行政秘书处主要职责

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1、行政秘书处职责及工作制度行政秘书处重要职责1、负责公司各项行政管理事物的综合协调和督促检查。2、负责董事会及公司会议的筹办，会议文献的草拟，负责会议记录，根据需要撰写会议决策、纪要等书面文献，并妥善保管会议文献、记录。3、负责对总经理批示、行政会议决策、决定的执行状况进行督办、检查，发现问题及时协调决定并向总经理报告。4、负责各部门之间的内部调节，并及时理解、掌握各职能部门全面工作状况，收集有关资料和数据，备总经理调阅。5、负责组织起草公司年度工作筹划、工作总结。6、负责各类来文的收发，传阅、交办、催办、清退、归档工作。7、负责公司印鉴和简介信的管理。8、负责公司对外来访接待工作。9、负责公司

2、大事记的编写及重大事项的记载。10、负责审核各部门以公司名义上报、下发的文献。11、负责领导日程安排的提示（?应当是行政部主任的事吧?)。12、领导办公室的整顿。员工平常工作管理规定1、总则1.1为增强员工自律意识、规范工作行为提高工作效率特制定此规定。1.2每位员工均应认真学习、贯彻执行，维护公司名誉和形象。2应遵守的事项：2.1工作时间，应当坚守岗位，不要随意窜岗聊天。需要临时离开时，应知会同事。工作时间不得做与工作无关的事情。2.2保持办公室的整洁、干净、卫生。2.3应当保护公司重要的财物和信息资料，所有来访的客人必须由公司有关人员陪伴才可进入。接待来访、业务洽谈应在办公室或会议室进行。

3、2.4上班时着装应注意衣着整洁、大方、得体。避免有损公司形象的仪表和行为。男员工不可留长发，蓄胡须，女员工不可浓妆艳抹。周一至周五，规定配有工服的员工必须着员工制服。2.5同事间应互相尊重，互帮互爱，语言文明。2.6对外交往应有礼有节，不卑不亢，礼貌大方，简朴务实。2.7对外接听电话统一用语：您好！中燃；对内接听电话：您好！部。2.8严格遵守公司作息时间，不迟到早退，提高工作时间的工作效率，不迟延不积压。2.9严操职业道德，尽忠职守，保守业务上的秘密。2.10爱惜我司财物，不挥霍，不化公为私。2.11遵守公司一切规章及工作守则。2.12维护公司信誉，不作任何有损公司信誉的行为。2.13对非本人

4、职权范畴内的公司机密，应作到不打听、不猜想、不传播。2.14下班后将文献、纸张整顿好，将柜门关闭，保持桌面整洁；切断有关电源，关闭水源，关闭窗户。3严禁事项3.1欺骗公司和同事的行为。3.2泄露公司机密，歪曲事实，散布流言蜚语，以公司的名义在外招摇撞骗。3.3未经许可，在工作时间接见私人来客，或带私客在公司活动。3.4严禁违背操作规定使用多种办公设备、办公电器；3.5 在工作时间做与业务无关的事情。3.6未经许可，从事其她职业。3.7运用公司设施进行与公司无关的活动，侵占、挪用公司财产。3.8假借职权营私舞弊。行政公文管理规定1总则1.1为使公文解决工作规范化、制度化、科学化，提高公文解决工作

5、的效率和质量，特制定本规定。1.2公文（亦称：文献）是公司对外联系、对内实行管理的重要工具，是传达贯彻上级部门和公司的方针、政策，发布规章制度，指引、部署、商洽工作，报告状况，请示、答复问题的重要途径，是公司进行正常工作和活动的必要手段。1.3公文解决指公文的办理、管理、整顿（立卷）、归档等一系列互相关联、衔接有序的工作。1.4公文解决应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、精确、安全。2公司常用公文种类2.1 报告。合用于向领导或总部报告工作，反映状况，提出意见或建议，答复上级或总部的询问、报送文献、材料。2.2请示。合用于向上级或总部祈求批示、批准的事项。2.3决定。合用于对重要事项

6、或重大行动做出的安排。2.4 决策。合用于经会议讨论通过并规定贯彻执行的事项。2.5告知。合用于对下级发出批示、规定，发布公司各方面的管理规定、规章、措施，任免干部，转发上级或不相从属单位的公文，批转下级的公文，需要下级单位周知或执行的事项。2.6通报。合用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或状况。2.7批复。合用于答复下级的请示事项。2.8函。合用于不相从属单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准等。2.9会议纪要。合用于记录、传达会议议定事项和重要精神。3 公文格式3.1 公文格式一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、主题词、抄送

