办公自动化实用技术培训教材

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1、21世纪高等院校规划教材办公自动化实用技术第 1 章办公自动化的基础知识【本章内容介绍】n 本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。【本章主要知识点】n 办公自动化的含义n 办公自动化的层次n 办公自动化的模式n 办公自动化的发展过程n 办公自动化的发展趋势n 我国办公自动化发展概况n 办公信息系统的组成与功能n 办公信息系统的安全与保

2、密n 办公信息系统的类型和应用实例【本章重点难点】n 重点n 办公自动化的基本概念n 国内外办公自动化的发展情况n 办公信息系统的组成与功能n 办公信息系统的安全与保密n 难点 n 办公自动化的发展趋势 n 办公信息系统的安全与保密措施 1.1 办公自动化的基本概念1.1.1 概念 办公自动化（Office Automation, 简称OA） 作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量

3、庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。” 1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义 办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的 。 1.1.2 层次:办公自动化分为三个层次 事务处理型最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。 管理控制型 包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS

4、，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。 辅助决策型最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统 1.1.3 办公自动化的模式 n 个人办公自动化n 个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人单机使用时非常有效。n 群体办公自动化n 群体办公自动化是支持群体间动态办公的综

5、合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。1.1.4 办公自动化的意义1.实现办公活动的高效率、高质量2.实现办公信息处理的大容量、高速度3.实现办公活动的智能化1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势 1.2.1 起源 20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。 相关知识: 美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理. 我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.1.2.2.现

6、代办公技术设备的发展演变办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。 1.2.3 办公自动化的发展趋势办公自动化未来发展将体现以下几个特点： 办公环境网络化 办公操作无纸化

7、办公服务无人化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状n 我国OA发展过程n 我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。n 20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统 .n 20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(

8、如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。 n 整体现状n 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况: 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产

9、生应有的效益。 已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。1.3 办公信息系统的组成与功能1.3.1 办公信息系统的含义 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、

10、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。1.3.2 办公信息系统的构成要素n 办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是n 办公人员n 办公信息n 办公流程n 办公设备1.3.3 办公信息系统的主要功能1办公信息系统的基本功能 （1 ）公文管理 （2 ）会议管理 （3 ）部门事务处理 （4 ）个人办公管理 （5 ）领导日程管理 （6 ）文档资料管理 （7 ）人员权限管理 （8 ）业务信息管理 2集成办公环境下办公信息系统的功能具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现

11、下面7个方面的功能。（1）建立内部通信平台（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公1.4 办公自动化系统的安全与保密加强系统安全与保密工作的必要性和重要性: 办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非常重要。 n 影响办公自动

12、化系统安全与保密因素分析n 安全保密因素:n 人为原因 n 自然原因 n 计算机病毒 n 其它原因 n 系统安全的标志 n 能防止对信息的非法窃取； n 预防泄露和毁坏事件的发生； n 在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短； n 安全保密系统符合经济要求； n 安全保密系统符合使用方便性要求。 n 数据保密的基本要求: 数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取； 数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改； 发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替； 防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。 加强系统安全和保密

13、的对策n 加强系统安全和保密的常用措施有：n 行政措施行政法规、规章制度社会允许的各种方式 法律措施针对计算机犯罪的打击、制裁手段 软件保护措施采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密 物理保护措施对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护 n 保证办公自动化系统安全的对策：n 安全监视技术 用户登记 设置权限 存取控制 工作日志n “防火墙”技术n 自适应安全管理件n 终端识别n 计算机安全加权 加强系统数据保密的常用对策有： 用户认证技术 利用用户专有信息: 口令 密码 通行字 利用用户专有用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令 利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜

14、 计算机数据加密技术 明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文 “双钥”-共钥 密钥 数字签字技术 利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名 n 一般单位采用的系统安全保密对策方案（1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理； （2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范； （3）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备； （4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。 1.

