行政管理制度手册(共34页)

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1、目 录第一章 总则第二章 保密管理第三章 宿舍管理第四章 值班管理第五章 车辆管理第六章 固定资产管理第七章 电脑管理第八章 上网管理第九章 移动电话管理第十章 差旅费报销第十一章 办公设备保修卡、说明书、安装盘管理第十二章 办公文具管理第十三章 报刊、图书管理第十四章 文档系统管理第十五章 日常用品、劳保用品管理第十六章 印章管理第十七章 附则第一章 总则第一条 本公司为规范管理提高工作效率，特依据有关法律和相关条例规定，结合本公司实际情况，制订本制度。第二条 以下所称员工，系指本公司正式聘用的员工，及试用期间的新进员工。第三条 凡本公司的员工，请遵照执行。第二章 保密管理第一条 为加强公司

2、的保密管理，保护公司的科技投入和技术创新成果，进一步推动公司的经营发展，根据中华人民共和国反不正当竞争法、计算机软件保护条例、着作权法、专利法、技术合同法等有关法律，特制订本制度。第二条 公司附属组织和分支机构以及员工都有保守公司秘密的义务，自觉遵守和执行公司的保密规定。第三条 公司秘密是关系公司权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。第四条 公司员工不准向外界泄露已确定为公司秘密的有关内部情况或虽未确定为秘密但尚未公开和不宜公开的有关资料、计划、部署、工作标底等。第五条 上级及公司各部门发文如需保密的，应加以注明。第六条 公司保密工作实行既确保守密又便利工作的方针。

3、第七条 公司秘密包括下列秘密事项：1 公司尚未公布的近期和远期发展战略、经营策略及其措施；2 公司尚未公布的产品发展计划、产品结构调整方案；3 与公司经济利益关系重大的研究开发项目、计划；4 完整的技术方案、开发过程中所完成的阶段性技术成果以及取得有价值的技术数据，也包括针对特定技术问题的技术诀窍；5 研究开发新技术、新产品的试验研制方案、研制方法及研制过程中的重要资料和阶段性成果；6 具有一定水平并产生一定经济效益的新产品设计方案、设计图纸和关键数据、配方、工艺、测试技术、制造技术和关键设备；7 公司的应用工艺、专有技术、测试数据；8 计算机软件作品，包括但不限于：计算机程序及有关文档，计算

4、机程序包括源程序和目标程序，同一程序和源文本和目标文本视为同一作品，文档包括用来描述程序的内容、组成、设计、功能规格、开发情况、测试结果及操作方法的文字资料和图表；9 消化、吸收引进技术和设备过程中，经公司作重大创新改造的部分；在对外谈判中，限内部掌握的谈判方案、价格底牌及对外询价、报价资料；对外招标、投标的标底及方案；10 营销策略、营销合同、国内外销售市场网络和客户名单、内部核算成本、内控价格、采购资料、定价政策、进货渠道；11 有价值的供销情报、价格情报；12 引进技术和设备时，按照合同约定承担保密义务的有关事项；13 公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告；14 公司财务预决算报

5、告及各类财务报表、税务报表、统计报表、资产状况、债权债务状况、资金运作情况；公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、重要会议记录；15 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；16 其他由公司确定应当保密的事项。第八条 公司秘密一经产生，公司应当及时予以确认并确定其保密期限，并及时告知掌管、接触该项秘密和已经知密的人员。第九条 公司的保密密级分为“绝密”、“机密”二级。绝密是公司的核心秘密，由总经理、副总经理确定；机密是公司的重要的秘密，由总监或各部门经理确定。第十条 附着有公司秘密的文件、资料、图纸、软盘等载体，应当按照本规定第十条的规定标明“绝密”、“机密”并标注保密期限。书面形式

6、的商密标在首页的右上角；非书面形式的商密标在明显、易识别的地方。第十一条 属于公司秘密文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由技术部门负责保密。第十二条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1、 非经总经理或主管副总经理批准，不得查阅、复制和摘抄；2、 收发、传递和外出携带、由指定人员担任，并采取必要的安全措施；3、 在设备完善的保险装置中保存，电子文档必须设定密码保护；4、 严格遵守技术文档管理规范，各项目、阶段的的技术文档及时提交指定负责人；5、 各总监及部门经理确定本

7、部门密级文件之后，在明显的地方标明商密，由本人或指定相关人员保管，并每月及时更新密级文件目录，以便公司统一管理；第十三条 属于公司秘密的设备或者产品的开发、研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。第十四条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经公司总经理批准。第十五条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办人应采取下列保密措施:1、 选择具备保密条件的会议场所；2、 根据工作需要，限定参加会议人员范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3、 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；4、 确定会议内容是否传达及传达范围；第

