管理信息系统在船舶代理企业中的问题分析与处理毕业论文

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1、11 南通航运职业技术学院毕业论文标题管理信息系统在船舶代理企业中的问题分析与处理系 别 管 理 信 息 系 专 业 运管 3 1 2 1 学 号 0325121006 姓 名 指导教师 2015年6月5日摘要随着中华人民共和国国际海运条例(后简称海运条例)及其实施细则的颁布和实施，船代市场全面开放，船代企业纷纷成立。目前，取得国际船舶代理资格的船代企业已数量繁多。在激烈的市场竞争面前，许多企业“坐以待毙”，另有许多企业采用了管理信息系统为公司主系统，并取得了很大成果，独占市场一头。本论文以A船舶代理公司为背景，详细论述在船舶代理企业竞争激烈的市场中，管理信息系统除了有促进作用之外，还在企业应

2、用中存在的一些问题的分析与相应的处理对策。关键词：管理信息系统；船舶代理企业；问题分析；处理对策AbstractAs the law of the Peoples Republic of China on international maritime regulations (hereinafter referred to as the regulations on international maritime transportation after) and the detailed rules for the implementation the promulgation and imp

3、lementation of the ship generation market fully open, the ship generation companies have been established. At present, obtains the qualification of international shipping agency has numerous ship generation enterprises. In the face of the fierce market competition, many enterprises doing nothing, ot

4、herwise many companies have adopted the management information system is the main system for the company, and made a lot of harvest, a monopoly market. With A shipping agency company as the background, this paper discusses in detail the shipping agency enterprise competitive market, the management i

5、nformation system in addition to have A role in promoting, also some problems in the enterprise application of analysis and the corresponding processing.Key words: management information system; Shipping agent enterprises; Analysis of the problem; Treatment countermeasures目录1 管理信息系统与船舶代理企业的关系41.1船舶代

6、理企业的发展现状41.2管理信息系统的概念41.3管理信息系统与船舶代理企业的关系52 管理信息系统在船舶代理企业中的应用52.1管理信息系统在船舶代理企业应用的系统领域52.2管理信息系统的主要功能62.3管理信息系统的高效、快捷处理83 管理信息系统在船舶代理企业中存在的问题原因分析83.1功能局限性83.2缺乏部门间信息交流的支持93.3数据延迟93.4数据容错率94 管理信息系统改进建议104.1以ERP为主辅以SCM某些细节部分的指导进行优化104.2数据正确性104.3加强部门间的协调合作115 结论11管理信息系统在船舶代理企业中的问题分析与处理1 管理信息系统与船舶代理企业的关

7、系1.1船舶代理企业的发展现状中国加入WTO至今，中国国际船代市场全面开放，内资也从原先设立所有制（国有）、注册资金（300万元）、出资人背景（航运、港口等）等门槛到取消所有门槛全面开放，并允许外资可以以合资（最大不超过49%）形式进入中国市场，从而导致船舶代理市场的竞争可谓空前激烈，加之美国经济危机的影响未消，各家船公司利润未调，纷纷缩减运营成本，使得与船东投入船舶数量及接运箱量紧密关联的船代业遭受了巨大影响，利润下降严重。A公司是成立于1993年的船代公司，据可靠统计，A公司10年利润相比较于09年，同比下降约10%，适者生存，物竞天择，公司已清醒的认识到这一点，那公司应当制定何种策略，来

8、应对经济形势逐渐好转所带来的机遇呢？1.2管理信息系统的概念如何面对，对每个船舶代理服务公司都是异常严峻的考验，尤其是船舶代理企业更需要利用信息社会的技术手段巩固已有的市场地位。管理信息系统应运而生。管理信息系统（Management Information System，简称MIS）是用系统思想建立起来的，以电子计算机为基本信息处理手段，以现代通信设备为基本传输工具，且能为管理决策提供信息服务的人机系统。其要素有三点，系统的观点和系统工程的方法；定量化管理（数学）分析的方法；信息处理及计算机应用技术。1.3管理信息系统与船舶代理企业的关系船舶代理是什么，其实简单来说，就是中间商，百科概念是指

