三级秘书第一章会议管理以及第二章知识点可做小条

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1、第一章会议管理第一节 会前准备1会议筹备方案的内容1确定会议的主题与议题2确定会议的名称3确定会议的议程4确定会议的时间和地点5确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要6确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作7确定会议于代表的组成8确定会议经费预算9确定会议住宿和餐饮安排10确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工2会议筹备方案的作用1确保会议的周密组织确保会议服务质量2确保会议服务质量和沟通协调到位3确保领导的意图得以贯彻执行3电话会议交流信息的特点1电话会议方便灵活准备时间段恢复迅速是电子通信会议中花费最少的2电话会议缺少身体语言难以进行互动交流3为了提高电话会议的效

2、率可以搭配使用其他通信方式增进信息的传输与交流4电话会议适用于分公司不远规模不大的企业4电话会议的工作要求1准备发出开会信息2认真分发会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录5视频会议：适用于布置重要工作宣布重大决定商量紧急措施等特殊紧急的情况6视频会议的特点1实现了声音和图像同时传递2打破了空间的限制3节省时间费用4交流效果较好5视频会议局限7视频会议信息工作的要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息8远程会议筹备方案的特点1远程会议具有节省时间和金钱与电

3、话服务机构商定使用录音带的形式作永久记录交流更加直接与简短的有点2远程会议筹备方案拟定时应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务并提前一周与电信会议服务公司预约明确提出自己的要求并提前将下列内容告诉电信服务公司会议日期会议起止时间参加会议人数与会人员的电话号码主持人姓名3会议程序议程及其他材料必须尽量寄给与会人员以便他们有时间准备会议讨论4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求9会务机构分工的要求1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确责任到人3加强协调定期沟通10会议方案的制定程序1组建会议筹备委员会2分成筹备小组3形成筹备方案4领导审核

4、方案11会前准备工作的基本要求1充分2周密3安全12会务筹备情况检查的主要内容1会议准备是否充分2会议期间能否排除各种干扰3环境条件与用品准备4文件材料的准备情况5会场布置情况的检查6会议保卫工作的检查（确保会场内所有设备线路运转及操作规范的安全可靠确保会场内消防设施齐全有效确保会场的防窃听装置灵敏高效确保会场的防盗设施（监控器的探头等）处于运行状态检查进出会场人员的身份尽量不许与会议无关的人员入场）7检查的其他内容13会务筹备情况检查效果的形式1书面形式2口头形式3协调会形式14会务筹备情况检查的方法1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导要加强前期的调查深入一线发现问题解决问题会议筹备人员

5、对汇报材料的准备要侧重困难和问题注重实效选择的汇报时间一定要正当其时太早或太晚都不能达到良好的效果对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节及时的调整和加强）2会前现场检查（确保所有事项都条理清晰注意气味设立入场登记台佩戴徽章名牌准备接待休息室安排接待服务人员）15开会检查的程序1会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小组2会议领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3召开筹备检查协调会听取汇报并在会上现场解决各种需要协调的问题4汇报会后要以电话现场指导等方式对检查中的问题予以催办和落实16现场检查的程序1先制定现场检查的路

6、线和确定现场检查的重点并通知有关筹备部门2将现场检查的项目制成检查单以便记录和汇报3按照既定的检查路线和项目逐一现场核对对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录4对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见并以电话文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正17注意事项、1会务筹备情况检查的汇报材料（1汇报材料事先要认真核实要根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2汇报材料要突出问题提出对策注重实效3汇报材料要有量化检查的数据不能过于笼统一般要有检查图表和统计数字）2对检查所发现的问题的纠正（1先要对问题的性质和范围进行分析确定问题对会议质量的影响程度2找出问题产生的原因寻找解决问题

7、的方法3在人财物等方面为纠正偏差做好相应的准备4责任到人抓紧落实并及时将纠偏的结果进行通报18会议文件的类型：大会的主报告大会发言单位的材料会议日程表参加会议人员名单住宿安排主席台座次分组名单讨论题目和分组讨论地点作息时间表会议的参阅文件和相关资料19会议文件审核的内容1审核会议文件的准确性和完整性2审核会议文件的具体内容20会议审核的方法1对校法2折较法3读较法21会议文件审核的程序：1自审2初审3会审22与领导沟通会议有关事项的原则1时间性原则2及时性原则3全面性原则23与领导沟通会议有关事宜的程序1明确会议的目标2确定沟通会议有关事宜的方法或突进3确定沟通的时间地点及参加人员制定会议记录

