审计档案慨论

《审计档案慨论》由会员分享，可在线阅读，更多相关《审计档案慨论（12页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、审计档案立卷与归档 侯文汉 为了规范审计档案工作，保证审计档案质量，发挥审计档案的作用，根据审计署第3号令有关审计机关审计档案工作准则和6号令有关审计机关审计项目质量控制措施和四川省审计厅有关贯彻执行审计署6号令的告知（川审法发13号），本文重点简介审计档案的概念、收集整顿、立卷原则及措施，立卷规定及卷内文献排列顺序。一、审计档案概念及区别原则(一)什么是审计档案审计档案也叫项目档案，是审计机关、内部审计机构和社会审计组织在履行审计职能的过程中直接形成的对国家和社会有保存价值的多种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。涉及文献、电报、信函、笔录、凭证、照片、音像磁带、光盘等的原件及复制件。这里

2、，仅简介审计机关所形成的审计档案。（二）审计档案与文书档案的区别审计机关重要有审计档案、文书档案、会计档案、基建档案、照片档案、声像档案、光盘档案、实物档案八种。后六种易区别，审计档案和文书档案有时难以区别。对的辨别审计档案和文书档案，是搞好审计机关档案工作的重要前提。审计档案与文书档案重要区别在如下三个方面：1.职能不同。审计档案是审计机关根据上级审计机关和本地党委（市县委）、政府、人大、纪委、组织部等交办的、筹划安排的和委托的对单位、个人某一行业、某一资金、某一专项等项目的财务收支经营管理状况依法进行的审计监督与审计调查工作活动中形成的，它体现了审计活动的特点；文书档案是审计机关在进行行政

3、管理和平常事务工作活动中形成的多种文献材料。前者反映的是审计监督，后者反映的是行政管理。但凡记录和反映审计机关在进行审计监督活动中形成的多种文献材料归审计档案。但凡记录和反映审计机关在行政管理工作活动中形成的多种文献材料归文书档案。2.领域不同。文书档案形成于审计机关的管理活动领域，一般为通用文书，如有关审计工作的请示、决定、规定、工作筹划、工作总结等；审计档案则形成于审计机关的审计监督活动领域，一般为审计专用文书，如审计告知书、审计报告、审计意见书、审计决定、审计惩罚决定书等。3.形式不同。（1）、格式不同。构成审计档案的文献材料，特别是审计专用文书在格式、行文规则等方面都具有自己的特点。审

4、计专用文书的格式，涉及文头、标题、编号等方面都区别于行政公文，以充足体现审计工作的严肃性和审计机关的权威性，增强审计文书的作用和使用效果，便于审计文献管理和立卷归档。文头现重要有49种：一是审计公文格式34种，二是审计业务用纸格式15种，这个问题背面具体简介。（2）、标题不同。审计文书的标题一般应具有五要素，即审计机关名称+被审计单位名称+审计事项的名称+审计范畴（涉及时间、内容）+业务文书种类。如四川省审计厅对四川物价局财务收支的审计决定。（3）、字号不同。审计文书的编号也区别于行政公文，以利于审计文书的解决和查找运用，同步也可解决因两种文书统一编号在文献立卷归档时为避免缺号而人为地反复立卷

5、问题。（4）、行为规则不同。审计专用文书的行文规则也不同于一般行政公文。这是由于审计机关同被审计机关之间是法定的监督与被监督的关系，不是从属或平行关系，因此，审计文书应采用与这种特殊关系相适应的行文规则。(三)审计档案与审计资料的区别。 1、两者重要区别：审计档案是审计人员在审计实践活动中直接形成的具有保存价值的文献材料；审计资料是被审计单位按照规定报送的有关参照材料和审计人员在审计过程中积累的，未用作证明材料但对此后审计工作有参照作用的材料。2、两者划分的界线。为了搞好审计文献材料的立卷归档工作，使之达到既完整又精炼的规定，审计人员必须掌握审计档案与审计资料之间的界线。在立卷前，必须根据审计

6、报告中所列的问题，对审计文献特别是取证材料进行严格的鉴别与挑选。其界线应以审计方案结合审计报告所列问题的需要为原则，重要掌握：（1）划清通过核算和未通过核算的界线。但凡立卷归档的审计文献材料，必须是通过核算并经被审计单位和有关人员认定的事实材料，未经核算的材料不能归档。（2）划清用作根据和未用作根据材料的界线。但凡与审计方案和报告所列问题和会计报表无关的材料均不立卷。（3）划清已作为项目审计的根据和未作为项目审计根据的文献材料界线。但凡与本项目无关的材料，不应视为审计档案，如果有参照价值，可作为资料保存。二、审计档案收集范畴与整顿规定前面讲了审计档案涉及的范畴、内容，审计档案事实上是指审计文献