7、单位等部分构成。3.2发文字号，涉及发文单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。3.3签发人为公司值班经理或总经理。3.4公文标题应当精确简要地概括公文的重要内容和文种。3.5公文如有附件，应在正文之后，发文单位之前注明附件顺序和名称。 3.6成文日期以签发的日期为准。3.7对外的发文必须加盖公章。3.8公文应当标注主题词。3.9报为公文的重要接受领导；发为公文的重要受理人或部门；抄指除重要受理单位外需要执行或知晓公文的其她单位或领导，应当使用全称或规范化简称。3.10文字从左至右横写、横排。4公文办理公文办理分为收文和发文。收文办理流程涉及登记、分送、批办、承办、催办、归档等

8、程序；发文办理流程涉及拟稿、审核、签发、编号、盖章、分发、归档等程序。4.1收文4.1.1 登记：公司的收文由行政部文书建立收文登记表，进行统一接受、登记；发给公司各部门的文献由各部门的文书进行登记。登记时应将公文标题、发文字号、发文机关、成文日期、收文日期等项填写清晰。4.1.2 分送：4.1.2.1 一般业务性文献登记后，由行政部经理拟订意见，在文献首页附上来文批示单，填写有关内容后，呈交值班领导进行解决。4.1.2.2参阅性文献，直接组织各部门人员进行传阅。4.1.2.3批办：值班领导根据呈报的公文内容进行分析、决策，在来文批示单上批注解决意见。4.1.2.4承办：承办部门收到交办的公文

9、后应当及时办理、不得延误、推诿。承办单位负责人阅办后，应在来文批示单上注明办理意见、成果和时间。对不属于本单位职权范畴或者不合适由本单位办理的应当迅速退回交办的文献解决部门并阐明理由。4.1.2.5催办：送领导批示或者交有关部门办理的公文，由经办人负责跟踪催办。4.1.2.6归档：办文完毕后，经办人应及时按领导批示和文献规定反馈公文解决成果。最后，将已解决完毕的公文归档保存。4.2发文4.2.1 拟稿：发文单位根据领导规定或工作需要拟定公文草稿。草拟公文规定做到：4.2.1.1 符合国家的法律、法规及公司有关规定。4.2.1.2 状况的确、观点明确、表述精确、构造严谨、条理清晰，篇幅力求简短。

10、4.2.1.3 公文的文种应当根据行文目的，发文单位的职权和与主送单位的行文关系而定。4.2.1.4 构造层顺序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。4.2.1.5 应当使用国家法定计量单位。4.2.1.6 用词用字精确、规范。4.2.2 审核4.2.2.1拟搞完毕后，由各发文单位的负责人进行初审。核稿内容重要涉及：文稿与否符合国家政策、法规和公司的有关规章制度；文稿提出的规定、措施、意见与否符合实际且具体可行。4.2.2.2发文单位在发文首页附上发文稿纸，填写有关项目后，交行政部秘书处进行复审。重要审核文献内容与否维护公司的合法权益；文字与否妥当，行文

11、方式与否规范，符合规定等等。经审核如符合规定，行政部负责人在发文稿纸上签字确认。 4.2.3 编号：所有公司对内、对外的发文由行政部统一编排发文字号。以公司名义的发文字号格式为“中燃字200 号”；对外的函件格式为“中燃函字200 号”；以公司部门名义的发文字号格式为“中燃（部门简称代字）字200 号”。财务部简称代字为“财务”，公司管理部简称代字为“企管”，工程部简称代字为“工成”，生产运营部简称代字为“生产”，人力资源部简称代字为“人力”，行政部简称代字为“行政”。4.2.4 签发：原则上是值班经理签发；重要的、波及全面性的公文必须由总经理签发。4.2.5 盖章。公司对外的发文需要加盖公章

12、的，需在行政部盖章后，方可发出。4.2.6 分发：行政部根据发文范畴将文献分送到各有关单位，建立发文登记表进行登记，并由收文者签字。4.2.7 归档：公司所有对内、对外的发文在发出后来，文献原件由行政部档案管理员归档，以备查用。4.2.8因波及公司机密或工作需要，由公司各单位自行解决的文献，不合用于本章的公文办理规定。公司工作督办及复命制度1为提高工作效率，保证公司实行的各项决策和制度的执行力度，推动各项工作的顺利开展，特制定本制度。2本制度合用范畴和职责：2.1本制度合用范畴：公司领导或多种重要会议作为发命人，指定某一种或几种部门在限定期间内完毕某一项任务时，执行单位作为受命人，要按本制度的

