川煤集团协同办公系统操作手册

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1、四川省煤炭产业集团有限责任公司协同办公管理信息系统操作手册（Rev 1）2011年8月项目管理文件编号：文件名称：四川省煤炭产业集团有限责任公司协同办公管理信息系统操作手册版 本 号V0.1日期项目名称四川省煤炭产业集团有限责任公司协同办公管理信息系统项目编号项目经理唐孟轩立项日期2011-3-1修订历史记录日期版本号作者说明2011-8-16V0.1唐孟轩、张靖、刘金海、毛少平、郑鄞浩当前上线试运行的操作说明四川创立信息科技有限责任公司地址：成都市高新区神仙树北路18号 邮编：610041电话：（86）28-85123722 传真：（86）28-85123715 网址：目录1基础篇51.1看

2、不清楚本操作手删的图片怎么办？51.2怎样进行系统登录？51.3为什么用户登录进去后，很多功能都不能用？61.4怎样逐级进入菜单？71.5怎样查看自己的待办事项？71.6怎样查看自己的待阅事项？91.7怎样修改登录密码?111.8在发文管理里面使用不了word编辑窗口怎么办？121.9如何使用系统选择人员152系统管理员篇172.1用户信息的维护17用户的新建17用户的修改19用户的授权202.2角色管理222.2.1新增角色22修改角色23删除角色23角色权限管理242.3组织机构管理25新增组织机构25修改组织机构26删除组织机构272.4群组管理27创建群组28群组修改28群组删除29成

3、员管理292.5签名章管理30新增签名章31修改签名章31删除签名章322.6企业通讯录32创建企业通讯录33修改企业通讯录33删除企业通讯录34导入企业通讯录34导出企业通讯录352.7印章管理35新增印章36修改印章362.7.3删除印章373行政办公383.1发文管理38发文拟稿38发文草稿40发文办理41在办发文46已办发文46固定流程47我的发文473.2收文管理47分发签收47收文登记48签转49转发52手工登记54处理收文56在办收文59已办收文614个人办公624.1待阅事项62列表查询62文件下载624.2电子公文63列表查询63文件下载644.3电子公文654.4个人群组6

4、6功能概述66个人群主查询66新增分组67删除或者修改操作68成员管理684.5个人通讯录70个人通讯录查询70创建联系人70删除或修改联系人72批量导入联系人72导出联系人744.6个人文件柜74功能概述74文件柜中文件的查询74创建文件夹75上传文件77删除文件或者文件夹79修改上传的文件80共享文件81修改文件夹名称821 基础篇1.1 看不清楚本操作手删的图片怎么办？1.在word的菜单栏上点击“视图”。再在视图上点击“显示比例：2.点击“显示比例”后，弹出窗口如下，在窗口中输入150%.点击确定后退出。如果要还原显示比例，那么输入100%即可。1.2 怎样进行系统登录？1.使用浏览器

5、，在地址栏首先输入地址：（在公司）http:/125.71.207.97:9090/cmoa（在家）敲回车键后，出现系统的登录界面如下：2.在用户名栏输入自己的用户名。（如果没有请首先向管理员申请用户名。）在密码栏输入自己的登录密码（默认密码是123456）在验证码栏对照右边的数字输验证码。3.点击“登录按钮”。完成登录。常见问题： 输入密码时大写capsLock键被打开。 验证码没有刷新。(鼠标放在验证码上面点一下就可以刷新)。1.3 为什么用户登录进去后，很多功能都不能用？用户初次登录系统后，发现很多功能都点不进去。这是因为你没有足够的权限，可以跟管理员申请。在本系统中有权限使用的功能鼠标

6、放在上面会变成一只“手”，不能使用的功能鼠标放在上面没有变化。1.4 怎样逐级进入菜单？协同办公系统分三级菜单，第一级菜单是以选项卡的形式位于界面上方，第二级、三级菜单是以手风琴菜单的方式位于页面的左边。首先点击选项卡一级菜单，再点击二级菜单，点开二级菜单后就可看到三级菜单，点击三级菜单后，便可进入功能界面，就可以使用功能了。1.5 怎样查看自己的待办事项？共有两种方法可以进入待办事项：第一种方法：1.进入系统首页后（一级菜单“首页”），在页面的中间位置如图所示：2.点击待办事项的标题，可以进入相应的收发文处理(如审批、会签、套红、用印、分发、签收、签发、阅文签字等).第二种方法：1.点击“协

