档案数字化方案

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1、档案室、档案馆馆藏档案扫描、数字化加工整体解决方案 武汉宝和人通数字科技有限公司目 录第一节质数字化加工作业前期准备1一、数字化工作人员准备1二、数字化工作软件、硬件准备4三、拟定数字化内容、数量及顾客需求5第二节数字化加工流程及重要技术方案6一、入库提卷、拆卷6二、标引著录7三、档案扫描8四、图像解决11五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式12六、总质检14七、批量挂接15八、还卷及数据备份提交15第三节质量控制方案和保证措施17一、加工质量保障措施17二、多环节，多层次的质量检查体系17三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障19第四节安全保密控制21保密合同

2、22第五节 售后服务24项目背景随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一种需求是将既有的纸介质印刷品数字化，使之成为可以用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文献，最后将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供顾客使用。以老式纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，并且不以便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文献信息进行

3、电子化解决，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文献库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又以便记录和进行远程查询。因此，将档案、期刊、文献等资料通过扫描仪，扫描成图像文献，再通过解决转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文献，已是当务之急。公司简介武汉宝和人通数字科技有限责任公司（前身是湖北华新职业学院数字科研中心）成立于1994年，是在原国家科委的支持下，为推动建设国家“工程” 高等学校中英文图书数字化国际合伙筹划（China-America Digital Academic Library）“CADAL”项目而成立的一家高新技术公司。公司拥有先进的OCR（双层光学字符

4、辨认）技术，图像扫描解决系统、生产流程管理系统，实现工厂化流水作业，智能化质量控制与管理的具有国际领先水平的信息数字化工厂技术。可同步为图书馆、档案馆、政府、公司提供信息管理系统和信息资源数字化加工服务。通过六年的不断摸索和实践，公司建立了一套完善的服务于各领域的业务体系，档案馆：档案综合管理系统，档案、古籍、期刊、论文、文献资料数字化加工，档案著录、OCR，数据制作、档案馆设备及耗材提供等。政府机关：数字档案管理系统，历史陈旧档案数字化加工。医疗、保险金融领域:病历、保单等数字化加工，数据录入服务，全文等。第一节 数字化加工作业前期准备一数字化工作人员准备1 .甲方人员职务：现场交接管理人员

5、人数规定：一名专业规定：为学校档案馆负责档案管理工作的技术或管理人员。职责范畴：.负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。.负责监督乙方规范化加工。随时把握乙方加工进度并进行协调。.及时关注并抽查乙方加工质量代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，保证项目顺利竣工。2 乙方人员管理人员重要为：熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。工程技术人员重要为：熟悉计算机软、硬件技术，理解档案数据库原则和系统开发。理解档案管理等有关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。 数据采集作业员重要为：理解档案数据库数据原则和计算

6、机软件应用等有关知识的乙方数字化制作部工作人员。职务职责人员备注管理人员项目负责人1 负责人员，资源的调配工作。2 负责施工组织设计、管理。3 负责施工条件的保障及与甲乙双方有关项目进展状态的报告和协调工作。1人项目负责人不一定要常驻现场，但要通过一切通讯手段和定期到现场的督导，切实做到对该项目加工进度和加工质量的掌控现场主管1.负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作2.负责现场的人员管理和加工管理3.负责数据的终验和挂接4.配合项目负责人做好与乙方的沟通协调工作。1人数据采集人员著录人员负责将档案卷内目录及其他索引信息进行手工录入为电子数据信息并校对1人扫描人员负责按制定的技术规范将档案资料扫

7、描1人图像解决人员1.去污：将扫描获取的图像进行图像去污;去黑边及去杂点等；2.纠偏：将偏斜的图像进行纠正解决;3.文字解决：将不清晰的文字进行加深或变浅；4.拼接：将页面较大的图像进行拼接解决；1人在进行图像解决的时候，肯定是逐页解决，因此要留意每一页扫描的质量，发现扫描质量问题立即发还上一工序重扫并作好记录。图像矢量化人员1.负责将解决好的图像进行全文辨认、2.校对、板式还原和格式转换3.对已经产生的成品数据进行初验后移送给现场主管终验并挂接。1-3人矢量化人员最后定员需结合矢量化的图形数量和采集难度。人员安排见表3-1二. 数字化工作软、硬件准备1配备硬件数量及档次要视数据采集工作状况及

