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1、第二章 秘书系统及其组织形态v第一节 秘书系统的基本要素v一、主体要素v秘书主体是指具有秘书资格和秘书行为能力的人。秘书资格和秘书行为能力，这是构成秘书系统主体要素的两个必备条件。v二、手段要素v手段要素是秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要素之间的中介要素。手段要素可分成软件系统和硬件系统。v三、对象要素v秘书活动的对象分为根本对象和直接对象。作为秘书系统基本要素之一的对象要素是指后者，即秘书主体通过自己的行为，运用某种手段直接作用的信息和事务。v第二节、秘书系统运动的过程、原则和特征v一、秘书系统运动的过程v秘书系统的运动过程是由若干个运动
2、子系统构成的，它们之间相互联接、相互作用，形成一个信息和事务环流的回路。这些子系统包括信息收集系统、信息加工系统、保障支持系统、信息内反馈系统、信息传递系统、抗干扰系统、信息存储系统等。v二、秘书系统运动的基本原则v秘书系统运动的基本原则是：整体性原则、有机关联性原则、动态性原则、目的性原则。v三、秘书系统运动的基本特征v与其他系统相比，秘书系统的辅助管理活动有以下几方面的特征：中介性、直接性、全面性、潜隐性、机要性。v二、秘书与秘书机构的称谓 （一）秘书人员的称谓v目前，尽管在观念上人们已普遍认同现代秘书的概念，而在实际工作中，对秘书人员仍存在随意称呼或称谓不统一、不规范的情况。有必要在全国
3、范围内建立一套科学的、完整的、统一的秘书职务称谓系列。v第三节 秘书机构的含义、称谓和类型v一、秘书机构的含义v秘书组织是通过内部分工和职能的划分，为实现辅助领导实施管理的共同目标而协调行动的秘书群体。秘书组织的成立，除了具备秘书系统的三项基本要素外，还应当符合以下几项条件：复合的主体、共同的目标、分工和协调、领导权威、工作制度和行为规范。二、秘书机构的称谓v在我国，各种各类的秘书机构的称谓大体上可以分成三类：一类称为“办公厅”；另一类以“秘书”一词定冠，后面缀以“局”、“处”、“科”、“室”等，一般为办公厅下设的部门机构。还有一类是根据秘书组织内部分工的业务名称来确定名称。（三）秘书机构的类
4、型v1、按工作时间分v可分成常设性秘书机构、临时性秘书机构。v2、按社会性质分v可分成国家公务秘书机构、社会公务秘书机构、私人秘书机构。v3、按服务对象分v可分成领导集体秘书机构、领导者个人的秘书机构。v(四)秘书的类别和层次v秘书作为一个职业大类，如同教师、医生一样，横向上有类别，纵向上有层次之分。v1、秘书的类别v秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于机关的为“机关秘书”，“企业秘书”，“私人秘书”，“商业秘书”，“涉外秘书”等。v同在政府机关和某种企事业单位的秘书，因其工作的不同而有更细的划分。如“行政秘书”、“机要秘书”、“会议秘书”、“文字秘书”、“教学秘书”等。v
5、美国对秘书人员的分类和工作职责规定较明确，主要有：行政秘书、公司秘书（又称“董事会秘书”、“执行秘书”）、通讯秘书（负责电话、电传、电报、信件等通讯事务；文件的起草、打字、编排、校对；记录上司口述或会议情况。）、技术秘书、医学秘书、法律秘书。v2、秘书的层次v国家机关的秘书等级有十五级，分为两种情况。一种是领导职务，一种是普通秘书。职别与级别的对应关系如下：v部、省级正职：三至四级；v部、省级副职：四至五级；v司、厅级正职，巡视员：五至七级；v司、厅级副职，助理巡视员：六至八级；v处、县级正职，调研员：七至十级；v处、县级副职，助理调研员：八至十一级；v科、乡级正职，主任科员：九至十二级；v科
6、、乡级副职，副主任科员：九至十三级；v科员：九至十四级；v办事员：十至十五级。v三、秘书组织的结构v（一）秘书组织结构设计的意义和原则v结构是组织各要素之间既定的关系模式，只有依靠结构，才能把孤立的诸要素整合为一个系统。设计秘书组织结构应遵循以下几条原则，它们分别是适应性原则、适度性原则、分工协调原则、优化性原则。v（二）、秘书组织的领导体制v秘书组织的领导体制就是秘书组织领导层的结构状态。这种结构状态应当是金字塔形。v（三）、业务结构v业务结构是指把秘书组织的业务按专业化的要求分工后组成的结构。v1998年3月，劳动和社会保障部开始对北京、天津、上海等十个省市进行企业秘书职业鉴定，分为三个等
7、级“初级秘书”、“中级秘书”、“高级秘书”。v（四）群体知识结构v一是指具有不同知识特点的秘书人才的合理组合。二是指不同知识水平的秘书人才的比例构成。v（五）智能结构v智能是指人们运用知识的能力。人的智能特点是非常丰富多彩的，把不同智能特点的秘书人才合理地组合起来，就能实现智能的群体的优化，发挥群体智能优势。v（六）年龄结构v年龄结构是秘书组织结构中的一个重要的亚结构。v（七)职务等级结构v目前，我国秘书的职务等级基本上可以分成两大类：一类是担任领导职务的秘书，另一类是没有领导职务的普通秘书。具有领导职务的秘书，职务等级从正部职到副科职，共八类十一个等级；非领导职务的秘书，其职务等级从巡视员至办事员，共八类职务十一个等级。v部、省级正职：三至四级；v部、省级副职：四至五级；v司、厅级正职，巡视员：五至七级；v司、厅级副职，助理巡视员：六至八级；v处、县级正职，调研员：七至十级；v处、县级副职，助理调研员：八至十一级；v科、乡级正职，主任科员：九至十二级；v科、乡级副职，副主任科员：九至十三级；v科员：九至十四级；v办事员：十至十五级。v思考题：v1、组成秘书系统的基本要素有哪些？v2、简述秘书系统的运动过程。v3、与其他系统相比，秘书系统的辅助管理活动有何特征？v4、秘书机构的含义？秘书机构的结构主要包括哪些结构？
秘书学原理第二章秘书系统及其组织形态