7、同办公”（一级菜单）选项卡进入协同办公菜单选择页面。在协同办菜单选择页面上逐个点击二级菜单条，找到“待办事项”三级菜单。（上图中红点标注的地方就是“协同办公”选项卡）2.点击“待办事项”三级菜单后，进入如下待办事项界面后，就可以进行处理了。1.6 怎样查看自己的待阅事项？共有两种方法可进入待阅事项。第一种方法：1.点击“首页”一级菜单选项卡后，再点击“待阅事项”选项卡。第二种方法：1.点击一级菜单“个人办公”，进入个人办公菜单选择界面，找到“待阅事项”后，直接点击三级菜单“待阅事项”便可进入界面。1.7 怎样修改登录密码?1.点击页面最上面的“修改密码”，进入修改密码界面进行密码修改：1.8

8、在发文管理里面使用不了word编辑窗口怎么办？在发文管理的“发文拟稿”功能里面一点击“正文编辑”后;或者在处理发文时，点击“查看正文后(见上图)，系统提示没有安装office控件，或者系统提示安全设置已经阻止了该activeX控件的运行。需要作以下处理： Office控件安装设置：1.打开IE浏览器设置，选择“Internet选项”。2.将OA访问地址添加到“可信站点”中；选中，点击后，在“网站添加到区域”中，增加OA访问地址后，并取消“对该区域所有站点要求服务器验证”选项，点击增加“添加”按钮后关闭该窗口。3.选中“可信站点”，点击。 4.将activeX控件设置和插件下面的内容都设置为“启

9、用”或“提示”后点击“确定”按钮，关闭浏览器并重新打开登录OA系统。5.登录OA系统，点击“编辑正文”或“查看正文”链接，IE浏览器会提示需要加载控件，点击“运行加载项”，在弹出的窗口点击“运行”。浏览器自动安装office控件，重新点击“编辑正文”或“查看正文”链接，系统自动加载office控件。1.9 如何使用系统选择人员打开部门人员选择窗口。点击展开下级部门；选中人员名称前的将此人员添加到右侧已选择人员列表；选中部门名称前的将此部门下的全部人员增加到右侧已选择人员列表；（提醒：请先展开部门下的全部人员）选中右侧的已选择人员姓名前的，点击按钮将该人员从已选择列表中移除；在“输入快速查询”处

10、输入您要查询的用户姓名，系统将列出符合您要求的用户，点击用户名称将该人员增加到已选择人员列表2 系统管理员篇2.1 用户信息的维护一个用户如果要使用本系统，必须由管理员创建（注册）该用户的信息。管理员可以对本单位的每一位用户创建本系统的帐号，也可以修改、删除和重置初始密码。为用户分配角色。用户名的构成规则：三字用户的用户名规则: 张三丰的用户名为：zhangsf（姓全拼名的声母）如果有重名就以数字区别，如：zhangsf1,zhangsf2.两字用户的用户名规则：李四的用户名为：lisi（姓名的全拼）如果有重名就以数字区别，如：lisi1,lisi2.用户管理的界面如下：2.1.1 用户的新建

11、1.点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击“用户管理”三级菜单。（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。点击“新增”按钮。2.点击“新增”按钮后，进入用户新建的页面（如下图），按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。注意：一个用户可以同时选择多个部门，但当前部门只能有一个。2.1.2 用户的修改1.选中一条要修改的用户信息，点击“修改”按钮：2.进入修改界面后，可以修改用户资料和重置初始化密码。2.1.3 用户的授权刚创建的用户，如果不授权，他的权限是相当有限的。可以通过授予用户“角色”来实现权限的斌予。1.首先找到想要授予权限的用户，直接点击“角色管理”。如下图：2.进入角色