15、5 办公信息系统的类型及其实例1.5.1 办公信息系统的常见类型1 政府型办公信息系统 2 事业型办公信息系统 3 企业型办公信息系统 4 经营型办公信息系统 5 专业型办公信息系统 6 案例型办公信息系统 7 控制中心型办公信息系统 8 事务型办公信息系统 1.5.2 省政府OIS的应用实例1.5.3 智能大厦OIS的应用实例 n 智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS (Building Automation System，楼宇自动化)，OAS( Office Automation System，办公自动化)，CAS (Communication Automation System，通信自动

16、化) n 也有人将 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自动化)和 SAS (Safety Automation System，保安自动化)分离出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。小 结n 办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。n 20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。

17、之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。小 结（续）习 题一、简答1什么是办公自动化？它包括哪些层次？2办公自动化的未来发展将体现哪些特点？3什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？4一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？5为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？ 2

18、1世纪高等院校规划教材办公自动化实用技术第 1 章办公自动化的基础知识【本章内容介绍】n 本章首先指出了办公自动化的基本概念、发展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含义、构成、功能以及安全和保密对策；最后，说明了办公信息系统的类型，并以某省政府办公信息系统和某智能大厦办公信息系统作为实例，分别说明了政府办公信息系统和企业办公信息系统的基本知识。【本章主要知识点】n 办公自动化的含义n 办公自动化的层次n 办公自动化的模式n 办公自动化的发展过程n 办公自动化的发展趋势n 我国办公自动化发展概况n 办公信息系统的组成与功能n 办公信息系统的安全与保密

19、n 办公信息系统的类型和应用实例【本章重点难点】n 重点n 办公自动化的基本概念n 国内外办公自动化的发展情况n 办公信息系统的组成与功能n 办公信息系统的安全与保密n 难点n 办公自动化的发展趋势n 办公信息系统的安全与保密措施1.1 办公自动化的基本概念1.1.1 概念 办公自动化（Office Automation, 简称OA） 作为一个术语是由美国通过汽车公司D.S.哈特于1936年首次提出。 20世纪70年代美国麻省理工学院教授M.C. Zisman为办公自动化下了一个较为完整的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结

20、构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。” 1985年，我国第一次OA规划讨论会给出的定义 办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的 。 1.1.2 层次:办公自动化分为三个层次 事务处理型最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务处理。 管理控制型 包含事务处理型。该层次的OA主要是MIS，它利用

21、各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。 辅助决策型最上层的应用，它以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。该层次的OA主要是决策支持系统 1.1.3 办公自动化的模式 n 个人办公自动化n 个人办公自动化主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人单机使用时非常有效。n 群体办公自动化n 群体办公自动化是支持群体间动态办公的综合自动化

22、系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。它有两个特征，网络化和智能化。1.1.4 办公自动化的意义1.实现办公活动的高效率、高质量2.实现办公信息处理的大容量、高速度3.实现办公活动的智能化1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势 1.2.1 起源 20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。 相关知识: 美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理. 我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.1.2.2.现代办公技

23、术设备的发展演变办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的阶段。 1.2.3 办公自动化的发展趋势办公自动化未来发展将体现以下几个特点： 办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务

24、无人化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化1.2.4 我国OA发展过程及其整体现状n 我国OA发展过程n 我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。n 20世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统 .n 20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、群件系统(特别Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Mic

25、rosoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。 n 整体现状n 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况: 起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的

26、效益。 已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。1.3 办公信息系统的组成与功能1.3.1 办公信息系统的含义 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学

27、和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。1.3.2 办公信息系统的构成要素n 办公信息系统的构成要素牵涉人员、业务、机构、制度、设备、环境等多个方面，其中最主要的有四个，分别是n 办公人员n 办公信息n 办公流程n 办公设备1.3.3 办公信息系统的主要功能1办公信息系统的基本功能（1）公文管理（2）会议管理（3）部门事务处理（4）个人办公管理（5）领导日程管理（6）文档资料管理（7）人员权限管理（8）业务信息管理2集成办公环境下办公信息系统的功能具体来说，一个完整的办公信息系统应该实现下面7个方面的功能。（1）建立内部通信平台

28、（2）建立信息发布平台（3）实现工作流程自动化（4）实现文档管理自动化（5）实现辅助办公自动化（6）促进业务信息集成（7）实现分布式办公1.4 办公自动化系统的安全与保密加强系统安全与保密工作的必要性和重要性: 办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非常重要。 n 影响办公自动化系统安全与保密因素分析n 安全保密因素:

29、n 人为原因n 自然原因n 计算机病毒n 其它原因n 系统安全的标志n 能防止对信息的非法窃取；n 预防泄露和毁坏事件的发生；n 在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短；n 安全保密系统符合经济要求；n 安全保密系统符合使用方便性要求。 n 数据保密的基本要求: 数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取； 数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改； 发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替； 防发送方否认：在保证数据完整性有发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。 加强系统安全和保密的对策n 加强系统安全和保密的常用措施有：n 行政措施行政法

30、规、规章制度社会允许的各种方式 法律措施针对计算机犯罪的打击、制裁手段 软件保护措施采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密 物理保护措施对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护 n 保证办公自动化系统安全的对策：n 安全监视技术 用户登记 设置权限 存取控制 工作日志n “防火墙”技术n 自适应安全管理件n 终端识别n 计算机安全加权 加强系统数据保密的常用对策有： 用户认证技术 利用用户专有信息: 口令 密码 通行字 利用用户专有用品: 钥匙 IC卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令 利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜 计算机数据加密技术 明文通过算法变为密文,密文到达对方通过

31、解密算法再度变为明文 “双钥”-共钥 密钥 数字签字技术 利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名 n 一般单位采用的系统安全保密对策方案（1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理； （2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范； （3）在Intranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备； （4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。 1.5 办公信息系统的类型及其实例1.5.1 办公信息系统的常见

32、类型1政府型办公信息系统2事业型办公信息系统3企业型办公信息系统4经营型办公信息系统5专业型办公信息系统6案例型办公信息系统7控制中心型办公信息系统8事务型办公信息系统1.5.2 省政府OIS的应用实例1.5.3 智能大厦OIS的应用实例 n 智能大厦俗称3A大厦，3A包括BAS (Building Automation System，楼宇自动化)，OAS( Office Automation System，办公自动化)，CAS (Communication Automation System，通信自动化) n 也有人将 BAS中的FAS( Fire Automation System，消防自

33、动化)和 SAS (Safety Automation System，保安自动化)分离出来，将它们作为一个独立的系统，称之为5A大厦。小 结n 办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的；它可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型。与办公活动相对应，当前办公自动化的运行有两种模式：个人办公和群体办公。n 20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化

34、四个阶段。其未来发展将体现以下特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展经历了三个阶段，因种种原因，各个单位办公程度有所不同。小 结（续）习 题一、简答1什么是办公自动化？它包括哪些层次？2办公自动化的未来发展将体现哪些特点？3什么是办公信息系统？它由哪些要素组成？4一个完整的办公信息系统应该具有哪些功能？5为什么必须加强办公信息系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？ 第 3 章办公中的文字和表格处理【本章内容介绍】n 本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识n

35、 通过一个简单、实用的“ 招录公务员通知” 文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程 n 以制作“ 通知” 公文为例介绍了公文向导制作公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范 n 以制作 “ 报考简章” 为例，介绍了复杂文档制作的相关知识 n 通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。 【本章主要知识点】n 文档的录入、编辑和排版n 文档的页面设置与打印操作n 利用向导制作办公公文n 大纲视图的使用n 多级标题符号的设置n 样式的设置与使用n 规则文字表格的制作n 复杂文字表格的制作n 利用Excel制作表格3.1 文字处

36、理工作概述3.1.1 文字处理及其文字处理软件下图描述了办公中计算机文字处理的基本工作过程。文字处理软件的主要功能1文件存储2内容编辑3简单排版4输入校验5输出6提供输入输出接口7对象的嵌入与链接3.1.2 文字处理软件的操作流程3.2 本章实例效果说明13.2 本章实例效果说明23.2 本章实例效果说明33.2 本章实例效果说明43.2 本章实例效果说明53.2 本章实例效果说明63.3 利用一般文档处理流程制作“招录通知”3.3.1 启动Word并作相关设置1启动Word软件2工具栏的设置（1）工具栏简介（2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开（3）工具栏的显示或隐藏3.3.2 文