8、人员4检查沟通过程中所需要的各类文件音像等资料5向领导汇报会议的筹备情况及进展同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题6听取领导指示或与领导进行双向讨论并完成会议记录7将记录通过某种方式送给领导24分配会议组织于服务工作应考虑的因素1成员工作经验多少2承担的工作总量3统筹分配的任务4考虑会议成员的特长爱好发挥每个成员的积极性5共同讨论成员工作分配工作6保证会议达到预期的目的25会议协调1加强会议组织工作部门的建设提高会议组织人员的素质和工作效率树立良好的形象取得各方面的信任2注重调查研究广泛收集各方面的信息3争取领导同志的理解信任和支持4充分发挥各相关工作部门的作用5顾全大局求同存异协调

9、一致6建立良好的人际关系7善于将原则性与灵活性结合起来8遇到问题耐心细致沉着冷静稳重行事9注意留有余地10协调之后注意及时抓落实26会议举行过程中可能出现的问题1人员问题2场地问题3设备问题4资料问题5健康与安全问题6行为问题27会议安排的注意事项1住宿安排要妥善2餐饮服务要周到3医疗卫生工作要有备无患4交通保障应落实到位5会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速6在娱乐生活上需丰富多彩7会议值班要制度健全人员要坚守岗位28会议应急方案特点1有的放矢2预防为主3留有余地29会议应急方案实施的原则1在思想上充分重视2在人财物方面要措施到位3在实施的过程中要坚持定期检查30推进会议议程应遵循的原则1认真倾

10、听最少限度地打断谈话2树立自信心确信自己能对任何冲突产生积极的影响3消除交流障碍4强调问题5使用精湛的人际交流技巧接受他人积极有益的批评或建议31会中突发事件的类型1人员问题2健康与安全问题3行为问题32会议总结的目的1检查会议目标的实现情况2检查各个小组的分工执行情况3将员工自我总结和集体总结相结合以积累经验找出不足从而明确今后搞好同类型会议组织于服务工作的借鉴之处不断改进会议的组织服务工作4奖惩相关人员并要妥善解决会议的遗留问题33会议总结的要求1会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查2要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题3应有理有据实事求是要突出重点有所侧重

11、4会议的总结应一分为二以激励为主5总结出简单易行的办会程序和制度使会议工作科学化程序化和制度化34会议总结工作的程序1对会议征求意见拟就工作总结稿2像领导报告会议结论3总结定稿4印发5归档6组织全体工作人员进行总结35撰写新闻稿件的注意事项1要及时强调报到的时效性2要准确的反映会议精神有利于推动会议精神的贯彻落实3无论由谁撰写发布前都应送领导人员审核以免出现偏差或错误36发布会议新闻报道的方法1邀请新闻记者到会由新闻记者直接报道会议新闻2召开记者招待会发布会议新闻3会议秘书部门自己撰写新闻稿件提供给新闻记者丰富而据图的各种资料数据准确反映会议精神37影响会议效率的主要因素1会议的必要性2会议前

12、期准备工作的质量3会议责任分工38会议评估工作的方法和药求：评估方法可以在会议快结束时以意见调查的方式进行请与会人员填写会议评估表或情人以观察员的身份对会议进行情况提出意见，另一个方法是告知与会人与有义务一同提高会议质量39对主持人的评估：侧重于对主持能力业务水平实现会议目标的能力工作作风和对会议进程的控制能力的评估40对会议工作人员的评估主要侧重于工作人员的行为表现工作态度业务水平和工作效果的评估41会议效果评估的基本程序1分析影响会议效果的主要因素2设计会议效果评估表3汇总评估结果42会议结束后应注意避免的情况1欠缺会议记录2对决议落实不力3不对会议的成败得失进行总结4不解散已完成任务的委

13、员会或工作小组5与会人员对会议感到不满第二章 事务管理 第一节接待1涉外接待的原则1不卑不亢2依法办事3内外有别4尊重个人5女士优先6入乡随俗2多边性商务交往中遵守尊卑有序、平等待人原则3礼宾次序的五种排列1依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序（大型国际会议比赛）2依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序（政务商务科技学术军事）3依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序4依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后顺序排列其次序4不排列礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼宾次序排列座次名次出场次序5冷餐会的礼节1按顺序取菜2按量取菜3顾及他人