12、列表选择界面,系统列出当前管理员在“角色管理”里面创建的角色和系统应用本身配置的角色，选择想要授予该用户的角色后。点击“保存”即可。这时角色所对应的菜单权限就直接授予给了该用户。一个用户可以拥有多个角色。可以多选。2.2 角色管理1. 点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“角色管理”。（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。注意：在角色列表信息中显示的是当前登录用户的当前分公司下面的普通角色，以及整个系统中的系统角色，普通角色用户可做新增，修改，删除以及赋权操作，系统角色则不能。2.2.1 新增角色1.点击“新增”按钮。2. 点击“新增”按钮后，进入角色新增的页面

13、（如下图），按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。注：后面的”*”代表必填项。2.2.2 修改角色1. 在需要修改的角色信息前面打上“”，然后点击“修改”按钮注：修改只能选择1行数据。2. 点击“修改”按钮后，进入角色修改的页面（如下图），按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。注：后面的”*”代表必填项。2.2.3 删除角色1.在需要删除的角色信息前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”注：删除最少只能选择1行数据。2.2.4 角色权限管理1. 点击需要修改的角色后面的“角色权限管理”。2. 点击“角色权限管理”后进入角色权限

14、管理页面。首先选择相应的一级，二级菜单，然后在这个角色需要的三级菜单前面打上勾，最后点击“保存”。注：三级菜单可以多选后保存，但是每一个二级菜单下面的三级菜单如有修改，都需要保存。2.3 组织机构管理点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“组织机构”。（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。注意：在组织机构中，只能操作当前用户的当前组织机构及下面的组织机构。2.3.1 新增组织机构1. 首先在左边的树上面选择需要创建的组织机构的上级节点，然后点击“新增”。2. 进入新增页面，确认所选上级组织机构是否正确，然后录入相应信息，然后点击保存。注：每个公司下面都必须建立一个

15、机构（命名方式：“单位名称（机构）”），当前公司下面的所有部门都建立在机构下面。2.3.2 修改组织机构1. 在需要修改的组织机构前面打上“”，然后点击“修改”按钮注：修改只能选择1行数据。2. 点击“修改”按钮后，进入组织机构修改的页面（如下图），如需要修改上级组织机构点击“选择组织机构”（只能选择一个组织机构）按要求填写信息后，点击“保存内容”按钮。注：后面的”*”代表必填项。2.3.3 删除组织机构1.在需要删除的角色信息前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”注：删除最少只能选择1行数据。2.4 群组管理点击“系统管理”一

16、级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“群组管理”。（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。2.4.1 创建群组1. 点击“创建”。2. 进入群组创建页面，录入群组名称，就可以点保存了。2.4.2 群组修改1. 在需要修改的群组前面打上“”，然后点击“修改”按钮注：修改只能选择1行数据。2. 点击“修改”按钮后，进入组群组修改的页面（如下图），修改相应信息后，点保存。2.4.3 群组删除1. 在需要删除的群组前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”注：删除最少只能选择1行数据。2.4.4 成员管理1. 在需要做成员管理的

17、群组前面打上“”，然后点击“成员管理”按钮.注：成员只能选择1行数据。2. 进入成员管理界面（如图），再点击成员管理。3. 点击成员管理后会弹出“人员选择”树，在左边选择需要加入该群组的人员，然后点击“确认”。4. 点击确认后，回到“群组成员管理”页面，确认成员名字，点击保存。2.5 签名章管理点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“签名章管理”。（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。2.5.1 新增签名章1. 点击“新增”。2. 进入，新增页面。同样选择签名章的用户，然后点击浏览，选择用户的签名章，最后保存。2.5.2 修改签名章1. 在需要修改的签名章前面打上

18、“”，然后点击“修改”按钮注：修改只能选择1行数据。2.进入修改页面，修改该用户签名章的信息，然后点击保存。注：在上传新印章的同时，旧印章会自动失效。2.5.3 删除签名章1. 在需要删除的签名章前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”注：删除最少只能选择1行数据。2.6 企业通讯录点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“企业通讯录”。（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。2.6.1 创建企业通讯录1.点击“创建”2.进入新增企业通讯录页面，录入相应信息，点击保存。2.6.2 修改企业通讯录1. 在需

