流程图的绘制

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1、流程图的绘制q流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助确定改善机会。q一张流程图显示了将特定输入转化为所要求的输出的一系列的步骤。流程图的概念q要改善流程，你必须了解流程q流程的复杂程度和缺乏对流程必要的了解限制了管理阶层改善流程的努力q分析技能和流程图技能使我们可以了解流程，并就此和管理阶层进行沟通为什么要使用流程图绘制流程图的过程如下选择流程核心小组审阅绘制现行流程并发现改善机会计划和安排资源(流程所有人，日期、时间、物料、议程等）选择技术进行个人访谈如有必要，同重新设计/设计阶段连接进行集中讨论并设计怎样绘制流程图q如何准备 使用标准的流程图符号从上至下绘制流程图和

2、了解流程的人员一起准备q如何执行与流程所有人进行小组讨论必要时进行个人访谈执行时了解成本、质量和时间（流程运行时间和共用时间）明确流程的关键控制点执行时对用于改善流程的业务需求、人员、步骤和技术进行归档q如何归档使用最适宜的流程以及成本、时间和质量衡量标准文档在标准格式中获得所有改善机会怎样绘制流程图流程图绘制主要包括以下三项内容：流程图绘制编制流程图完善流程图理解流程流程图绘制基础有明确定义的开端和结束有输入必有输出在整个企业组织中“流动”不局限于单一的功能和部门流程输入输出流程图绘制（续）完成企业特殊目的的现有流程：履行核心企业活动（为外部客户服务）提供支持服务（为内部客户服务）流程图绘制

3、（续）管理支持流程绩效评估管理财务管理公共关系管理信息系统管理人力资源管理资产管理采购管理营运流程战略管理市场客户调查分析管理研究管理市场管理资金运作管理业务管理业务实现及结算管理售后客户服务管理流程图绘制（续）管理要素的划分流程/子流程概述企业活动流程图直接阐明组织的主要业务/功能单位（部门级）的关键目标流程步骤描述中级组织单位（部门级）的任何活动在一个流程中能得到主要的输入、输出信息任务描述个人能完成的活动所有个人应完成的工作组成他/她的岗位职责流程图绘制（续）为了改进一个流程，必须首先了解现有流程流程图能帮助我们“回溯”，对整个流程而不仅仅是对一个活动有一个回顾分析技能和流程匹配技能帮助

4、我们理解流程并和管理层进行沟通我们能从我们的流程图中识别改进的良机为什么要进行流程图绘制？流程图绘制（续）责任活动输入 输出客户流程图所包括的主要责任流程图所包括的主要活动每一活动的主要输入每一活动的主要输出每一活动输出的接收者（内、外部）我们需要获得下列信息以绘制流程图：画流程图需了解的信息确保文件标准/惯例在整个项目过程中达成一致。定义明细程度流程分类（第1层）；例如：知识管理流程 （第2层）；例如：信息分类流程步骤（第3层）；例如：各类信息的汇总、存储与调用编号规定便于查找文件方便项目工作量分配和其它交付成果相联系，例如岗位职责和程序手册流程图符号规定流程图绘制（续）文件/表格：该标识文

5、件，包括表格，字母和报告。它既可表示输入，又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。系统名称：该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机系统表现为输入，处理或输出。可在标识中写明特定的系统名称。一套标准的符号能帮助我们快速并一致地沟通流程图。流程图绘制标识流程参见:该标识用于指示从一个流程转向下一个流程。手工操作：该标识用于指示一项需要人工处理的活动，例如手工处理一个文件（如手写的采购单），或人工检查一个文件。流程图绘制标识（续）决定批复：该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接“否”的情况，下

6、方联接“是”的情况。方向标记：流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。流向从左到右代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。流程图绘制标识（续）存档:该框代表一个文档在此处需要被存档。开始/结束:该框用以表示一个流程的开始和结束。流程图绘制标识（续）流程图连接标识：该标识用于流程图中页和页的连续或者用于从一个决定框转到另一页或另一个流程。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接标识。连接标识的画法：在标识内以A开始，然后写上后续流程所在的页码。例如，A/2是指在第2页上寻找A节点。然后在合适的地方画上对应的流程连接标识。在该标识上写下相同的字母以及被连接的页码。A继续“是