7、材料：（一）审计文献材料归档范畴应当归档的审计文献材料是指直接记录和反映审计监督职能活动的文献、电报、报表、凭证、缴款回执、信函、照片、笔录原件及其复制件、声像磁带、光盘等，具体是：审计公文、业务用纸格式（49种）1. 审计业务公文格式（34种）：（1）审计告知书P185(2)授权审计告知书P187（3）专项审计调查告知书P189(4)社会审计组织业务质量检查告知书P191（5）审计项目质量检查告知书P193（6）临时封存账册资料告知书P195（7）暂停拨付、暂停使用款项告知书P197（8）解除暂停拨付、暂停使用款项告知书P199（9）采用保全措施申请书P201（10）协助查询存款告知书P20

8、3（11）被审计单位承诺书P206（12）审计听证告知书P211（13）不予听证裁定书P213（14）审计听证告知书P215（15）听证公示P217（16）不公开听证决定书P218（17）回避决定书P220（18）不予回避决定书P222（19）听证终结报告P224（20）审计报告征求意见稿征求意见书P226（21）审计报告征求意见稿P228（22）审计报告P229（23）专项审计调查报告P236（24）社会审计组织业务质量检测报告P238（25）审计成果报告P240（26）审计决定书P243（27）协助执行审计决定告知书P245（28）行政惩罚决定书P247（29）移送解决书P251（30）不

9、受理审计复议决定书P254（31）审计复议延期告知书P256（32）审计复议决定书P258（33）强制执行申请函P261（34）审计罚款退款告知书P2632、业务用纸格式（15种）：（35）审计工作方案P265（36）审计项目实行方案P267（37）审计方案调节状况P270（38）审前调查记录P273（39）审计日记P276（40）审计工作底稿P278（41）审计证据汇总记录P281（42）专项审计调查记录P283（43）审计业务会议记录P285（44）审计复核意见书P287（45）采纳复核意见阐明P288（46）采纳被审计单位意见阐明P289（47）审计听证会笔录P290（48）审计文书送达

10、回证P291（49）审计决定执行状况表P2921-12-25 9:01:49（二）审计文献材料不归档范畴重要指与审计机关自身活动无直接关系的文献材料。1、与本项目无关的文献材料。2、与审计方案、报告和会计报表所列问题无关的文献材料。3、未经领导审视、签发的未生效的文电草稿和文献的一般修改稿。4、未通过核算的文献材料。5、审计过程中摘录的供参阅的非取证材料和笔录。6、被审计单位筹划、总结、法规性文献只能摘要，不能原件入稿。7、审计组和审计人员纪律（八不准）的回函。8、重份文献材料。（三）审计档案收集整顿的规定1、实行谁审计谁立卷。立卷归档工作列入项目审计筹划，下达项目审计筹划时指定专人负责文献材

11、料的收集、整顿、立卷工作，做到审结卷成。2、审计项目拟定后，立卷人应制定该项目文献的收集、整顿筹划，做好准备。其她审计人员要把在审计现场获得的证据材料一事一件标注清晰，交立卷人寄存。3、审计开始时，立卷人对每个审计程序上形成的文献材料均应收集齐全，表注清晰，寄存于准备好的文献夹（袋）中，以备取舍。4、审计项目结束后，立卷人按照审计文献材料立卷归档工作程序对文献材料进行筛选。在筛选中，应根据文献材料的保存价值及其互相间的历史联系，对需要归档的文献材料，特别是证明材料，以审计方案与审计报告和会计报表所列问题的顺序排列，辨别通过核算和未经核算，已用作根据和未用过根据，分别取舍，对其中不必立卷归档但有

12、参照价值的文献材料，可作为资料另卷保存。5、归档文献材料拟定后，按照审计法规，审计取证文书解决的有关规定，对拟定立卷归档的文献材料，应检查有关程序和签批，认定手续与否完备，不符合规定的应予补救，并由本项目负责人或处长（科长、股长）审核检查，档案人员验收合格后方可组卷编目装订。三、审计档案立卷原则及措施运用（一）分类组卷的基本程序审计文献材料的立卷采用“三按”原则，即按职能分类，按项目立卷，按单元排列的方式进行。其基本程序如图所示：审 计 档 案 分 类 组 卷 程 序 表审计按职能分类审计监督行政监督按项目立卷一般财务收支审计经济责任审计定期审计行业审计专项资金审计审计调查委托审计授权审计复审