19、要修改的企业通讯录前面打上“”，然后点击“修改”按钮.注：成员只能选择1行数据。2.进入修改页面，修改信息，然后点击保存。2.6.3 删除企业通讯录1. 在需要删除的企业通讯录前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”注：删除最少只能选择1行数据。2.6.4 导入企业通讯录1. 点击“导入”按钮。2. 进入企业通讯录导入页面，点击浏览，找到“企业通讯录.xls”。然后点击保存。注：企业通讯录.xls，为指定模版2.6.5 导出企业通讯录1. 在需要导出的企业通讯录前面打上“”，然后点击“导出”按钮.注： 导出最少只能选择1行数据。2

20、.7 印章管理点击“系统管理”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击三级菜单中的“印章管理”。（二级菜单这时自动展开了，不用点击）。2.7.1 新增印章1.点击“创建”2.进入新增印章管理页面，录入印章名称，然后上次印章，点击保存。2.7.2 修改印章1. 在需要修改的印章前面打上“”，然后点击“修改”按钮.注：成员只能选择1行数据。2. 进入修改页面，修改信息，然后点击保存。注：上传印章，以前的印章就会自动失效。2.7.3 删除印章1. 在需要删除的印章前面打上“”，然后点击“删除”按钮，仔细阅读提示信息，确认删除点击“确认”，如需要取消删除，点击“取消”注：删除最少只能选择1行数据。3

21、行政办公3.1 发文管理发文管理模块主要完成发文所涉及的一系列操作：发文拟稿、领导审签、领导签发、发文套红、成文用印、成文分发等。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；并且系统还提供强大的痕迹保留功能。主要包括以下功能模块：发文拟稿、发文草稿、在办发文、已办发文、固定流程、我的发文。 3.1.1 发文拟稿发文拟稿模块提供了编写发文信息、编辑正文内容、打印红头底稿、保存为草稿、提交处理人处理等功能。1进入拟稿页面：首先点击首页顶部菜单栏的“行政办公”菜单，然后点击点击“发文管理”图标，再点击“发文拟稿”图标，进入选择红头底稿页面，选择一个底稿，

22、打开拟稿界面。2编辑底稿：请先选择底稿的标题，页面将会自动刷新加载您选择的标题；在留言处，您可以写下你的意见，以便让下一环节处理人浏览；点击图标使用日历控件来修改拟稿时间；表单上的文件标题必须填写，其他的信息（主题词、主送、抄送等）是选填项；点击系统将新打开正文编辑页面，点击将当前编辑的发文保存为草稿并转到草稿列表，点击选择下一步处理发文人员后将发文提交其处理；点击系统将打开打印页面；点击返回上一页面。3编辑正文：第一次打开编辑正文页面后，系统会提示加载office控件，（安装office控件的说明请参考本手册1.8在发文管理里面使用不了word编辑窗口怎么办？）在office控件中编辑您的正

23、文内容后，点击系统将保存您编辑的正文并关闭正文编辑页面，点击系统将不会保存您编辑的正文，仅关闭正文编辑页面，点击或双击窗口office控件将放大至全屏方便您编辑文件，点击系统将从全屏模式返回到窗口模式。（注意：保存编辑正文必须在窗口模式下才能进行。）4点击系统将打开打印页面。点击按钮直接打印当前页面显示的内容；点击按钮打开打印设置窗口；点击按钮打开打印预览窗口；点击按钮关闭打印页面。3.1.2 发文草稿发文草稿模块提供了草稿列表查询、草稿删除功能。点击“发文管理”下面的“发文草稿”图标打开发文草稿页面。在“标题”处输入您要查询的标题内容点击，系统将返回发文标题包含您输入内容的发文草稿；点击文件