9、根据船舶经营人的委托办理船舶有关营运业务和进出港口手续的工作。 船舶代理行业从事的业务内容非常广泛，作业流程繁杂，在以手工操作为主的业务处理中，经常存在操作误差、工作重复、工作效率低下的问题，给客户带去不必要的麻烦。因此，建立一套功能齐全、性能优良的船舶代理管理信息系统是非常必要的。MIS帮助船代企业进行公司各种基础数据的统一管理，实现企业基础数据标准化及共享使用；整合公司的各种作业资源，降低物流总成本，提高服务水平；实现整个公司的信息共享，使各业务数据无障碍流转；使决策层及时掌握财务状况；为企业的科学决策提供支持。船舶代理企业为MIS提供平台，搭建发展的桥梁；MIS为企业巩固内部网络，提高运

10、转效率，帮助企业对各类型部门集中管理。MIS是船代企业的管理脊柱，船代企业是MIS的平台支持。在航运市场的大环境下，两者是密不可分的。2 管理信息系统在船舶代理企业中的应用2.1管理信息系统在船舶代理公司应用的系统领域管理信息系统应用在A公司的子系统主要有以下几个：(1)销售与市场子系统。销售与市场功能通常包括产品的销售、推销以及售后服务的全部活动。其中业务处理有销售订单的处理、推销订单的处理。(2)生产子系统。生产子系统的功能包括产品的设计与制造、生产设备计划、作业调度、生产工人录用与培训、质量控制等。在生产子系统中，典型的业务处理有下生产指令、装配单、处理成品单和工时单等。(3)物资供应子

11、系统。物资供应子系统包括采购、收货、库存控制、发放等管理活动。业务处理数据涉及购货申请、购货订单、收货报告、库存票、提货单等。管理控制信息包括计划库存与实际库存的比较、外购项目的成本、缺货情况及库存周转率等。(4)财务和会计子系统。财务和会计虽然有着不同的目标和工作内容，但它们之间也有密切的联系。财务的职责是在尽可能低的成本下，保证企业的资金运转，包括托收管理、现金管理和资金筹措等。会计则包括对财务工作进行分类、汇制标准财务报表、制定预算及对成本数据进行分析。对管理控制报告来说，预算和成本是输入数据。(5)人事子系统。人事子系统包括人员的录用、培训、考核记录、工资和终止聘用等，其业务处理内容涉

12、及人员基本情况数据、工资变化等。人事计划主要由管理层来制定，它包括对招工、工资、培训、福利以及等各种策略方案的评价，这些策略将确保企业能获得完成计划目标所需的人力资源。(6)高层管理子系统。每个组织都有一个最高领导层，如由公司总经理和各种职能领域的副总经理组成的委员会。高层管理子系统为高层领导服务，它的业务处理活动主要是信息的查询和决策的支持，处理的文件常常是信函、备忘录和高层领导向各职能部门发送的指示等。(7)信息处理子系统。信息处理子系统的作用是保证各职能部门获得必要的信息资源和信息处理服务。主要是对计划情况和实际情况进行比较，如对设备费用、程序员的能力、项目开发的实施计划等情况的比较。当

13、然，科学的管理信息系统除了合理的子系统分布以外，与其他学科之间的关系也是微妙的，管理理论、管理方法是信息系统的要求；现代技术(计算机、通讯、网络、数据库)是信息系统的手段；数学、运筹学是信息系统的算法；哲学、系统论、信息论、控制论、行为科学构成了信息系统的理论观点和思想方法，它们组成了信息系统，与信息系统相辅相成。2.2管理信息系统的主要功能以A公司为例，管理信息系统主要体现了以下功能：1）集成化共享凡是A公司有权限使用系统的同事，都可以在使用范围内调用数据库里的单据，并可以上传到平台上自己部门的文件夹中进行资料的共享，但是跨部门的数据除外，而且如果有人在使用的话，其他人是不能同时使用这个资源

14、的。2）提高工作质量据调查，A公司2013年前仍旧使用的是手工操作，即手输单据排版改动，单据数量十分浩大，花费人工较多。2013年之后，全公司启用全新一代的管理信息系统，并成功运行，大大节省了资源，员工流失率减少了，同时消除业务处理过程中的重复劳动，实现业务处理的标准化和规范化，成为了同类公司的市场劲敌。3）人机结合A公司每个月都会举行一次大例会，例会的提案需要提前制定。行政人员将整理好的资料利用平台推送，决策层很快就能得到企业动态的相关数据，通过管理信息系统的模拟决策功能来协助进行正确的决策，并通过系统给相关的人发布提示，从而保证提案或决策的可行性和公正性。4）全面管理供需链供需链是一种具有

