亚沙会案例分析

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1、第三届海阳亚沙会开闭幕式项目管理案例项目背景亚洲沙滩运动会是亚洲规模最大、档次最高、影响最广的沙滩综合性体育盛会之一，亚洲沙滩运动会(Asian Beach Games)与亚洲运动会、亚洲冬季运动会、亚洲室内-武术运动会、亚洲青年运动会并列成为五个亚洲最高档别的综合性体育赛事，亚奥理事会所有45个国家和地区都将参与。第三届亚洲沙滩运动会于6月16-22日在中国山东省海阳市举办，本届亚沙会共设7个比赛区，共有沙滩排球、沙滩卡巴迪、沙滩手球、沙滩足球、沙滩藤球、沙滩篮球、龙舟、滑水、动力滑翔伞、公路轮滑、木球、攀岩、帆板等13个大比赛项目，49个小比赛项目。赛事参与人员中约有1500名运动员、75

2、0名随队官员、800名技术官员、2600名媒体记者，开闭幕式工作人员、演职人员和观众达2.2万人。赛会安保人员、各级赞助商、亚奥理事会五大赛事举办国（地区）观摩团、赛事志愿者、工作人员总数量约2万人。概括照片见图3.4-1。海阳第三届亚洲沙滩运动会组织委员会简称为亚沙委，亚沙委负责运动会的接待、财务、竞赛、安全、医务、外事、电视广播、艺术表演、建筑工程、活动筹划、运动器材和保险等事务。组委会设立文秘行政部、对外联系部、体育部、新闻宣传部、媒体运营部、工程和环保部、市场开发部、运动会服务部、人力资源部、财务部、监察审计部、文化活动部、信息技术部、法律事务部、安全保卫部、医疗卫生部等16个内设机构

3、。图3.4-1第三届海阳亚沙会概括照片开闭幕式项目管理1项目管理目的为全面统筹开闭幕式的筹办与运营管理，随着开闭幕式团队人员的逐渐到位，在12月发布的全委工作筹划的基本上继续深化和细化，共同研究修订完毕开闭幕式团队工作筹划，合计553项工作任务，并开展定期跟踪监控预警。通过开闭幕式当天运营组织规划，保证各项工作无重大差错和疏漏，保证各类客户群抵离进退有序、安全平稳，保证各项赛事和大型活动的成功精彩。开闭幕式团队工作筹划的编制过程强化了各子团队协作精神，理清了团队之间的工作接口，明确了主责单位与协助单位的职责。工作筹划成为开闭幕式团队工作指南，成为领导调度整体工作的根据，成为筹划跟踪的基本根据。

4、2项目管理内容对于政府主导的大型活动，项目管理是“一把手”工程，它是一种管理体系，有几十种措施和技能，所有使用比较复杂，北京驭时公司针对大型运动会特点总结出一套行之有效、直观简朴的项目群图形整合管理体系，重要涉及三个方面：一方面要建立层次分明、指挥统一的组织架构，涉及决策指挥层、统筹协调层、业务执行层三个层次，二是梳理所有业务口工作，明确接口和规定国，编制全局统筹的整合推动筹划，三是定期进行筹划的监控预警，及时发现执行过程中的问题，评估存在的风险，前置性解决问题，四是规划当天运营流程，从时间、空间进行统筹，对各类客户群的运营流线做出精密安排。3项目管理过程开闭幕式团队组建了专业的项目管理团队，

5、其中有参与北京奥运会、广州亚运会、深圳大运会的项目管理专家，尚有各团队指定的项目管理员。运用项目管理的措施，与各团队负责人、业务骨干和部分专家一起，从领域、团队、事项三个层次理清团队工作范畴和工作层次，针对各筹办领域的重点、节点、交叉领域工作，以赛事筹办与场馆运营为目的，进行系统、全面的分析梳理，具体分解工作环节，推演任务的合理性与可行性，发现任务漏项，修正了信息的不对称。过程涉及：一是筹划统筹与整合：建立筹划统筹管理制度，梳理开闭幕式各子团队工作筹划，形成开闭幕式全过程总体筹划；二是监控预警：建立监控预警机制，实现监控预警常态化管理，跟踪各项工作进展状况，及时预警重大问题；三是当天运营规划：

6、以揭幕式、闭幕式当天运营为目的，以客户群为核心，将所有工作按流程进行精确编排。4项目管理作用 结合地方实际运用项目管理措施科学制定工作筹划，可作为此后体育赛事的借鉴，团队工作筹划是整个筹办与运营的行动指南。整个编制工作历时一种多月，共通过10多次的修改、调节与完善，形成11个子团队工作筹划，共涵盖52个项目、553项任务，它是各团队开展工作、制定单项工作方案的根据。筹划中所波及的工作事项都将进入此后平常项目管理的调度通报范畴。项目管理的影响不仅限于直接参与该工作的人员，对整个团队开展和推动工作都带来明显的作用。具体作用如下：（1）决策统筹。工作筹划和当天运营方案作为揭幕式运营活动的总纲，是各项

