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1、利用数据透视表辅助功能在医院人力资源系统中的应用李梅 张云宏 史江云 (兰州军区乌鲁木齐总医院财经中心 乌鲁木齐 830000) 【摘要】目的：利用数据透视表将工资表中最有价值的信息，本月新增、减少人员，以 及人员不增不减但金额和工作科室有变动的数据快速提取。方法：利用数据透视表寻找 差异，通过增加辅助列标识( 1、-1)来解决。结果：动态了解医院员工的流入和流出 情况,以便掌握医院人力资源成本的变化情况。结论：节约人力,方便快捷，提高工作效 率和准确率。【关键词】 人力资源 管理系统 数据透视表 差异Use pivot table auxiliary function in the appl
2、ication of the hospital human resourcessystemLi Mei, Zhang Yunhong, Shi Jiang Yun(financial center in urumqi, lanzhou military region general hospital in urumqi, 830000)【abstract】objective: to use pivot tables will pay the most valuable information in the table, add, reduce staff this month, and doe
3、s not increase dont decreases but the amount of personnel data extract and work department is changed. Method: use pivot table to find differences, by adding auxiliary columns identity (1,-1) to solve. Results: dynamic understanding of the inflows and outflows of hospital employees, in order to gras
4、p the change situation of hospital human resource cost. Conclusion: save the human, fast and convenient, improve the work efficiency and accuracy.【 key words 】 PivotTable difference human resource management system医院人力资源系统，是对全院人员基本信息、岗位设置、薪酬等全过程管理的系统， 将数据整合到医院人力资源管理信息平台，为医院全成本核算及绩效管理系统提供准确 的人力成本数据。由
5、于军队医院招聘人员数量大、流动性快，核对和维护数据的工作任 务繁杂，利用数据透视表就能很好的解决。1. 数据透视表基本情况介绍数据透视表是一种交互式报表，可以快速分类汇总，比较大量的数据，随时选择页 行和列中的不同元素，以快速查看数据源的不同统计结果，同时还可以随意显示和打印 出操作者所需区域的明细数据，有机地综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析方 法的优点。可以方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征1。2数据来源：人力资源办公室制作的EXCEL工资表。（图1）2.1 计算原理：数据透视时数据汇总只有求和、计数、求最大值等，没有求差，只 需把减项变为加负值，就可通过数
6、据透视表求和，将上月的工资数值均变为负值，两表 粘在一起再透视即可。两者相减，为 0 者说明数据相同，为1 者说明本月新增的人员， 为-1 者说明本月减少的人员；标识为 0 应发数不为0，说明工资有变动的。 （见图 2）2.2核对与维护的项目：每月将当月与上月之间员工及工资变化情况（如员工姓名、 岗位职务、基础级别与员工工资等）找出来，然后在人力资源系统进行各项目维护，此 方法可用于比较两表结构相同（各字段名对应相同），但记录数可异的EXCEL工作表的 数据增减情况。3制作透视表的前提条件科学规范的EXCEL管理表单，是实现人力资源管理高效化的基础。3.1规范表单。取消合并单元格将非法的日期转
7、换为标准日期（使用函数、查 找/替换）删除数据区域内的所有小计行将文本型数字转化为纯数字将空白单元格 填充为零将数据源中包含的空白行和空白列的记录删除。3.2编辑加工表格。增加辅助列“标识”，分别以1 （代表本月数据）、-1 （代表 上月数据）赋值。全选表格复制一编辑选择性粘贴-值一确定。此步是为了将表 中带公式的数据转为数值。用选择性粘贴乘-1的方法，将上月的实发数转换为相反数， 数据透视表自动汇总时对两月数据中一正一负数据进行抵消，标识为0的数字即不变的 数据，标识为1、-1和0且金额不为零的即为需要修改和维护的数据。将两月数据粘 贴到一起，上月表头不复制，4.建立数据透视表的步骤4.1数
8、据菜单数据透视表和数据透视图保持默认设置下一步下一步选新 建工作表单选按钮一完成。4.2 将姓名拖入行字段、将标识和实发金额拖入值字段。4.3 对标识字段进行排序。排序前去掉分类汇总，点右键进入表格选项菜单，去掉 列总计项，将光标定位到姓名字段，右键调快捷菜单选字段设置里的高级选项，选降序 单选按扭，点击下拉框选择求和项标识作为排序依据，再点确定。图 1 ：某院部分人员工资明细表ABCDEFGHIJKLMN0PQRTTJV1科室标识ft绻时间Afe里齐基攀象别工蚕其它档次工龄 工塗沖東补Jli 和衽森补工蚕出勤天毀补发&SL个人 社探和十人工資 差我实貫ZI1Z# 华盘社2呼魏内科12 D11