37、字和符号的录入1选择汉字输入方法2文本内容的输入3特殊符号的录入4文档录入后的联机校对3.3.3 文档内容的编辑和保存1光标定位2选定文本（1）选择内容较少并且不是整段的选取（2）选择内容多但不是全文时的选取（3）使用看不见的选择栏（4）利用快捷键操作选取（5）文档内容的扩展选取（6）选定的简化3.3.3 文档内容的编辑和保存3修改文本技巧4复制、移动、删除文本（1）利用快捷键（2）菜单方法（3）工具栏按钮方法（4）鼠标拖动方法5“选择性”粘贴的作用6撤消和恢复操作3.3.4 字体与段落格式排版3.3.5 文档的页面设置1设置纸张大小和方向2 调整页边距3设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式4确

38、定每页中的行数和每行的字符数3.3.6 打印效果的预览3.3.7 文档的打印输出1打印操作的基本步骤2打印操作的其他方式（1）文档的快速打印（2）一次连续打印多篇文档（3）“打印”对话框中其他常用项目设置3文档打印操作时的相关问题（1）打印功能选项和设置打印机属性设置（2）暂停和终止打印3.3.8 文档的网上发布3.4 办公文字处理规范及其公文向导应用 3.4.1 办公室文字处理的基本规范1公文种类2公文格式3公文用纸4公文用字5公文书写3.4.2 利用公文向导制作招录通知正文3.5 制作“报考简章”复杂文档3.5.3 复杂文档的文字快速录入技巧1借助外部设备2自己定义新词3利用自动图文集4善

39、于使用自动更正5巧妙利用替换功能6掌握一些汉字输入方法的使用技巧3.5.4 编号和项目符号的设置3.5.5 样式的应用与管理1样式的基本知识2直接套用样式3新建样式4使用自己新建的样式5修改样式6样式的管理3.6 电子表格处理概述电子表格制作软件选取1规则的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2单元格悬殊的复杂文字表格，利用Word的“绘制表格”方法制作。3形状虽然很不规则，但可明显看出大的单元格是由小的单元格组合而成，适宜于用Excel制作，大的单元格可通过选取单元格区域，然后“合并居中”来实现。4包含大量数字并且需要进行公式、函数运算的表格最好使用Exce

40、l制作。5数据统计报表和数据库表格适合使用Excel制作，其中利用Excel制作数据库表格并进行数据处理将在下一章进行详细介绍。3.6.2 电子表格的常用术语和通用操作3.7 利用WORD的插入表格法制作规则的录用职位表3.8 利用WORD的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表1制作表格标题2绘制表格3合并与拆分单元格4调整表格的整体形状5表格中文字的编排6设置表格外框线的粗线效果3.9 利用EXCEL制作报名汇总表小 结n 在办公事务中，文字和表格处理是经常进行的两种操作。n 本章通过办公实践中的一个“招录公务员考试”综合实例，详细介绍了办公中文字处理和表格处理的基本知识和具体操作方法。主要内容

41、包括：文字处理的工作流程以及办公公文的规范处理方法；文档处理中的录入、编辑、排版、页面设置与打印操作；利用向导制作办公公文；复杂文档制作中的大纲视图运用、多级标题符号的设置、样式的使用等；规则文字表格的制作，复杂文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。n 通过本章的学习，读者可以达到能够熟练进行办公业务管理中文字处理和表格处理工作，对日常工作中像公告文件、工作计划、年度总结、调查报告、科研论文等文档能够进行娴熟的输入、编辑、排版和打印操作；对于各种工作日程表、节假日值班表、报名登记表、销售信息汇总表等各种格式的表格能够熟练编排和制作。习 题一、填空1在Word文档中要选择一个矩形区域，

42、应该在拖动鼠标的同时按住_键。2在Word中可以利用文档左侧的选择区来选择文本，方法为：单击可以选择_，双击可以选择_，三击可以选择_。3选择全部文档内容有三种方法，分别是_、_和_。4将一篇文档中多处都出现的缩略词“OA”全部修改为“办公自动化”的方法为_。5将选择的文本的字体格式或段落格式复制到其它文字或段落中，应该使用Word “常用”工具栏上的_按钮，单击它可以_。双击可以_。6在应用Word编辑含有英文的文档，如果出现单词拼写错误，则英文单词下面自动加上_；如果有语法错误，则英文句子被自动加上_。7可以通过选择菜单项“_|_”打印当前文档。8某个文档基本页面是纵向的，如果其中某一页需