8、数据量大小。2甲方提供PC机4-6台给乙方作为采集作业使用，其她硬件设备由乙方自行解决。3场地:甲方提供。4办公用品：甲方提供打印机（以实际用量为原则）办公桌椅档案资料的装订及打印机所用的所有耗材。5.其她条件：提供电力和饮水。软硬件准备详见表3-2表3-2 软、硬件配备列表软、硬件名称数量具体配备响应时间提供方综合档案管理系统一套1 需支持全文检索使用功能。2 支持TIFF和PDF格式数据的批量挂接功能。项目开始需到位甲方数字化流程管理和加工软件、OCR软件全套能满足本加工项目所有的技术规定项目开始需到位乙方服务器一台项目开始需到位甲方扫描仪（A3幅面）一台富士通 A3幅面FI-4750C(

9、ADF)项目开始需到位乙方扫描仪（A4幅面）一台A4幅面虹光-FB6030(平板)项目开始需到位乙方计算机4-6套PC机项目开始需到位甲方三. 拟定数字化内容、数量及顾客需求在数据采集之前，一方面要客观真实记录数字化内容和数量，拟定顾客使用需求，然后制定相应方案和技术控制以便精确地进行施工安排。表3-3 三峡大学档案馆档案数字化顾客需求调研表档案类型档案数量数字化准备状况纸张及保存状况顾客需求备注招生名册约 件约 面学籍档案约 件约 面学生成绩约 件约 面党群档案约 件约 面基建档案约 件约 面科研档案约 件约 面其他：约 件约 面窗体底端填表人 职务 第二节 数字化加工流程及重要技术方案档案

10、数字化加工重要流程涉及：提卷-拆卷-档案著录-扫描-图像解决-OCR-校对-版式还原-转双层PDF-终验-挂接。 图一 档案数字化加工流程图一、 入库提卷、拆卷1. 从档案室移送档案，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目负责人确认的档案交接清单（完毕清点登记）。2. 档案整顿：编写页码、核对纸质档案页码、对可拆钉的文献做拆钉解决以适应扫描的规定、对需要修复的档案进行归并整顿（如果发现破损严重，无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应解决后再进行扫描，发现破损严重的档案须立即报知项目有关负责人）制作卷内目录，扫描文献抽取3按照扫描解决量明确交接周期和档

11、案交接量（双方项目负责人签字，以保在施工过程中档案不损失、不丢失。）4装订案卷应保证装订牢固，案卷整洁，卷内材料不松动，脱落，保持与原案卷一致。图二二、 标引著录按规定将文献所需信息录入到软件数据库里，标引著录按照国家档案局有关原则结合顾客档案著录的具体规定进行。1. 录入方式采用手工录入的方式2. 校对方式校对以软件校对和打印输出、对比校对相结合，错误率在万分之二如下。案卷目录和卷内目录按照档案的原始数据录入。卷案目录和卷内目录的样式经顾客批准可做相应调节。对档案目录数据修改和补充的数据，须填写更改资料、更改资料放入原案卷内，卷内目录及其她不全的需补充完整。三、 档案扫描1. 扫描方式：根据

12、档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用加长式扫描或者图像拼接解决方式解决，同一页面有两个以上文献，需分别扫描。2.扫描色彩模式：以黑白二值扫描为主，附有灰度（彩色）照片及原件分明度很低的档案，可视状况采用灰度和24位真彩色扫描。然后以黑白二值保存。例：蓝底招生名册，此种档案长见为A3幅面、纸张很薄，底色与文字的分明度很低。实物档案查看时都显吃力，此种档案如果用黑白二值扫描，则会浮现大幅暗面，文字显现不清；如果使用彩色扫描，文字部分明度很低。只有使用灰度扫描，效果相对好某些，如图三。扫描后的图像再辅以黑白二值保存，则最大限度的提高了图像质量，如图四。 图三 灰度

13、扫描效果 图四 保存为黑白值后的效果3.辨别率：无全文检索需求的文档辨别率调节为200DPI最为合适。需要全文检索而做ocr辨认的文档，黑白二值扫描辨别率最佳为400dpi，此辨别率下辨认成功率最高。24位真彩色扫描辨别率原则为200dpi。4图像文献的大小：黑白二值扫描A3页面：20K40K；灰度或彩色扫描A3页面：100150K。5如遇字间距和行间距过密、原件自身是复印件等笔迹不清晰的状况，可合适增长扫描的辨别率，但要保证图像清晰的同步，又不影响远程查询和浏览的速度。6清晰度：扫描图像笔迹清晰、颜色恰当，不适宜过浅或过深，并且不得浮现笔迹笔画残缺或笔迹笔画叠合而影响阅读的状况，虽然原档案存