7、活动的行动指南，为各级领导全面掌控开闭幕式各项信息，为各子团队梳理、细化内部执行流程发挥了重要作用。（2）经验指引。开闭幕式团队的工作人员分别来自各机关，对于开闭幕式工作经验甚少，项目管理团队通过培训、指引等多种方式协助各团队梳理工作筹划和当天运营方案。（3）团队合伙。在项目管理团队带领下，各子团队也逐渐进入积极的筹办状态，进一步理清思路，细化了团队的执行流程，并通过演习逐渐完善。（4）持续改善。工作筹划和当天运营方案的成功实行不仅为开闭幕式，同步也为全仿真演习 、报告表演、预演等活动的顺畅进行提供了重要保证。3.4.3项目管理团队1建立项目团队亚沙会开闭幕式运营团队从属于亚沙会开闭幕式指挥中

8、心，是以开闭幕式圆满成功举办为核心任务，通过细化责任分工，加强协同配合，完善信息采集等行之有效的工作手段，保证开闭幕式各项工作链接的顺畅运转。亚沙会组委会具有项目管理专业知识的人有限，通过引入项目管理专业团队，培养本地人才，在各团队设立有项目管理员岗位，为整体推动项目化管理提供组织保障。开闭幕式运营团队设立一种办公室和十个运营子团队，即：综合协调办公室、表演子团队、典礼礼宾子团队、交通组织保障子团队、场地保障子团队、礼宾服务子团队、安全保障子团队、志愿者服务子团队、核心区保障子团队、医疗保障子团队、媒体运营子团队。各团队构成及项目管理联系员见图3.4-2：图3.4-2团队构成及项目管理联系员2

9、团队主任职责主任开闭幕式运营团队主任是开闭幕式指挥体系第一负责人，全面负责开闭幕式运营有关工作的总体指挥协调。副主任开闭幕式运营团队副主任是开闭幕式指挥体系负责人之一，负责开闭幕式各项具体工作的指挥协调和监督指引。（1）统筹、组织、协调开闭幕式运营工作；（2）研究拟定开闭幕式的重大决策和指引意见；（3）明确各部门工作任务、贯彻责任、理清接口，指挥各部门依托既有机制开展工作；（4）组织、指挥开闭幕式突发事件的处置工作；（5）协调对外部有关单位的协同配合。3筹办期团队职责综合协调办公室综合协调办公室在开闭幕式团队主任的领导下开展工作，负责整个开闭幕式团队的上传下达、督查预警、财务监审、综合协调工作

10、，保证开闭幕式团队正常运转。（1）筹划管理处：负责团队筹划与项目的管理，掌控筹划项目整体履行进度，并负责督、催办。准时按规定报送各项筹划项目表格；（2）财务监审处：编制开闭幕式团队财务预算方案，负责团队财务的支出与监审，对执行过程中浮现的问题提出改善意见;（3）协调联系处：负责各子团队之间以及与外部团队之间交叉工作的联系、协调；负责团队有关信息的收集、归纳、整顿及报送工作；（4）行政后勤处：汇总各子团队办公设备需求，负责团队运营所需办公物资的管理与调配;负责团队餐饮保障和通行证件（正式表演证件和预演证件）的管理工作;负责预演票务的分派筹划。典礼与表演子团队负责开闭幕式典礼与表演组织工作，负责与

11、外聘团队的对接联系，推动各项具体工作的顺利开展。（1）综合协调处负责协调总指挥、总导演及其她表演负责人与各部门间的沟通。保持与有关部门联系，保障表演典礼顺利进行。（2）表演处按筹划做好道具的出入库、发放、回收及道具的维护工作；负责灯光的运营、维护等工作；负责音响的调试、运营、维护；精确控制音乐的播放及发出时间；负责服装的出入库、发放、修整、回收工作；负责热场节目排练、表演的组织工作；负责群众演员的选拔、培训、排练等有关工作;负责亚运村与倒计时一百天的展演活动；负责亚沙会会歌定稿、发布活动的组织协调工作。交通组织保障子团队负责开闭幕式当天运动员、随行官员、技术官员、注册媒体、观众以及工作人员等群

12、体的交通服务工作。（1）负责开闭幕式的交通运营保障，保证交通顺畅无阻；（2）负责河清岛车辆的引导与停放、运营流线指挥调度工作；（3）负责开闭幕式交通指引牌及场馆周边的交通协调组织；（4）负责监控当天的运力分派及人员安排，并统筹做好应急运力的管理配备；场地保障子团队 河清岛作为亚沙会开闭幕式主会场，场地保障工作是开闭幕式保障工作的重中之重。场地保障子团队，负责河清岛场地、场馆配套设施及功能房的维护建设，开闭幕式当天气象监测、数据报送等工作。（1）负责开闭幕式总指挥部、各子团队办公用房、媒体区划分、新闻发布会场合、停车场设施的建设及维护保障；（2）负责火炬塔设施搭建与维护；（3）负责LED大屏幕的