8、十六条 保密纪律：1、 不该说的话，不要说；2、 不得擅自携带密件外出；3、 不得在公共场合谈论公司秘密；4、 不得在私人通信中涉及公司秘密；5、 不得在不利于保密的地方放置密件；6、 发现泄密及时报告采取补救措施避免或减轻损失；7、 客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。第十七条 公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理和行政管理部门；行政管理部门接到报告后，应立即作出相应处理；第十八条 员工在职期间有依法保守本公司秘密的义务；员工在离职之后三年内（自离职之日起）仍应继续承担保守公司秘密的义务。公司可与涉密离职人员签订继续保密合同。知悉公司秘密的人员在离

9、开公司后，应当遵守有关行业禁止的规定。第十九条 违反本规定，故意或者过失泄露商业秘密，不够刑事处罚的，可以酌情给予行政处分或者经济处罚；一 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发薪资待遇500元以上5000元以下：1、 泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；2、 已泄露公司秘密担采取补救措施，未造成重大后果的。二 出现下列情况之一的，予以辞退并赔偿经济损失直至追究法律责任：1、 故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或经济损失的；2、 恶意删除公司技术文档、代码、程序等公司秘密，造成严重后果的；3、 违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；4、 利用职权强制他人违反保

10、密规定的。第二十条 公司任何员工不论是否与公司签署保密合同，其行为一旦违反本制度中的有关规定，公司都有权按照以上的规定进行责任的追究。第二十一条 公司提倡员工积极保护公司权益，对检举其他员工违反公司保密制度者予以嘉奖。第三章 宿舍管理第一条 为了保障宿舍内员工的安居和公司资产，员工必须遵守本制度。若违反制度的规定，公司将给予口头或书面警告，并根据情况处以50元500元罚金，情节严重者可即时解除劳动合同并立即搬离宿舍，公司不作任何资遣。第二条 员工宿舍只提供给本公司在职员工居住，不得用作其它用途，员工及家属凭住宿卡出入，外来人员必须在保安处登记。申请公司宿舍后，1个月内不入住，即视为放弃，公司将

11、有权收回。第三条 宿舍分配原则:根据员工工作职务、岗位、工作表现、学历、入公司工作时间等因素综合考虑，员工必须服从分配。如有员工因特殊情况申请入住超标住房，可根据宿舍容量酌情安排，但需向公司缴纳相应的差额租金。第四条 公司根据宿舍入住状况，从整体利益出发，可随时进行相应的住房调整。第五条 新员工申请入住宿舍必须在入职公司15个工作日后，填写申请表经批准后, 统一安排住宿。第六条 员工搬离宿舍必须先到行政人资部办理批准手续，并领取宿舍放行条，宿舍保安验收员工领取的公司财产并核实水电费后予以放行。第七条 未经公司许可员工不得自行调换宿舍、不得擅自改变、更换或破坏宿舍任何设施（包括门锁、电梯及防火设

12、备等）、不得擅自取走宿舍内公司财物，因离职或其他原因搬离宿舍时应完好无损交还。财物如在非正常使用情况下缺损，员工应如数赔偿，否则公司有权从员工工资中扣除应赔偿金额。第八条 员工宿舍不得留宿外人。如有配偶小孩父母等亲属，须经公司批准同意及登记。入住期间发生的各种费用及相关责任，由该员工承担。如有发现未经许可擅自留宿外人，一经发现立即搬离员工宿舍。第九条 宿舍水、电、煤气等费用由员工自行负担，员工可根据宿舍入住人数分摊。第十条 为保障员工的安全、健康和公司资产，公司在必要时检查宿舍房间状况, 员工有义务充分合作和接受检查。公司将公报检查结果，员工须及时整改。第十一条 公司宿舍三楼招待所只用于接待公

13、司客户，未经公司许可，员工不得私自使用招待所内任何设施。第十二条 员工之间文明交往，相互尊重、发生争执、矛盾时协商解决。第十三条 员工应保持宿舍清洁整齐，不得私自占用过道、阳台等公用地方堆积杂物，集体负责共用房间的卫生、安全等,不随地及往楼下乱丢垃圾，爱护公共卫生。第十四条 员工应积极配合宿舍区管理员及保安的工作，禁止在宿舍内外喧哗吵闹,建议于晚上十一点前返回宿舍，并关小宿舍内娱乐设施的音响,以免影响周围人员的休息。第十五条 严禁在宿舍内藏有或使用任何攻击性武器、烟花、爆竹或其他易燃易爆等危险物品，禁止在宿舍内使用易产生大量烟雾的明火火源和大功率电器, 节约水电，并做好防火防盗工作。第十六条