14、的利益 第二节办公环境管理 1办公模式的种类1在家工作（研发部门的科技人员）2远程工作3虚拟办公室4临时办公桌5弹性时间6兼职工作7合同工作8交叉工作9项目团队2在家工作的优点：1节省办公室空间和资金2能把往返于办公室上的时间花在工作上3有更大的灵活性管理自己的时间安排工作与生活4减少交通拥挤减少交通污染5减少交通费用缺点：需要投资计算机和电话工作人员以保持联系和能在家中开展工作2有的家庭环境嘈杂缺乏适宜的办公环境难以集中注意力3增加了组织监督管理和控制工作人员的难度4同时之间业务交流和感情交流减少团队意识减弱5减少了与专业人员与社会的联系3弹性工作时间的优点1缺勤减少能有更灵活的时间做其他的

15、事情如处理私事2可迅速完成紧急工作不产生积压3有更大的灵活性管理自己的时间安排工作与生活4能自由控制上下班时间避免交通高峰出行5激发工作动力更好安排工作时间提高效率缺点1某些时间段难以监督员工的工作因为上司该段时间不在场2有些特定岗位不能实施正常上班时间需要保证人员足够例如接待区3必须仔细协商安排实施者的工作时间以保证工作时间衔接妥当4难以满足所有员工期望的时间大家都想周五休息则无人上班5员工可能对监督和检查他们工作时间感到反感4远程工作模式优点1减少总部办公空间取暖照明租借等费用2在低工资区聘用工作人员人工费能够减少3减少交通时间和费用减少交通污染4工作人员在控制工作时间上有更大的灵活性5给

16、企业更多的灵活性可在工作高峰期聘用更多的当地人员而不需要提供工作空间缺点难以监督人员的工作2必须加强管理和联系以确保工作人员明确指令达到要求3加大了对员工监督和控制的难度4由于远离阻止缺少同事间的联系会感到寂寞5虚拟办公模式优点减少工作空间和办公用品的耗费2能实现即时的国内国际间的交流3工作信息能存储归档和通过计算机网络发送缺点1要投入资金购置计算机等现代设备2工作中难以控制任务和信息的质量3难于管制网络难以控制信息的安全程度6兼职工作模式优点1能节省人工费用因为只提供专业服务费用节省全职人员和固定人员昂贵费用2能有目的灵活的聘用组织缺乏的专项工作或服务3节省设备费用通常简直人员自己备有专用设

17、备4简直人员自己能控制工作时间和多分工作，有动力有效益5简直人员能充分发挥自己的专长做愿意做的事有成就感缺点1因为他们不属于本组织职工控制和监督较困难2兼职结束，若不再继续合同，企业难于保证该项工作的连续性3兼职人员因休假或生病不承担兼职就无酬金4难以控制工作分量，可能会出现有时有多份工作有时又工作很少5难以控制报酬兼职后可能会出现拖延支付报酬的情况7定制合同制工作模式优点1能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员例如计算机顾问2能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组来完成3只支付完成该工作的费用不用支付诸如医疗费假期等费用4有的项目是在组织外的地方进行节省企业空间和费用5这些人工作

18、有动力效率高缺点1需高级别的监督来保证工作达到标准并及时完成2难以控制这些人对企业的忠诚，难以保证机密和安全3承包人可能会因遇到更优越的业务而突然提出离职或更换人员，早成工作不连续4这种合同工有合同任务才有报酬缺乏工作保障8交替工作模式优点1公司能留住有特殊技能但又不能全职工作的人员2灵活的工作模式能激励工作人员3两个人合作通常会比一个人工作效果好4交替工作的双方可以相互替补因疾病假期造成的缺勤缺点1客户和其他人员更愿意与交替工作中的一名成员工作交流2交接不当可能会出现工作混乱3难以保证工作的连续性9临时办公桌形式优点1因为使用较少的空间可节省办公资金2办公桌和办公室空间有灵活性不固定由某人使