15、生命周期的流程；包含物料、信息、资金和知识流。其目的是通过众多链接在一起的供应商提供产品和服务，满足最终用户的需求。例如A公司的业务流程，首先安排客户中心与客户联系，然后客户与销售联系，销售与单据联系，单据与报价联系，报价与采购联系，销售再联系回客户，客户要求下订单，最后采购订货并安排车辆送货。整个流程用到的是管理信息系统中的销售管理模块、采购管理模块、分销管理模块以及运输管理模块等。通过系统的各个子系统模块，使各部门得到统一规划和运用，降低库存，加快资金周转的速度，将各部门联成一个富有团队精神的整体，协调运作，达到买卖双方的需求。2.3管理信息系统的高效、快捷处理现代化集成信息系统包含了各个

16、子系统，子系统下又包含了各个功能区，也称模块，有总账管理、应收管理、应付管理、设备管理、经营预测、分销管理、销售管理、采购管理、质量管理、成本管理、运输管理、人力资源等等模块，各个模块相互联系，贯通了运转高效的管理信息系统，如下图：经营预测生产管理采购管理质量管理库存管理销售管理分销管理运输管理成本管理总账管理应收管理应付管理设备管理固定资产管理工资管理预算会计人力资源管理3 管理信息系统在船舶代理企业中存在的问题原因分析3.1功能局限性在实施管理信息系统时定义的目标非常符合管理理论，甚至是极其先进的管理思想，希望通过管理信息系统进行灌输，达到一个较为理想的目标，但选择的系统与采用的方法与实际

17、企业运行状况脱节，不考虑企业运营中的实际业务流向，表面上看系统实施完成了，企业按照上述的管理信息系统的运转流程是可以省心省力又省钱，但是存在着一个问题，每个人都能获得所有功能的权限吗？显然是否定的。以A公司为例，JACK是A公司的董事，他有操作所有功能的权限，DAVID是财务部主管，他只能操作总账管理相关的权限，而且不一定都能操作，还要审批，有时候一个着急的订单因为等审批错过了回复的时间，这个损失谁担得起。3.2缺乏部门间信息交流的支持企业组织功能的发挥在于物流和信息流的畅通，跨部门间的有效沟通不仅是企业生存和发展的基础，而且是企业提高工作质量的关键。A公司是业界领先企业，规模很大，上下几千人

18、，大小部门不计其数，人员虽多，部门与部门却相隔有点距离，办公室内不能大声喧哗，本来应该是ERP做这个纽带工作的，但正是因为各个功能区相互联系，而导致他们又是相互独立的个体，例如销售，销售发送询价电邮，单据整单报价，输单输入客户系统，销售联系客户下订单，采购订单购货，销售确认发给财务，财务接收订单后开票并做应收事务处理，最后过账到总账。各司其职、有条不紊的工作模式使部门独立性很强，信息沟通不流畅，尤其是新人在操作ERP时遇到问题，进行不下去便不管不顾。这数据就被暂挂起来，进而导致后续问题的产生，部门间如果能够及时交流，就能够解决这种后顾之忧了。3.3数据延迟数据延迟指数据无法真实反映业务活动过程

19、。这种情况主要存在于管理信息系统正常运行期间，是由企业单据员录入错误或者后台程序运转卡壳，流程运转延迟等原因导致的。以A公司为例，采购员系统内操作下单，联系供应商，供应商送货到仓库，先做接收，然后检验，但货物在入库之前已经被发至车间，这个步骤在系统上是看不到的，只能看到库存数量为0，如果不及时协调的话，很可能发生重复下单、重复采购的情况，这是企业最不愿意看到的。当然，应用系统不稳定或者企业内部网络发生阻塞时也会导致数据延迟。3.4数据容错率目前一些企业坐在实施管理信息系统时对先期数据准备不足，后期又没有做到及时补充，使企业的各项基础数据不完整、不准确，一些数据重复而没有效率，这是系统的容错率，