13、搭建调试及使用维护；（4）负责电力、供水、供冷、供气、通讯、无线电保障，负责通讯设施铺设、机电设备、建筑设施、表演设施、安保设施的维护保障工作，并做好应急保障。负责环境保洁及平常维护工作；礼宾服务子团队负责进行开闭幕式时亚奥理事会（OCA）来宾、国内来宾、国际要人、亚运观测员、代表团团长、组委会领导等来宾和人员的礼宾接待；负责河清岛体育场礼宾场合的设计规划、审核验收及管理使用；统筹流线设计，贯彻集散时间，协调安排餐饮、医疗及语言等各类服务工作。（1）为嘉宾及来宾（涉及外宾和内宾）提供票务、礼宾接待及服务保障； （2）为各类人员（涉及运动员、观众等不同群体）提供语言服务；安全保障子团队负责统筹协

14、调、组织指挥开闭幕式核心区安全保卫工作。（1）制定亚沙会开闭幕式总体安保方案；（2）细化措施，进行主会场封闭区重点楼宇的管控和社会面综合管控；（3）负责主会场各区域内隔离控制及安全保卫，对主会场管制区的外来人员、车辆进行疏导管控（涉及停车场和各重要通道）；医疗保障子团队负责开闭幕式筹办期及举办期间的医疗保障工作。（1）设立医疗保障点，为现场各类群体（涉及礼宾团队和场内人员）提供急救医疗服务；（2）提供医疗急救转运服务；（3）负责公共卫生监督检查；志愿者服务子团队负责开闭幕式志愿者的选拔、培训、组织、调配管理工作；负责场内物资搬运，进行观众的服务、引导，负责各子团队志愿者配备及服务工作。（1）根

15、据各子团队需求，按照定岗定人的原则及时配备相应数量和专业的志愿者群体；（2）负责核心区内物资搬运、调配等服务工作；（3）负责为典礼表演提供相应数量的群众演员志愿者；核心区保障子团队负责嘉宾、来宾、观众、媒体等各类群体的出入场及为各群体提供有关服务保障。（1）根据场地平面图，协调开展场内外形象景观的打造与维护；（2）负责各客户群（涉及媒体、观众、工作人员等）及设备、器材的出入场服务；（3）负责核心区内各类群体的验票、验证工作；媒体运营子团队负责与开闭幕式有关的各类新闻发布工作；负责电视转播与媒体服务技术保障,涉及照相服务、新闻服务、媒体服务、现场观众大屏幕导播、现场大屏幕信号保障、转播与媒体工程

16、保障以及其她新闻、信息有关工作;负责与开闭幕式有关突发事件的媒体公关。 （1）负责各类注册媒体的人员组织，提供采访报道、照相摄像等有关服务工作（含语言服务）；（2）负责协调媒体运营线路的规划、铺设与维护；（3）负责联系协调航拍服务组，制定、执行航拍筹划，进行设备的安装调试；（4）负责开闭幕式电视直播方案的制定、直播影像资料的拍摄及后期解决等有关工作；4当天运营指挥中心成立当天运营指挥中心，重要目的如下： 统筹、组织、协调揭幕式当天运营工作； 研究拟定揭幕式的重大决策和指引意见； 明确各部门工作任务、贯彻责任、理清接口，规定各部门依托既有机制开展工作； 组织指挥揭幕式当天运营时突发事件的解决工作

17、； 协调与外部有关单位的关系。组织架构如图3.4-3。图3.4-3亚沙会开闭幕式组织机构指挥中心职责(1)现场指挥中心工作职责：负责指挥部各项指令的上请下达；负责各分指挥中心之间工作的总体协调；以开闭幕式当天运营筹划为依托，分时段督察、督促各领域有序运营；负责现场紧急事件的应急处置。(2)安全保障分指挥中心工作职责：负责现场安保、涉军协调工作；组织实行河清岛体育场控制区内的反恐防暴工作；统筹开闭幕式当天附近海域、空域的即时安保工作；负责参与开闭幕式警卫对象及国内外来宾的安全警卫工作；负责消防工作；负责参会人员背景审查以及票、证查验工作；负责交通综合监控指挥系统的管护，实行交通管制；负责做好开闭

18、幕式当天信访维稳工作。(3)交通保障分指挥中心工作职责：贯彻开闭幕式当天交通运送总体规划，做好服务车辆的组织及调配；负责做好都市交通服务，保障各类客户群、持票观众的公共交通；负责河青岛体育场应急交通保障。(4)媒体运营分指挥中心工作职责：负责河清岛体育场媒体服务区的运营；负责新闻发布、媒体服务工作；负责开闭幕式当天突发事件新闻应急解决及新闻危机公关。(5)电视转播分指挥中心工作职责：负责开闭幕式电视转播的总体协调；负责信号传播过程中紧急状况的处置。(6)医疗卫生分指挥中心工作职责：负责现场医疗站点的布置，为现场来宾及观众提供急救医疗服务；负责开闭幕式当天的医疗急救转运服务；负责公共医疗事件的紧