9、-9-1医1谨梢骋人毙59D2219D3D28D92D7126D15833呼魏内科1條新民2D1 D-5-1医1域梢骋人毙59D1619D3D22D92D712DD15834呼魏内科1赵JS梅2DD6-7-1护士护理1憊护理初2档59D61915D2413D1 D517D52D7114975835呼魏内科1刘进芳2DDW-1护士护理1g融护理初2档55D53915D1613D14DD2D7111925836呼魏内科-1王小輩2008-10-1医幷医廿融医初2档59D161915DDDD3D2372D7D1D-295837呼我内科-1周海產2 D11-9-1医幷40骋人员59D2219D3D28
10、D92D71-26D15838呼我内科-1偻新民2D1 D-5-11医幷40骋人员59D1619D3D22D92D71-2DD15839呼我内科-1刘进芳2DD8-8-1护士护理吨护理初2档55U53915U1613U14UU2U71-1192583L0干三楼11995-2-1主治医算医14融医高中2档68U2U292UU4DD3U33U92U7131 U1583L1干三楼1毀丹2DD9-8-1El7t揺骋人员59D1619D3D22D92D712DD1583L2干三楼1王易娟5001-10-1主治医衍匿$魏医高中2档6SD29292DD24DDD3D9DD49492D7D1D4741583L
11、3干三楼11999-9-1主治医肺聞煖医高中2档6SD2D292DD2DDDD3DD31 D92D7D1D29D1583L4干三楼-1梁丹2DD9-8-1医1谨梢骋人员59D1619D3D22D92D71-2DD1583L5干三楼-11999-9-1主治医幷医14魏医高中2档6SD2D292DD2DDDD3DD31 D92D7D1D-29D1583L6干三楼-1王易娟2001-10-1主涪医算医&圾医高中2档6SD29292DD24DDD3D9DD49492D7D1D-4741583L7干三楼-1叢海雨2DD6-9-1护士护理18魏护理初2档55D53915DD161D24D11282D7D1
12、D-92 D583L8干三楼-1杨磊20Q9-11-1护士护理18融护理初1档55D5396DD161D3DD131D2D7D1D-11 D2583L9妇产科1吴枝芹2D1 D-5-1医士医1谨梢骋人员59D1619D3D22D92D712DD158320妇产科1唐彩產2003-10-1护理14赣护理初2档59U71915U16D2413U4DD226U2U712U5258321妇产科-1臭枝芹2D1 D-5-1医士医24融梢骋人费55U1159DDDD3UD17U92U7D1D-15D158322妇产科-1唐彩複2003-10-1护理吨护理初2档55D53915D16D161D3DD156D
13、2D7D1D-1 352583根据图1汇总白勺数据透视表结果4.4分别对值为 1，0，-1 的数据按姓名行字段分组。组合文本型项目唯一的方法是运用手动方式进行组合（首先进行排序），选中需组合的单元格区域右健单击组合。4.5 组合数据时可能会弹出“选定区域不能分组”的错误提示对话框，是因为进行 分组字段的数据源包含有空白单元格或文本型的日期、数字。解决方式：空白单元格：填充日期或数字数据类型不同：修改成统一的数据 格式。日期格式不同：将文本转换为数字，运用type函数匸type（al）,检测结果1代 表数字，2代表文本引用区域失效：用透视表向导检查数据源并重新指定文本型数 字改为常规类型日期或数
14、字存在文本，修改成统一数据格式。4.6 修改分组后项目标签。 1 为本月有而上月无（增加的数据）， 0 为重复（两月都 有的数据）， -1 为上月有而本月无（即为减少的数据），求和项标识为 0，而求和项实发 有数字的（人员不增不减，明细项有变动的）。4.7 添加分类汇总项。得到不同分组的汇总情况。4.8 生成明细。查询增加、减少、金额变动的所有明细数据，双击汇总行最后一个 单元格即可，在另外一个工作表中生成所有原始明细数据。4.9透视表明细分类比较。批量隔行插入空行。批量录入公式。选定数据区域, F5定位条件空值确定（A4单元格输入公式=A2=A3, ctrl+回车键）。条件格式 批量显示不同
15、。利用条件格式管理表单，更加清晰、美观和实用。设置显示方式可迅速 显示差异。（见图2）选定数据，格式菜单条件格式条件选单元格数值条件选等于 条件值输FALSE,格式选字体为红色。此时红色标识为FALSE的即为需维护的变动 数据。条件格式对话框图 2：某月数据透视表比较不同差异显示明细表ABCDEFGHIJKLMNo-pQRsTuV1科土姓名现僮级础别基2S幾2a豔助勤数 岀天发譬SI201 2年 单僅 社保2科产妇7霞币O55g35o5o661oo3oo657 o2oo3853科产妇霞币O g59o5o642oo3o o4o6227 o2oo25 o2354TRUETRUETRUETRUETR
16、UETRUETRUETRUETRUETRUETRUETRUETRUETRUE5科 产 妇7芹 枝 吴E级24 医O55g5ooooo3og5-7 o2oo3856科产妇芹 枝 吴O95g61ooooo3og o227 o2ooo o2385TRUETRUETRUE_LTRUETRUETRUETRUETRUEaTRUETRUETRUETRUETRUE5.小结本文通过向数据透视表中数据源添加辅助列标识，实现数据的差异显示，利用数据 透视表强大的数据分析和处理功能。使用条件格式，突出显示差异不同数据作为修改和 维护的重点，从而动态了解医院员工的流入和流出情况，以便掌握医院人力资源成本的 变化情况，从而解决手工方式核对工作量大，准确度不精准的的实际。实现对人力资源 的科学高效管理。参考文献：1 EXCELHOME,EXCEL数据透视表应用大全，M,人民邮电出版社，2009年6月。2 黄朝阳，雪藏 1.5 年的重复关键字的数值差异查找方法.6filter%3Ddigest%26digest%3D1%26digest%3D1B， 2008.1.11.3 朱明，数据透视表不能分组的原因分析及解决办法，
利用数据透视表辅助功能在人力资源系统中的应用
