Access重要知识点

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1、1.1 数据库基础知识数据库基础知识 1、数据库有关的概念： a、数据：是指描述事物的符号记录。 b、数据库：是存储在计算机存储设备中的、结构化的相关数据的集合。注意两点：其一是数据库不仅包括描述事物的数据本身，而且包括相关事物之间的关系。其二是数据库中的数据具有集成与共享的特点，即数据库集中了各种应用的数据，进行统一的构造与存储，而使它们可被不同应用程序所使用。简称DB(Database)。 c、数据库管理系统：是指位于用户与操作系统之间的、方便用户管理与组织数据库的一种数据库管理软件，简称为DBMS(Database Management System)。 d、数据库应用系统：是指在数据库

2、系统资源的基础上、针对某一类应用而开发出来的应用软件。如大家都熟悉的教务管理系统。 e、数据库系统：由数据库、数据库管理系统、数据库管理员、硬件平台和软件平台5 个部分所组成。简称为DBS(Database System)。注意：数据库系统的核心是数据库管理系统。 2、数据库系统的特点： a、实现数据共享，减少数据冗余。这是数据库的基本特征。 b、采用特定的数据模型。 c、具有较高的数据独立性。 d、有统一的数据控制功能。 3、数据模型： 数据库应用系统就是将现实世界映射到计算机中的结果。为了简化这个映射过程，引入了数据模型。数据模型是从现实世界到计算机世界的一个中间层次，其不仅能方便地描述数

3、据本身，而且能正确地反映出数据之间存在的整体逻辑关系。 所有的数据库系统都是基于某一种数据模型的。传统的数据模型有层次模型、网状模型和关系模型三种。其中的层次模型是用树形结构来表示数据以及数据之间的关系；网状模型是用无向图来表示数据以及数之间的关系；而关系模型是用二维表格来表示数据以及数据之间的关系。关系模型与层次模型、网状模型的本质区别在于数据描述的一致性、模型概念的单一性。 4、实体间联系及种类： 在数据模型中，将现实世界中客观存在的事物称之间实体。通常需要描述出现实世界中存在的实体、实体的属性及实体之间的关系。 实体之间的对应关系称之为联系，反映了现实世界事物之间的相互关联。通常分为：

4、a、一对一联系：如居民信息与户口信息，即一个居民信息对应着一个户口信息，并且一个户口信息也只对应着一个居民信息。 b、一对多联系或多对一联系：注意两个实体前后的顺序关系。 一对多联系：如班级信息与学生信息。 c、多对多联系：如学生信息与课程信息。 即一个学生可以选修多门课程，并且一门课程可被多个学生选修。 1.2 关系数据库关系数据库 1、关系数据模型的基本基本概念 a、关系：一个关系就是一个二维表，每个关系有一个关系名。 b、元组：二维表中的一行，称之为一个元组或一条记录，代表一个实体的数据。 c、属性：二维表中的一列，称之为一个属性或个字段，代表一个实体某一方面的信息。 d、域：属性或字段

5、的取值范围。 e、主关键字：其值不能重复或空，能够唯一地标识表中的一条记录。 f、 外部关键字：如果表中的一个字段不是本表的主关键字，而是另个一个表的主关键字和候选关键字，则称之为外部关键字。 2、关系的基本特征： a、每个属性必须是不可分割的数据单元。 b、在同一个关系中不能出现相同的属性名。 c、在一个关系中元组的次序无关紧要。 d、在一个关系中列的次序无关紧要。 3、传统的集合运算： 对于两个元组结构相同的关系，可对他们进行并、差和交集合运算。设置有关系R1 和R2，运算后的结果为R3。 a、并集运算：是由属于这两个关系的元组组成的集合。记为R3=R1 R2。 b、交集运算：是由既属于R

6、1 同时又属于R2 的元组组成的集合。记为R3=R1 R2。 c、差集运算：是由属于R1 但不属于R2 的元组组成的集合。记为R3=R1-R2。 4、专门的关系运算： a、选择运算：从关系中找出满足给定条件的元组的操作。如从教师表中找出所有职称为教授有教师。 b、投影运算：从关系模式中指定若干属性组成新的关系。如从教师表中查询教师信息，并显示编号、姓名、职称三个字段。注意：经过投影运算可以得到一个新的关系，其关系模式所包含的属性个数往往比原关系少，或者属性的排列顺序不同。 c、联接运算：是将两个关系模式拼接成一个更宽的关系模式，生成的新关系中包含满足联接条件的元组。是多表查询的基础。 d、自然