19、用3常外出的员工不用先去办公室报到而直接去办事节省了时间缺点1员工因无个人固定位置缺乏归属感易降低积极性2组织需细致管理以保证工作人员来办公室工作时有办公位置3员工交流少不能得到充足的信息从而降低工作效率4由于办公桌和周围的人总在变化员工的团队意识差5难于对这类人监督和管理选择10不同办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题（是否人工成本过高？是否有增加临时用工的需求？是否有可以不在公司完成的工作任务？是否有相当数量的职工熟悉网络办公技术？）2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部门实行取得经验逐步推广新模式5不断根据

20、本企业特点完善新模式评估启用新模式11注意事项1办公模式的选择要慎重一定要适宜企业经营和运营的需求不能随风而动赶潮流2在新的办公模式实施前要建立一套与之适应的管理措施而不能用管理传统办公模式的方法来管理新的办公模式12办公室的布局种类1开放式办公室2封闭式办公室13合理进行办公室布局的作用1形成有效率的工作流程2有利于员工的工作分配3有利于工作顺利完成14开放式办公室的特点1不设个人专用办公室2组合工作间的材料丰富多彩3办公室工作人员的地位级别主要不是用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置15开放式办公室优点1灵活应变工作位置能随需要而移动改变2节省面积和门墙等节省费

21、用能容纳更多的员工3易于沟通便于交流4易受监督员工的行为容易得到上司的监督5容易集中化服务和共享办公设备缺点1难保机密2很难集中注意力员工容易受电话人们走动等干扰3房间易有噪音如说话声打电话和操作设备声易影响他人员工难于找到属于自己的私人空间16封闭式办公办公室的优点1比较安全可以锁门2易于保证工作的机密性3易于员工集中注意力从事细致或专业工作4易于保证隐私明确办公室间由自己使用缺点1费用高墙门走廊等占用空间多并要装修2难于监督工作人员的活动3难于交流员工被分隔开易感受孤独17设计不同形式办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求（面积、空间的大小，人员流动的频率，声音对办公效率

22、的影响，需要设备及家具量的多少）2设计平面图3选择办公家具设施和装饰（办公桌，存储空间，办公室椅子，其他办公设备，装饰应该考虑：专业化及认真工作的外观，愉快的工作环境对工作人员有积极的作用使他们感到工作场所是愉快的（颜色，植物，图片）4采光温度和通风（温度控制在2025）18设计办公结构和布局需要考虑的因素1职工的人数2购买或租用的面积3机构的建制和办公空间的分类4组织经营的性质或内容5部门间的工作联系6办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密7走廊楼梯通道的宽窄和畅通符合安全需要并安排好公用区域8办公室要根据组织的发展变

23、化在设计上讲究灵活性如采用容易站立移动或拆除的间隔物等，以便办公室的设计和该变更为便利第三节办公室日常事务管理1改进办公室日常事务工作流程的基本思路1重新安排2修改3替换4合并5精简2工作程序1定义2评价3分析4改进5实施3工作流程的注意事项1工作流程应该不受组织性质或功能性结构的束缚工作在其进行之处就地完成而不应扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各流程既相互独立又要在整体上严密不漏这样才能避免重复的工作以及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检的次数越少越理想4工作流程分析改进的基本步骤1我们现在何处（现状）2应在何处（改进

24、的目标）3如何到达该处（改进的方法）5可能出现的突发事件1火灾2伤害3疾病4炸弹威胁或恐慌5处理突发事件的原则1快速反应控制事态发展2以人为本保护公众利益3公开透明真诚面对公众4重塑形象置之死地而后生6事故情况记录表（证人和事故涉及的人员有可能也需要完成证人记录）6处理突发事件的工作流程1及早发现马上报告并保护好现场2查找问题的原因3成立临时指挥中心4控制源头釜底抽薪5召开新闻发布会7秘书的督查工作内容（秘书要围绕中心突出重点根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务）1上级领导和本单位上司批示进行督查的事项2上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况3本单位的中心工作重要会议