13、项目联合查处项目按单元排列第一单元结论部分第二单元证明部分移送其她单位解决第三单元立项部分第四单元备查部分 (二)“三按”原则具体运用1、按职能分类，但凡属审计监督工作中形成的文献材料为审计档案，但凡属行政管理工作中形成的文献材料归文书档案。对因职能交叉而导致所形成的文献材料交叉，其解决原则是：（1）授权审计，对授权单位来说，属于行政管理职能，其授权告知书归文书档案卷；对被授权单位来说属于监督职能，应收入审计卷。（2）审计会议纪要，应收入审计档案的有关项目卷内，同步，亦可按年度将这些会议纪要收入文书档案卷。（3）审计简报，应归入文书档案卷，如将审计项目的内容登简报视为一种解决，可将此简报收入有

14、关项目卷中。2、按项目立卷，以项目为单位立卷，审计署6号令第84条规定：“文献材料按照审计项目立卷，一种项目可立一种或者若干卷，但不得将数个项目合并立卷。目前按项目立卷重要指：（1）财政、财务收支审计，按项目单位和年度立卷。（2）经济责任审计，按单位人名和审计年度分别立卷。（3）定期审计，按单位和审计次数立卷，亦可将一年内对一种单位的多次审计放入同一卷中。（4）行业审计，一是本机关直接审计形成的文献材料单独立卷；二是下级机关报送的有关审计状况报告和本机关的综合材料应合并立卷。如：综合本地区的报告放在前面，各市区县的依次放在背面。（5）专项资金审计，运用外资审计，按项目和年度立卷。（6）审计调查

15、，按专项立卷，视材料多少立一卷或数卷，材料少时可将几种专项材料合并立卷。（7）委托审计项目，由委托机关立卷，被委托单位可保存一套副本存档。（8）授权审计项目，由被授权机关立卷。（9）复审文献材料由办理复审的审计机关立卷，与原单位审计结论和决定在同一年度的合并立卷，不在同一年度的另行立卷。（10）已移送其她单位解决的审计事项、原件随该项目文献材料立卷。（11）以其她单位为主，审计机关参与查处事项的文献材料由主办单位立卷。按审计调查的立卷方式立卷。（12）综合报告、专项报告、调查报告（13）对于跨年度的审计事项放在审结年度。3、按单元排列对卷内文献材料原排列顺序采用单元排列法，就是将需要立卷归档的

16、审计文献材料分为结论性文献材料，证明性材料和立项性文献材料三个单元，每个单元内再根据不同状况和需要，按不同顺序排列。事实上这种措施是把整个审计工作的全过程分为三个大的阶段，即审前、审中、审后，详见图表：（三）卷内文献材料排列顺序重要“审中”这段材料不好把握，规定“三相应”（过去以报告所列问题和卷内文献目录、证明材料三相应；目前以方案、报表、报告和卷内文献目录、证明材料三相应）（如图表所示）四、审计档案立卷规定（一）齐全完整1、每一年度执行审计项目筹划所形成的每一项目均已立卷，没有漏项目卷。（以每年的记录项目为准）2、每一种审计项目形成的文献材料收集齐全、项目卷内没有漏文献材料。3、每一种审计案

17、卷内重要文献的多种稿本收集齐全，没有漏文献页数。（二）精炼有效1、无审计监督和行政管理文献材料混合立卷。2、对审计证明材料，以审计方案所列问题和会计报表（汇总）为原则，辨别通过核算和未通过核算，已用作根据和未用作根据，分别加一取舍，与审计报告、方案和会计报表所列问题无关或未经核算的材料均不立卷。3、对多种审计文书的历次修改稿，只保存定稿。4、审计根据的法规政策文献，只摘抄条款，不能将通用的法规原件入卷，但报告、决定中已引用的可以不要。5、审计小组讨论审计报告的会议记录和审计人员听取被审计单位简介状况时的记录不存档。（外资除外）五、卷内文献的排列规则卷内每份或每组文献材料应区别不同状况进行排列，

18、密不可分的文献材料应依序排列在一起，即：1、正件在前，附件在后；2、定稿在前，修改稿在后；3、批复在前，请示在后；4、批示在前，报告在后；5、重要文献在前，次要文献在后；6、)汇总性文献在前 基本性文献在后；7、审计工作底稿在前，审计证据材料在后；8、审计证据材料在前，所附取证材料在后；9、其她需要归档的文献材料依次排列其后。六、案卷编目与封底备考表的填写（一）卷内文献的编号卷内文献排列固定之后，要给卷内所有文献编顺序号。整卷装订的案卷其所有卷内文献要依次从“1”开始编一种统一顺序的页号；应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号。（二）卷内文献目录的编制卷内文献排列固定并编号之