7、联接：是一种特殊的联接运算，其联接条件是两字段值是否对应相等。注意：自然联接是去掉重复属性的等值联接。是多表查询的基础。 注意：选择和投影运算的操作对象只是一个表，相当于对一个二维表进行切割；页联接运算需要两个表作为操作对象。1.3 数据库设计基础数据库设计基础 1、数据库设计原则： a、关系数据库的设计应遵从概念单一化”一事一地”的原则。即一个表中只能包含一个主题的信息。 b、避免在表之间出现重复字段。即表之间不应有冗余的数据。 c、表中的字段必须是原始数据和基本数据元素。即字段中不能再包含子字段。 d、用外部关键字保证有关联的表之间的联系。 2、数据库设计的过程： 数据库设计过程包含有 5

8、 步：需求分析、确定需要的表、确定所需字段、确定关系、设计求精。其中需求分析中又包含信息需求、处理需求、安全性和完整性需求。 3、确定字段的原则：a、每个字段直接和表的实体相关。即表中包含的信息都应该属于同一主题。 b、以最小的逻辑单位存储信息。即字段中不能再包含子字段。 c、表中的字段必须是原始数据。即不要包含需要推导或计算的数据。 d、确定主关键字字段。 4、表之间关联的实现： a、对于一对一的关联：实现时，可以在两个表中使用同样的主关键字字段。 b、对于一对多的关联：实现时，可以将一方的主关键字作为多方的外部关键字。即一方的表为主表，而多方的表为从表。 c、对于多对多的关联：实现时，需要

9、创建一个关联表，将两个多对多分成两个一对多的关联。所创建的第三个表中的主关键字是两个表中主关键字的组合，称之为组合主键，此表也称之为钮带表。2.1 创建数据库创建数据库 2.1.1 数据库设计的步骤数据库设计的步骤 1、数据库设计的5 个步骤： 分析创建数据库的目的、确定数据库中的表、确定表中的字段、确定主关键字、确定表之间的关系。 2、在确定表时，要注意两点： a、每个表应该只包含关于一个主题的信息。 b、表中不应该包含重复信息，并且信息不应该在表之间复制。 3、在确定表中的字段时，要注意两点： a、每个表所包含的信息都应该属于同一个主题。 b、表中一要包含需要推导工计算的数据，一定要以最小

10、逻辑部分作为字段来保存。例职如学生信息是应该使用出生日期而不应该使用年龄字段。 4、字段名称命名的规则，要注意三点： a、字段名长度为 164 个字符。 b、字段名可以包含字母、汉字、数据、空格和其他字符。 c、字段名不以包含句号(.)、惊叹号(!)、方括号()和重音符号()。 5、确定主键字时，应注意三点： a、表中应该设置一个字段为主关键字，以唯一地标识表中的每条记录。 b、主关键字可以是一个字段，可以是一组字段。 c、主关键字段中的数据不能是重复值和空值。2.2 建立表建立表 2.2.1 access 数据类型数据类型 1、access 中提供有数据类型： access 中共提供了 10

11、 种不同的数据类型，以决定字段中所能存放何种类型的数据。分别是：文本、备注、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE 对象、超级链接和查阅向导。 2、文本类型和备注类型的特征： a) 文本类型字段中能存放任何字符组成的信息。 b) 默认大小是50 个字符，最大能存放255 个字符，能通过字段大小属性对其大小进行修改。c) 对于指定的大小，存放中文汉字与英文字母的个数都是一样的。 d) 备注类型字段中存放的也是文本数据，但其字符个数可达64000 个。 e) 能对文本类型字段进行排序和索引，但对备注类型字段不能。 3、数字类型的特征： a) 数字类型字段中存放的数据只能是数值型的。 b)