25、及文件决定事项的贯彻落实情况4新闻媒体和重要客户对本单位的批评建议的答复与处理情况5人大代表政协委员以及职代会股东会的议案提案和建议的办理情况6下级单位请示事项的答复于办理情况以及基层请求上级机关帮助解决的问题的办理情况7秘书在日常工作中发现和了解到的提议列入专项督查并经上司批准的重要事项8秘书督查工作的特点1复杂性2原则性3时限性4权威性9督查工作应坚持的原则1实事求是原则2主动性原则3分层次落实原则4时效性原则5督查与帮办相结合的原则10督查工作的方法1书面督查2电话督查（主要用于情况比较紧急儿内容比较简单的督察事项）3专项检查4会议督查5调研督查11上司交办事项督查的程序1交办2立项3登

26、记4转办5承办6催办7检查8办结9办结回告10审核11立卷12归档12催办查办工作特点和方式1与信息工作相结合2与调查研究工作相结合3坚持归口办理分级责任4坚持结报反馈制度13督查工作的注意事项1实事求是2授权督查3时限要求4办实事5谦虚谨慎14办公室工作计划的种类1按照时间顺序可分为长期计划中期计划短期计划2按幅度和范围分为政策性计划目标型计划规划性计划方法型计划程序型计划15制定工作计划的方法1根据组织确定的工作目标和期限要求一项项列出本团队要完成的所有任务2区别重要的任务和紧急的任务通常按ABCD法则先做重而急的任务再做重而不急的任务后做急而不重的工作安排好工作的优先次序（D不急不重）3

27、按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序对需要花时间的工作留出充足的时间量4列出完成每一项任务所需要的资源和相关信息包括人力财力物力5明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求6指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人7从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应合适完成确定后逐项将其填入计划表中9明确工作进展的情况和质量如何监督和管理16计划的内容与要求1每一项任务的具体目标如编制一套会议资料共五种2每一项任务的数量要求和质量要求如编制的会议资料内容的审核用纸要求和数量要求3每一项任务所需的资源如所需的费用4每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人5在计划的

28、文件中还写明如何监督工作进展和质量17制定与实施计划中应注意的问题1制定计划要求实事求是不要设立不切实际的工作目标明知完不成还有许诺2善于授权明确分工不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作3定期检查所需的资源是否保证和满足不至于供应不足影响进度4及时与同事沟通工作进展和出现的问题让大家都知道工作进度和达标情况5在实施计划过程中应进行监控发现问题要及时应变18制定工作计划的程序1估量机会2确定目标3确定计划工作的前提条件4拟定可行方案5评价备选方案6选择方案7拟定分计划8编制预算19计划的管理者要做到1利用有效手段维护和控制各项工作按照指定的计划有条不紊的实施2根据既定目标按阶段汇总分析和评估工

29、作成果和计划执行情况3找出与计划目标偏差的原因并在自己职权范围内采取正确的行动如有必要向有关人员汇报4根据情况变化改变工作计划或实施方案的顺序并与相关人员进行沟通20计划的注意事项1所有的子计划部门计划派生计划必须与组织目标一致有助于组织的总目标的实现2短期计划要与长期计划相结合短期计划要有助于实现长期计划在实际的计划制定过程中各个环节之间是相通的互相渗透的21制定承办期限规定的程序1调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定2时间期限适宜标准3确定同一任务的不同承办周期4确定同一任务紧急情况不同的承办周期22办公室工作评估的意义1提高了管理工作的效率2明确了组织机构的

30、建制3促进了员工承担责任4有助于进行控制和监督工作23工作质量评估的要求1组织或团队的目标具有多样性但要注意不要主要目标过多不要把小的目标放在重要位置而有损于大目标和主要目标的实现2一个组织中的部门或团队确定适合自己的目标是较容易的但要注意各个部门或团队确定的具体目标之间的相互支持和相互连接以形成一个协调有效的网络一个互相支援的目标矩阵实现总目标24不同办公室设备采购方式优缺点（设备的采购程序）：获得设备使用权的方式有两种一是购买二是租用1购买是指从组织外部购买该设备从面获得设备的使用权购买的优点在于设备归购买者所有使用方便缺点在于一次性付款费用较高而且过了保修期后需要额外支出设备的维护与修理

31、费用另外设备还可能很快过时2通过租用的形式也可以取得设备的使用权根据合同每月或每年向所有者支付一定的租金即可租用的优点在于最初的费用较低费用可以由不断获得的利润进行补偿一般租用协议都包括了维护和修理的费用另外 在新的设备上市时可以随时进行更换和升级缺点在于如果租期较长支出的费用将会较多甚至超过购买的费用另外如果在租赁合同到期之前终止合同违约金将会很高各个组织应根据自己的实际情况选择设备使用权的获得方式25我国政府采购的主要方式有5种即公开招标邀请招标竞争性谈判询价单一来源等采购方式26国家财政部及省级政府财政部门为政府采购管理机关负责合同的监督管理27购买程序1提出购买申请2审批落实经费3招标