14、在锈斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过厘米，并且指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。7根据档案实体状况，在档案电子文献中相相应目录设立“复制件”、“原件不清”标志。目录以原有档案目录为准，在实际解决过程中著有未归类的新目录。可根据状况修改目录，增长或调节原则目录，对档案原目录数据修改或补充的数据，需填写更改资料，更改资料放入原案卷内，能实现一条目录相应多种图像和一种图像相应多条目录的编目。8图像内容：实时在屏幕上监控扫描全过程，遇有漏扫、重张，图像黑边、偏斜、折角、不清晰等状况，则进行重扫或补扫。检查扫描件与否合乎规定，扫描图像必须与原图页面一一相应，不

15、得浮现颠倒、缺页、重页或错页状况，不能有漏掉、反复，扫错的现象扫描的页面内容居中显示，不可浮现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、背面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与课本面完全相应，不得浮现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。（对图像黑边、偏斜、折角、不清晰等状况进行解决，以达到顾客需求）纸张较差档案扫描方案：由于进行数字化的档案会有部分为历史档案，纸张质量比较差，对于这部分纸张质量较差的历史档案扫描，我们本着如下原则：8.4.1保证档案安全。纸张较差的档案多为破损档案，对于破损档案更应当在生产流程中加以特殊看待，不能导致二次破坏。保证档案的安全是第一要务。因此，在解

16、决纸张较差的档案时，不容许使用蘸水防滑等有破坏档案也许性的操作措施。8.4.2保证扫描质量。历史档案之因此进行档案数字化，其中最重要的目的之一就是急救这部分历史档案，此后在应用这部分档案时，尽量避免人为翻阅历史档案而给档案导致二次伤害，而应使用电子系统，使用扫描件。这样档案扫描的质量要尽量的清晰、干净，尽量的恢复历史原貌，这对扫描质量的规定很高。8.4.3高效高质的完毕任务。9. 扫描登记：认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文献的实际扫描页数与档案整顿时填写的文献页数与否一致，不一致时应注明具体因素和解决措施。四、 图像解决1. 逐张检查图像质量（涉及黑边、折

17、角、图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量规定期，应重新进行图像解决），档案顺序（页号）与否对的，有无漏扫、重张等状况（发现文献漏扫时，应及时补扫并对的插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调节。）2. 纠偏：图像整体倾斜不得超过1度，不得浮现图像的一部分倾斜或扭曲而影响阅读的现象。如果档案页面存在部分倾斜的，以页面中标题纠正为准。3去污：所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大50%的状况下）由于印刷质量或纸张质量等导致的页面上有零星的污点和背面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清晰，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，

18、但应尽量保证图像可读。4全文页面及局部文字的加深和变浅的解决：原始档案的清晰度较低时，可提高图像的清晰度，修正原资料中存在的字间距和行间距过密，文字较深或较浅，笔迹不清晰的缺陷，保证文字及图像信息清晰可辨。5图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形式的多幅图像，应进行拼接解决，合并为一种完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性和数字化档案的精确可读。6照片页解决：必要时采用专业的图像解决软件进行解决，保证照片的清晰度。7图像存储：存储格式以G-4压缩TIFF格式保存。A4幅面档案保存文献不得不小于100K；其她幅面档案扫描形成文献在保证影像质量的前提下，尽量缩小文献占用空间。扫描文献存储命名必须与

19、条目档案号一一相应。五、 全文辨认（OCR）及生成双层pdf、版式还原及格式转换将扫描解决完毕后的文档运用专业的辨认软件进行全文OCR，如甲方对辨认成功率有严格规定的，还需此外进行人工校对，校对结束后将版式还原及转换成双层PDF文献格式。根据顾客对辨认率的规定，可选择性进行人工校对。进行人工校对和不进行校对的优缺陷对比：1不进行人工校对：其原理是在单层PDF的基本上运用计算机软件进行全文OCR辨认后生成双层PDF文献。从而激活了图片中所反映的文字，而达到提取文字和运用原文所涉及的文字进行检索的目的。但是不进行人工校对和版式还原，辨认的精确率取决于原始资源的状况及保存现状。长处：效率高、成本低、

20、能运用原文检索浏览速度快。缺陷：辨认精确率取决于原件的质量，因此精确率不稳定。适应范畴：、原件版面干净及保存完好的资源。（精确率可达95%以上）、原文中只含部份核心检索内容的资源。（如学籍档案，检索的重点只是环绕学生的身份信息）2进行人工校对：其原理是在OCR的基本上，为了保证辨认的精确率而增长了人工校对和版式还原的工序。可实现无障碍的全文检索。长处：全文检索无差错，精确率可达99%，且文本层和图像层一一相应。缺陷：效率极低、成本极高、由于进行了版式还原，因此原真率不到98%，并且存储空间很大而致浏览速度减少。适应范畴：、所载信息贵重且使用频率很高的资源。、数字化项目资金预算富余且项目实行时间