12、 可以通过字段大小来设置具体大小的数值，但其默认是double 型的。 4、日期/时间类型的特征： a) 可以用来存放日期、时间或日期时间的组合值。 b) 默认的日期格式为:yyyy-mm-dd；时间格式为：hh:mm:ss；日期时间组合：yyyy-mm-dd hh:mm:ss 。 c) 其空间大小是固定的，为8 个字节的存储空间。 5、货币类型的特征： a) 是数字类型的特殊类型，等价于双精度的数字类型。 b) 在显示货币类型的数据时，会自动显示美元符号和千位分隔符，并添加两位小数。 6、自动编号类型的特征： a) 自动编号类型是种特殊的长整型的数字类型，每次向表中添加新记录时，会自动产生一

13、个唯一的长整数。 b) 自动编号类型一旦被指定，就会永久地与记录连接，即其值只会递增的规律产生。删除表中的记录时，不会对自动编号型字段造成任何影响，aceess 不会对表中自动编号型字段重新编号。 c) 在数据表视图中，一能对自动编号型字段人为地指定数值或修改其数值。 d) 每个表中只能包含一个自动编号型字段，并且占有4 个字节的空间。 e) 自动编号类型的字段一般用来作为表的主关键字。 7、是/否类型的特征： a) 只能存放是否两个的数值。 b) 在access 中，是否表示成True/False 或者-1/0 两种形式。 8、OLE 类型的特征： a) 能用来保存如word 文档、Exce

14、l 表格、图片、声音或其他二进制的数据。 b) 对于存放的数据，有两种保存方式：链接或嵌入。每个嵌入对象都存放在数据库中，而每个链接对象只存放于最初的文件中。2.2.2 建立表结构建立表结构 1、access 中创建表的三种方式： 通过输入数据创建表(即在数据表视图中创建表)、使用表设计器创建表(即在设计视图中创建表)、使用向导创建表三种方式。 2、表设计视图的基本结构： 表的设计视图分为上下两部分。上半部分是字段输入区，从左至右分别为字段选定器、字段名称列、数据类型列和说明列。下半部分是字段属性区，以设置字段的相应属性值。 此外项中，字段选定器是用来选择某一字段的，而其余四项是作来输入相应信

15、息的，字段名称列、数据类型列、字段属性区必须填入或选择相应的值，但说明列可填可不填。 3、数据表视图与设计视图的区别： 表是由表结构和表内容两部分构成的。数据表视图对应于表的内容，而设计视图对应于表的结构。这是一般人的认识。 数据表视图除能操纵表的内容外，还能操纵表的结构。例如在创建表的方式中，就可以使用数据表来创建表。 在数据表视图中，可以增加字段、删除字段、修改字段名称，但是不能修改字的数据类型与属性值。Access 能根据用户输入的数据而自动选择适当的数据类型，字段属性都设置为相应的默认值。要修改字段的数据类型或属性值，必须在设计视图中进行。2.2.3 向表中输入数据向表中输入数据 1、

16、可获取的外部数据的注意点： a) 在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。 b) 在 access 中可以导入的表类型包括：access 数据库中的表、Excel、Louts 和 DBase 或 FoxPro 等数据库应用程序所创建的表，以及HTML 文件等。 c) 在导入数据过程中，可以决定是将数据追加到已存在现表中，还时创建一个新表以保存数据。 2、导入与链接的区别： a) 在获取外部数据时，既可用导入方式，也可以使用链接方式。 b) 导入方式是将外部数据的副本复制到当前 access 数据库中，此之后，Access 数据库中的内容与外部数据之间就没有了任何关系。即外部数据发

17、生变化时，不会影响到数据库中的数据；反之，当数据库中的数据发生变化时，也不会影响到外部数据。 c) 链接方式是在外部数据与数据库中的字段建立一种关联，以便可以通过数据库来使用外部的数据。但此时，数据还是保存在其原文件中，Access 数据库中并没有保存这数据。因此，通过数据库或外部来修改数据，本质上是一回事。2.2.4 字段属性的设置字段属性的设置 1、设置字段大小属性： a) 字段大小可以控制字段使用的空间大小，只适用于文本或数字型的字段。 b) 对于文本型的字段，其值的范围是从0 至255，默认值是50。 c) 对于数字型的字段，可选择字节、整数、长整数、单精度数、双精度数五种。 2、设置

