外贸邮件中常见的问题

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1、 我先列举某些大部分朋友写email时常范的错误，人们可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写. 1）邮件写得过长。客人的时间很珍贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一种不结识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？并且诸多老外的时间观念很强，每天均有几块固定的时间用来解决email，诸多长篇大论的邮件，只要不是她的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过诸多欧美客人，她们一般解决每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大体扫一眼，重要的邮件，一般立即仔细阅读并答复，不是太重要的，会在outloo

2、k里标注上要解决的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在她眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种状况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2）没有明确的主题。一种不明确的主题，会让客人主线没爱好去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于她看了后来有无反映，就要看实际状况和你内容的功力了。有人写邮件会这样设立主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“G

3、uangdong * trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong * trading company ltd”等等，一看就懂得是推销信。当你一种礼拜就收到一封推销信，你也许会有爱好看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。因此如何把主题写好，让客人懂得这是封推销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际状况来判断了。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管也许是通过贸易商做的，不是直接合伙，但是完全可以当作一种开发新客人的筹码

4、！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这个名字是我编的），我从google上理解了某些这个公司的信息，懂得她们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，但愿能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.” 其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给她的主题上一方面加上她公司名，表达对她们公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明确表达你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表白了实力，也勾起她的爱好；最后的DEF Co., Ltd.代

5、表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是她的某一种主管，忽然某一天收到这样一种主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应当看看是不是有合伙机会，是不是比原有供应商更好？她打开邮件的概率会非常非常大！再说了，这个主题设立的尚有一种好处，就是客人虽然临时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天她忽然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要核心词输入home depot，保证一下子就找到。 3）长篇大论的公司或工厂简介。buyer会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，诸多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可

6、以说是惨不忍睹，既挥霍客人时间，也挥霍自己时间。有的人写开发信描述自己工厂某些无用繁琐信息。例如“我们是某某电子厂，地处美丽的珠江三角洲东南，交通便利，风景优美，离深圳市区仅2小时车程，我们公司成立于，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，但愿和您建立起长期的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，虽然你是一种较好的公司或较好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是这种简介最佳一笔带过就可以了。可以这样写：We sup

7、ply consumer electronics for xxx with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you! 简朴一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让她反过来问你多种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，虽然有，也是很少数的特例，或者是要确认某些细节之类的。 4）爱炫耀英文水平。此前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，多种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧

8、这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要她们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？能用一种词体现的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清晰的，绝对不写两句。谁能用至少的句子体现同样的意思，那就是最厉害的！只要做到“简洁”、“清晰”、“精确”，这就是一封好的email了。 5）喜欢用奇奇怪怪的字体。诸多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。常常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至所有大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真

9、没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是如下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有某些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里浮现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹同样，看着不舒服。 一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。例如有个客人的邮件如下：Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio 这就很明显

10、了，客人用大写的目的是为了提示并强调，必须要周末前寄出！也许这封邮件很简朴，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面具体确认多种规格的时候，忽然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽视的。 6）积极语态用得太多。英文信函中，如果你仔细揣摩老外的行文方式，很少会布满We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。 例如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说Well send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法对的，意思清晰，但是老外就不喜欢这样说。她们一般会这样写：Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有

11、了。 7）常常会问某些毫无意义的话。例如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么答复？那就没下文了哦。并且自身你是去推销的，你但愿客人感爱好，你要引起客人的爱好。但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。 尚有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。只要清晰表述出这3点，就完全足够了。其她的东西可以后来慢慢谈。