13、规定答复任务完毕状况，并接受行政部的督查督促。2.2职责：行政部是公司负责督查督办的部门，各部门均有义务对承办的各项工作按本制度的规定复命并接受行政部的督查督办。3督查督办的内容3.1公司各项重大决策或部署。3.2公司各类会议决策或纪要。3.3公司领导临时交办的事项或临时下达的指令。3.4公司领导的批示。3.5其她公司领导或行政部觉得需要督查督办的事项。4各部门需要复命的内容4.1公司各类会议决策或纪要中指定限时完毕的任务。4.2公司领导临时交办的任务或临时下达的指令。4.3公司领导的批示。4.4其她公司领导或行政部觉得需要复命的事项。5督查督办和复命的规定5.1公司内一般性任务复命的时限是4

14、小时。5.2对所有受命需限时完毕的任务，无论与否完毕，都需要在规定期间内复命。5.3 如提前完毕工作，要立即复命。5.4如遇不拟定因素无法准时完毕任务，要立即复命。6 督查督办程序6.1分解立项。根据工作规定，由行政部拟定督查工作要点，对需要督查的事项进行分解立项，填写督办表。内容涉及：督查事件、承办部门及负责人、协办部门及负责人、完毕状况、领导意见等。经行政部经理审批后交承办部门，承办部门应在规定的时限内完毕所承办的工作报行政部。6.2督查实行。对公司重大决策和重大工作部署的贯彻贯彻状况，采用不同的方式督促检查。对影响公司的重大事项，集中力量督查；对全年性工作，分阶段督查；对紧急事项，及时督

15、查。运用督查告知书、电话电邮询问、实地督查、与有关部门联合督查等多种形式，推动公司工作的组织实行。6.3组织协调。注重做好督查事项的分层次协调工作，一般性的具体事项，由行政部督促跟进；波及几种部门的重要交叉事项以及波及全局性的重大问题，由行政部提出预案，由各部门组织协调。6.4报告反馈。对重大督查事项，应在办结后一周内，写出书面报告，呈送有关领导，反馈办理状况。6.5对督促检查中形成的多种资料要妥善保存，以备查询。7 督办原则按照职责职能和管理权限明确事项的承办部门，承办部门应及时办理，做到及时、精确、无误。8 承办部门如在规定期限内不能完毕或因特殊状况完不成的承办事项，应在规定期限内向主管领

16、导和督办人员报告，由主管领导批准后可延期办理或交回行政部停止办理。9 若因人为因素导致延误或失误，导致不良后果或影响的，追究直接负责人和负责人的有关责任并通报批评。公司领导督查督办程序反馈贯彻意见下达工作任务分解，填写督办表反馈督办表各部门在规定期间内贯彻行政部秘书处管理规定1 为规范公司秘书的行为，增进秘书处的稳定和发展特制定本规定。2 秘书任职条件2.1 秘书处的秘书任职者，应具有大学专科(含专科)以上毕业文凭。2.2 秘书应熟悉公司经营状况和行业知识，掌握履行其职责所应具有的专业知识，具有良好的个人品质和职业道德，具有较强的公关能力和处事能力。3、秘书的工作职责3.1根据领导的批示，草拟

17、总公司各类文献、文稿。3.2负责做好会议记录，根据需要拟写会议纪要或决策。3.3审核各部门以总公司名义上报、下发的文献。3.4协助办公室主任做好对外接待及来电来函的答复。3.5公司的大事记撰写，重大事项的记载。3.6负责董事会及公司会议的筹办，会议文献的草拟，负责会议记录，根据需要撰写会议决策、纪要等书面文献，并妥善保管会议文献、记录。3.7政策研究工作，环绕领导所需政策、理论进行研究，为领导提供政策参谋。3.8负责各部门之间的内部调节，并及时理解、掌握各职能部门全面工作状况，收集有关资料和数据，备总经理调阅。3.9协助行政部经理做好对外接待及来电来函的答复。4、文书的工作职责：4.1负责公司