14、严禁在宿舍内酗酒、打架及从事一切与“黄、赌、毒”相关的活动，违者公司将视情节轻重给予相应处理或送交公安机关处理。第十七条 员工因离职或其他原因搬离公司宿舍须在一周内办妥,并由宿舍管理员及保安负责验收及放行，并及时上交宿舍钥匙及住宿卡。第四章 值班管理第一条 为保障公司财产安全，保证公司节假日业务及通信正常，合理地安排值班，特制定本管理制度。第二条 公司保安、宿舍保安及仓库保管员原则上节假日不安排休息，须坚守工作岗位。如有特殊情况者，须经部门负责人同意，安排接替人后，方可休假。第三条 为保证公司业务正常运作，逢元旦、五一、十一及春节等节假日，公司、仓库及宿舍白天均需安排工作人员轮流值日，晚上由保

15、安或保管员负责。第四条 根据放假时间长短、各部门人数及任务情况，行政人资部将下达各部门需派出的值班人数，各部门经理负责将值班人员名单报行政人资部，由行政人资部统一安排。第五条 公司在职员工均有责任承担值班工作，需服从部门经理安排，实行轮流值班，员工不得以任何理由推卸责任。第六条 值班人员须做好值班记录，值班内容包括进出人员登记、接听电话、传真、保障通信畅通、相关业务及时通知各部门负责人或留言、接待来访客户、负责公司安全等。第七条 值班人员不得擅自离岗、提前下班或迟到，等接班人到岗后，交接有关事项，方可下班。第五章 车辆管理第一条 为加强对公司自用车辆及客户移动监测车的管理，规范司机用车行为，合

16、理使用公司资源，特制定本管理制度。第二条 用车原则：1、 车辆调度根据车辆作用范围，由行政人资部专管员统一安排。2、 原则上车辆专车专人负责，无特殊情况，不得随意调换，如需调换，经行政人资部专管员同意后，双方对车辆的外观及安全状况进行检查，否则责任自负。3、 用车应根据事件的轻、重、缓、急程序及申请的先后秩序逐一安排。A、 优先保证重要客户接待。B、 优先安排工程用车（广东省内范围内出差、加工、测试等）。C、 优先安排紧急公司、业务用车。D、 员工外出办事一般不安排用车，确需提款、搬移重物或紧急公务可安排用车。4、 对一般员工赴外省出差，人数不超过5人者，原则上不安排接送。5、 移动监测车不得

17、用作日常办公用途，除改装、测试外，不得随意开动。移动监测车由工程部负责日常管理。6、 客户移动监测车须建立车辆登记卡，方便管理。移动车辆资料包括合格证、保修手册、使用说明书、临时牌照、购车发票、环保检测证、养路费、车辆改装合格证等，由专人负责保管及移交客户。7、 公司车辆夜间停放地点为中航苑停车场，遇特殊情况，需临时停放别处，应经行政人资部同意。8、 外借车辆，报总经理批准，行政人资部备案存档，外借时原则上须连同司机一起派往。9、 凡未经申请批准，违反以上用车原则，自行出车者，费用自负，责任自担并作违纪处分。第三条 车辆调派程序：1、 各部门因工作需要用车，经部门经理同意，提前向行政人资部专管

18、员预约。2、 行政人资部根据车辆使用预约提供的情况酌情考虑，分轻重、缓急做出派车或不派车决定。3、 司机每次出车须填写车辆行驶登记本，详细写明用车情况、起止里程数、事由、费用、地点、时间等，并由用车人确认后，交行政人资部备查。第四条 司机相关规定及处理：1、 严格执行公司车辆调派制度，不得私自出车或出车后私自挪用，改变车辆用途，不得将自己保管的车辆交给他人驾驶或练习驾驶。2、 司机出车前，检查车辆内、外状况、油水、电路、雨刷、车辆证件及个人证件，并记录情况；需要办理交接车时，双方当场验车，分清责任。因车辆证件或个人证件不齐，造成不能出车者，按旷工处理。3、 出车返回时，车辆油量剩一格时须加满油