18、显示格式属性： a) 格式属性决定数据的打印方式和屏幕显示方式。 b) 不同的数据类型，其格式选择各不相同。 c) 格式不会影响到表中的数据，仅影响数据的显示方式。 3、设置默认值属性： a) 设置默认值后，当往表中添加新记录时，access 会将这个默认值插入到相应的字段中。 b) 用户既可以直接使用此默认值，也可以输入新的值来替代这个默认值。 c) 在设置默认值时，默认值必须与字段的数据类型相匹配。 4、设置有效性文件属性： a) 有效性文本是一个条件表达式，仅当输入的值使此条件为真时，系统才接收新值，否则拒绝，并可以通过有效性文本给出适当的提示信息。 b) 有效性规则能够检查错误的输入或

19、者不符合逻辑的输入。 5、设置输入掩码属性： a) 输入掩码的功能：保证数据输入格式的一致性，或者检查输入时的错误。 b) 输入掩码只为文本和日期/时间类型字段提供了向导，对于其他类型的字段要用户自己输入。 c) 常用的字符所代表的含义： 1) 0 表示必须输入一个数字(0-9)，而9 表示可选输入一个数字(0-9)。 2) L 表示必须输入一个字母(a-z)，而?表示可选输入一个字母(a-z)。 3) A 表示必须输入一个字母或数字，而a 表示可选输入一个字母或数字。 4) &表示必须输入一个字符或空格，而C 表示可选输入一个字符或空格。 5) 表示将所有的字符转换成大写。外部关键字也称为外

20、键，用来反映两个表之间的依赖关系。有外键存在时，必定先存在一个相应的主键。主 键所在的表称之为主表，外键所在的表称之为从表，从表中的数据依据外键对应的值来说明其依赖于主表中的哪 条记录。 5.外部关键字 外键实现了主表与从表之间的依赖关系，也就是说有参照完整性约束关系，即主表约束从表，从表也反过来约束主表。 主表对从表的约束：外键的取值只能是两种情况：要么为空，要么必须是主表中存在的值。 从表对主表的约束：当主表中某条记录被从表中的记录引用了时，此时不能删除主表中的此条记录，也不能修改此条记录对应的主键值。2.3 操作表操作表 1、查找时使用的通配符： 当表中的数据特别多时，可以使用查询数据操

21、作来快速地找到所需要的数据。可以使用通配符来实现模糊查找，常用的通配符有： a、* 表示通配任何个数的字符。 b、？表示通配任何单个字母的字符。 c、# 表示通配任何单个数字字符。 d、 表示通配中括号内的任何单个字符。如：abcd=a-d，代表是a、b、c、d 四个字符之一。 e、! 用户在中括号内，表示通配任何不在括号之内的字符。 注意：在使用通配符搜索星号、问号、数字号码、左方括号和减号时，必须将搜索的符号放在方括号内。 2、空值与空字符串 a) 如果某字段中沿未存储数据，则称此字段的值为空。空值是表示目前还没有值，字段中允许使用 null值来说明一个字段里的信息目前还无法得到。 b)

22、空字符串是用双引号括起来的空字符串(即”)，且双引号中间没有空格。这种字符串的长度为0。 3、排序规则： a) 英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序为A-Z，降序为Z-A 。 b) 中文按拼音字母的顺序排序，升序为A-Z，降序为Z-A 。 c) 数字按数字的大小排序，升序为从小到大，降序为从大到小。 d) 日期和时间字段，按日期的先后顺序排充。 注意： a) 对于文本型的字段，若其内容是数字时，access 将其视为字符串进行排序，是按其ASCII 值的大小来排序的。引时，”5”会比”15”大，因为5 的ASCII 值比 1 的ASCII 值大。 b) 按升序排列字段时，空值对应的记录排在

23、第一条。 c) 类型类型为备注、超级链接或OLE 对象的字段不能排序。 4、按多字段排序： a) 按多个字段排序时，Access 首先根据第一个字段指定的顺序进行排序，当第一个字段具在相同的值时，Access 再按照第二个字段进行排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好序为止。 b) 选择多个排序依据的字段进行排序时，必须注意字段的先后顺序。Access 先对最左边的字段进行排序，然后依此从左到右进行排序。 c) 在数据表视图中进行多列排序时，多个列必须相邻，并且只能都按同一种次序进行排序。 d) 如果想按不相邻的多列或多列按不同的顺序进行排序时，必须使用高级筛选/排序窗口。3.1 认识查询认