21、宽松的资源。、有较好的硬件环境支持的数字化项目。六、 总质检1. 对扫描解决完毕后的图像页进行检查，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的解决以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检查，对于质量达不到规定的进行重扫、补扫等操作。2. 对文本域录入与文本录入域的标引、文献的页号和页数进行对比，对扫描前图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单重新解决。3. 对图像质量的检查，保证图像版面清晰，干净，大小一致，方向一致。4重要质检原则：加工后的电子影像在总数量、完整性、清晰度上与源文献保持一致。案卷著录、按文献的属性著录数据库字段，检查“文献途径”字段与文献实际存储位

22、置一致，差错率控制在千分之五以内。电子影像档案件信息定义数据差错率控制在百分之二以内。电子影像档案卷内页码差错率控制在千分之一以内。每页电子影像左右端正度控制在三度以内。电子影像漏扫，压边率控制在千分之一以内。电子档案与条目数据的挂接一致，差错率不不小于千分之一以内。七、 批量挂接1扫描解决后的图像成品，按年度、机构上传至档案专用服务器，运用档案管理软件中的相应挂接功能将扫描图像信息与录入到档案管理软件系统中的目录进行相应挂接，保证目录与原文的一一相应。2挂接到档案管理系统中区，进行再次的成品验收。八、 还卷及数据备份提交1原始档案还原工作严格按照国家档案局规定的有关原则和实际状况进行有序的还

23、原，将还原的档案资料逐卷精心检查，的确没有落页、掉页、折页等问题后再归还档案管理人员，经双方仔细核算无误后，在还卷交接单上签字确认。2在数据化加工过程中的各项工作记录，在数据转移完毕后、提交给顾客方。3为了有效地保护数据，因此建立数据备份制度，在数字化加工项目工作结束，并经顾客在终验报告上签字确认后，将通过验收后的数据运用顾客软件的光盘制作功能刻录成光盘，刻录到DVD光盘中，刻录完毕后再制作一种光盘备份，或用移动硬盘等存储介质，将所有成品数据备份，提交给顾客。4刻录光盘规定：、光盘制作两份，制作成档案数据格式为多页TIFF的光盘单盘调阅。、同一份文献不跨越二片DVD片号（同一份文献页数需在同一

24、DVD内）、电子档案存在于符合原则的单片包装光盘、光盘标示光盘编号，单片包装盒上注明光盘内重要信息、在光盘刻录完毕后，与硬盘系统中电子档案进行一次比对，保证档案资料无漏掉及对的性。、制作光盘人员对于所有光盘序号进行标记，并提交相应表格。第三节 质量控制方案和保证措施项目加工总体质量目的：保证合格、争创优良！一、 加工质量保障措施1 严格遵循执行我方签定的不分包、转包三峡大学档案数字化项目承诺书，避免项目转包、分包引起的管理混乱和质量风险。2 严格按照我方制定的人员和设备投入筹划进场加工，保证人员设备供应，为项目进度和质量提供保障。3 在该项目加工过程中，我方所有现场加工人员均受我公司数字化作业

25、人员质量考核制度的约束，并承当相应奖罚成果。二、 多环节，多层次的质量检查体系。1. 对档案签收和属性数据录入的质量检查，重要内容：档案签收的精确性，完整性和即时性；数据内容齐全，属性数据输入精确；与数据校对的档案交接。2. 对数据校对解决的质量检查，重要内容：校对后的数据内容齐全，对的；纸质档案实体完整，还案及时无误。3. 对数据迁移的质量检查，重要内容：迁移后的数据的完整性精确性；对数据进行组合查询并且成果对的；对数据进行汇总记录并输出原则表格，试运营无死机现象。4. 在完毕以上每个环节后，检查人员将其数据再次进行一遍全面的复查，特别对检查记录单上改正后的错误进行仔细的检查，保证扫描得来的

26、数据与源文献内容完全一致。5. 实行项目负责人对成品数据进行百分之十的抽查，在抽查时将该查数据的年度、保管期限、全宗号、卷号、卷内顺序号等目录信息与否精确无误，再对获取图像数据的亮度、歪斜、与否错页等方面进行抽查，如有不合格的数据及时进行记录和修正，保证最后数据的精确无误。三、 阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终极保障。阶段验收报告项目名称项目编号报告人时间项目负责人所处阶段项目状态参数监控状况项目状态筹划状况实际状况偏差扫描纠正措施项目进度项目工作量（人 时）项目规模项目外工作量状况描述（非项目工作）其她工作中遇到问题及困难：需要顾客支持与配合：顾客意见： 顾客签字：签字日期