19、，平时司机应自行做好车辆卫生，每星期在外洗车一次。4、 司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回，应及时设法通知行政人资部管理人员，并说明原因。5、 司机出车时，严格遵守交通法规、条令、条例行车，确保安全，不得违章行驶，因违章所造成的罚款等费用由当事司机承担、所造成的误工当事司机按旷工处理。6、 司机对车辆的安全及保管负责，仔细检查车辆门窗是否锁好，确保车辆设施及设备的安全，车辆应停放在公司楼下停车场，不得将车辆开回住处私自停放。7、 节假日期间，如无工作安排，车辆钥匙应交回行政人资部专管员保管。8、 司机每月5日前将上月出车情况及费用汇总上报行政人资部，作为分析、考核依据。9、 行政人资部不

20、定期对车辆进行检查，对违反以上规定，经查处每次予以100元罚款，情节严重的予以辞退。第五条 车辆费用管理：1、 行政人资部定期统一购置车辆保险、养路费、年审。2、 车辆修理报行政人资部核实，司机填写车辆维修申请表说明故障原因并相互确认，经行政人资部批准后，方可组织维修。3、 车辆维修完毕，送修人应认真检查车辆维修状况和维修项目是否达到标准，签字认可后将旧件带回，方可予以结算修理费用。4、 因人为操作不当，长期不保养，或长期病车上路，造成车辆损耗需维修者，由当事人承担全部维修费用。5、 汽车油费、过桥过路费、停车费等日常费用，每月中、月末分两次定期报销，由用车人或行政人资部负责人根据行车记录在票

21、据上签字核实后，报总经理或副总经理后方可报销。6、 当车辆需使用精品时（如机油、装饰品、座套等），填写申购单，经行政人资部批准同意后，方可购买。第六条 车辆的保养规定：1、 车辆的卫生标准：A、 外表没有灰、油污，轮胎盖无污垢，车身外表清洁干净；B、 仪表台处目测无尘，坐椅、地毯无杂物、无灰尘；C、 车内物品摆放整齐、无多余杂物，车尾行李厢摆放整齐、无泥尘；D、 发动机油、水必须在正常刻度，发动机要保持清洁，轮胎气压正常，玻璃无指印。2、 车辆行驶里程数每到达8000公里后，定期做二保处理。第七条 车辆事故处理：1、 车辆肇事后，肇事者应向行政人资部汇报，及时通知保险公司及交警，向并公司总经理

22、书面报告肇事经过。2、 责任在我方，根据以下情况，肇事者承担相应损失：A、 负全责，司机承担公司损失的100；B、 负同责，司机承担公司损失的50；C、 负次要责任，司机承担公司损失的30；3、 责任全在他方，扣除司机当月工资的10。第六章 固定资产管理第一条 固定资产分为办公类固定资产、生产项目类固定资产和物业固定资产三部分。1、 办公类固定资产：包括电脑、软件版本、服务器、电视、相机、录像机、刻录机、复印机、电话机、空调、保险柜、文件柜、办公桌、椅、宿舍用品（床、桌、椅、热水器、煤气炉）和办公车车辆等。2、 生产项目类固定资产：包括生产设备、仪器仪表、生产工具等。3、 物业资产：包括自购办

23、公物业、员工宿舍等。第二条 行政人资部对固定资产的管理权限：管理内容分类申请采购调拨登记保管维护使用回收报废备注办公类生产项目类生产项目类由仓库、财务部负责管理物业资产类管理办法详见物业、员工宿舍管理规定第三条 办公类固定资产一般通用性的配制标准：1、 公司和各部室共同使用的办公类固定资产的配制标准，根据公司业务发展需要、工作性质及条件而决定配制标准。2、 员工个人常用的办公类固定资产配制标准，一般为台式电脑、办公桌、椅一套，座位分机，根据工作性质和级别有所不同，可酌情处理。3、 员工个人临时借用办公类固定资产，根据当时工作情形，按本管理办法第六条办理。第四条 办公类固定资产均按先内部调拨后采

24、购的原则购置，内部调拨和申购程序如下：领用人填写固定资产申领单 1经部门主管签字确认审行政人资部核定库存核 1核定库存和规格，提出调拨意见未 2按表单程序审批登记员工固定资产使用档案入册通过 调拨领用 询价、采购交行政人资部入册、验收 1收集固定资产使用说明书2发票鉴证 财务报销1凭行政人资部鉴证发票方可到财务报销办理领用 1登记员工固定资产领用卡第五条 办公类固定资产购回后，由行政人资部专人登记、编号、入册、贴上固定资产标签后方可发出使用，领用时需列明固定资产名称、金额、规格、领用人、领用日期等，建立个人使用固定资产档案或个人借用固定资产档案。第六条 因工作需要员工需借用公司办公类固定资产（