7、”情况下的流程是否状况表是否被批准?A对状况表作修改流程图绘制标识（续）在决定框之前使用手工操作标识：如果流程分叉为是/否，则有人作出决定。用决定框来表示。由于所作的决定和批复很少无效，因此在决定框之前通常有人工活动标识。验证统计数据的有效性是否有效否？流程图绘制标识（续）编制采购订单箭头在流入行动框后有可能终止；只可能有一个箭头从一个行动框流出，与另一个行动框相连行动框内的文字描述完整的行为对错采购订单编制采购订单流程图绘制（续）是否与采购订单匹配?在使用判断框时，“是”的流程应当沿主体方向画，“否”的流程必须往右画对错否是否是是否与采购订单匹配?流程图绘制（续）供应商数据库存档框应该尽可能

8、描述系统、数据库、和其它信息的存储数据/信息框应当描述行动框中生成的数据和信息表对错新供应商详细情况供应商价格清单选择供应商选择物料供应商选择物料供应商选择供应商新供应商详细情况供应商价格清单流程图绘制（续）主要特征：起始点、终止点应该清楚和一致 输入和输出应当尽可能量化 为每一个任务框标明负责的人员和部门 为每一个任务框标明人员的职务/负责的范围 做到对流程不熟悉的人，不需要任何解释就能轻而易举地读懂流程图 详细程度应达到足以识别无效率的活动流程图绘制（续）询问一个流程活动的问题包括流程/任务生成什么？职员怎样执行它？为什么要这样做？何时、由谁对它进行复核？流程活动需要多少时间？流程活动何时

9、需要？错误/问题的种类，频率和发生原因是什么？怎样处理错误/问题/例外？输出什么？输出多少？输出至哪里？n流程范围n控制目标n主要控制点n涉及部门及表格n流程流转时间n特定政策流程图绘制（续）重复 不必要的书面文件 周转循环 延期（包括流程内和流程外）无效的劳动力活动/任务 多余的控制措施 一旦我们得到流程图，可以开始进行“快速见效”方案和长期改进方案的分析。我们可以运用排除和简化的方法改进工作流，简化内容：流程图绘制（续）从定量的数据中得出结论 从访谈中发现相关问题并确定对绩效的影响 识别简化流程的良机 量化所有的要求和结论进行流程绘制时应参考的原则：流程图绘制（续）宋体 标题采用14号字体

10、、加粗、中间对齐 部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐 框内采用8号字体、普通不加粗、中间对齐 连线采用与框内同样字体、中间对齐 尽量避免相交线 业务流程图交付要求流程图的格式流程图的组成 流程图标题 涉及部门 部门分隔线 标识符 连线框内的字宋体 8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号不加粗下划线中间对齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求 业务流程图交付要求（续）市场营销预测报告8月中旬总会计师e-mail通知总裁秘书，确认预算专题会议召开时间9月1日总裁办主任通知各部门总经理及以上人员准备预算专题会议资料

11、，确定召开日期并分发会议召开所需资料清单9月10日各部门总经理根据下年度战略规划结合市场预测、历年销售情况、销售能力、研发能力、生产仓储能力、人力资源、资金状况等情况提交初步预测报告生产研发预测报告采购物流预测报告人事培训预测报告投资预测报告总会计师提供预算表格全面预算表格准备会议资料，安排议程 ，发出会议通知会议通知9月中旬的第一个周末召开预算专题总裁办公扩大会，各部门总经理阐述预测依据，总裁和相关副总裁协调确定公司年度经营目标值总会计师和财务总监对预算表格的填制进行说明 次日总裁办主任完成会议纪要，总裁签发总裁签发的预算专题会议纪要附：年度经营目标值上述文件交人力资源部，会议纪要及年度经营

12、目标值交部门总经理 汇总各部门提交的初步预测报告 各部门总经理签收 总会计师和财务总监分别将协调后的经营目标值与各部门总经理提交的预测报告进行对比总裁签发的预算专题会议纪要附：年度经营目标值各部门预测目标值之比较分析各部门预测目标值之比较分析行政预测报告其它相关预测报告业务流程图绘制有关概念业务流程涉及部门及控制点分析流程绘制练习流程绘制练习主题：SIECC未来工作流程时间：一周流程清单及相应负责人员附后流程练习清单序号序号流程编号流程编号流程名称流程名称1 1SIECCSIECC0101知识采集流程知识采集流程2 2SIECCSIECC0202知识库管理流程知识库管理流程3 3SIECCSI