43、要横向页面，则应该_。9在Word中，当前文档的总页数和当前页的页号显示在窗口的_位置。10在Excel中，要实现表格标题的跨列居中，应该单击_工具栏上的_按钮。第 4 章办公中的数据分析与处理【本章内容介绍】n 在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析，公司产品销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以及人事考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析统计等。n 本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公业务实践中常见的数据分析与处理方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总、数据透视、图表制作、公式与函数运用以及数据关联表格的操作。【本章

44、主要知识点】n Excel表格中内容填充的常用技巧n Excel数据库表格的特殊格式设置n Excel表格中数据有效性的设置n Excel数据库表格中的排序与筛选n Excel数据库表格中的分类汇总操作n Excel数据库表格中的数据透视分析n Excel中的数据图表制作n Excel表格中公式和函数的使用n Excel中的关联表格操作4.1 EXCEL数据分析与处理概述n 在办公业务中，除了文字和表格之外，还需要经常进行有关数据处理，有时候还需要将处理的数据结果用一种图表来进行表现。1Excel中的数据库表格简介n 数据库就是与特定主题相联系的信息集合。在Excel中，数据库实际上就是工作表

45、中的一个区域，是一个二维表。2Excel中的数据分析与处理n Excel中有很多可以进行的数据分析和数据处理功能，包括数据排序、数据筛选、分类汇总、数据透视、合并计算、关联表格处理等。n 本章将对上一章的实例进一步进行介绍，包括对报名汇总表进行数据分析，例如：按照某个主题排序、按照指定条件筛选、按照指定字段进行分类汇总、对整个表格进行数据透视分析等；同时，本章还将利用Excel中的公式和函数进行笔试成绩的计算、筛选、查询，与面试成绩进行关联表格的综合处理等。3Excel中的数据图表制作n 利用Excel，可以轻松、快捷地制作各种数据图表。n 这些数据图表可将枯燥的数字形象化，并且通过数据图表可

46、以了解到数据之间的相互关系和变化趋势。n 数据图表的类型很多，在办公实践中，使用较多的主要有柱形图、条形图、折线图、饼图、散点图等。4.2 “报名信息汇总表”数据库的建立4.2.1 建立“报名汇总表”数据库框架4.2.2 “编号”列的自动序列填充4.2.3 定义单元格数据的有效性4.2.4 使用数据清单添加记录制作效果4.3 对“报名汇总表”进行数据分析n 本节介绍利用Excel中的有关功能，对“报名信息汇总表”进行数据分析的操作方法，主要包括数据的排序、筛选、分类汇总与数据透视等功能。4.3.1 对“报名信息汇总表”内容进行排序1排序的依据2按单个字段排序3按多级字段排序4特殊排序方式4.3

47、.2 对“报名信息汇总表”内容进行筛选n 1自动筛选n 2高级筛选n 3高级筛选时的注意事项4.3.3 对“报名信息汇总表”中数据分类汇总n 使用分类汇总，能够在数据库适当位置加上统计结果，使数据库变得清晰易懂。n 对于本例，根据需要，可以对“性别”数据进行分类汇总，以便了解不同性别报名情况；也可以按照“学历”进行分类汇总，以便了解不同学历的报名人数；可以对“报考职位”进行汇总，以便了解各个不同职位的报名情况。n 在执行分类汇总命令之前，首先应该对数据库按照待汇总字段进行排序。4.3.4 对“报名信息汇总表”进行数据透视分析n 1数据透视表（图）的概念n 2数据透视表的创建n 3创建数据透视图

48、n 4数据透视表的更新n 5删除数据透视表4.4 利用数据图表表现数据之间关系n Excel数据图表能将工作表中的数据变为非常直观的图形格式，并且从图表上很容易看出结果，以及数据之间的关系和数据的发展趋势。4.4.1 利用图表向导创建条形图n 利用图表向导方法可以创建嵌入到原工作表中的柱形图表，该图表可以用来反应各地报考各种不同职位的人数情况，其样式效果如图4-27所示。 4.4.2 数据图表的格式设置与内容更新1图表的组成2图表的格式设置3数据图表的内容更新4.4.3 利用快捷键建立单独的图表并进行格式设置n 在上面的向导方法制作图表外的最后一个步骤中选择“作为新工作表插入”，即可制作一个单