25、如手提电脑、照像机等），其借用程序如下：借用人填写固定资产借用单 1按表单程序审批 到行政人资部办理借用手续1 登记借用档案按期归还并到行政人资部消帐1 手提电脑归还时，需将电脑里的资料备 份到服务器上。第七条 员工借用之固定资产应按期归还，因工作原因不能按时归还，借用人应书面报告行政人资部。对无任何原因，又逾期不归还者，行政人资部催促一次，再不归还时，行政人资部有权通知财务，暂停发当月工资。第八条 员工因解除劳动合同时，应主动归还使用和借用的固定资产，协助行政人资部查对应归还固定资产数量及规格。第九条 在固定资产使用所限内，非因正常损耗，使用时人为损坏、缺件或不慎丢失固定资产的，借用人要书面

26、报告行政人资部，公司将视其固定资产折旧和具体情况决定赔偿损失的金额。第十条 根据不同固定资产的使用寿命和实际使用情况，经专业技术人员鉴定不可继续使用时，可申请固定资产报废，报废程序如下：行政人资部填固定资产报废申请表并附专业技术人员的鉴定说明书 报总经理审批 收回固定资产标签 固定资产档案销册 通知财务 固定资产报废第十一条 对计算机配制或升级的有关规定详见办公电脑管理制度。第十二条 附件：表格附件一、办公类固定资产申用单申购人_ 200 年_月_日 品 名规格单位数量单价金额用途调拨情况备注：部门经理：行政人资部：总经理审批：附件二、办公类固定资产借用单借用人_ 200 年_月_日 品 名规

27、格归还日期借用原因:部门经理意见:行政人资部意见:附件三、办公类固定资产报废申请单申请人_ 200 年_月_日 品 名规格报废日期报废原因:行政人资部意见:总经理意见:第七章 电脑管理第一条 为加强对公司员工使用之电脑管理，避免公司固定资产的流失与不必要的的损耗，并随时跟踪了解员工电脑使用情况，以便及时执行电脑发放、更换、入库，特制定本办公电脑管理。第二条 员工电脑发放流程：流程一 仓库有剩余电脑行政人资部通知网管员员工领用电脑电脑编号清查电脑配置填写员工领用电脑登记册 使用人签名确认员工领用电脑登记册归档公司员工电脑配置汇总。流程二 仓库无剩余电脑网管员填写办公电脑申购单作采购计划使用部门经

28、理审核 行政人资部审核总经理审批市场部采购 入库 填写发货通知单通知仓库保管员领用电脑电脑编号清查电脑配置填写员工领用电脑登记册 使用人签名确认员工领用电脑登记册归档公司员工电脑配置汇总。第三条 领用电脑的几点说明：1、 在仓库有剩余电脑的情况下，通知网管员发货。在仓库无剩余电脑的情况下，由网管员申购，部门经理和行政人资部审核，报总经理审批后方可购买入库。2、 电脑领出后，由网管员核查配置，打印员工领用电脑登记册一式两份，使用人确认签字，各持一份，并对电脑进行编号。第四条 员工电脑配置更新/更换几点说明：1、 部门经理根据本部门工作需要或员工电脑使用状况，提出更换电脑配置要求并填写办公电脑申购

29、单，经主管领导和行政人资部负责人审核，报总经理审批，交市场部采购，入库。2、 网管员装配-使用者确认签字归档。所更换的设备退回仓库。第五条 电脑退仓流程：员工离职或其他原因电脑需要退仓的由部门经理通知网管员网管员逐一清查使用者签名的配置清单确认无误通知仓库收回。第六条 公司服务器由网管员负责，每天及时更新及备份各种数据；设备需更新时，由部门经理提出申请报行政人资部审核，总经理审批。第七条 员工使用电脑以及其他外设须知：1、 员工电脑以及电脑外设，如打印机、ISDN、扫描仪、Modem等作为公司的固定资产，使用者必须爱护，不得随意损害、拆除，不得违规操作，否则酌情处罚；2、 员工电脑及其他外设发

30、生故障应及时维修，出现设备损坏要及时通知行政人资部并说明原因；3、 员工添加、更新设备需由本部门经理根据电脑管理流程报批；4、 由于工作需要，员工之间的电脑设备有互换的，应及时将实际情况通知网管员；5、 员工不得擅自将个人设备如声卡、硬盘等添加至公司电脑主机；6、 在使用电脑的过程中，不得使用来路不明的软盘或光盘，在多台机器上用过的软盘使用之前要先查毒，以免造成不必要的损害；7、 员工离职时，必须经网管员核查电脑配置，并告知电脑密码，经查与原配置清单相符方可办理相应手续，否则根据所缺设备照价赔偿；8、 行政人资部人员根据电脑更新、增减实际情况及时制作领用电脑清单一式二份，一份交行政人资部相关负