19、急处置。(7)志愿者管理分指挥中心工作职责：负责开闭幕式志愿者的统筹、协调、调配工作；负责志愿者配备物资的发放。(8)电力保障分指挥中心工作职责：负责河清岛体育场电力规划及供应，负责应急用电、特种电力设备及弱电管网的配套保障；负责典礼、表演电力供应及应急用电转接；负责供电事件应急处置。(9)气象服务及气象干预分指挥中心工作职责：负责向河清岛体育场来宾区、办公区、观众服务区以及现场总指挥部提供当天气象信息；负责揭幕式期间气象风险的预警及灾害天气的气象干预。(10)外宾服务分指挥中心工作职责：负责与会外宾的出入场服务；负责外宾的接待及重大外事活动组织工作；协调安排境外嘉宾的餐饮、医疗、语言、现场服

20、务；会同有关部门研究解决重大涉外案（事）件和突发事件等。(11)内宾服务分指挥中心工作职责：负责境内嘉宾的出入场组织；负责境内嘉宾的餐饮、语言、现场服务；协调嘉宾出席有关接待活动。(12)服务区保障分指挥中心工作职责：负责开闭幕式观众出入场的总体管理协调；负责各客户群设备、器材的出入场服务；组织现场观众的食品售卖；负责现场演职人员及工作人员的就餐供应，负责当天快餐的紧急调配;负责开闭幕式门票紧急事项处置。(13)典礼表演分指挥中心工作职责：负责对接沟通导演组，处置有关典礼、表演事宜，并进行总体运营调度；负责揭幕式的热场表演组织协调；负责开闭幕式运动员集结的管理协调工作，负责来宾室、来宾看台的物

21、资配备、整体布置和服务保障工作；负责礼宾联系协调；负责引导员、嘉宾礼仪、楷模、升旗手、执旗手选拔、组织、培训、排练以及服装发放管理。(14)要人接待分指挥中心工作职责：根据要人活动安排，协调做好有关接待、服务工作。(15)场馆运营保障分指挥中心工作职责：负责河清岛体育场配套设施及功能房的维护；负责体育场永久设施的维护、检修，涉及供水、供冷、供气、机电设备和建筑设施；负责火炬塔有关设施设备的操作及维护工作；负责协调河清岛场地内及外围景观照明设施的维护工作；负责突发公共事件应急保障；负责揭幕式场馆内环境的打扫、保洁工作。(16)通信保障分指挥中心工作职责：负责体育场内有线、无线通信信号覆盖的技术保

22、障工作；负责对讲设备通信频率的申请、测试及分派使用；负责通信设备的故障检修；负责紧急状况下的应急通信保障。(17)执行团队工作职责：负责现场典礼表演的艺术、技术指引；对现场指挥部发现的问题及重大突发事件提出建议，为现场指挥部领导决策当好参谋；负责现场典礼、表演紧急事件的应急处置。3.4.4项目管理制度1制度建设为加强筹划管理工作，健全和完善筹划监控预警机制，有助于将所有工作纳入统筹、有序的轨道，有助于各领域、各任务间的协调，有助于强化进度管控，提高工作执行力，实现各项管理目的，圆满完毕亚沙会各项任务，根据亚沙会项目管理实际状况和工作需要，制定制度。（1）筹划管理组织筹划管理组织分为三层：决策指

23、挥层，统筹协调层，业务执行层。1）决策指挥层：由亚沙会领导全面负责，对筹划管理重大事项进行决策，对管理人员和执行人员进行指挥调度，具体事务由分管领导协助解决。2）统筹协调层：由办公室负责，具体由项目管理处负责，涉及制定筹划管理的原则模板、管理措施和流程，及时收集、汇总、分发筹划信息，根据需要建议召开筹划管理工作会议、发布监控报告等。重要涉及：a指引、收集、汇总、整合各团队的工作筹划。b跟踪总体筹划执行，向各团队收集执行状况，汇总、分析各类问题，定期发布亚沙委筹划监控预警报告。对筹划执行过程中浮现的进度延误及后果严重、影响面大的重大问题，及时向亚沙会领导和有关单位发布分析预警报告。c受理并办理筹

24、划变更事宜，商有关单位作出评估、提出变更调节报告，报亚沙会领导批准实行。d协助亚沙会领导协调解决筹划执行过程中浮现的问题。3）业务执行层：各团队是筹划执行的主体，各团队负责人是本部门(团队)筹划执行管理工作的负责人，具体操作由筹划联系员负责。重要涉及：a负责各团队工作筹划的编制和实行，填写工作筹划表，准时报送综合办公室项目管理处。b负责监控各团队工作筹划执行状况，发现和解决工作筹划执行过程中的问题，积极与各有关方面沟通协调；提出调节进度和工作筹划任务变更申请，阐明进度延误、工作筹划任务变更因素及对有关工作产生的影响。c收集、整顿监控工作筹划执行状况，定期填写工作筹划进度监控表和存在问题的分析报

25、告，按规定期间报送综合办公室项目管理处。d负责各团队工作筹划变更申请和更新已批准变更的工作筹划。已经亚沙会领导批准的各项筹划，特别是报经亚奥理事会批准的事项，一般不得变更，重要事项、核心时间点确需变更的，填写工作筹划变更申请表，阐明状况和理由，报送综合办公室项目管理处。（2）筹划管理机制筹划统筹管理以各项任务起止时间为根据，以保证准时完毕任务为目的，以评估、预警、报告3个机制为工具。筹划统筹管理的重要作用，一是保证准时、按质完毕工作任务。二是及时发现筹划时间与实际进展间的偏差并进行调节。三是为领导安排、部署工作提供根据。筹划统筹管理按如下原则实行：1)直接监控，及时把握。综合办公室作为筹划监控

