知名公司档案管理程序

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1、档案管理程序1 目的和范畴：建立公司档案立卷、归档、整顿、保管、运用、销毁等程序，保证公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效运用和持续补充。该程序合用于以上环节所波及的有关部门及个人。2 职责：2.1 公司档案按统一领导、分级管理的措施进行组织管理，即图书档案室（从属人力资源部）负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指引、监督和检查。2.2 鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（涉及各类合同）由财务计统部自管，图书档案室提供寄存点。使用时，由财务计统部指定专人调档。2.3 鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由人力资源部人力资源口自

2、管，人力资源部经理指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。3 流程：3.1 档案分类：3.1.1 文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文献。3.1.2 基建档案：即以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业材料。3.1.3 财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。3.1.4 人事档案：即公司员工在应聘、转正、考核等人事活动中形成的反映个人基本状况、工作体现的个人资料。、3.1.5 经营销售档案：即公司房产经营销售活动中产生的具有保存和存查价值的历史记录，如合同评审记录、商品房预售合同、客户档案、市场调研资料、楼盘宣传

3、资料等。3.1.6 客户服务档案：即公司在提供客户服务过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录，如客户投诉记录、解决方案、贯彻反馈记录、客户满意度调查与分析记录等。3.1.7 对外联系档案：即公司在项目报批报建过程中形成的具有保存和存查价值的历史记录。如政府和公共事业单位的批文、文献和专项会议纪要等。3.1.8 声像档案：即在公司生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字阐明的历史记录。3.2 具体管理：3.2.1 立卷归档：各部室资料员在每年年初，根据以往本部门文献运转状况，估计当年也许形成的文献，拟制或修签订卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记

4、”等，并将空白的文献清单置于该类目文献的最前面。 A流程：随时将已发放完毕的文献按已编好的类目及时归入卷内，并按文献收进顺序随时填写文献清单。一种较长时间段后，对手头上的所有文献进行清理，对不需归卷的文献材料另备文献夹单独寄存文书档案每2年为一种归档周期。各部室资料员在逢偶数年的6月底，将前两年形成的文献整顿后向图书档案室移送。声像档案的归档时间同文书档案。单位工程预决算可在清尾款后半年内归档。财务档案在会计年度终了后，暂由财务计统部保管3年后再寄存于图书档案室。基建档案在竣工决算工作完毕后两个月内归档，项目前期资料一年后归档。 B规定： a各部室向图书档案室移送档案时，均需附上移送清单一式两

5、份。移送时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移送清单即文献清单）b. 各部室向图书档案室移送档案时要做到种类齐全、份数完整，图书档案室不接受未经系统整顿的零散文献。c. 文献在各部室保存阶段，要注意保持笔迹清晰、份数完整，避免发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。d. 各部室可根据实际工作需要保存文献，但向档案室移送档案时，则应按规定的归档范畴进行。a）总经理室：会议纪要、董事会文献、诉讼文书、项目筹划与年度筹划文献、有关公司送交的文献、各部门送交的文献、外来文献、外送文献、大事记等；b) 人力资源部：人事行政发文、公司设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、

6、编制表、工资单、培训记录等）、内部刊物等；c) 工程材料部：前期文献、施工文献、竣工文献、竣工图和声像材料（亦即内业资料、竣工资料、设备阐明书等）；其中前期文献由工程部负责收集，竣工图由施工单位负责编制；文书如外送文献、外来文献、有关人员出差带回来的文献等；d) 财务计统部：财会档案见第三层次文献财务档案管理程序；e) 审计核算部：决算资料、签价单、外送文献、外来文献等；f) 经营销售部：合同评审记录、售楼合同、合同、广告宣传资料、客户资料、市场调研资料、外送文献、外来文献等；g) 设计研发部：工程地质勘察报告、方案设计图纸和阐明、扩初设计图纸和阐明、勘察设计报告及招标文献（标书、合同等）、工

7、程设计概算阐明、各项目往来文献（传真、工作联系函等）、施工设计图纸和阐明、设计变更、设计合同、外送文献、外来文献等。h) 对外联系部：联系函、活动筹划、外送文献、外来文献等。i) 客户服务部：客户投诉记录、解决方案、贯彻反馈记录、客户满意度调查及分析记录等。3.2.2 整顿上架：组卷：通过鉴定的文献材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，构成案卷。鉴定：对各部室移送的档案，图书档案室档案员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文献材料。 A. 流程 造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。 B规定：a. 卷内