31、责人审核，一份自行留档。第八章 上网管理第一条 为加强对上网的管理，规范上网行为，特制定本管理制度：第二条 上网时遵守国家有关网络安全的各项法规，不得利用公司ISDN专线访问、浏览、下载非法、不健康的站点、网页、散布非法信息，从事不道德及违法的事情，违者后果自负。第三条 不得利用上网泄露公司机密及技术资料。第四条 上班时间员工可以上网查阅与工作有关的资料，收发业务联系的电子邮件，不得浏览与工作无关的内容及收发私人邮件。第五条 中午休息时间，员工可安排处理私人邮件及浏览新闻报道等。第六条 下午下班后、周六及周日关闭公司代理上网服务器。如正在查阅或需加班查阅与工作有关的资料，须由部门经理提前通知网

32、管员，并登记查阅网站及时间，查阅完毕后即刻关闭服务器。第七条 员工在上网查阅资料完后，请即退出网络，不要长时间闲置，造成网络资源紧张及浪费。第八条 本规定由网管员负责监督执行。网管员定期或不定期地查看服务器日志，并采取相应技术手段使监督富有成效。有违反公司规定者，坚决查处及通报全公司，并视情节轻重，处以相应处罚。第九章 移动电话管理第一条 为加强移动电话的管理，结合公司业务发展需要，合理利用公司资源，特制定本规定：第二条 移动话费补助标准：A. 总经理、副总经理：实报实销；B. 总监、部门经理：500元/月；C. 司机及享受话费补助的其它人员：200元/月。第三条 员工出差不再享受个人手机补贴

33、，出差三天以上，且工作需要，以小组为单位，经部门经理和行政人资部批准，到行政人资部办理移动电话借用手续，出差回来后当天内归还行政人资部，行政人资部将对出差话费进行核查，私人话费由员工自理。第四条 享受移动电话补助的员工及借用公司移动电话出差期间，在规定开机时间，若发现或被人投诉移动电话关机，电话振铃后不接又不及时回电者，一经查实，当月内第一次罚款50元，第二次罚款100元，第三次取消当月话费补助。移动电话无电池等任何情况，均不作为关机的理由。第五条 规定开机时间：A 享受移动电话补助人员：7:0024:00。B 司机、市场人员和借用移动电话出差人员：全天侯。第十章 差旅费报销第一条 根据公司费

34、用开支的实际情况，并参考反馈意见，同时为保证公司差旅费的合理使用，规范差旅费的使用标准，杜绝各项不合理的费用开支，特制定本规定。第二条 本规定适用范围：1 规定适用于公司所有人员；2 规定所指出差是指出差人员经主管负责人批准离开日常办公地进行各项公务活动的员工。第三条 出差程序：1 出差人接到主管上级的出差指令后，出差人填写出差申请单，详细填写基本信息栏，并按表单的程序审批，出差申请单交行政人资部备案；2 凭审批完毕的出差申请单，按预计出差天数相应补助的费用办理借支手续；3 出差过程中，出差人应详细填写出差日志，凭出差日志，审核出差费用和出差补助；4 有坏货、换货或当地采购设备、借用公司固定资

35、产的，出差返回公司后，当即办理入库、退还手续。5 出差人员返回公司七天内，出差人还需填写出差情况登记表，并依表格程序经领导审核后，连同出差日志到财务报销差旅费。第四条 差旅费的报销标准：1 公司所有人员差旅费实行全额包干的办法，即包住宿、市内交通、伙食补助等费用，但往返机场的交通费可准予报销（不含出租车费用）；2 出差人员部门副经理及以上人员出差可乘坐飞机，其他工作人员出差一般情况下都乘坐火车，特殊情况确须赶时间须经有关领导批准方可乘坐飞机；3 出差乘坐火车的，从当日晚上8时次日早上7时，或在火车上过夜6个小时以上的，白天乘车12个小时以上的，可乘坐火车硬卧，没有坐卧铺的可按硬座车票的70%予

36、以补助；4 公司所有人员出差补助不分地区、不分等级，两人或两人以上的按每人每天150元的标准补助；一人单独出差的按每天200元的标准进行补助；客户包吃包住的按每人每天30元的标准补助；广东省内当天可往返的按每人每天30元的标准补助；其他地方出差返回当天均按30元计算；包吃不包住每人每天补助120元；包住不包吃每人每天补助60元；5 公司所有人员在本市范围内办事一般不予补助，不得乘坐出租车，特殊情况由主管领导批准，可视情况而定；第十一章 办公设备保修卡、说明书、安装盘管理第一条 办公设备保修卡、说明书以及安装盘是维护公司固定资产正常运行必不可少的资料。为加强对关于保修卡、说明书、安装盘的管理，特