26、信息收集、分析解决和发布的中枢，直接掌握各团队任务进度状况。2)监控与执行职责分设，各负其责。筹划执行部门(团队)按工作筹划规定启动、开展、完毕各项任务，并按程序报告进度状况。综合办公室项目管理处根据工作筹划通过评估、预警、报告等机制对各团队进度状况进行监控管理。a提示和预警。综合办公室项目管理处根据工作筹划，对即将开展的工作向责任部门提出启动工作的提示，定期收集各团队任务完毕状况。对按期完毕的工作任务进行绿灯提示，对也许无法按期完毕的、有问题的工作进行黄灯预警，对已经发生延迟的、问题严重的工作予以红灯警告。b 进度报告。定期发布筹划监控预警报告，对各团队重点工作筹划的执行状况定期检查。各团队

27、使用规范的格式、在规定的时间，按内容规定，向综合办公室项目管理处提交进度状况报告。综合办公室项目管理处根据各团队报告，提出评估意见，筹划监控预警报告作为重要议题列入全委会议议程，浮现黄灯和红灯警告的部门(团队)需要专门报告因素和整治措施。c 影响评估。影响评估重要涉及三个内容：一是协调性评估，即对各领域、各方面筹划的进度与否协调进行评估。二是风险评估，即对将来时间内阻碍按期完毕任务的多种因素进行评估。三是质量评估，即按预选设定的质量原则对工作成果（涉及阶段性成果）进行评估。2管理流程如图3.4-4。3.4.5项目管理过程1开闭幕式团队工作筹划亚沙会组委会办公室下发并印发了第三届亚沙委项目管理制

28、度，拟定了项目管理的组织架构、岗位职责、工作机制、工作流程、工作模板等，为全委项目管理提供了制度保障。 驭时项目管理团队对开闭幕式各子团队工作筹划进行梳理、多次对接，召动工作筹划协调会，修订完善工作筹划，从细化到终稿历经两个月左右，修订完毕了开闭幕式团队工作筹划合计553项工作任务。开闭幕式团队工作筹划的编制过程强化了各子团队协作精神，理清了团队之间的工作接口，明确了主责单位与协助单位的职责。工作筹划成为开闭幕式团队工作指南，成为领导调度整体工作的根据，成为筹划跟踪的基本根据。（1）数据问题各子团队上报的筹划从模板形式上基本符合规定，内容上存在某些问题，普遍性的问题是：具有平常工作，任务起止时

29、间跨度太大，时间以月为单位，没有细化到日，工作细分不到位，全委重要时间节点、工作特点不明显，团队化工作不突出等。图3.4-4亚沙会开闭幕式管理流程（2）持续改善针对这些问题，驭时专家团队与各子团队领导和筹划人员分别进行了讨论，探讨筹划改善和完善的具体措施和规定，使各子团队明确了梳理工作筹划的措施和规定。随后各子团队第二次上报了筹划，共报送筹划任务389项，较第一次上报有了很大的进步，工作细化，层次构造更加合理。驭时专家反复检查筹划中存在的问题，多次向各子团队反馈修改意见，协助各子团队沟通优化工作筹划，补充工作漏项和理顺跨子团队协作关系。通过持续改善和优化的工作，形成开闭幕式工作筹划具有553项

30、任务，涵盖各子团队,做到了团队工作全覆盖，项目筹划构造、主线清晰，筹划的优化提高基本完毕，此后在此基本上进行优化调节。2统筹管理工具（1）统筹管理难点解决措施 见一览表3.4-1。表3.4-1统筹管理难点解决措施一览表序 号难 题工 具综合效果1抓全局重点核心节点图形成大团队合力；提高工作效率；节省成本；保证进度；保证质量。2抓全局统筹统筹概要图3抓监控预警监控预警图4抓协作配合协作网络图5抓精确运营分时控制图（2）整合之星运用信息技术形象、直观、简朴地呈现项目过程管理，使项目管理专业知识通俗化、整体工作直观化、复杂问题简朴化。”整合之星”以进度管理为核心，具体分解工作过程，明确协作接口，贯彻

31、工作职责，合理安排进度，保证多部门配合下的项目筹划构造一致、协作顺畅，避免浮现因信息不畅、畅而不准、准而不及时而导致整体控制浮现较大风险和资源挥霍，保证多种项目的管理工作按筹划有序、整体推动。图形筹划视图涉及：1）驭时里程碑图核心节点，合用于高层管理者对整体活动阶段性目的的掌控。示意如图3.4-5：图3.4-5亚沙会开闭幕式里程碑图2）驭时概要图统筹全局，“概要图”筹划是脉络清晰、覆盖活动全生命周期的“指挥作战图”，为高档管理层实现全局指挥控制、分阶段部署工作、科学合理决策的根据。示意如图3.4-6：图3.4-6亚沙会开闭幕式筹划概要图3）驭时监控图预警风险，以可视化方式，直观形象地呈现多项目