49、独的图表工作表。除此之外，Excel中还可以利用F11或Alt+ F1功能键快速制作单独的柱状图表，然后再进行三维效果以及其他项目的格式设置和修饰， 4.4.4 选取不连续区域制作表现各职位报考人数比例的饼图n 对不连续区域的数据，也可以制作图表，这在饼状图制作中非常普遍。图4-36的饼图就是如此制作的，它用来反应各个岗位报名人数在总人数中的比例。 4.5 笔试成绩的数据处理n 上面的报名情况经过审核、分析和汇总之后，下一个环节就是要对合格考生进行统一设置准考生编号，并举行统一考试，包括笔试和面试。在本节重点介绍考试成绩的处理方法，主要用到了Excel中的数据库表格设置、内容录入技巧、公式和函

50、数使用以及关联表格操作等。4.5.1 笔试成绩处理表的框架建立n 招录过程的第一步是笔试，为此先建立笔试成绩数据库表格框架。n 建立好的数据库格式框架如下图所示，还需要进行数据输入和格式设置工作。 4.5.2 成绩处理表中原始数据的输入表格框架建立后，下一步就是要输入原始数据，输入时候需要注意以下几点：（1）“编号”字段可利用自动序列输入，为了使A4 单元格中显示出“001”效果，需要在输入时现以单引号（）开头，否则输入的“001”将只是显示为“1”。（2）“性别”字段可以设置有效性，或者利用列表选择输入。（3）三门考试课程对应的三个字段，需要先设置数据有效性（整数，范围0100），然后再进行

51、数据的输入，这样才能较好地避免数据输入时的错误。4.5.3 数据库表格的格式设置n 1数据库标题格式设置n 2字段标题格式设置n 3条件格式化设置n 4表格边框线设置n 5间隔底纹效果的设置4.5.4 用公式计算笔试成绩n 笔试成绩的最后结果需要使用公式来进行运算。n 公式的有关知识：n 公式是对工作表中的数据进行计算和分析的一种等式，它可以对工作表数值进行算术运算、关系运算和逻辑运算，同样也可以对字符数据以及其他数据进行运算。公式可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，或者其他工作簿的工作表中的单元格。 公式输入应该遵循的基本规则（1）公式输入时必须以“=”开头，公

52、式中间不能包括空格。（2）公式中的单元格引用，可以在编辑区直接输入，也可以通过单击该单元格或拖动单元格区域从而实现自动填入。（3）用算术运算符号：+（加）、（减）、*（乘）、/（除）、（乘方），字符运算符号&(连接字符串)以及关系运算符号（大于）、（小于）、=（等于）等来说明公式的操作类型。（4）在公式中可以使用圆括号，也只能使用圆括号，并且允许圆括号嵌套，但是应该注意嵌套时前后括号的匹配关系，计算顺序是先内层再外层。（5）单元格中的公式内容显示在编辑栏中，计算结果则显示在单元格内，如果希望直接在单元格中显示为公式，可以使用Ctrl+键（在Tab键的上面），再次键入，则取消公式显示，重新显示结

53、果。4.5.5 利用RANK函数确定笔试名次n 在Excel 中，名次的确认最好使用RANK函数，该函数是专门进行排名次的函数，其结果是返回一个数值在一组数值中的排位。n RANK函数的语法格式为： RANK(number,ref,order)。其中：Number为需要找到排位的数字；Ref为包含一组数字的数组或引用；Order 为一数字，指明排位的方式，为 0 或省略，按降序排列排位，不为零，按升序排列进行排位。 n 对本例中笔试成绩的名次排列，使用RANK函数并进行函数拖动复制即可。同样先选择H4单元格，在编辑栏中输入公式“=RANK(G4, $G$4:$G$33)”，然后按回车键，即可得