24、标题的链接将打开发文编辑页面，对此文件进行编辑；点击将删除此发文草稿。3.1.3 发文办理打开待处理发文有三个途径：1点击首页上的“待办事项“下面的发文标题名称，进入发文办理页面；2点击首页”待办事项“后的数字打开待办事项列表页面，然后选择您要处理的发文，点击发文标题进入发文办理页面；3点击首页顶部菜单栏的”协同工作“图标进入协同工作模块，然后点击”待办事项“打开待办事项列表，从列表选择您要处理的发文，点击发文标题进入发文办理页面。1编辑发文稿纸：在“请在此处输入意见“处输入您的签发意见，点击打开时间日历控件修改办理时间。点击打开个人印章密码页面，输入密码后点击加盖个人印章。2查看流转记录及结

25、束流程：点击可以查看发文流程的整个流转情况，可以查看到每一步处理人填写的意见，处理的时间。点击可将该发文流程立即结束。3编辑正文：点击打开正文处理页面。点击试正文变成可编辑，输入编辑的内容，系统自动生成留痕，编辑完毕后，点击后保存编辑的内容。4文件套红：点击后，选择要套红的模版后，点击后系统加载套红模版将正文内容加载到红头模板上，点击保存套红文件到服务器上。5加盖印章：点击后，选择要加盖的印章后，点击加盖选择的印章到套红文件，点击保存正式文件到服务器上。6文件分发：点击发文稿纸上的签收的打开组织机构选择页面，选择文件分发的单位后，点击将该发文分发给您选择的单位的收文员，并结束发文流程。3.1.

26、4 在办发文在办发文列表列出的是当前登录者拟稿、并且流程还未走完的发文，拟稿人可对自己提交的发文进行撤回操作，对文件进行重新编辑。点击“发文管理”下面的“在办发文”图标打开在办发文页面。点击发文标题名称打开发文查看页面，查看发文内容。点击将此发文从当前处理人撤回到拟稿人处。3.1.5 已办发文已办发文列表列出的是当前登录者拟稿、且流程已经走完的发文。点击“发文管理”下面的“已办发文”图标打开在办发文页面。点击发文标题名称打开发文查看页面，查看发文内容。在“标题”处输入您要查询的标题内容点击，系统将返回发文标题包含您输入内容的已办结发文。3.1.6 固定流程固定流程拟稿是指起草的发文将按照流程设

27、计器设计的流程进行流转。点击“发文管理”下面的“固定流程”图标打开选择流程页面。3.1.7 我的发文3.2 收文管理3.2.1 分发签收当有用户对发文进行分发后，在分发的相应人员的系统首页“待办事项”处，会显示相应需签收的发文。也可以在系统“协同工作协同办公”中查看。如果文件标题后面带有图标，表示包含附件。点击该标题后，进行自动签收，页面会自动跳转到“行政办公收文管理收文登记”。3.2.2 收文登记用户进入“行政办公收文管理收文登记”界面。点击收文标题，会弹出当前收文正文文件的下载、保存、取消提示。点击收文标题后的，会弹出当前收文关联的附件文件的下载、保存、取消提示。鼠标悬停在上，会显示当前附

28、件的名称。点击“删除”，可以删除记录，该条记录是通过收工登记录入系统。点击“更多”，显示该收文相应的信息。查询“收文标题”，在标题内输入关键字，然后点击“查询”。可结合时间段查询，点击高级，显示时间段，选择时间段后，点击“查询”。3.2.2.1 签转用户选择“收文登记”中1条记录进行签转。签转界面。如果是“手工登记”的记录如下图所示。如果是签收的内部收文记录则如下图所示，需选择收文的标题。点击“提交”，弹出选择人员的窗口，选择所需人员。点击“确定”，收文提交给下一个处理人处理，点击“取消”，可以重新编辑后再进行提交。点击“查看正文”，会弹出当前收文正文文件的下载、保存、取消提示。点击“保存登记

29、”，则把所填写的收文信息记录在自己“收文登记”页面，通过签转功能进行收文的提交。点击“打印”弹出打印底稿页面，可通过相应功能按钮进行操作。点击“返回”，返回到“收文登记”页面。3.2.2.2 转发用户需选中其中1条记录，对收文的正文及其附件进行转发给相应的人员。点击“确定”，正文及附件转发给所选择的人。点击“取消”，则取消这次转发操作。处理转发的用户，在系统首页，“待阅事项”中查看。点击“标题”，弹出下载，保存，取消窗口。已查看的文件，在“电子公文”中查看。3.2.2.3 手工登记用户有外部收文需要登记，点击收工登记。可以根据收文的需要选择相应的收文标题，在底稿填入需要的收文内容，添加正文文件