24、识查询 1、查询的分类： a、查询分成：选择查询、交叉表查询、参数查询、操作查询和SQL 查询共 5 类。 b、选择查询既可以按指定的查询准则从一个或多个表中获取数据，也可以对数据进行分组与总计运算处理。查询的结果是一组数据记录，称为动态集。 c、交叉表查询是利用表中的行和列来对数据进行统计。而参数查询是利用对话框来提示用户输入准则的查询。 d、操作查询是对查询找出来的数据进行编辑操作，又分成：生成表查询、删除查询、更新查询和追加查询四类。 2、准则中可用的数据： 在查询准则中，可用数值数据、字符串数据、日期/时间数据、是/否数据以及字段的内容等等数据。其中字符串数据用双引号(“”)括起，日期

25、数据用双井号(#)括起，是/否数据用 True 或 False 表示，字段的内容用双中括号()括起。 3、特殊运算符(重要)： a、in 运算符：用于指定一个字段值的列表，列表中的任意一个值都可与查询的字段相匹配。即是否是指定列表中的值之一。如：姓名 in(“张三”,”李四”)，表示为姓名为张三的或姓名为李四的。用表达式表示为：姓名=”张三” or 姓名=”李四”。 b、between 运算符：用于指定一个字段的范围。如：年龄 between 18 and 24，表示是年龄大于或等于18，并且年龄小于或等于24。用表达式表示为：年龄=18 and 年龄=24。 c 、like 运算符：用于指定

26、查找文本字段的字符模式。用”?”表示一个任意的字符；用”*”表示一个或多个任意的字符；用”#”表示一个任意的数字；用”表示一个中括号中指定字符列表之一。如：姓名 like “王李*”，表示是姓王或姓李的人。 4、数值函数： a、abs(数值)：求数值的绝对值。 b、int(数值)和 fix(数值) (重要)：都是用来求数值的整数部分。当数值为正数时，两都的结果相同；但当数值为负数时，int返回小于或等于参数值的第一个负数，而 fix 返回大于或等于参数值的第一个负数。如： int(3.9)=fix(3.9)=3，但int(-3.9)= -4 而fix(-3.9)= -3。 c、sqr(数值)：

27、返回数值的平方根。如sqr(9)=3。 d、Rnd()：返回一个01 之间的一个单精度数。 e、Sgn(数值)：返回数值的符号。正数返回1，负数返回-1，0 返回0。 5、字符函数(重要)： a、inStr(开始位置,母字符串，子字符串)：返回子字符串第一次在母字符串中出现的位置。如没有开始位置，则是指从第一个字符开始(即从 1 开始)。如：inStr(“98765”,”65”)=4。如在母字符串中找不到，则返回0。 b、len(字符串)：返回字符串中字符的个数。 c、left(字符串,字符个数)：从字符串的左边起截取指定个数的字符。Right(字符串,字符个数)：从字符串的右边起截取指定个数

28、的字符。Mid(字符串，开始的位置，字符个数)：从字符串的指定位置起截取指定个数的字符，如省略第三个参数，则表示一直截取到最后一个。例如：left(“计算机等级考试”,3)=”计算机”，Right(“计算机等级考试”,4)=” 等级考试”，Mid(“计算机等级考试”,4)=“等级考试”。 d、space(数值)：返回指定数值的空格字符串。 6、日期函数(重要)： a、Date()：表示系统当前的日期；Time()：表示系统当前的时间；Now()：表示系统当前的日期和时间。 b、Year( 日期)：返回指定日期中的年数；Month( 日期)：返回指定日期中的月数；Day( 日期)：返回指定日期中的天数；Weekday( 日期)：返回指定日期中的星期数，星期日为 1。3.2 创建创建 SQL 查询（很重要） SQL 查询的基础： SQL 查询提用户使用 SQL 语句直接创建的一种查询。从本质上讲，access 中的所有查询都可以认为是一个SQL 查询，原因是所有的查询都是以SQL 语句语句为基础来实现查询功能的。 这部分内容希望大家重点掌握，包括课堂上边讲得一些例子，仔细的揣摩和体会！