19、后，要编制卷内文献目录和卷内备考表。卷内文献目录涉及如下项目：顺序号、文号、责任者、题名（即文献的标题）、日期、所在页号、备注。其填制措施为：1、顺序号：每份或每组文献材料为一号，按文献材料的排列顺序填写。2、文献字号，按文献材料制发单位所拟定的文献字号填写，没有的不填写。3、责任者：填文献的签名单位名称，未签名的应加以判断；取证材料，如果是审计组织自己收集取证的填审计组织即可；如被审计单位提供的按被取证单位签证章填写；人民来信来访，填单位人姓名；无作者应鉴定作者。4、题名：照实填写，无标题的，应自拟标题，外加“ ”5、日期：填文献材料的成文日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如1206；无日期

20、的应判明填写。6、页号：填写本份文献材料所在之页的编号，最后一种文献的填写起止号。7、备注：注释文献需阐明的状况。（三）卷内备考表的填写（见附件2）备考表置于卷内文献之后，项目涉及卷内文献状况阐明、整顿人、检查人和日期（见图表）。1 卷内文献状况阐明：填写卷内文献缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。2 立卷人：负责整顿归档文献的审计人员姓名。3 检查人：由审计组负责人签名盖章并填写检查日期。（四）案卷封皮的填写（见附件1）案卷封皮，应逐项按规定填写清晰。1、案卷题名：要简要扼要，确切地反映卷内文献材料内容，一般涉及文献责任者+对+被审计单位+被审时间+被审计内容+文种，体式一致，文字简洁，使用

21、简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，笔迹要工整，清晰。控制在50个字以内，如四川省审计厅对眉山市政府财政决算和其她财政财务收支的审计。2、审计时间：填写告知书形成时间至审计报告形成时间。3、审计组负责人：填写该项目审计组长姓名。4、本项共 卷 本卷 卷：填写本项目合计多少卷，本卷是第几卷。5、时间：填本卷内文献形成的最早一种和最晚一种时间，（见表）6、件号：填文献共多少件（按卷内文献目录最后一种序号填写）。7、页号：填本卷共多少页号。8、期限：填写本项目卷拟定的保管期限：永久、长期或短期。9、归档号：属临时号可不填写。七、案卷的装订1、拆除文献上的金属物；2、破损或褪色的文献材料，应进行修补或

22、复制；3、）装订部分过窄或有字的，用纸条加宽粘贴在文献的左边，纸面小的，粘贴在原则的A4纸面上；4、笔迹难以辨认的，附上抄件；5、是外文的，应附有中译本；6、不小于A4型号的纸张，应按A4型号原则折叠：7、卷内文献材料，一般130-150页，规定不超过二百页为宜，过多的可分订成若干卷，但要注意文献材料内容的阶段性和联系性；8、装订时文献的右边和下边要取齐；9、装订采用“三孔一线”的措施装订；要牢固、整洁、美观，不丢页，不压字，不损坏文献，不阻碍阅读；10、录音带、录像带、照片等声像档案，应在每盘上注明内容、承办单位、录制时间、录制人，并逐盘登记；11、证物能附卷保存的，装入卷内或物品袋内，袋上

23、写明名称、数量、特性、来源，不便附卷保存的，另行包装封面，注明案卷内容、年度、档号、审计项目名称等，连同案卷一并归档，有些证物不适宜保管者，应拍照片备查。八、保管期限的划分根据审计署和国家档案局发布的有关机关档案保管期限的规定，审计档案保管期限分为永久、长期、短期三种。永久为永久保存，长期为16-50年；短期为如下，其划分原则为：1、永久：重要有财政审计，省上交办的重大的；违纪金额重大的，波及对人计大过以上解决的；在本区域影响较大的。2、长期：省上、市上交办的比较大的，违纪金额较大的；波及对人严重警告如下处分的。3、短期：一般的财务收支审计；正常审计；违纪额不大或没有违纪额的。九、归档为了保证案卷质量，应由审计组负责人和档案人员对立好的卷分别逐卷检查和验收，不合规定的应予补救或返工。案卷立好后，应按规定向机关档案室移送，但最迟不得迟于次年4月底。审计文献材料立卷工作完毕后，不需保存的文献材料，应登记造册，经批准后销毁。