32、全程执行状况，真实反映多种项目同步推动状况，便于管理层抓住重要问题。示意如图3.4-7：图3.4-7亚沙会开闭幕式监控预警图4）驭时网络图协作配合，理顺跨部门协作接口，使活动对资源（人力、物力、财力）进行合理安排，实现以最优的时间和资源来完毕整个活动的预期目的。示意如图3.4-8：图3.4-8亚沙会开闭幕式协作配合网络图5）驭时分时控制图人群时空精确设计，用于对各类人群、时间、空间、活动的精确控制，精确到分钟。示意如图3.4-9：图3.4-9亚沙会开闭幕式分时控制图6）团队筹划概要图团队工作筹划涉及重要节点任务、常规任务、团队交叉任务三类，以绿、紫两种颜色直观表达本团队任务与团队交叉任务。运用

33、图形筹划工具对各子团队筹划调节、修改、完善的重要内容涉及五个方面：优化项目构造、跨团队工作和接口、细化分解工作环节、合理安排时间、筹划名称规范。团队筹划草稿见图3.4-10：图3.4-10亚沙会开闭幕式筹划概要图（草稿）通过数据分析、业务梳理，反复修订筹划，最后发布筹划见图3.4-11：图3.4-4亚沙会开闭幕式筹划概要图（发布稿）3开闭幕式监控预警报告根据揭幕式团队执行状况，通过对多种问题进行分析、评估编制，及时预警风险，提出建议和要点提示等，监控报告如图3.4-12，监控表如表3.4-2：图3.4-12亚沙会开闭幕式监控报告表3.4-2亚沙会开闭幕式筹划监控表（1）分析存在重要问题与建议如

34、下示例两个：1）开闭幕式总体创意方案未定稿原筹划于12月30日审核通过的总体创意方案，现根据国家体育总局与山东省政府意见，完毕时间调节为2月20日。目前已导致有关团队“拟定立面图、效果图、平面图及流线”、“开闭幕式细案拟定，主转播机构摄像机位图、安保方案对景观规定”、“ 拟定照相机位置”等后续7项工作延迟。总体创意方案未定定稿，将影响后续开闭幕式节目单的设计、逐级上报审批，具体表演方案的制定，中心舞台建设，灯光舞美设计、制作等工作。鉴于开闭幕式总体创意方案是关系全局的重要工作，影响面大，建议尽快促请国家体育总局与山东省政府拟定总体创意方案。2）主转播机构合约未签订组委会与主转播机构央视未签订合

35、约，导致有关团队的“拟定各流线、功能分区、立面图、效果图及平面图”、“提报竞赛景观需求，国际广播电视中心提供照相机位图”、“开闭幕式细案拟定，主转播机构摄像机位图、安保方案对景观规定”等后续工作3项延误。截止1月4日，双方已拟定1月12日签约。建议签约后尽快对接后续服务工作事项，以保障后续工作顺利开展。 （2）近期工作提示如下例三个：1）物资进入：各团队需要明确当天所需物资的数量、运送方式、运营时间、流线和通道。当天运营时仅容许少数车辆进入，大部分物资需至少提前一天运入，由于6月5日开始启动专场证件，车辆进入需凭证件，各团队物资进入现场需提前做好具体筹划。2）新闻发布会：发布会所需物资设备、具

36、体工作方案等尚未贯彻，而参与人员的名单、日程、物资等还需要通过某些审核流程，此项工作要于6月5日前所有贯彻。3）证件信息收集：各类人员的证件的权限分派、信息收集状况进展不顺，目前应将大部分的人员名单、岗位和权限固定下来，按期完毕证件注册，证件将于6月4日前发放。（3）下期监控报告提示 提示各团队于指定日期向综合协调办报送下期筹划监控表、变更表电子和纸质签字材料。 4揭幕式当天运营总体方案（1）时空统筹在亚沙会各级领导的关注和指引下，驭时项目管理团队与各分指挥中心、团队反复协商，统筹规划，修改完善形成时空统筹图，如图3.4-13，这是集体智慧的结晶。4月10日，开闭幕式团队启动了当天运营方案编制

37、工作，驭时团队对开闭幕式各子团队进行了培训，各子团队根据模板编制方案，在团队编制过程中予以多次指引，由驭时团队对各项数据进行分析、研究、梳理和统筹。图3.4-13亚沙会开闭幕式当天运营时空统筹图开闭幕式以当天运营方案为行动指南，建立了协调高效的指挥系统，科学规划各类人群时空分布和流线，以运营为核心将各项服务保障工作贯彻到具体岗位与个人，制定各项应对突发事件预案。一方面，驭时团队多次与各级领导及各有关团队召开深度、全面的专项协调会、对接会并进行桌面推演，认真研究了客户群时空分布信息、当天运营总体流程等当天运营方案中的重要内容，推演了任务及时间节点的逻辑性、合理性，避免了系统漏项。另一方面，项目管

