人力资源管理信息系统剖析

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1、人 力 资 源 管 理 信 息 系 统 剖 析中国目前已经成为人才争夺的核心地带，公司对于人力资源的注重限度也迅速提高，资金投入比例加大， 但往往缺少切实可行的操作措施。协助公司在人力资源管理与开发水平上实现跨越式提高，使得人力资源服务领域成为了一种非常有潜力的市场。 而信息技术在人力资源管理中的应用，将有助于公司定义与优化人力资源管理的业务流程， 提高工作效率， 改善服务质量，并提供基于信息的决策支持。人力资源管理的四个层次一般，我们可以把公司人力资源管理分为四个层次：规章制度与业务流程（基本性工作）、基于原则化业务流程的操作（例行性工作）、人力资源战略（战略性工作）以及战略人力资源管理（开

2、拓性工作）。基本性工作重要指要建立起公司人力资源运作的基本设施平台，这个平台一方面要涉及一套完善的人力资源管理规章制度，这是人力资源部门一切管理活动的公司内部“法律根据”。但如果没有原则化的操作流程做支撑, 管理的规章制度在具体操作上或多或少会存在因人而异的混乱现象。对人力资源管理者而言, 如果解决不了操作层面的问题, 人力资源管理就会陷于纸上谈兵。 因此， 建立一套有效的人力资源操作流程，是人力资源管理迈向实务的重要保障。例行性工作是在规章制度与原则操作流程这一基本设施平台之上进行操作的，重要涉及人力资源规划、员工招聘、档案、合同、考勤、考核、培训、薪资、福利、离职等管理内容。应当说，例行性

3、工作的一种特点，就是其中的大部分工作都是基于经验的反复劳动，琐碎烦杂，缺少发明性，占用了HR管理人员大量的时间，但又是人力资源管理中不可回避的基本领务。由于这部分工作几乎无法从本质上对公司的核心价值产生影响，将它们外包给社会上的专业服务公司或顾问人员已经逐渐成为一种趋势。 战略性工作规定人力资源管理者能站在公司发展战略的高度，积极分析、诊断人力资源现状， 为公司决策者精确、及时地提供多种有价值的信息， 支持公司战略目的的形成，并为目的的实现制定具体的人力资源行动筹划。人力资源战略是公司人力资源部门一切工作的指引方针。 开拓性工作则强调人力资源管理要为公司提供增值服务， 为直接发明价值的部门提供

4、达到目的的条件。 人力资源管理部门的价值， 是通过提高员工的效率和组织的效率来实现的， 而提高员工与组织绩效的手段， 就是要结合公司战略与人力资源战略， 重点思考如何创立良好的公司文化、 个性化的员工职业生涯规划、 符合公司实际状况的薪酬体系与鼓励制度， 并特别关注对公司人力资源的进一步开发。 事实上， 对人才的吸引、使用、保持以及培养等工作的成败， 核心不在于平常的管理工作与否到位， 而在于与否营造了一种适于人才工作与发展的环境， 这个环境的发明， 就需要人力资源管理者在开拓性工作上花更多的时间与精力。信息技术的切入点为了将信息技术引入人力资源管理，我们还可以把人力资源管理工作分为定性与定量

5、两类。 所谓定性的工作重要是指制度的制定、业务流程的设计、面试、员工沟通、人力资源分析报告等，这些工作的特点是具有很强的发明性， 需要通过进一步的主观思考与判断才干完毕；所谓定量的工作重要是指根据既定制度与流程完毕对客观事务的解决，例如根据薪资制度计算本月员工工资等，此类工作的特点一般缺少发明性，但又是需要平常解决的反复性工作，往往占据了人力资源管理工作的大部分时间，减少了HR部门的整体工作效率。 信息技术在人力资源管理中重要是作为工具来应用，它可以用来解决所有定量的问题，例如员工考勤、薪资计算等等，较之手工管理，信息技术的应用将大大减少例行性工作占用人力资源管理人员时间的比例， 这无疑极大地

6、提高了HR部门的工作效率，从而可以使她们有更多时间思考战略层次的问题。提高工作效率，是许多公司引入人力资源管理系统（HRMS）的首要目的。 但事实上， 国内诸多非专业出身的HR管理者并没有系统地掌握现代人力资源管理体系的内容与业务流程。好的人力资源管理软件还应当是管理技术与信息技术、西方管理思想与东方文化之间的完美融合，在消化吸取先进的人力资源管理理念的基本上，可以在软件中诠释人力资源管理的所有内容与业务流程， 从而使得HRMS可以被用来定义HR部门的工作内容，优化和规范其业务流程，使其成为公司人力资源部门信息化、职业化、个性化的管理平台。一套合理而完善的HRMS软件还将为HR管理者带来此外一

7、种好处: 由于数据库完整地记录了公司所有员工的人事、考勤、考核、培训、薪资、福利等各方面信息，系统将能快捷、以便地获得多种记录分析成果，为公司的战略目的的实现提供人力资源要素的决策支持。 网络技术的应用， 还可觉得HR部门之外的其她管理人员及员工提供多种形式的自助服务（self-service）， 例如高层经理可以在网上查看公司人力资源的配备、重要员工的状况、人力资源成本的分析、员工绩效等; 对直线经理而言，可以在网上管理自己部门的员工，例如可以在授权范畴内修改属下员工的考勤记录、审批休假申请、进行绩效考核等; 对于一般员工， 可以在网上查看本月薪资明细、 合计福利、 内部股票价值、 内部招聘

