公文主体格式

《公文主体格式》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文主体格式（12页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、、公文的格式及要求（一）行政公文的基本格式公文格式结构可分为文头、行文、文尾三要素。文头部分：公文格式代码，又称文件检索代码。份号即公文编号。秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急程度，分“特急”、“急件”两等。紧急程度的确定不是根据办事人员的要求，而是根据文件实现要求确定的。以往的情况 有不适当的地方。文件名称，即公文名称。发文写号，包括机关代字、年份、序号三部分，如桂食药监发2005xxx号”。签发人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。上报文件的签发人必须是机关主要负责人。2、行文部分：也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、 印章、附注等。标题。完整

2、的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。如广西壮族自治区食品药品监督管理局关于开展2005年药品专项整治工作的通知这 一公文标题中，“广西壮族自治区食品药品监督管理局”就是发文机关，“关于开展2005年药 品专项整治工作”就是事由，“通知”就是文种。目前出现的问题通常是：（1）没有发文机关名称；（2）标题不完整；（3）制作不规 范，如“关于不批准”；（4）文种不相称。主承送机关。标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称。上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个 或数个上级机关，可以用抄报的形式。下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对

3、下级请示的回复，主送机关就是那个请示 的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有 机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。正文，一般分为开头、主体和结尾三部分。附件，可分为两类：一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后。另一类是借助公文（如命令、通知、报告等）颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级 机关批转（或转发）的文件，直接附印在正文后面。发文机关，是公文的法定作者。成文时间，指文件形成的时间。成文时间不是行文的时间，而是领导签发时间。印章，是公文正式成文的标志。附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项。文尾部分：包括主题词、抄送

4、机关、印发标记等。主题词。抄报抄送机关，抄报机关在上，抄送机关在下，名称要使用全称或规范性简称。印发标记。（三）公文写作要点1、正文事项：内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题或用句子表达。（1）并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系， 独立性强，但共同为说明主旨服务。这种方法的好处是概括面广，条理性强。要求重轻有序： 重要的放在前边，依次类推。（2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分 也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文 中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在

5、某一部分即某一层次中用另一种方法。（四）行政公文的语言公文写作语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、 简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所 涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土 语，十分规范。二、主要公文的写作（一）请示根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：请求指示性请示；请求批准性请示；请示批 转性请示。写作要点（1）主送机关。请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。每件请示只能写一个 主送机关，不能多头请示。（2）正文部分

6、1）开头，主要交代请示的缘由。原因要讲得客观、具体、简明；理由要阐述得合理、充分、 条理。2）主体，主要说明请求事项。内容要单一。所谓“一事一报”，就是一件事一个请示，实际上，一件事中可以包含多 个请求事项。请示事项要写的具体、明确、条项清楚、不超出审批机关的职权范围。缘由、事实、根据、请示事项要有合理、严密的逻辑性，表达时要有层次性，复杂的还 要注意事件发展、逻辑结构、因果等递进性。分层分项写清具体要求并说透理由，提出充足 的事实和根据；处理意见要合法、合情、合理、合度，既要符合实际情况需要，也要切实可 行，具有可操作性，有利于上级机关的决断和批复。结语，习惯用语一般有特此请示，请予批准（批

7、示、批复）”、“特此请示，请予审批 或以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行等。常见的问题是：A.缘由不清楚、详略不当，没有抓住问题的要害；B.理由不充分，或者 过于狭窄，或者缺少必要有力的事实、数据、根据的支撑;C.根据不足、特别是缺乏强有力 的根据。关键的事实、重要的时间、必要的数据、充分的根据（特别是相关的法律法规或领 导指示、批示）是组成的要素；D.缘由、根据、请求事项杂糅，颠三倒四、翻来覆去，不得 要领，E.结语表达不当，如已经是十分具体、明确的请示，还要写上“以上请示如无不妥， 请予批准（批示、批复）”。F.逻辑混乱、层次不清、请求是想表达不清晰、明确、准确。（二）批复1、

8、根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复。一类是指示性批复。2、批复的结构、内容和写法批复由首部、正文和尾部三部分组成。（1）首部。包括标题和主送机关两个项目内容。标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和 文种构成；一种是由发文机关名称、事由和文种构成；第三种是由事由和文种构成；第四种 是由发文机关名称加原件标题和文种构成。主送机关。（2）正文。开头。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。主体。主要说明批复事项，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体 的指示，一般不进行议论。（3）结语。一般用“此复”“