30、，附件文件，给下一个处理人留言。点击“提交”，弹出选择人员的窗口，选择所需人员。点击“确定”，收文提交给下一个处理人处理，点击“取消”，可以重新编辑后再进行提交。点击“保存登记”，则把所填写的收文信息记录在自己“收文登记”页面，通过签转功能进行收文的提交。点击“打印”弹出打印底稿页面，可通过相应功能按钮进行操作。点击“返回”，返回到“收文登记”页面。3.2.3 处理收文收文的处理人在首页“待办事项”中查看到需要处理的收文。“协同工作协同办公待办事项”，处理收文。点击“收文标题”，进行处理收文。如果处理人是该收文的发起人，则可以修改附件。点击“提交”，收文处理给发起人。点击“提交其他人”，把收文

31、发送给其他人处理。点击“查看正文”，弹出收文正文，提示下载、保存，取消。点击“流转记录”，弹出页面显示该收文处理的各个环节信息。点击“打印”，弹出底稿打印的页面。点击“返回”，返回“待办事项”。3.2.4 在办收文用户进入“行政办公收文管理在办收文”，查看正在办理的收文记录。点击“撤回”，把在办的发文转给其他处理人处理，将弹出选择处理人的界面。点击“文件标题”，进入该收文详情页面。点击“正文查看”，弹出正文下载，保存，取消窗口。点击“流转记录”，弹出窗口显示各个处理流转记录。点击“打印”，弹出打印底稿页面。点击“返回”，返回到“在办收文”页面。3.2.5 已办收文用户进入“行政办公收文管理已经

32、收文”，查看已办理完的收文记录。点击“文件标题”，进入收文详情页面。点击“正文查看”，弹出正文下载，保存，取消窗口。点击“打印”，弹出打印底稿页面。点击“存入文件柜”，弹出相关文件页面。点击“返回”，返回到“已办收文”页面。4 个人办公4.1 待阅事项4.1.1 列表查询点击“个人办公”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击“待阅事项”三级菜单。界面中展示出需要当前用户阅示的公文列表。用户可根据标题查询条件，筛选出自己需要查看到的内容来，点击高级查询，系统还可以通过这条待阅事项的形成时间，进行时间段的模糊匹配。4.1.2 文件下载在列表中，点击文件标题，系统弹出下载框，可将文件下载到本地。须

33、注意的是，无论是选择下载，还是取消，该条待阅记录都会从待阅事项结果列表中消失，移动到电子公文当中去。4.2 电子公文4.2.1 列表查询点击“个人办公”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击“电子公文”三级菜单。界面中展示出需要当前用户阅示的公文列表。用户可根据标题查询条件，筛选出自己需要查看到的内容来，点击高级查询，系统还可以通过这条待阅事项的形成时间，进行时间段的模糊匹配。4.2.2 文件下载在列表中，点击文件标题，系统弹出下载框，可将文件下载到本地。4.3 电子公文1. 点击“个人办公”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击“印章密码”三级菜单。2. 如果当前登录用户未制作个人印章，

34、系统会有错误提示4.4 个人群组4.4.1 功能概述对于经常发文，并且发送的对象又比较固定的发文员来说，每次发送都需要从庞大的公司组织机构树中去找相应的发送对象是一件相当痛苦的事情，系统中的“个人群组”功能就是用来简化这一操作的，类似于手机中，联系人分组一样，在系统中将经常联系，经常发送邮件，或者经常发文的人员，进行一个自定义的分组，到时候在发邮件，或者发文的时候，可以看见自己创建的个性化分组，大大的简化了每次查找操作对象的时间。4.4.2 个人群主查询点击“个人办公”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击“个人群组”三级菜单。可根据群主名进行模糊查询4.4.3 新增分组点击创建，可新增个性

