会计档案的整理和归档方法

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1、会计档案的整顿与归档措施一、会计档案含义料归档范畴 会计档案是机关、团队、公司事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、通过整顿归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。二、会计档案材料归档范畴 根据财政部、国家档案局制发的会计档案管理措施中的有关规定，会计档案归档范畴涉及预算会计、建设银行会计、公司会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文献；未生效的合同、合同、单据；未定稿和重份文献；无查考运用价值的一般性、临时性文献都不应归档。 （一）会计凭证： 会计凭证分原始凭证

2、和记帐凭证两种：（公司会计中尚有汇总凭证） 、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始根据；原始凭证分自制和外来凭证两种。 自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的钞票收据等。 、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整顿编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。公司尚有汇总凭证。 综上所述：会计凭证归档范畴涉及：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其她的会计凭证。 （二）会计帐簿： 会计帐簿是全面地、持续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐

3、簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿重要有下面几种： 、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐； 、分类帐簿： 分类帐簿分总帐和明细帐两种 （）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿； （）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿； 、辅助帐（备查帐簿），尚有固定资产明细帐（卡片）多种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。 （三）会计报表： 会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团队、企事业单位在一定期期内的经济活动，财务收支筹划状况的报告文献。是根据帐簿的记载，加以归纳、整顿和汇总编制出来的。会计报表种类，重要有： 、从

4、内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等； 、从时间分：旬报、月报、季报、年报等； 、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字阐明和分析材料是报表的重要构成部分要与报表一起归档。） （四）工资表： 工资表是按照“各尽所能，按劳分派”原则分派给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类重要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、告知存根和多种奖金等。 （五）综合管理： 综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、筹划、总结、请示、批复和需要阐明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的背面，属短期卷的排

5、在月报表的前面。三、会计档案立卷整顿 （一）会计档案材料保管期限鉴定：会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终结，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。 、凭证保管期限： （）波及外事，对私资改造材料 永久 （）有关地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管 永久 （）建设银行凭证及附件 25年 （）一般凭证作短期 其整顿模式如下（如下属类同样） 案卷号财务档案二级类目（属类）代号财会档案一级类目代号 、帐簿保管期限： （）预算会计的钞票出纳帐、银行存款帐 25年 （）总帐 （）明细帐 （）辅助帐 、会计报表保

6、管期限： （）年终报表，各单位年度预决算报表 永久 （）汇总报表及需要阐明、分析的文字材料 永久 （）旬报、月报、季报 （）基层报表 3-5年 我区会计报表重要有下面几种： （）向区财局报的各类报表； （）向区记录局报的各类报表； （）向上级有关主管部门报的各类报表。 、工资表保管期限： （）工资发放名册、卡片 25年 （）工资转移、证明、告知存根 25年 （）多种奖金发放名册、卡片 25年 、综合管理材料保管期限： （）上级有关财务会计工作的文献 永久 （）本单位财务管理规定、筹划、总结、请示、批复 永久 （）会计档案移送保管、销毁清册 永久 （）本单位基金、管理工作文献和有关财务管理方面的

7、其她文献材料 短期 以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒寄存。 （二）会计档案整顿：、会计凭证整顿每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整洁结实、美观。用字粒按项目逐个填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清晰，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按历年编一种流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从号开始编案卷号。案卷套盒寄存后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。 、帐簿整顿立卷 每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上

8、角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。 、会计报表整顿 按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整顿立 .4.卷，然后按保管期限各编案卷流水号。每一案卷至页，准时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整

9、洁、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，始终编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列措施同前。 、工资表立卷 工资表的立卷措施和编号、装盒、排列与报表的措施同样。 、综合管理材料整顿 多种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订措施与报表同样。 （三）会计档案编目 会计档案整顿、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，

10、一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找运用档案的检索工具。四、会计档案移送保管运用 （一）档案移送 每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移送给本单位综合档案室保管。 （二）档案保管 会计档案整顿、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随便打乱，不能拆卷，如特殊状况，必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完毕。任何人不准乱拆、乱订，但原封面不符合规定的，必须按规范规定重新加上封面，并填盖好有关项目。会计档案要有专箱寄存、保管，以便查找。财务部门移送档案时，交接双方必须当面验收归档材料与否完整、 .5.系统、精确，卷内材料排列、编号与否符合规定，凡不符合规定的

11、案卷，档案室有权回绝接受，并限期改正后才办理交接手续。档案室对违背财会管理制度的有权进行检查纠正。 （三）运用 会计档案运用，重要有三方面： （）会计分析运用档案；（）会计检查使用档案； （）平常查考运用档案。 运用、借阅会计档案，必须登记，阅后及时归还，运用者对档案不得污损、毁坏，违者要追究责任，情节严重的要依法追究法律责任，严肃解决。 五、鉴定、销毁 （一）鉴定 会计档案鉴定分三步： 、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查，提出销毁意见； 、复查鉴定。在初步鉴定基本上，由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的予以纠正； 、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次

12、由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核，拟定无保存价值的档案作出销毁结论。 （二）销毁 销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。公司单位会计档案销毁，要由本单位领导审核后，再报上一级主管部门批准。 对未了结的债权、债务的原始凭证，要单独抽出，另行整顿立卷、编目，由本单位的档案室保存到债务结清为止。 附：会计档案名词阐明 全宗号是本单位的代号。这个代号是由区档案局拟定给各单位永久性使用的代码。.6. 目录号是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案，共形成三本档案目录册，第一本目录册为第号，第二本目录为第号，第三本目录为第号。如此类推。 案卷号是档案的总流水号。如：年有案卷卷，案卷号就从逐编到号；年又立有个案卷，案卷号从开始，排到号，后来每年案卷如此类推。 案卷目录是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位，将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。 卷内目录是登记卷内每份文献标题（内容）的目录。以一份文献为单位填盖在相应的卷内目录表格里。