8、信息、多种人事政策、 个人考勤休假状况、注册内部培训课程等。自助服务的提供，使得HR管理从此前的相对封闭变得开放，滞后管理变成超前管理， 这些好处无疑可以改善HR部门对公司最高决策者以及全体员工的服务质量，并使得公司全体人员都能参与到人力资源的管理活动中来。 综上所述，信息技术在人力资源管理中的应用，可以协助公司达到如下目的: 提高工作效率，优化业务流程，改善服务质量，提供基于信息的决策支持。典型HRMS解决方案一套好的HRMS解决方案应是对人力资源管理的所有领域提供最佳支持的系统，这些领域涵盖从人力资源筹划、人才招聘到人事信息管理（涉及员工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、业绩评估和离

9、职管理）、薪资福利管理以及员工的培训与发展管理等各个方面，并提供多种查询记录功能与报表输出功能，能动态直观地反映公司人力资源的状况，为人力资源管理提供高效的决策支持。作为HRMS系统功能扩展而提供的经理自助服务与员工自助服务功能，将使得公司所有人员都可以从人力资源管理系统中受益。典型的HRMS解决方案涉及的重要功能如下:面向HR管理者: 人力资源规划（HR Planning） 招聘管理（Recruitment） 人事信息管理(Personnel Information) 合同管理（Contract Management） 考勤管理（Attendance Management） 休假管理（Hol

10、iday Management） 业绩评估（Performance Appraisal） 培训与发展管理（Training） 薪资/福利管理（Payroll/Benefits） 离职管理（Leave Management）面向公司其她管理者及一般员工： 总经理自助服务(GM Self-Service) 直线经理自助服务（Line-Manager Self-Servic 员工自助服务（Employee Self-Service） 图1是典型人力资源管理系统的功能构造图。一套典型的HRMS系统从功能构造上应分为三个层面:基本数据层、业务解决层和决策支持层。基本数据层基本数据层涉及的是变动很小的静态

11、数据，重要有两大类， 一类是员工个人属性数据，如姓名、性别、学历等；另一类是公司数据，如公司组织构造、职位设立、工资级别、管理制度等。基本数据在HR系统初始化的时候要用到，是整个系统正常运转的基本。业务解决层业务解决层是指相应于人力资源管理具体业务流程的系统功能， 这些功能将在平常管理工作中不断产生与积累新数据，如新员工数据、薪资数据、绩效考核数据、培训数据、考勤休假数据等。这些数据将成为公司掌握人力资源状况、 提高人力资源管理水平以及提供决策支持的重要数据来源。决策支持层 决策支持层建立在基本数据与大量业务数据构成的HR数据库基本之上， 通过对数据的记录和分析， 就能迅速获得所需信息， 如工

12、资状况、 员工考核状况等。这不仅能提高人力资源的管理效率, 并且便于公司高层从总体把握人力资源状况。 基于上述构造的人力资源管理系统模型如图2所示。 值得指出的是， 好的HRMS解决方案， 应当在报表设计与数据转换接口上提供强有力的支持工具。报表是HRMS系统的重要输出形式， 但不同公司对报表格式及显示数据项的规定往往存在很大差别， 这就规定HRMS系统在提供大量基本报表的同步， 还应提供灵活报表的设计工具， 顾客自己就可以在需要时制作新的报表或对已有报表进行修改。在实际工作中，人力资源管理往往与公司其她业务管理存在着多种联系，例如与财务部门在薪资计算与发放上要进行配合，也许还要同销售部门在员

13、工销售业绩评估上进行合伙等等。 这种联系使得HRMS系统在运营时， 往往还需要与公司其她的应用系统进行数据的互换， 例如，要把薪资计算的成果导出到财务系统中去做进一步解决，也也许需要把销售管理系统中员工的销售业绩数据导入到HRMS系统中用来计算薪资等等。 这就规定HRMS系统能提供在复杂应用环境下数据集成的工具，即所谓数据转换接口。强大的数据转换接口能保证HRMS系统在运营过程中与其她应用软件建立起无缝的数据通道， 保证系统的正常运转。 （读者可以通过与本文作者获得联系） 直线经理与人力资源经理在人力资源管理中的分工职 能直线经理职责人力资源经理职责录取提供工作分析、工作阐明的资料，使各个部门的人力资源筹划与战略筹划相一致；对侯选者进行面试，综合HR部门的意见，作出最后的录取决定。进行工作分析，组织招聘，准备申请表，组织笔试，与部门经理一起面试，核查背景资料和推荐资料等。薪酬、沟通与鼓励公平看待员工，沟通，解决抱怨和争端，倡导协作，及时表扬并奖励员工。制定薪酬和福利政策，维护员工关系，为员工提供服务等。培训与发展指引新进员工的培训，协助下属改善绩效，培训下属的团队合伙关系，向员工反馈信息。技术培训，管理培训，职业生涯规划，征询服务，人力资源研究等。调节解雇、提高、调动。员工满意度调查、退休政策征询等。