时迅速。二是适时。3 机要性。机密性和重要性。4 规范性。统一的规范化原则，法规文献规定。全面完备，各个环节方面

2、。二、其他（一）基本任务 1 收文；2 发文；3 平时管理；4 立卷归档；5 解决群众来信；6 会议、报告、电话的记录和整顿；7 有关资料和其他文书工作。（二）重要作用与公文的作用有区别。1 助手作用。2 纽带作用。3 查考作用。（三）组织组织是保证。涉及三方面：1组织机构 公文解决工作不是机关的一项专门的业务职能，也不只是机关内部某一组织机构的业务，而是波及整个机关各机构、各部门的工作，但都纳入秘书部门的工作范畴之中。（1） 大机关：专门秘书机构。（2） 小机关：专职或兼职文书人员。2组织领导没有一种全国性的领导机构对全国各地公文解决工作进行垂直领导和指引。（1） 从全国说，中共中央办公厅、

3、国务院办公厅分别对各自系统的文书工作领导和指引。方式：制发规章，作出批示，召开会议等。（2） 从一种机关说，由秘书长或办公厅（室）主任领导。（3） 从上下级说，上级秘书部门对下级秘书部门进行业务指引。（4） 从职能部门说，责成一名秘书分工负责。（5） 从档案室说，负有一定指引责任。3组织形式（1）类型：一是集中形式。办公室。小机关。二是分工形式。办公室和业务部门的秘书部门或专兼职。一二层构造（四）原则条例第四、五条必须精确、及时、安全、保密、加强集中统一管理、坚持实事求是，按规定和规定进行的原则。分开来是规定。二、公文行文规则按一定的规定或准则来解决机关之间的行文关系。（一）行文关系发文机关和

4、受文机关的文献往来关系。措施第十二条：根据各自的从属关系和职权范畴来拟定。1.国家行政机关的从属关系和职权范畴。宪法规定县级以上。从属关系就是上下级的领导与被领导关系。一般不得越级行文。2.党的各级机关之间的从属关系和职权范畴。全党服从全国代表大会和中央委员会。3.党政机关行文关系：（1） 上下级构成领导与被领导关系。（2） 上级主管业务部门和下级业务部门之间具有业务上指引关系。（3） 非同一系统之间是不相从属关系。无论级别高下。（4） 同一系统的同级机关之间和不同系统的同级机关之间都是平行关系。（3）和（4 ）用函。（二）行文方式1 下行文（1） 逐级）（2） 多级（3） 直达基层组织和群众

5、2 上行文（1） 逐级（2） 多级，少数特殊状况。（3） 越级，特殊必要。3 平行文 （三）行文规则措施第十条至第十八条；条例第十一条至第十五条。1 行文关系根据从属关系和职权范畴来拟定。2 精减，严格控制发文数量和范畴。3 一般不得越级行文。4 对的拟定主送机关和抄送机关。5 联合行文。同级，协商一致，相相应的各机关都理为主送机关。6 请示7 秘书部门向下直接行文，把握好职权范畴和授权范畴。对授权机关或领导人（一般不提名）在文献开头加以阐明。 第二节 公文办理程序一、 概述 指文献在机关内部从形成到运转解决所必须通过的一系列环节。分为收文和发文。不是所有机关都必须通过所有的公文办理程序。二、

6、 收文办理程序 （一） 签收 收件人（传达室或秘书）在对方的送文薄或投递单上签字。三个来源：机要件，邮件和电报，送来件。四个查清。（二） 拆封 文书人员。只对写明本部门的。其他分办。要细心。（三） 登记 文书人员。收文登记薄。形式：薄册式；联单式和卡片式。（四） 分办 有关领导、部门和承办人员。便函、请帖、广告等，不登记。直接交有关部门和人员（五） 传阅 各领导和部门。以文书人员为中心。称“轮辐式”。文献传阅单和阅文告知单。（六） 拟办 秘书部门负责人或业务部门承办人。署拟办人姓名和日期。（七） 批办 领导。公文解决单“批办意见”栏。（八） 承办 有关部门或人员。核心性环节。可向领导反映意见，

