施工企业物资采购管理制度

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1、物资采购管理制度1释义1.1采购物资的分类1.1.1本制度所指采购物资分为三类：1.1.2A类，包括主要原料、公用工程、辅助原料等。1.1.3B类，包括设备、润滑油、备品备件、工器具等。1.1.4C类，包括化学三剂、分析仪器及试剂等。1.1.5除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。1.2与采购物资管理相关联的二级单位的分类1.2.1需求使用单位1.2.2主管部门1.2.3采购部门1.3物资需求（采购）计划的分类1.3.1月度物资需求计划1.3.2紧急物资需求计划1.4采购的方式分类1.4.1招标采购1.4.2固定厂商、长期报价采购1.4.3即时询价采购1.5采购部门和计划部门的划分1.5.

2、1A类、B类物资的计划部门分别为生产部、设备部，采购部门为供应 部。1.5.2C类物资的计划部门是生产部，采购部门为供应部。1.6采购物资付款方式分为1.6.1预付部分款项。1.6.2货到凭发票报销付款。1.6.3货到后分期付款。1.6.4货到延期付款。1.6.5以上方式的结合。2职责2.1公司供应领导小组负责2.1.1审议批准采购物资询议价报告表。2.1.2审议决定采取公开招标方式的采购事项。2.2总经理负责2.2.1采购合同的批准、签订。2.2.2物资采购审批表的批准。2.2.3采购付款的批准。2.3生产副经理负责2.3.1 A、B、C类物资需求（采购）的批准。2.3.2公司首次更新或首次

3、采用的生产各类采购物资的技术性能的确定、 批准，及其采购物资推荐厂家审批表的批准。2.4经营副经理负责2.4.1物资采购审批表的审核。2.4.2长期物资供应厂家的选定。2.4.3物资招标工作的组织。2.5总会计师负责：采购付款的审核。2.6综合办公室负责：采购合同的审查。2.7供应部负责2.7.1负责填写物资采购审批表、采购物资询议价报告表。2.7.2负责采购A、B、C类采购物资。2.8生产部、设备部负责2.8.1 A、B、C类物资需求（采购）计划的审核。2.8.2 A、B、C类采购物资的入库检验或验证。2.9各二级单位负责2.9.1提报物资需求（采购）计划。2.9.2参加物资领导小组会议，审

4、议采购工作相关事宜。3程序3.1物资需求计划及发放程序3.1.1需求使用单位根据生产经营管理需求每月20日前填写月度物资需 求（采购）计划。对于确实急需不能列入月度物资需求（采购）计 划的物资，物资需求使用单位可随时及时填写物资紧急需求计划。3.1.2月度物资需求计划或物资紧急需求计划经本单位负责人审 核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物 资的采购部门。3.1.3供应部根据所需物资的库存情况出库发放物资。3.1.3.1库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。3.1.3.2库存数量不足的，执行物资采购审批程序后发放。3.1.3.3库存数量充足但发放后库存数量不符合物资基准

5、库存量明细规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行物资采 购审批程序。3.2物资采购审批程序3.2.1供应部根据按照物资需求及发放程序汇总的月度物资需求计 划或物资紧急需求（采购）计划，结合物资基准库存量明细 和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购 方式，填写物资采购审批表，经供应部部长审查，经营副经理审核， 总经理批准后实施物资采购实施程序。3.3物资采购实施程序3.3.1物资采购部门采购人员接到经批准的物资采购审批表，先核对采 购内容，查阅物资供应商登记台帐和其他有关资料后，根据采购 物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料， 除经批准的紧急特殊

6、情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。3.3.2对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订 议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。3.3.3采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容 洽谈完成后填写采购物资询议价报告表，经供应部部长审核后，进 行采购。必要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序各级审批 后再进行采购。3.3.4召开采购领导小组会议审议批准。3.4采购物资验收入库工作程序3.4.1采购物资到厂后，市场营销科提请采购物资的主管部门对采购物资 进行检验或验证。3.4.2检验或验证合格后，由市场营销科采购人员填写各类物资入库验 收单，

7、经检验或验证人员签字后物资登记入库。3.5采购物资付款工作程序3.5.1采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭采购合同或采购 物资询议价报告表，填写借款单，经总会计师审核，总经理批准 后办理预付款手续。3.5.2采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入 库后，由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表，物 资入库验收单，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总会计 师审核，总经理批准后办理报销付款手续。4规定与标准4.1物资需求（采购）信息传递规定4.1.1物资需求使用单位必须在月度物资需求（采购）计划或紧急 物资需求（采购）计划上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、 规

8、格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。4.1.2所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物资需 求（采购）计划或紧急物资需求（采购）计划上注明相关事项。4.1.3物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月度物资需求（采购）计划或紧急物资需求（采购）计划上将所 需物资的估计单价和金额情况列明。4.1.4物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须 立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。4.2物资采购规定4.2. 1物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原 贝IJ，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供

9、应工作。4.2.2供应部要严格遵守供货商评价制度，通过“同等条件，质优优选、 价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信 誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务” 四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下， 做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5 家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。4.2.3对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位， 应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。4.2.4凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备、5 万元以上

10、的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由招标小组（采 购领导小组）确定相关事项。4.2.5若厂商报价的采购物资规格与物资采购审批表所列的规格略有 不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在物资采购审批表 上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方 可采购。4.2.6若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。4.3采购物资验收入库、出规定4.3.1采购物资到厂后，必须经物资主管部门组织使用单位检验或验证合 格后方可入库。4.3.2对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行 协商，采取退货、换货或索

11、赔措施。4.3.3各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方 法进行规范和明确。4.3.4各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由营销科办理出 库手续。4.4采购物资付款规定4.4.1下列情况财务科应拒绝支付采购款项：4.4.2与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付 款金额不一致的款项。4.4.3物资主管部门和物资使用单位未在物资入库验收单上签字的款 项。4.4.4物资入库验收单中列出的采购物资的数量、品种与采购合同 或采购物资询议价报告表不符的款项。4.4.5物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应月度物 资需求（采购）计划或紧急物资需求（采购）计

12、划上注明相关 事项。4.5采购纪律规定4.5.1各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本” 的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至 违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。4.5.2物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持 原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、 采购质量的最优化、采购效率的最快化。4.5.3采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准 采购，任何人不得私自订购和盲目进货。4.5.4采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在 物资采购过程中私下收受回扣或酬

13、金。对实际出现的回扣或酬金必须 在三日之内上交。4.5.5采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想， 任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。4.5.6为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必 须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、 保量地做好物资供应工作。4.6售后服务对于采购物资，供应部在签定购买合同时，要明确服务约定。4.6.1采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由物资供应部门负责联 系。4.6.2对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由物资供应部门在规定时间内协调解决。5附则5.1本标准由财务部负责解释。5.2本标准自发布之日起执行。