35、化的分组，输入群组名称后，点击保存，完成新增操作4.4.4 删除或者修改操作分别选中需要删除或者修改的群组，点击修改或者删除按钮，进行相应的操作4.4.5 成员管理1. 选择一条数据，点击成员管理，进行该群组的人员添加和删除操作2.进入操作界面，选择“成员管理”，弹出公司组织机构树，在这个弹出的窗口中，可以对人进行添加删除操作，点击确定后，窗口关闭，刚才选中的人员会保留在“成员名字”这个输入框中，如果还需要操作，再次点击“成员管理”，与刚才的操作一致。选定后，点击保存，完成对该群组的人员的操作。4.5 个人通讯录4.5.1 个人通讯录查询点击“个人办公”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击

36、“个人通讯录”三级菜单。里面出现通讯录的列表，提供根据联系人姓名的条件，进行模糊匹配查询。4.5.2 创建联系人点击“创建”按钮，进入创建新的联系的界面新增名片界面，注意的是，如果在“是否共享”的选项中，选择了“是”，那么创建的这个联系人，会被所有用户所看见。4.5.3 删除或修改联系人选择需要进行操作的数据，在选择框内选中，点击删除或修改，进行相应的操作（注意：修改只能选一条记录，删除可以选择多条）。4.5.4 批量导入联系人本地编辑好联系人相关信息后，可点击导入，将文件内容一次性批量导入到系统中（附:导入文件）点击导入后，进入文件上传界面，选择需要导入的文件4.5.5 导出联系人选择需要导

37、出的人员信息，在选择框内选中，点击导出按钮，系统会弹出下载对话框，用户可以将信息保存在本地。4.6 个人文件柜4.6.1 功能概述该功能如同是一个网络文件夹一样，可以将任何文件通过该功能上传到系统中，例如在公司里面没有做完的文档，可以将文档上传至个人文件柜，下班回到家后，也可登陆系统，进入该功能中，将文件下载到本地，继续完成未完成的文档。除此之外，该功能还提供用户按照个性化方式，创建文件夹，方便对个人资源进行管理。4.6.2 文件柜中文件的查询点击“个人办公”一级菜单进入系统管理菜单选择界面，再点击“个人文件柜”三级菜单。根据文件名可以对选择的文件夹下的文件进行模糊匹配查询4.6.3 创建文件

38、夹如图所示，如果需要在“asd”文件夹下，再创建一个文件夹，那么首先点中“asd”文件夹，然后点击创建，进入创建文件夹界面，输入文件夹的名称，点击保存后，新增成功。4.6.4 上传文件首先在左边选择文件上传的文件夹，例如需要将一个文件上传至刚建好的“asd的文件夹”这个文件夹下，首先选中该文件夹，点击图中的上传按钮，进入文件上传界面。点击浏览按钮后，上传文件，点击保存。文件成功被放置在“asd的文件夹”下4.6.5 删除文件或者文件夹如果需要删除文件夹下的某些文件，那么进入该文件夹下，在需要删除的文件选择框中将其选中，点击删除，系统提示“是否删除该文件”，点击“是”，文件会被删除掉如果是删除文

39、件夹，那么首先选中需要删除的文件夹，不要去勾选文件夹下面的任何文件，直接点删除，系统提示“删除该文件夹的同时会删除该文件夹下面的所有文件”，点击“是”，该文件夹以及文件夹下面得所有文件均被删除掉。4.6.6 修改上传的文件选择需要修改的文件，点击修改，进入文件修改界面。可以对文件名进行修改，可以对文件的位置在整个我的“个人文件柜”中移动到任意文件夹下，还可以将该文件共享给其他人4.6.7 共享文件在修改文件界面中点击“请选择人员”按钮，选择需要共享的人员，例如当前登录用户为A，选择了文件共享给B用户，那么当B用户登录系统中的个人文件柜时，按照下图提示，选择了共享文件柜后，会查看到A用户，点击A用户，便会出现之前A用户共享的那个文件。4.6.8 修改文件夹名称选择文件夹，不要勾选下面的文件，直接点击修改，进入文件夹修改界面，输入需要修改的文件夹名称，保存并完成修改操作。