9、特此批复”等习惯用语。（4）尾部。撰写批复应注意的问题（1）注意行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。（2）批复的观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，态度要明朗，不能太原则，更 不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。（3）批复要及时，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。（4）批复的行文要言简意赅、言止意尽，庄重周严，充分体现批复的权威性。（三）报告（1）综合性报告，或称总结性报告。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述 式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用为了”）等。成绩做法：简要叙

10、述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形 式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。今后计划。（2）专题性报告正文一般写法：概述情况。说明理由、做法和反映。提出意见。（四）工作总结1、工作总结可以大体分为：全面总结、专题总结、个人总结三类。2、总结的结构（1）标题。由总结的单位、时间、内容或种类组成。如市场监督处GSP认证工作总结、稽查处2005年药品专项整治工作总结，也可以省略其中一部分，如：毛泽东的关于 打退第二次*高潮的总结，其标题不仅省略了总结的单位名称，也省略了时限。总结的标题根据中心内容、目的要求、总结

11、方向来定。总结标题有单标题，也有双标题。 双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题一即所需总结提炼的东西；副标题往往指 明总结的内容、单位、时间等。例如:监督促进两手抓，上下联动结硕果XX县分局二OO五年农村“两网”建设工作总结(2) 前言，其目的在于让读者对总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基 础。(3) 正文。要中心突出，重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信。正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。成绩和经验。一般写法有二。一是写出做法；二是“寓经验于做法之中”。存在的问题和教训。要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在 的问题，分清主流和枝节。

12、写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。结尾一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。报告、总结中的材料的选择、处理(1)材料选择的标准、范围、要求标准：效能原则。范围：服务主题。要求：直接有力。(2)材料处理要点取舍归纳与剪裁修饰与补充（3）材料的运用详略服务于目的，取舍服务于内容，长短服务于需要。（五）通知通知一般可分为五种：一是指示性通知。二是批示性通知，又称转发性通知。三是周知性通知。四是会议通知。五是任免通知3、通知的结构一般由标题、正文和落款三部分组成。（六）公函1、公函可以从不同角度分类：（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往

13、来；便 函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求。（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请 函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。2、函的结构、内容和写法（1）正文。开头。主要说明发函的缘由。主体。主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。如 果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。结尾。结语。撰写函件应注意的问题函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或

14、者是不相隶属的 行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至 于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时 处理函件，以保证公务等活动的正常进行。三、公文写作的逻辑性问题（一）公文写作的逻辑1、重视逻辑问题，学会思考和构架公文构思是一个非常复杂的思维过程，是一种创造性的复合性脑力劳动，既有分析、综合，又有归纳、概括，但总体上是一个由大到小，由简到繁，由形式到内容的思考过程。一般是 由粗到细，由抽象到具体，由标题到观点，由观点到材料这样一个逐步完善的过程。在这一 过程中，掌握其内在规

15、律，学会思考问题的方法十分重要。逻辑构思是分层次的，不仅大的部分按照是什么，怎么样，为什么，怎么办去思考；问题 阐述、层次区分和语言表述也要按照这几个部分构思，层层深入，顺理成章。2、逻辑构思要讲究顺序正常顺序是先明确“是什么”，再讲“怎么样”，再讲“为什么”，最后讲“怎么办”。3、逻辑构思还要讲究重点公文中，总体设计都是由一些单元块组成的，都离不开逻辑构思问题，比如其中的“情况、 特点、问题”回答的是“是什么”；“成绩、收获、做法”回答的是“怎么样”；“原因、经验、教 训I”回答的是“为什么”；“措施、希望、要求、号召”等回答的是“怎么办”。这几个问题不能平均用力，而是根据内容的不同要求有所

16、侧重。如果是经验材料，“怎么样”要讲实，“为什么”要讲深讲透，少讲“是什么”和“怎么办”；如果是通报，贝y要多讲“是什么”，精讲“为什么”和“怎么办”。（二）公文写作的“三段论”公文基本上都属于议论文的范畴。一篇公文是否成功，主要应该看对以上三个基本问题回 答得怎么样，其中特别要研究和回答好怎么办”的问题。1、实事求是地回答“为什么”的问题，深刻阐明制发公文的必要性和基本前提“为什么”就是要回答清楚事物的性质，或者讲概念，或者讲做法，或者讲特点，或者讲问 题，都要清楚明白，使受文者知其然，又知其所以然。对“为什么”的问题，要力图把缘由、事实情况讲足、讲透、讲到位。这样做也是由公文的 性质及其所论述的问题决定的。2、言简意赅地指出“是什么”的问题，阐明事情的本质、现状和基本的含义与内容。这部分的内容必须阐述精当、定义准确、切中要害。3、重点研究好沽么办”的问题，实事求是地回答，怎么办”的问题，是公文的重点和闪光的 部分。