32、选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款28购买的注意事项1在自己的职权范围内依照规定的程序进行购置要多征求使用者的意见2按照采购程序与供方确定购货内容总费用交货和售后服务等事宜形成整套购买文件3按照进货验货程序检查所购设备和办公用品的型号质量数量价格及相应单据4若发现提供的货物或票据不符合要求要立即与供应商联系5最后按单位规定与财务部门办理或存放购买货物的相关文件及单据29采购预算方案制定的原则1真实性原则2重点性原则3目标相关性原则4经济合理性原则30编制采购预算的一般程序1确定预算的核算基数2进行市场调研3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案5征求意见完善方案31编制预算方案的

33、注意事项1编制预算方案一定要进行调查研究根据本单位以及市场实际情况认真进行测算预算的编制一定要实事求是不能虚报价格2不要一味追求购买高档的办公用品或设备要根据单位的实际工作需要配合适的产品3要购置的办公用品或设备必须是当前或预期所必备的并且要考虑与原有设备的匹配关系4事先安排好要购置的设备所放置的位置要安全可靠且有利于工作流程的进行5慎重选择供应商对不同供应商要在各个方面进行认真的比较6预算方案的编制要注意征求各方面的意见方案应切实可行32预算方法1传统预算法（是指承袭上年度的经费再加上一定比例的变动）2零基预算法（优势：1有利于管理层对整个活动进行全面核审避免内部各种随意性费用的支出2有利于

34、提高主管人员计划预算控制与决策的水平3有利于将组织的长远目标和具体目标以及要实现的效益三者有机结合起来）33资源管理的基本程序1了解本单位所有办公资源的基本情况包括名称放置的地点功能情况等2对单位所有办公资源进行分类对不同资源进行分类管理分类可根据办公资源的实际情况进行3对办公资源建档记录应用情况（1设备的购买信息2设备的维修信息3设备的维修合同4设备的操作指南5设备的基本信息6所有设备情况列表7设备的日志记录和故障登记）4定期进行数据分析（1办公资源是否因为管理不明而导致不必要的流失2办公资源使用效率如何是否达到了最大的效益3办公资源运行维护状态如何是否有足够的备件4办公资源是否需要保养维护

35、她们下一次维护应是什么时候5办公室资源购置计划如何是否超出预算6相关合同执行状况如何资产保修状况如何34信息开发的特性：信息开发是对信息进行全面挖掘综合分析概括提炼以获得高层次信息的过程，信息开发具有多次性35信息开发的类型1一次信息开发（剪报外文文献编译）2二次信息开发（对一次信息加工）3三次信息开发（在一二次基础上通过分析概括）36信息开发的主要形式1剪报（一次）2索引（二次）3目录编制（二次）4文摘(二次)5信息资料册（二次）6简讯（三次）7调查报告（三次）37信息编写的类型1动态型信息2建议型信息3经验型信息4问题型信息5信息开发的要求38信息开发的工作程序1确定主题（渠道一是下达任务

36、二是利用者提出要求三是根据工作需要自主选择）2分析信息材料3选择信息开发的方法（1汇集法2归纳法3纵深法4连横法5浓缩法6转换法7图表法）4选择开发信息的形式5形成信息产品39信息利用的特点1周期性2经常性3广泛性4实效性40信息利用的要求1遵守信息法规2维护信息安全3最大限度地满足信息需求4注意对日常信息的积累41信息利用的工作程序1熟悉信息的内容2确定利用要求3确定信息利用服务的途径（1信息检索服务2信息加工服务3定题查询服务4信息咨询服务5网络信息服务）4获取信息5提供信息42信息利用的注意事项1跟踪卡2文档日志43信息利用的意义：有利于实现信息的价值促进管理水平的提高有利于信息的增值和