13、ECC0303知识管理系统流程知识管理系统流程4 4SIECCSIECC0404信息门户系统流程信息门户系统流程5 5SIECCSIECC0505系统用户管理流程系统用户管理流程流程练习清单（续）序号序号流程编号流程编号流程名称流程名称1 1SIECCSIECC0101信息采集流程信息采集流程1.11.1SIECCSIECC01011 1信息采集需求分析流程信息采集需求分析流程1.1.11.1.1SIECCSIECC01011 11 1内、外部用户需求分析与优先级设定流程内、外部用户需求分析与优先级设定流程1.1.21.1.2SIECCSIECC01011 12 2信息采集策略制定流程信息采集

14、策略制定流程1.21.2SIECCSIECC01012 2信息采集流程信息采集流程1.2.11.2.1SIECCSIECC01012 21 1外部知识信息采集流程外部知识信息采集流程1.2.21.2.2SIECCSIECC01012 22 2内部知识信息开发流程内部知识信息开发流程流程练习清单（续）序号流程编号流程名称2 2SIECCSIECC0202知识库管理流程知识库管理流程2.12.1SIECCSIECC02 02 1 1知识信息管理控制流程知识信息管理控制流程2.1.12.1.1SIECCSIECC02021 11 1知识信息管理控制目标与政策制定流程知识信息管理控制目标与政策制定流程

15、2.1.22.1.2SIECCSIECC02021 12 2知识信息质量控制流程知识信息质量控制流程2.22.2SIECCSIECC02022 2知识信息分类流程知识信息分类流程2.32.3SIECCSIECC02023 3知识分发与共享流程知识分发与共享流程2.3.12.3.1SIECCSIECC02023 31 1知识共享计划制定流程知识共享计划制定流程2.3.22.3.2SIECCSIECC02023 32 2知识分发流程知识分发流程2.3.32.3.3SIECCSIECC02023 33 3知识共享流程知识共享流程2.42.4SIECCSIECC02024 4知识库管理维护流程知识库管

16、理维护流程流程练习清单（续）序号流程编号流程名称3 3SIECCSIECC0303知识管理系统流程知识管理系统流程3.13.1SIECCSIECC03031 1知识管理系统管理权限的制定与控制流程知识管理系统管理权限的制定与控制流程3.23.2SIECCSIECC03032 2知识库的更新与维护流程（包括收集门户反馈知识库的更新与维护流程（包括收集门户反馈的需求）的需求）3.33.3SIECCSIECC03033 3系统软硬件安全运行管理流程系统软硬件安全运行管理流程流程练习清单（续）序号流程编号流程名称4 4SIECCSIECC0404信息门户系统流程信息门户系统流程4.14.1SIECCS

17、IECC04041 1内容发布与更新流程内容发布与更新流程4.1.14.1.1SIECCSIECC04041 11 1知识管理系统信息的发布与更新流程知识管理系统信息的发布与更新流程4.1.24.1.2SIECCSIECC04041 12 2非知识管理系统信息的发布与更新流程非知识管理系统信息的发布与更新流程4.24.2SIECCSIECC04042 2内容监控与管理流程内容监控与管理流程4.34.3SIECCSIECC04043 3反馈信息的收集与处理流程反馈信息的收集与处理流程4.44.4SIECCSIECC04044 4系统软硬件安全运行管理流程系统软硬件安全运行管理流程流程练习清单（续）序号流程编号流程名称5 5SIECCSIECC0505系统用户管理流程系统用户管理流程5.15.1SIECCSIECC05051 1用户管理政策的制定与审批流程用户管理政策的制定与审批流程5.25.2SIECCSIECC05052 2信息门户登陆权限制定流程信息门户登陆权限制定流程5.2.15.2.1SIECCSIECC05052 21 1外部用户权限设定流程外部用户权限设定流程5.2.15.2.1SIECCSIECC05052 22 2内部用户权限设定流程内部用户权限设定流程