杭州市国家行政机关电子公文交换格式规范第6部分归

《杭州市国家行政机关电子公文交换格式规范第6部分归》由会员分享，可在线阅读，更多相关《杭州市国家行政机关电子公文交换格式规范第6部分归（34页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、目 次前 言III1 范围12 规范性引用文件13 术语和定义14 电子公文归档流程14.1 归档的流程模型15 电子公文归档方式15.1 逻辑归档15.2 物理归档16 电子公文归档的机读目录27 电子公文归档的组成要素描述27.1 归档组成要素27.2 归档组成要素定义27.2.1 归档27.2.1.1 文件标识57.2.1.1.1 分类号57.2.1.1.2 全宗号67.2.1.1.3 件号67.2.1.2 文件背景77.2.1.2.1 文件形成单位117.2.1.2.2 文件责任者117.2.1.2.3 文件形成时间117.2.1.2.4 接收单位117.2.1.2.5 接收人127.

2、2.1.2.6 接收时间127.2.1.2.7 关联127.2.1.2.8 文件标题127.2.1.2.9 主题词137.2.1.2.10 内容描述157.2.1.2.11 密级157.2.1.2.12 用户权限167.2.1.2.13 保管期限167.2.1.3 文件存储167.2.1.3.1 载体177.2.1.3.2 载体规格187.2.1.3.3 数据类型187.2.1.3.4 数据格式197.2.1.3.5 存储位置197.2.1.4 应用环境197.2.1.5 使用日志197.2.1.6 文件处置207.2.1.6.1 处置授权机构207.2.1.6.2 处置责任者217.2.1.

3、6.3 处置行为217.2.1.6.4 处置时间217.2.1.7 扩展要素217.2.1.7.1 要素名称228 电子公文的归档格式文档的DTD定义229 电子公文的归档格式文档的Schema定义2210 电子公文归档的XML示例22附 录 A （规范性附录） 电子公文的归档格式文档的DTD定义23附 录 B （规范性附录） 电子公文的归档格式文档的Schema定义25附 录 C （资料性附录） 电子公文归档的XML示例30前 言本部分为杭州市标准规范杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范的第6部分，已经制定的标准有杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范 第1部分 总则、杭州市国家行

4、政机关电子公文交换格式技术规范 第2部分 公文体、杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范 第3部分 显现、杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范 第4部分 办理、杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范 第5部分 交换。本部分的附录A、附录B为规范性附录，附录C为资料性附录。本部分由杭州市人民政府办公厅、杭州市发展计划委员会、杭州市信息化办公室、杭州市质量技术监督局提出。本部分由杭州市质量技术监督局归口。本部分主要起草单位：杭州市人民政府办公信息处理中心、浙江大学、杭州展望科技有限公司。本部分主要起草人：XXX31杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第6部分：归档1 范围本部分

5、规定了杭州市国家行政机关电子公文的归档的工作流程模型、归档要素的定义等。本部分适用于杭州市国家行政机关制发的基于XML的电子公文。其他机关电子公文可参照执行。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本部分的引用而成为本部分的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本部分。GB/T 7156-1987 文献保密等级代码GB/T 15418-94 档案分类标引规则GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式国发200023号 关于发布国

6、家行政机关公文处理办法的通知3 术语和定义GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式和国发200023号国家行政机关公文处理办法中确立的术语和定义适用于本部分。4 电子公文归档流程4.1 归档的流程模型归档流程见图1。图1 归档流程5 电子公文归档方式5.1 逻辑归档通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现电子公文向档案部门移交的过程。5.2 物理归档将应归档的电子公文卸载到脱机载体上向档案部门移交的过程。6 电子公文归档的机读目录归档文件的机读目录结构按归档文件的分类法分层次，第一层次为根目录，第二层次为分类方法全称，第三层次为分类中的第一类别，第四层次为分类中的第二类别

7、，依次类推。例如采用“年度-机构-保管期限”的分类方法，则机读目录的第一层次为根目录，第二层次为“年度-机构-保管期限”，第三层次为“年度”，第四层次为“机构”，第五层次为“保管期限”。见图2。图2 归档文件的机读目录例子7 电子公文归档的组成要素描述7.1 归档组成要素电子公文归档的组成要素一般包括分类号、全宗号、年度、组织机构、保管期限、馆编件号、室编件号、控制符、文件形成单位、文件责任者、文件形成时间、接收单位、接收人、接收时间、关联、文件标题、发文字号、主题词、内容描述、密级、用户权限、电子公文、载体、载体规格、数据类型、数据格式、存储位置、应用环境、使用日志、处置授权机构、处置责任者

8、、处置行为、处置时间等。7.2 归档组成要素定义7.2.1 归档XML 标记：归档定 义：记录电子公文归档各组成要素的有序集合，是归档的XML根元素。命名空间为“值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表1表1层次模型见图3命名空间子 元 素文件标识 文件背景 电子公文 文件存储 应用环境 使用日志 文件处置 扩展要素源 代 码 图3 电子公文归档的XML结构模型图7.2.1.1 文件标识XML 标记：文件标识定 义：记录每个归档文件的分类号、全宗号、年度、件号、组织机构、保管期限及控制符。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表2表2层次模型子 元 素分类号 全宗号