7、拟出复文请有关部门会商，签名后报领导。（九） 催办 时限。秘书部门。（十） 注办 也称办复。 经办人。三、发文办理程序（一） 拟稿。第一种、核心性环节。（二） 审核。部门负责人或有经验的秘书。六查：与否需要行文（口头、电报、面谈的就不，与已有文献冲突的不再）；（三） 签发。领导人。在职权范畴内。（四） 缮印。打字员。（五） 校对。双人对制。一校一读。（六） 用印。1993。4。1日国务院有关国家行政机关和公司、事业单位印章的规定上不压正文，下骑年盖月。（七） 登记。薄册式。（八） 封发。邮递，机要交通和专人。 第三节 公文立卷工作 一、公文立卷及其意义 （一）立卷与案卷 立卷是指文书部门将已经

8、办理完毕的具有一定查考运用价值的文献材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律构成案卷。案卷也称卷宗，是指有关某一总是或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文献材料组合体。是文书档案的基本保管单位和记录单位。 1办理完毕，不是文献内的事情办理完毕，而是指在公文解决程序上已经办理完毕。(1) 领导指引性文献有普遍意义，不规定立即回答，发文之后就可归档。收文一段时间再归档。(2) 不必办复的收文，传阅后就可归档。(3) 问性文献，可归档。(4) 重大问题，需要长时间的，有许多小问题，只要其中某项具体问题已解决，也可以归卷。正在办理的，仍然处在公文运转办理过程的文献，不能立即立卷。2有一定参照价值

9、的立卷。如一般性学术会议告知。3按照文献在自然过程中形成的联系和一定的规律构成案卷。4 案卷是文书档案的基本保管单位和记录单位。（二）立卷意义1 保持文献之间的历史联系，便于查找运用。2 维护文献的完整与安全，也便于文献的保管。3 为档案工作打下基本。二、立卷工作的组织 （一）文书部门立卷制度 措施和条例 （二）立卷的分工。文献以本机关为主。 1 上级下文。综合性的，由秘书部门立卷。专业性、业务性由业务部门立卷。2 本机关文献。秘书部门起草的，业务部门起草的，各自立卷。联合行文，其他机关只保存印制本。3 下级来文，部门谁办谁立卷。4 会议文献，业务部门召开，自立卷。三、立卷的原则和措施（一）

10、原则。保持文献之间的历史联系，辨别保存价值，便于保管和运用。（二） 基本措施 1根据文献的特性组卷。重要措施。（1） 问题特性。指内容所反映的问题、事物、事件、人物、 性质等具有的共同特点。表目前标题的事由上。是一种自然的、常用的、重要的措施。（2） 时间特性。文献形成的时间和文献内容所针对的时间。一是写成年立卷。二是针对年度立卷。三是复文年。四是转发时间。（3） 名称特性。文种特性。在数量不多时。（4） 作者特性。广州市政府。（5） 地区特性。广州市。（6） 通讯者特性。双方。#区教育局有关招生工作与市教育委员会的往来文献2灵活运用六个特性。在一种案卷内结合使用两个至四个特性。广州市人民政府

11、1999年有关班干部工作的告知问题特性是重要的。3合适照顾文献的保存价值组卷，划分文献的保管期限。国家档案局1987年12月4日有关文书档案保管期限的规定。（1） 永久保存。一是本机关制定的法规政策性文献，重要问题的、重要会议的文献。二是属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文献材料。（2） 长期保存。一般工作活动，在较长的时间内有参照价值的。1650年。（3） 短期保存。较短时间内有参照运用价值的。如下。一是事务性的。二是非主管业务但要贯彻执行的，下级报来的一般总结报告报表。四、公文立卷的准备工作。不能等到一年终了时动手。一是事先编制好立卷类目，二是做好平时归卷工作。（一）立卷类目的编制。分类