20、它使系统的效率大幅度提升，但客观地讲，正是容错率大的原因，才导致ERP的数据不准确现象存在，这其实是致命的。在ERP上线前，数据录入的不准确主要表现在缺少对数据有效的检查，由于数据录入量大，加上时间紧迫，导致录入系统中的数据存在错误。ERP正常运行时，错误的数据录入大致由于单据员的不熟悉操作流程和业务操作时的粗心大意。经常出错的现象是键盘按键问题，因为单据员的一时大意，错误数据被录入系统。如果是大面积的，可能不会提交，但如果小地方有疏漏，系统的设定就会默认把它“吃掉”，接下来的问题可想而知。4 管理信息系统改进建议4.1以ERP为主辅以SCM某些细节部分的指导进行优化ERP系统是企业资源计划(

21、Enterprise Resource Planning )的简称，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。ERP就本质来说是计算机软件，所以ERP正常运行是要建立在企业计算机系统的正常运转之上的。在早些时候，ERP曾经历了极其辉煌的时期，但这并不能掩饰上述的种种缺陷，尤其是在经济

22、全球化后仍受其“余震”影响的船代业，这无疑是首要解决的。国内软件管理专家已经建议企业以ERP为主辅以SCM某些细节部分的指导进行优化。今年3月，A公司实施专家建议后，公司内部管理信息网络的运转速率比去年增加20%左右。4.2数据正确性一些数据信息可能会与现在企业管理所使用的信息有一定的差别，需要进行加工改造，有的则需要分析后才能确定，因此规范准确的数据会给企业带来相当大的工作量，但这却是实现信息集成，使管理信息系统得以顺利实施的首要条件。ERP系统使工作简化，只需要一台电脑就可以节省很多资源，但因为软件漏洞等问题，要求船舶代理企业应配备相关单据员进行数据检查，以保证数据的合理性和准确性。包括数

23、据录入前检查格式及有重复项，对已经录入系统的数据进行整理，检查是否有漏单等问题，方便订单高效完成。为了避免对录入后的错误数据进行修改，在上传系统前，应该再用EXCEL表格VLOOK检查是否有重复，用快捷键或其他公式进行格式的整理。在数据导入系统后，可以通过SQL语句检查数据的正确性。但当数据录入量不大时，并且是在ERP运行期间，可以在ERP应用里通过查找数据记录检查数据的正确性。数据的正确性是企业对客户的保障，多重保障只为给客户提供更优质的服务。4.3加强部门间的协调合作管理信息系统只是在企业现代化管理中所运用的一种高级工具及手段，并不能全权代替现实的企业管理，首先要做的是提出问题，才能让相关

24、部门解决问题。管理信息系统的实施是一项长期而复杂的工作，运行后肯定在数据库的或者主机系统的，或多或少会对ERP提出问题，安排单据员进行收集、分类，并可以通过培训向有关部门或者项目组提交报告。IT则要通过面谈、电话。电子邮件和书面报告等途径，来告知问题的解决方法，同时对问题进行登记。当问题涉及具体业务时，应在第一时间与相应操作员取得联系，无法处理时应寻求同岗位的同事帮助，以便得到快速圆满的解决。快速高效是企业取胜的前提条件。5结论随着我国加入WTO和我国国民经济信息化的推进，管理信息系统从理论到实践都在不断地丰富和完善着，并且必将有越来越大的发展舞台。但是要注意的是，如果管理信息系统规划不当，只

25、是将原来手工系统生搬硬套的变为自动处理系统，不但不会提高效率，而且还会浪费大量的时间与金钱。另外，如果企业盲目使用管理信息系统，把管理信息系统变成计算机选型系统，不根据自身实际进行信息系统的规划，只会造成人员、资金、时间上的浪费。作为管理类专业的学生，或者说是未来的管理者，我们肩负着改变企业落后的管理方式、加速实现管理现代化的重任，因此，学习管理信息系统课程是符合时代要求的，也是社会迫切需要的。参考文献1 李小荣，中国管理信息化2 田俊国,ERP项目管理散记3 陈桂兰，企业研究4 严志业，钟昌儒，中小企业管理丛书：中小企业ERP原理与实战5 黄梯云，管理信息系统6 左美云，信息系统项目管理11