8、文献的排列应条理系统。文书档案准时间顺序依次排列，具有密切联系的文献应依一定的顺序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的卷内排列顺序为文前图后。b. 不同保存价值的文献应分开组卷。c. 凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。d. 文献材料装订前应剔除金属物。e. 图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm21cm；装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。 3.2.3 保管： A. 库房管理： a. 库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动；库内档案必须按顺号上架，不得错架、乱架； b. 除档案员外，非档

9、案人员不得随意出入库房，确需进库的（如维修库房或设备等），则须有档案员陪伴并相伴始终； c. 库房设有中央空调、除湿机、温湿度测量仪和消防喷淋等设备，档案员要定期检查，以保证以上设施的安全有效； d. 随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在140C200C，相对湿度50%65%； e. 档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同步对档案必须进行定期的防疫检查，有筹划、分期分批地对档案进行翻动； f. 每月中旬定期对库房进行打扫擦拭，涉及擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对某些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生；g. 档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的

10、紧闭性；h. 公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室寄存，密集架的编号及档案的寄存顺序为自门口起，从左自右，从上到下。 B. 流动中的安全防护： a. 档案在库房外未被使用时，不容许长时间摊放在桌子上，而应及时放入库房或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场合； b. 未经许可，运用者不得将所借档案转借她人，以防泄密； c. 未经许可，运用者不得擅自拍照、抄录、复印； d. 尽量减少档案原件在同一使用人手中的滞留时间，以防因档案外借时间过长而浮现的泄密现象。3.2.4 提供运用： A 加强基本工作：a 编制必要的全引目录和案卷目录，为档案顾客提供必要的检索工具；b 安装使用快捷便利

11、的档案管理软件，提高查档效率；c 开辟阅览室，向档案顾客提供档案信息。B开展查借服务：a 借阅：a） 公司内部人员借阅档案的，须填写档案借阅登记表，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；b） 非公司人员借阅档案的，须持有关单位简介信，并经公司有关部门主管批准后方可借阅；c） 借阅者必须爱惜所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其她多种标记；不得撕去档案内页；d） 借阅者不得在阅览室吸烟、大声喧哗。b 借出：a） 档案使用人如需借出档案，须填写档案借出登记表，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员批准可办理续借手续；归还时，档案管理人员必须当面确认档案完

12、整性后方可入库。b） 非公司人员若需借出档案，须持有关单位简介信，并征得公司有关部门主管批准后，方可借出；c） 借出人员须妥善保管好档案，不得遗失、抽换、拆散、涂改、转借，并负有保密的完全责任。c 复印：a） 档案使用人若需复印档案资料的，须经档案员批准；b） 图纸资料若需借出复印的，须经档案员批准并严格控制复印份数。3.2.5 销毁：A流程：图书档案室档案员将确认销毁的档案材料登记在档案销毁清册上，并组织销毁图书档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查复查成果上报人力资源部经理审批 B 规定：a 准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管；b 批准销毁的档案可送造纸厂作原料或用碎纸机销

13、毁，严禁将需要销毁的档案作其她用途，更不容许出卖。c 档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。4 有关文献：4.1 融侨集团档案管理措施之档案保管期限表4.2 融侨集团人力资源管理体系之人事档案控制程序4.3 财务档案管理制度5 有关表单：5.1 文献清单/移送清单（具体见文献管理程序）5.2 档案借阅登记表 5.3 档案借出登记表5.4 档案销毁清册编制：包秋霞日期：.4.22审核：林立强日期：.4.28批准：林 权日期：.4. 30 融侨/元洪房地产有限公司档案借阅登记表 页号：页号运用者状况档案资料状况用途复印归还否签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数 融侨/元洪房地产有限公司档案借出登记表 页号：页号运用者状况档案资料状况用途复印借出时间归还时间签收人备注姓名部门电话名称责任者类型档号复印否份数融侨/元洪房地产有限公司 档案销毁清册 页号：顺页号销毁时间销毁案卷名称案卷号销毁及监销人备注