18、收到的各类文献、来函的拆封、登记、传阅、交办、催办、清退、归档等工作。4.2负责总公司内部文献的传递、分发、存档、立卷归档。4.3负责总公司印鉴和简介信的使用和管理。4.4负责办公室劳保、考勤、工资的报送、分发。4.5按年度筹划，负责完毕每月费用筹划的上报和结算。4.6负责大型会议的签到、考勤及汇总。4.7协助办公室主任做好来访接待工作。4.8办理领导临时交办的其她工作。4.9 文献的缮印，对外有关邮件的发送。5 文献收发的流程 5.1 文书收文后，一方面对文献进行编号。编号的原则是：*年*月*日。5.2编号完毕后，填写收文登记表后报行政部经理。在文献首页附上来文批示单，填写有关内容后，呈交值

19、班领导进行批示。5.3 领导批示文献后如需其她部门传阅或会签意见时，由秘书做好传递工作 。5.4 文献的跟踪。“紧急”文献在收到后的12小时内必须跟踪到位；一般会签文献，在24小时内跟踪到位；传阅文献在72小时跟踪到位。5.5 文献批复完后应及时答复来文单位或个人。“紧急”文献在收到后的12小时内答复；一般会签文献，在24小时内答复。具体流程图如下：秘书收文按规定将文献编号行政部经理阅填写收发文登记表领导批示文献批示无意见批示需其她部门阅传递文献归档督促意见答复保密制度1、总则1.1为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。1.2 公司秘密是关系公司权利和利益，根据特定程序拟定，在一定期间内

20、只限一定范畴的人员知悉的事项。1.3 公司各部门以及职工均有保守公司秘密的义务，员工务必保管好你持有的公司涉密文献。2、保密范畴和密级拟定公司秘密涉及下列事项： 2.1公司重大决策中的秘密事项。2.2 公司尚未付诸实行的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。2.3 公司内部掌握的合同、合同、意向书及可行性报告、重要会议记录。2.4 公司财务预决算报告及各类财务报表、记录报表。2.5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。2.6 公司职工人事档案、工资性、劳务性收入及资料。2.7 其她经公司拟定应当保密的事项。2.8 一般性决定、决策、告示、告知、行政管理资料等内部文献不属于

21、保密范畴。密级拟定2.2.1 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2.2.2绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；2.2.3 机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权利和利益遭受到严重的损害；2.2.4秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。 2.2.5 公司秘级的拟定：2.2.6公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文献资料为绝密级；2.2.7公司的规划、财务报表、记录资料、重要会议记录、公司经营状况为机密级；2.2.8 公司人事档案、合同、合同、职工工资性收入、尚未公开的各类信息为秘密级；2.2.9属于公司秘密的文献、资料，应当

22、标明密级，并拟定保密期限。保密期限届满，自行解密。3、保密措施3.1 属于公司秘密的文献、资料和其她物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存、销毁,由行政文化部执行。3.2 对于密级文献、资料和其她物品，必须采用如下保密措施：3.2.1档案管理、打字文印以及收发文献人员要加强保密业务学习，严格按保密法规和岗位规定履行职责。3.2.2凡上级规定的应列入定密范畴的规划，现状图及管线的图文资料都要随草稿成文拟定秘级，领导审定稿和正式文献按相应密级规定运转、管理、归档。3.2.3印制公司产生的秘密文献，要在我司打字室和指定印刷厂印制，不得多印、多留。3.2.4对呼市、内蒙、中央各级领导机关下发的

23、秘密以上文献，一律不准复印。对于我司产生的秘密文献，需要复印时要经总经理或分管副总的批准，复印后要严格管理，用后要及时销毁。3.2.5凡收到的秘密以上的密级文献，每半年清退一次，由建委党办和行政部统一上交或销毁。3.2.6公司产生的红头文献，经济发展资料、规划资料图纸，由公司保密办按保密规定的措施，非秘密公文统一销毁，内部资料不准按废纸发售。3.2.7各级领导带头做好保密工作，外出和执行公务不准携带秘密文献，不准带秘密文献酗酒，到上级部门参与会议，带回秘密文献要及时交行政部登记。3.2.8 收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采用必要的安全措施；3.2.9 在设备完善的保险装置中保存；凡归

24、档文献，只能查阅，一般不得外借。3.2.10在对外交往与合伙中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。3.3 具有属于公司秘密内容的会议和其她活动，主办部门应采用下列保密措施： 3.3.1 选择具有保密条件的会议场合；3.3.2 根据工作需要，限定参与会议人员的范畴，对参与波及密级事项会议的人员予以指定；3.3.3 根据保密规定使用会议设备和管理睬议文献；3.3.4 拟定会议内容与否传达及传达范畴。3.3.5 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场合谈论公司秘密，不准通过其她方式传递公司秘密。3.3.6 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者也许泄露时，应当立即采用补救措施并及时