37、制定本制度。第二条 办公用品的任何设备的说明书、保修卡以及相应的安装盘均应交行政人资部行政文员存档。第三条 借用保修卡、说明书或安装盘均需填写办公设备保修卡、说明书、安装盘借用单。第四条 借用者必须妥善使用保修卡、说明书以及安装盘，不得污损、丢失，否则酌情处理。第五条 借用者必须正确使用保修卡、说明书以及安装盘，用完后要及时归还。第十二章 办公文具第一条 申购、入库：1. 行政人资部每月月初根据各类文具月平均用量和上月节余及当月预计使用量确定当月购买量，填写申购单，报经总经理批准。2. 行政人资部负责采购，填写办公文具入库单、入库。3. 如因人员增加，工作任务变动等不可预见情况月中需要超预算购

38、买文具，需报经总经理批准。第二条 领用、发放：1. 行政人资部根据各部门工作需要依不同标准为新入职员工发放办公文具，并建立员工文具领用档案。2. 员工领用文具必须是因工作所需，申领时填写办公文具申请单，由行政人资部审核发放，办公文具申请单归入员工档案。第三条 核查、结算：1. 行政人资部每月末对库存进行清点，制作办公文具进出明细表，列示不同文具期初库存、当月进货及月末库存数量和金额，以便核查。2. 与文具店每月末以支票方式进行结算。第四条 领用人责任：1. 领用人须爱惜办公文具，注意节约使用易消耗物品。2. 如因保管不善或使用不当造成贵重文具损坏、丢失的，不得再次申领。第五条 退库：1. 员工

39、离职时，必须依据其文具领用记录，将价值较高的文具归还，如笔筒、钉书器、打孔器等，否则需承担赔偿责任。2. 员工退还文具，行政人资部填写退库单入库，同时更改员工文具领用档案。第十三章 报刊、图书管理第一条 为更好地集中统一管理公司的报刊、图书资源，方便员工借阅，特制定本制度。第二条 报刊订阅程序：1 行政人资部发出征订报刊通知，征询公司全体员工意见。2 各部门经理将订阅报刊的意见汇总，进行筛选，填写年度报刊申请表中,并将表及时转交行政人资部。3 行政人资部汇集各部门经理的申请，编写新年度订阅报刊的书面报告致总经理, 由总经理做出最后审核及决定。4 通知有关邮局或相关人员办理订报。第三条 报刊收发

40、及管理：1 所有报刊均由行政人资部专人负责管理。行政人资部每天准时到大厦规定邮箱收取报刊，对逾期不到或无法收到的报刊进行追踪处理。2 新到报纸杂志根据原订刊信息分发到各部门经理手中。由指定人签收，行政人资部保留报刊签收单。在分发的同时取回上一期报刊杂志，作为过刊进行统一管理。签收人负责将上期刊物上交行政人资部。3 过刊存放在会议室橱窗内，可供员工借阅。4 会议室报刊钥匙由专人管理，定期清理并做好防虫、防损工作。5 报刊上架一星期，保存期为一个月；杂志保存最长时间为一年，一年后可折价售出。6 对报刊上的有用信息，可进行复印或等刊物成为过刊后对其裁剪以便保存。第四条 报刊借阅程序：1 员工填写杂志

41、借阅登记表。2 一次限借三本，超过此数者报经部门经理审批同意方可借阅。3 借阅期间要求妥善保管资料，若有损坏或遗失，按原价赔偿或赔偿原刊。4 遇有特殊情况，行政人资部有权提前收回资料或暂停借阅。5 员工离职时，须归还所借报刊。6 不按期归还者，按原报刊杂志的价格给予赔偿处罚，屡犯者（超过三次）禁止借阅。第五条 图书借阅程序：1 借书人填写借书单交部门经理审批签字。2 借书人凭借书单在图书管理员处办理相关借阅手续。3 图书借阅到期后，借书人应及时归还或到图书管理员处申请续借。第六条 图书借阅规定：1、 员工每次借阅图书原则上不超过两本，归还期限不超过壹个月。到期后如有需要，可经部门经理同意后申请