54、到第一个考生的名次“4”，采用与上面同样的方法拖动复制得到每个考生的名次。4.5.6 利用IF函数确定考生是否通过笔试考试在Excel 中，利用IF函数可以非常方便地进行条件判断。本实例中，名次确认完成后，根据考试规则要求，假设只能选取前40%（即前12名考生进入面试阶段。则“是否通过”一列可以按照如下步骤进行操作。（1）将鼠标定位到I4 单元格。（2）在I4 单元格中输入：=IF(H4=12,可以,)。（3）单击编辑栏上的确定按钮，则I4 单元格中显示出计算结果“可以”。（4）选取I4 单元格，拖动单元格右下角的拖动柄一直到I33。（5）松开鼠标，则I5到I33 中部分单元格将会显示出“可以

55、”样式，如图4-46所示，说明这些人都在前12名之内，顺利通过了笔试考试阶段。4.5.7 利用自动筛选获取通过笔试人员的情况n 对于通过笔试考试的考生，还需要进行面试，为此需要将他们的记录从数据库中筛选出来。将笔试成绩合格者筛选出来，可以利用自动筛选功能实现。 4.5.8 综合成绩表的创建n 将Sheet3工作表更名为“综合成绩表”，并制作如图4-49样式表格。该表格中 “编号”、“姓名”、“笔试成绩”三列下面对应的内容从“笔试通过”工作表复制过来即可，“面试成绩”一列根据实际情况输入。4.5.9 综合成绩计算可以采用与前面计算笔试成绩一样的方法计算笔试和面试的综合成绩。步骤如下：（1）将鼠标

56、定位到“综合成绩表”工作表的F2单元格中。（2）在F2 单元格中输入公式“=D2*0.7+E2*0.3”（此处假设在综合成绩计算中，笔试部分占70%，面试部分占30%）。（3）单击编辑栏上的确定按钮，则F2 单元格中显示出计算结果“84.97”。（4）选取F2 单元格，拖动单元格右下角的拖动柄一直到F13。（5）松开鼠标，则F3到F13 的所有单元格均计算出了对应的综合成绩。4.5.10 综合名次以及最后结果的确定n 按照与4.5.5和4.5.6中类似的方法，分别利用RANK函数和IF 函数，确定每个考生的“综合名次”并给出“是否进入体检阶段”的判断（假设综合名次前50%的可以进入）。n 综合

57、成绩表的最后处理结果如图4-50所示。n 图4-50 综合成绩表的最终效果小 结n 在办公业务实践中，经常需要对大量的业务数据进行分析和处理。这在Excel中通常通过建立数据库表格来实现。利用有关功能可以对Excel数据库表格进行数据分析，包括数据排序、数据筛选、分类汇总以及数据透视分析等。利用数据清单可以制作精美的数据图表，利用公式和函数能够进行各种复杂、繁琐的数据计算和数据处理。n 对于数据的排序操作，需要掌握排序依据，单个字段排序和多个关键字段排序的操作方法。数据筛选有两种操作方法：自动筛选与高级筛选，要注意二者的适用情况，对于高级筛选，还必须掌握如何正确设置筛选条件区域。小 结（续）习

58、 题一、填空1Excel对数据表中数据进行分类汇总前首先应该_。2对数据库表格中的数据进行条件格式化时，最多可以设置_个不同条件。3使用Rank函数时，如最后一个参数为“1”，则排列名次为按照_排列。4高级筛选时，条件区域中同一个条件行的不同单元格中的条件之间互为_的逻辑关系；不同条件行的单元格条件之间互为_的逻辑关系。三、简答题 1Excel中如何进行数据有效性设置？2如何实现Excel数据库表格各个记录行之间的底纹颜色为红绿相间的效果？3Excel对数据库如何进行高级筛选？高级筛选时设置条件区域必须注意哪些问题？ 4如何对Excel制作的人事档案数据库按照姓氏笔画排序？5源数据改变后，利用其生成的数据透视表能否自动更新？如果不能，应如何更新？四、应用题1将本章讲解的实例自行操作一遍。 2习题图4-1为一家手机厂商2004年第4季度的全国销售一览表，请进行如下操作。（1）按照该表格的表头格式，利用Excel设计数据库表格。（2）用记录单的方法输入下表中给出的所有内容。（3）利用公式或函数计算出该表格后5列的数据结果。（4）利用分类汇总的方法，计算各销售地区的季度销售总额。（5）制作用来反应本季度各地区销售数据比例关系的饼状图。（6）筛选出售价在1600元以上的手机的销售情况。（