37、信息资源共享有利于提高决策的成功率跟踪信息的去向是监督信息利用提高了利用效率的有效方法也是测评信息流动使用的依据44信息反馈的目的：信息反馈是将信息使用的过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集再处理在传递的过程。信息反馈的目的是检查输出信息的真实性对信息传递进行检验与调整为决策提供依据45信息反馈的特点1针对性2及时性3连续性46信息反馈的形式1正反馈和负反馈2纵向反馈和横向反馈3前反馈和后反馈47信息反馈的要求1信息反馈要准确真实2尽量缩短信息反馈时间3信息反馈要广泛全面多信源多通道反馈48信心反馈的工作程序1明确目标2选择信息反馈的方法（1系列型反馈信息2广角型反馈信息3连续型反

38、馈信息）3获取反馈信息4加工分析反馈信息5传递反馈信息6利用反馈信息49信息反馈的注意事项：秘书要及时了解来自各个方面的反映收集人们对已推行政策已实施措施的意见把各种指令执行情况的偏差信息反馈给决策者以便发现问题纠正偏差修正或完善政策与措施作出新的布置发出新的信息秘书进行信息反馈要做到既报喜又报忧既讲究实效性又把握准确性既重视初级反馈又综合加工深层次反馈信息既提供目前状况的反馈信息又提供过去或将来工作的反馈信息收发文的处理 1文书审核的要求1审核中发现的问题必须逐一纠正2一般性问题可以直接修改3需做较大改动的可附上具体修改意见退回拟稿人或与承办部门共同协商2工作程序1明确审核范围2确定是否需要

39、行文3审核文书内容4检查文字表达5检查文件体式6检查文书在处理程序上是否妥善完备3复审1检查文书的审核签发手续是否完备2附件材料是否齐全附件的份数页数是否符合正文要求内容是否完整3格式是否统一完整4拟办注意事项1拟办意见要明确具体2应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门3写清承办的时限和要求4写明发送范围和阅读范围5文书承办的要求1认真领会拟办批办意见2文书的承办要区分轻重缓急3来文内容涉及以前的收文要查收或调阅有关文件作为承办复文的参考4对于已经承办和处理完毕的文书应及时清理并将有关情况及时说明5要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存6档案利用的要求1依法开展利用工作2主动及时开展利用工

40、作3不断完善档案服务方式和手段4掌握本单位近期的重点工作重大活动据此开展档案利用7档案利用的工作程序1熟悉库藏2分析利用需求选择档案利用方式（1阅览室提供利用2档案外界3制发档案复本4制发档案利用5提供咨询服务6印发目录7档案展览）4获取档案5提供档案8确定编写档案参考资料的种类1大事记（按照时间顺序简要的记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料大事记主要由大事时间和大事记述两部分组成大事时间一般要求记载准确的提起按照大事发生的时间顺序排列对没有注明时间或时间反映不准确的事件应尽力进行考证大事记述是大事记的主要组成部分通过一系列重大事件的记述反映历史发展的概貌和规律要立足本单位根据本单位的性质

41、任务和主要职能活动围绕中心工作选择大事）2组织沿革（组织沿革是系统记载一个单位或专业系统的体制组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料3统计数字汇集（反映一个单位系统或某方面基本情况的数字材料其类型有综合性的统计数字汇集记载和反映一个单位系统全面情况专题性的统计数字汇集记载和反映一个单位系统全面情况专题性的统计数字汇集记载一个单位或系统某方面的基本情况）4会议简介5科技成果简介6企业年鉴7企业史志9电子档案的特点1非人工识读性2对电子技术和设备的依赖性3信息的可变性4信息与载体的可分离性5信息的可共享性6多种信息载体的集成性10电子档案的种类1按照电子档案的存在形式划分（文本文件数据文件图形文件图像文件声音文件多媒体文件）2按照电子档案的功能划分3按照电子档案的产生的环境划分4按照电子档案的属性划分5按照电子档案生成方式划分11电子档案管理的要求1真实性2完整性3可读性12电子档案的归档1归档方式（物理归档逻辑归档）2归档时间3归档要求（归档的电子档案应完整齐全并且真实有效归档的电子档案要整理13电子档案利用1电子阅览室阅览2复制3出借4在线利用14电子档案利用的注意事项1可以采用双套制归档2电子档案在归档时要进行技术鉴别3要维护电子档案信息的安全（信息加密电子签名身份识别防止计算机病毒信息备份信息迁移）