25、报告总经理办公室；总经理接到报告后，应立即解决。4 责任与惩罚4.1 本制度规定的泄密是指下列行为之一： 4.1.1 使公司秘密被不应知悉者知悉的；4.1.2 使公司秘密超过所限接触范畴，且不能证明未被不应知悉者知悉的。4.2 浮现下列状况之一者，予以警告： 4.2.1 泄露公司秘密，尚未导致严重后果或经济损失的；4.2.2 已泄露公司秘密但采用补救措施的。4.3 浮现下列状况之一的，予以解雇并酌情补偿经济损失：4.3.1 故意或者过错泄露公司秘密，导致严重后果或重大经济损失的；4.3.2 违背本保密制度，为她人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；4.3.3运用职权强制她人违背保密规定的。公

26、司印章管理规定1 公司印章涉及公章、合同章、财务专用章、法人章等。公司公章、合同章、财务章、法人章及各部门部门章、专用章、领导名章等均由行政部统一刻制。2 印章的保管2.1 公司各类印章必须有专人保管。公章、领导名章由行政部保管；合同章由公司管理部管理；财务专用章由财务总监或财务经理负责保管；法人章由法人授权保管；部门章及部门专用章由各部门部长管理。 2.2 印章保管须有记录，注明印章名称、保管人、批准人、图样等信息；2.3 印章保管必须安全可靠，须加锁保存；2.4 严禁任何员工携带多种印章外出办事。如因工作需要或其他特殊状况确需使用时，必须经行政部经理、分管经理批准方可，同步须派一名员工同行

27、；部门章需由部门部长批准。2.5将公司所有印章的保管状况及保管人资料信息报总部行政部档案管理员备案。3 印章的移送3.1 印章移送须办理手续，签订移送手续证明，填写印鉴移送单，注明移送人、接受人、图样、日期。4 印章的使用4.1 使用印章，一律实行审批制度。公司公章、合同章必须经总经理批准方可盖印；财务专用章按照财务管理制度使用，只用于财务收付有关业务；法人章的使用，若属于办理财务收付业务的，按照财务管理制度执行，若属于办理授权业务的，由法人授权办理。4.2 使用印章，一律实行登记制度，注明日期、盖章资料名称、份数、经办人等。4.3 使用印章时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发

28、现问题及时请示领导，妥善解决。5 盖章文献的保管5.1属于对外签订与我司形成经济业务关系的加盖印章的文献，需保存原件；5.2根据工作需要，属对外提供的需加盖公章报表类文献，可以不保存；5.3属于简介信、邀请函性质的不形成经济业务关系的加盖公章的文献，可以不保存；6 公司一般不容许开具空白简介信、证明，如因工作需要或其他特殊状况确需开具时，必须经分管副总或总经理签字方可开出，持空白简介信外出工作，归来必须向公司报告其简介信的用途，未使用者必须交回。7 保管公章人员必须坚持原则，严格按规定保管和使用印章。如发现印章丢失、被盗、被盗用，必须立即报告分管领导并采用补救措施。工作督办目录表 督办人_ 编

29、号督办下达时间承办负责人 （部门）督办事由 督办规定完毕状况阐明工作督办表督办部门： 时间： 编号： 督办事件承办部门负责人协办部门负责人事件简述督办规定完毕状况督办人意见领导意见工作督办告知单 编号： 部门（公司）： 根据公司的工作规定，对于 年 月 日安排你处的工作 ，请按规定的时间在 年 月 日前予以完毕。 行政部 年 月 日工作督办告知单 编号： 部门（公司）： 根据公司的工作规定，对于 年 月 日安排你处的工作 ，请按规定的时间在 年 月 日前予以完毕。 行政部 年 月 日会 议 纪 要 签发人： 时 间：地 点：参会人员：会议主持：会议记录： 附件： 抄报：抄送：呼和浩特中燃都市燃气发展有限公司文献送达登记表日期文献名称送达人送达单位接受人呼和浩特中燃都市燃气发展有限公司文献送达告知单日期文献名称送达人接受单位接受人呼和浩特中燃都市燃气发展有限公司文献送达告知单回执日期文献名称送达人接受单位接受人