42、续借，每次期限为15天，如遇特殊情况可酌情延长借阅时间。2、 借书人应当爱护图书，保证所借书籍在归还时完整无损。若在借书期间损坏、丢失图书，应及时向图书管理员反映，公司将根据具体情况予以处理。第七条 图书申购程序：1、 员工若因工作需要购买书籍，应先填写书籍申购单，经部门经理签字、总经理审批同意后方可购买。2、 员工所购图书须在图书管理员处统一编号登记入库后，方可向外借阅。第八条 图书借阅说明：1 书籍申购单和借书单请在行政人资部文件盒中拿取。2 有关图书目录清单请在图书管理员处查阅。第十四章 办公文档系统管理第一条 传真收件规定：1 流程：收到传真登记编号复印分发原件归档。2 编号：按年月顺

43、序编号，共9位数，如：XXX，前四位表示年份，中间两位表示月份，后面三位表示收到顺序。3 归档：按各部门类别存放，档案内备传真收件目录，登记每次收件的时间、编号、部门、收件人、内容等。第二条 传真发件规定：1 流程：填写统一的传真单发送传真传真单归档原件交发件人。2 归档：传真单集中保管，每月交负责人审核。第三条 通知下达规定：1 流程：行政人资部下达的通知由专人负责起草、编号、打印，经审核无误后下达到有关部门。2 编号：按接收通知的部门分类。 A 致全体员工的通知编号：例，AD2000XXX，前两位字母表示行政人资部，中间四位数字表示年份，后三位表示顺序； B 致王总的报告编号为 ：A/G2

44、000XXX； C 致总工的通知编号为 ：A/E2000XXX； D 致财务部的通知编号：例，A/F2000XXX，第一位字母表示行政人资部，第二位字母表示财务部，其余同上 E 致软件部的通知编号为：A/S2000XXX D 致硬件部的通知编号为：A/H2000XXX F 致工程部的通知编号为：A/P2000XXX G 致网络部的通知编号为：A/N2000XXX 另，如属保密文件，在编号后加“保密”两字提示。第十五章 日常用品、劳保用品管理第一条 日常用品管理规定：1 日常用品主要包括环境卫生用品、清洁用品、员工个人卫生用品等。2 行政人资部每月初根据日常用品月平均消耗量和上月节余及当月预计消

45、耗量确定当月购买量，填写申购单，报经总经理批准。3 行政人资部负责采购，填写日常用品入库单，办理入库。4 环境卫生用品、清洁用品由保安根据实际需要领取使用。5 员工个人卫生用品由行政人资部在每月初统一发放，个人卫生用品发放标准：员工每人每月一卷卫生纸。6 员工因特殊需要申领个人卫生用品时，需填写日常用品申请单。7 行政人资部每月末对日常用品进行清查，制作日常用品进出明细表，严格监督使用情况。第二条 劳保用品管理规定：1 劳保用品是指手套、棉纱、口罩等劳动保护类用品。2 劳保用品由各部门根据工作需要提出申购，报请总经理批准。3 行政人资部根据各劳保用品市场均价制定预算并报审批。4 行政人资部负责

46、采购，填写劳保用品入库单，办理入库。5 各部门经理根据工作需要，按月、季、年度申领劳保用品，行政人资部负责登记、发放， 填写劳保用品发放登记表。6 行政人资部每月对库存进行核查，填写劳保用品库存状况表，做到帐实相符。第三条 领用人应妥善保管所领物品。因正常使用造成损耗需超量领用时，行政人资部按实际情况给予超额发放。但如因个人原因，如遗失、被盗等情况发生，则由个人承担相应责任。第四条 员工离职时须将领用劳保用品归还，一次性损耗物品除外，如肥皂、纱手套等。行政人资部办好退库手续。第五条 如因个人原因不能将用品归还的，则须根据用品正常损耗程度折价赔偿。第十六章 印章管理第一条 公司所有印章由公司统一

47、指定人员保管。第二条 申请使用印章，必须首先提出申请，经批准后登记用途并签名，方可使用印章。第三条 所有印章使用，须部门经理签字许可，印章管理人员方可予以办理，否则管理人员承担由此造成的直接或间接损失。第四条 公司如有需要盖章的介绍信、证明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。第五条 公司一般不许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况，确需开具时，除经行政人资部主任批准外，事后应由持件人严格汇报其用途，未使用的应全部交回。盖章后出现的意外情况由批准人负责。第六条 公章一般不准外借，确因工作需要，需经行政人资部主任批准，登记用途及时间，用后立即归还，借用期间不得用于其它用途。第七条 保管人员如发现印章被盗或丢失情况，应立即上报主管领导。第十七章 附则第一条 本手册如有未尽事宜，依照有关制度和法规法令规定办理。第二条 本手册最终解释权归深圳市*实业发展有限公司行政人资部。第三条 本手册经公司核准，自 2003 年 7月 1 日公布施行。