27、：终验报告项目名称项目编号报告人时间项目负责人第（ ）阶段本阶段项目完毕状况验收项目完毕状况备注档案整顿（ 卷）档案扫描（A4 页， A3 页，其她 页）图像解决（ 卷 页）索引目录录入（ 条）全文OCR所有报表输出（ 卷）资料装订（ 卷， 件）内部验收（ 页）目录与图像文献的衔接数据与否上传到服务器数据备份本阶段验收结论：双方于 年 月 日，进行了档案数字化工作的第 阶段的成品验收，乙方所提供的数据基本满足甲方的规定，甲方批准通过验收，进入下一种工作阶段。顾客签字： 日期： 项目经理签字： 日期：第四节 安全保密控制一、 为了保证采集数据不外泄，在开始进行数字化加工后，我公司将不容许加工人员

28、携带任何存储介质进出加工现场。二、 为避免采集数据在硬盘上的物理磁道上被还原外泄，我公司将使用乙方提供的电脑用于数据采集作业。三、 电脑上所有的可以读写存储介质的接口，自进场之日起即贴上封条，直到工程竣工。四、 为避免数据采集过程中数据通过网络外泄，我公司在加工期间将关闭外网，只使用局域网完毕数字化作业。五、 为了建立并严格贯彻安全保密制度，保证档案资料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息。保密合同将同加工合同同步签定并成为合同不可分割的一部分。见附件。附件：保密合同保密合同甲方：地址：乙方：武汉宝和人通数字科技有限公司地址：武汉市武昌区街道口阜华大厦B座1702鉴于甲方委托乙方承当其档案资料

29、的数字化加工服务，乙方也许接触到甲方某些非公开的，涉密的文献、档案和资料，为了维护甲方资料的安全，保守国家秘密，乙方批准在整顿档案中波及大量的重要的档案材料承当保密义务，并遵守如下保密规定：1， 乙方批准上诉须保密的文献和资料承当保密义务，数字化期间保证上诉文献和资料秘密安全，不得以任何形式向第三方（涉及家属、亲友）谈论工作中接触的文献资料内容。2， 在乙方工作人员在工作过程中接触到重要文献资料时，除确有必要（如自拟文献标题，图像解决等需要查看文献内容外）不得阅读文献资料内容。3， 乙方工作人员不得带进、带出多种计算机磁盘、光盘等易于存储文献资料的存储介质；4， 因工作需要必须带进的计算机软件

30、工具类应用软件，须经档案室批准，并在带出时办理检查登记手续。5， 甲方提供乙方所需数字化解决的文献和资料等有形载体，仅限于乙方基于甲方需要制作档案数字化产品的应用，乙方不得复制以上的任何文献和资料，或向第三方泄露；同步乙方在结束本期工作，所加工的数据经甲方按照合同验收合格后，必须无条件将其工作组机器内的数据清理干净。6， 乙方工作人员在工作任务实事工程中，非工作需要不得将档案资料带出工作场合，不得擅自记录或议论甲方涉密文献资料的内容。7， 乙方应承当本合同商定的保密责任，妥善保管有观点文献和资料，并对有关人员进行有效管理，以保证本合同的履行。8， 乙方工作人员在工作过程中导致泄密或遗失文献资料

31、的，甲方视情节轻重追究其行政甚至刑事责任。9， 未尽事宜，按保密法等有关规定执行。10， 本合同一式贰份，甲乙双方各执一份，其有同等的法律效率，本合同经甲乙双方签字盖章立即生效。甲方：乙方：代表人（签字） 代表人（签字）第五节 售后服务一、 享有在双方签字验收合格后12个月内的免费技术服务二、 一般技术响应时间为24小时，若浮现数据加工质量问题，在48小时内达到现场进行服务。三、 为档案馆软件使用人员提供免费的档案资料加工软件的使用培训，同步有义务提供有偿的后续技术支持。四、 保证建库的档案资料电子影像的数据质量，对浮现质量问题的档案资料，有重新整顿，免费补扫的责任。五、 电话支持服务：提供724小时电话支持，售后服务电话： 六、 在线QQ技术服务：提供5-8小时QQ在线支持，号码：七、 电子邮件服务：在收到邮件的8小时内做出响应。邮件地址 八、 定期回访服务。在售后服务有效期内，我公司将安排不少于三次的定期回访服务，以理解顾客使用状况，收集反馈意见等。