12、：一是综合类目，涉及各部门在内使用的类目，二是分编的类目。制定者，一般是文书解决部门会同秘书部门、机关档案部门共同研究编制。构造：重要由类名和条款构成。1 类名，即类别。一按工作性质分，二按组织机构分。2 条款，即条目。是类名之下一组文献夹的总标题。一种条款就是年终形成的一种案卷。，条款名称就是预先拟出的案卷标题。注意：一是按照立卷特性来拟制，二是注明保管期限。顺序号，即文书解决号，简称条款号。一是大流水编号，二是分类流水编号，如1-1；2-2；3-1等。类名和条款的排列呈表格式，即立卷类目表。（二）平时归卷工作 一是收集。二是检查和调节。三是待归文献。四是不必立卷文献另设卷夹寄存，年终销毁。

13、 第四节 案卷整顿与归档一、案卷的组合即组卷，是年终或次年上半年对归卷的各个条款内的文献材料进行调节立卷、卷内文献排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。 （一）调节立卷 注意：一是文献的成分，二是联系，三是数量，四是保存价值。根据国家档案局机关档案工作业务建设规范 （二）卷内文献的排列和编号 1排列。准时间、问题、重要限度、文号、作者、地区、通讯者、文种、人名笔画或拼音字母等顺序排列。（1） 时间（2） 作者时间（3） 问题时间（4） 地区时间（5） 通讯者时间，等。在前的有：重要的，正件，印件2卷内文献编号：以“页”为单位，不以“张”（三）拟写案卷标题 封面上最重要的项目，是内容的总概括。

14、 1构造及标法 基本构造：作者、（有关）问题（的）、名称三个基本部分。加时间、地区亦可。（1） 标明文献作者，尽量写全称。作者多，用习常用法：如“某地区某县有关”如“等五市有关“（2） 标明问题，是标题的核心，全面、精确、简洁。（3） 标明文献作者。有的标题名称部分使用专门术语：案件材料，限于对某一案件、事件或某个人问题的调查和解决。来往文书，限于机关之间商洽一般性工作问题。材料，限于针对正式文献以外的辅助材料。（4） 标明时间文献内容所针对的时间而不是文献形成的时间。只有筹划总结等需要。（5） 标明通讯者。先写明甲方和乙方，然后写问题和名称。“某公司与某公司就#的往来文书”（6） 标明地区。

15、有的大的概念，如“各”、“等”注意：控制在二三十个字以内，最多不超过五十。备有专门负责制的“拟写案卷封皮草底”。二、编目成卷工作指在组合案卷的基本上对卷内文献进行编目、装订以及案卷的排列、编号等工作。 （一）编目1 填写卷内文献目录。：顺序号、文号、责任者、题名、日期等。2 备考表。用以注明文献需要阐明的状况。3 案卷封皮。项目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数等。 （二）装订与装盒带底稿的文献为正卷，应装订。第二套卷，即重份文献卷，应装盒。规定：整洁、牢固，不影响阅读。不可用刀切。不装订的用“散装卷”。硬皮组卷：“案卷封面卷内文献目录文献备考表封底” （三）排列与编号1杂卷的排列：先按保管期限分开再调节。2案卷号。长期、短期、永久。三、案卷的归档（一） 案卷目录的编制。又称“移送目录”（二） 文献检索工具的编制。1 文号索引又叫作者目录。2 文献分类目录。（三） 案卷的归档。中共中央办公厅、国务院办公厅机关档案工作条例。1 范畴：就是文书立卷的范畴。2 时限：次年上半年。3 规定：一是齐全、整洁。二是按内容的联系，合并整顿。三是保持历史联系。清点核对，履行手续。移送目录一至三份。