38、理团队对交通、安保、礼宾、表演等四个核心团队的任务进行了重点研究与讨论；最后，各子团队以当天运营总体流程为基准，细化了各团队执行流程。当天运营方案梳理过程中，总结部分问题需要领导解决：（2）问题清单运营方案是统筹的科学手段，通过对接发现诸多问题，示例如下：1）团队架构、职责未明确从部室到团队转化的过程中，存在任务转移或交叉。目前指挥架构未最后拟定，各团队职责界面划分不清晰，导致部分任务的主责单位模糊，无法开展下一步工作。建议尽早发布团队指挥架构及明确职责分工。2）部分团队负责人未拟定从部室到团队转化的过程中，充实了团队架构，增长了岗位设立，但团队负责人未拟定。3）开闭幕式场地交付时间过晚场地交

39、付估计在4月15日到4月31日，但团队均觉得时间太迟。以揭幕时间倒排前期任务，团队筹划在5月后进行联排，5月31日进行全仿真演习。4）各团队志愿者的使用及管理意见不统一各团队对于志愿者的使用及管理措施与志愿者管理中心的意见不统一，将导致对志愿者的管理混乱及保障空缺。建议志愿者管理中心拟稿有关志愿者的使用及管理措施，报高市长审批后发布，以统一对志愿者的使用及管理。（3）调度会议表3.4-3亚沙会开闭幕式调度会议事督办表运营方案的编制过程，梳理并发现了诸多需要进一步澄清的事项，部分重要事项需要向高层领导报告，予以贯彻解决。对每次领导高度会上的议定事项需要由专人进行跟踪督办。见表3.4-3示意：需要

40、领导决策事项3.4.6项目管理收尾1文档汇编将筹划文献、监控报告、当天运营方案、项目管理大事记、管理制度和流程、会议纪要等文献、图片、视频进行统一归档。筹划部分目录与当天运营方案目录见图3.4-14：图3.4-14亚沙会开闭幕式项目管理部分文档（示意）2提高总结海阳亚沙会的成功举办，项目管理是其成功的重要经验，为此海阳亚沙会组委会与PMI（中国）、驭时德隆项目管理团队共同召开了“项目管理成果研讨会”，图3.4-15亚沙会开闭幕式项目管理专家与组委会领导（1）采用项目管理的创新管理措施，引进业绩卓越的项目管理征询团队。凡事预则立，不预则废，工欲善其事，必先利其器。亚沙会组委会领导高瞻远瞩，借鉴北

41、京奥运会、广州亚运会、深圳大运会项目管理成功经验，7月组委会聘任了在以往大型国际运动会项目创新管理方面获得卓越业绩的北京驭时德隆项目管理团队，按照组委会整体工作部署，以筹划管理为核心，运用项目管理专业知识和经验，通过项目化管理的运作方式对海阳亚沙会筹办工作进行科学统筹、精心规划。（2）“以我为主”，组建项目管理队伍，制定项目管理制度和流程。项目管理工作是“一把手”工程。为加强亚沙委的项目管理工作，健全和完善筹划监控预警机制， 7月组建项目管理队伍，形成从上到下的组织体系，涉及决策指挥层、统筹协调层、业务执行层三层。决策指挥层由亚沙会领导全面负责，对筹划管理重大事项进行决策，对管理人员和执行人员

42、进行指挥调度，具体事务由分管领导协助解决。统筹协调层由综合办公室负责，具体由项目管理处负责，涉及制定筹划管理的原则模板、管理措施和流程，及时收集、汇总、分发筹划信息，根据需要建议召开筹划管理工作会议、发布监控报告等。业务执行层：亚沙委各团队是筹划执行的主体，各团队负责人是各团队筹划执行管理工作的负责人，具体操作由筹划联系员负责。同步制定了项目管理制度和具体筹划管理流程，从组织和制度上保证了项目管理贯彻到位。（3）开展项目管理培训，将项目管理的措施应用到亚沙会实际工作中。从6月至亚沙会结束，亚沙会组委会办公室和总指挥部办公室、开闭幕式指挥中心、安保维稳指挥中心结合实际工作需要，以亚沙会工作人员为

43、对象，组织了几十批次项目管理专业培训，涉及项目管理知识简介、驭时项目管理体系简介、以往大型国际运动会项目管理经验简介、亚沙会项目管理筹划编制措施、筹划监控预警体系、开闭幕式当天运营方案编制措施等内容。从7月开始，组委会每一批人员入职，都要参与项目管理培训，3月12日市委宣传部组织了市委、市政府、人大、政协120位领导干部吸取项目管理讲座。通过培训，使总指挥部领导、各中心、团队负责人及项目管理员理解了亚沙会项目管理体系，掌握了项目管理的措施，在实际工作中进行了全面应用，形成了大团队合力，增进了信息共享、协作配合。（4）组织编制亚沙会重点工作筹划和全委团队筹划，并将总指挥部会议议定事项纳入新增筹划

44、进行管理。从8月起，组委会办公室运用先进的项目管理手段，以赛事筹办与场馆运营为目的，与各团队负责人、业务骨干和运动会专家、项目管理专家一起，对各筹办领域的重点、节点、交叉领域工作进行系统、全面地分析梳理，具体分解工作环节，桌面推演各项任务的合理性与可行性，发现任务漏项，补充完善信息，从领域、团队、事项三个层次理清团队工作范畴和工作层次。团队筹划涉及重要节点任务、常规任务、团队交叉任务三类，在图形筹划概要图中以绿、紫两种颜色直观表达本团队任务与团队交叉任务。 “揭幕式成功了，运动会就成功了一半”。为保证开闭幕式各项筹办工作全面完整、有序推动，开闭幕式指挥中心在全委开闭幕式团队269项工作筹划的基

45、本上，专门组织11个子团队对原筹划进行细化、补充、完善，形成全面覆盖11个子团队工作筹划（553项），为开闭幕式筹划监控预警报告打下了基本。在历时1个多月10多次的修改完善，最后团队工作筹划成为亚沙会开闭幕式运营的行动指南，也是各指挥中心、团队开展工作、制定单项工作方案的重要根据。为亚沙会整体工作推动，通过监控预警机制实现实时动态管理打下了基本。在上述筹划形成之后，适时将总指挥部会议议定的新增事项纳入筹划进行跟踪管理，保证了亚沙会筹划的赛事性、适应性和有效性。（5）定期监控筹划执行状况，提前发现问题，预警风险。为保证整体筹划有序推动，执行到位，总指挥部办公室定期收集各中心、团队筹划执行状况，由

46、项目管理专家对进度滞后任务进行分析、评估，结合工作面浮现的问题，进行风险预警，问题严重的予以红灯预警，存在问题的予以黄灯预警，也许导致风险的提前预警，并适时提出工作建议和工作提示。驭时项目管理团队共完毕筹划监控预警报告10期，从5月19日至6月22日共发布10期筹划监控报告，对浮现风险的事项提前预警，合计红灯预警10次，黄灯预警20次，橙色提示29次，提示事项32项。针对工作面上存在的问题，提出工作现状预警；针对也许浮现的问题，提前给出工作提示；针对下步工作，提出工作建议，结合赛时实际运营过程中浮现的问题和工作特点，及时给出目前工作面重点工作提示。为领导统筹大局，全面掌控，抓重要问题提供了参照

47、根据。（6）针对开闭幕式，专门编制当天运营方案，并组织演习修改完善。鉴于开闭幕式工作的重要性，开闭幕式当天运营工作必须做到万无一失。为保证开闭幕式当天运营各项工作无重大差错和疏漏，保证各类客户群抵离进退有序、安全平稳，保证各项赛事和大型活动的成功精彩，保证国内外来宾得到符合亚沙会原则与惯例的各项高原则服务，保证媒体报道与转播工作顺利成功，保证赛会期间不发生各类重大安全问题，开闭幕式指挥中心组织18个分指挥中心编制了开闭幕式当天总体运营方案和专项工作方案，并反复组织演习，进行磨合，修改完善运营方案，其中揭幕式组织全仿真演习1次，报告表演2次，预演2次，揭幕式当天总体运营方案修订完善达15次，闭幕

48、式报告表演1次，预演1次，闭幕式当天总体运营方案修改完善4次。（7）总指挥部领导对项目管理工作高度注重，全力支持。亚沙会总指挥部总指挥、市委书记王玉波，执行总指挥、市长姜仕礼等领导高度注重项目管理，将亚沙会筹划监控预警报告作为总指挥部会议重要议题纳入会议议程，规定项目管理专家参与总指挥部工作例会和碰头会，市政府考核部门将筹划执行状况纳入对所有干部和工作人员的绩效考核体系之中，市纪委对监控报告风险预警事项、进度滞后事项进行督办，对亚沙会工作筹划的有效执行发挥了决定性的作用。3月28日，亚沙会总指挥部和各指挥中心领导听取了项目管理专家对每个领域的工作点评。亚沙会总指挥部副总指挥、开闭幕式指挥中心执

49、行总指挥、副市长高京涛亲自抓项目管理全面工作，多次参与亚沙会筹划编制工作会议，主持召开开闭幕式当天总体运营方案编制会议，对每一期监控预警报告和监控日报都严格把关，高原则，严规定，使亚沙会项目管理工作达到了全新的高度和水平。（8）海阳亚沙会全面应用项目管理，不断创新，精益求精，发明了运动会项目管理的典范。本届亚沙会从筹办阶段就引入业绩优秀的项目管理专业团队，“以我为主”，建立从上到下的项目管理网络组织，根据实际状况制定项目管理制度和流程，组织各级领导和核心骨干学习项目管理，参与项目管理工作，并为贯彻筹划执行的力度，将筹划任务执行成果纳入工作人员绩效考核体系，市纪委跟踪督办工作推动中浮现的问题。鉴于筹划与实际工作产生偏差，及时将新增任务纳入筹划进行监控。总之，想尽一切措施将项目管理与实际工作结合，让项目管理发挥统筹协调、监控预警的作用，从而保证了亚沙会各项工作有条不紊的向前推动，最后海阳完毕了一件几乎不也许完毕的事，并且好于以往大型国际运动会。