9、 年度 件号 组织机构 保管期限 控制符父 元 素element 归档源 代 码7.2.1.1.1 分类号XML 标记：分类号定 义：记录档案分类中的类目代号。值 域：符合GB/T 15418-94档案分类标引规则的规定。DTD 定义：Schema定义：见表3表3数据类型xs:string父 元 素element 文件标识源 代 码7.2.1.1.2 全宗号XML 标记：全宗号定 义：记录分配给每一个全宗的代码。值 域：用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，用“J”表示建国后档案，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。未进馆的单位，用其相应邮政编码的后四位代替。DTD 定

10、义：Schema定义：见表4表4数据类型xs:string父 元 素element 文件标识源 代 码7.2.1.1.3 年度XML 标记：年度定 义：记录文件形成年份。值 域：用四位阿拉伯数字标注公元纪年。DTD 定义：Schema定义：见表5表5数据类型xs:string父 元 素element 文件标识源 代 码7.2.1.1.4 件号XML 标记：件号定 义：记录归档文件的排列顺序号。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表6表6层次模型子 元 素馆编件号 室编件号父 元 素element 归档源 代 码7.2.1.1.4.1 馆编件号XML 标记：馆编件号定 义：记录移

11、交进馆后一个全宗内每年度的归档文件的排列顺序号。值 域：用五位阿拉伯数字标识。DTD 定义：Schema定义：见表7表7数据类型xs:string父 元 素element 件号源 代 码7.2.1.1.4.2 室编件号XML 标记：室编件号定 义：记录移交进馆前一个年度内的归档文件的排列顺序号。值 域：用四位阿拉伯数字标识。DTD 定义：Schema定义：见表8表8数据类型xs:string父 元 素element 件号源 代 码7.2.1.1.5 组织机构XML 标记：组织机构定 义：记录文件形成或承办机构的名称或规范化简称。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表9表9数据类

12、型xs:string父 元 素element 文件标识源 代 码7.2.1.1.6 保管期限XML 标记：保管期限定 义：记录在采取处置行为前文件必须保存的时间期限。值 域：“长久”、“长期”或“短期”。DTD 定义：Schema定义：见表10表10数据类型xs:string父 元 素element 文件标识源 代 码 7.2.1.1.7 控制符XML 标记：控制符定 义：记录归档文件为开放或控制的属性。值 域：“开放”或“控制”。DTD 定义：Schema定义：见表11表11数据类型xs:string父 元 素element 文件标识源 代 码 7.2.1.2 文件背景XML 标记：文件背景

13、定 义：记录归档文件的一些摘要信息。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表12表12层次模型子 元 素文件形成单位 文件责任者 文件形成时间 接收单位 接收人 接收时间 关联 文件标题 发文字号 主题词 内容描述 密级 用户权限父 元 素element 归档源 代 码 7.2.1.2.1 文件形成单位XML 标记：文件形成单位定 义：记录形成文件的单位。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表13表13数据类型xs:string父 元 素elements 文件背景源 代 码 7.2.1.2.2 文件责任者XML 标记：文件责任者定 义：记录对文件形成承担责任的人。

14、值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表14表14数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.3 文件形成时间XML 标记：文件形成时间定 义：记录文件产生、签署和批准的时间。值 域：用八位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。DTD 定义：Schema定义：见表15表15数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.4 接收单位XML 标记：接收单位定 义：记录接收文件的单位。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表16表16数据类型xs:stri

15、ng父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.5 接收人XML 标记：接收人定 义：记录对文件接收承担责任的人。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表17表17数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.6 接收时间XML 标记：接收时间定 义：记录接收单位收到文件的时间。值 域：用八位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。DTD 定义：Schema定义：见表18表18数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.7 关联XML 标记：关联定

16、 义：记录对相关文件的参照。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表19表19数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.8 文件标题XML 标记：文件标题定 义：记录文件的主题内容和性质。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表20表20数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.9 发文字号XML 标记：发文字号定 义：记录文件的发文字号，是由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表21表21层次模型子 元 素发文机关代字

17、 发文年份 发文序号父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.9.1 发文机关代字XML 标记：发文机关代字定 义：记录文件的发文机关代字。一般由两个层次组成。第一层次是发文机关代字，第二层次是发文机关主办文件的部门的代字。值 域：符合杭州市国家行政机关规定的发文机关代字。DTD 定义：Schema定义：见表22表22数据类型xs:string父 元 素element 发文字号源 代 码 7.2.1.2.9.2 发文年份XML 标记：发文年份定 义：记录文件发文的年份。值 域：用四位阿拉伯数字标注公元纪年，用六角括号“”括入。DTD 定义：Schema定义：见表23表23数

18、据类型xs:string父 元 素element 发文字号源 代 码 7.2.1.2.9.3 发文序号XML 标记：发文序号定 义：记录文件发文的流水号。值 域：不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。DTD 定义：Schema定义：见表24表24数据类型xs:string父 元 素element 发文字号源 代 码 7.2.1.2.10 主题词XML 标记：主题词定 义：记录文件的主题词词目。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表25表25层次模型子 元 素词目父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.11 内容描述XML 标记：内容描述定 义：记录内

19、容摘要或文本描述。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表26表26数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.12 密级XML标记：密级定 义：记录文件保密程度等级。值 域：按照GB/T 7156文献保密等级代码中规定的汉字代码执行。DTD定义：Schema定义：见表27表27数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.2.13 用户权限XML 标记：用户权限定 义：记录用户利用文件的限制或规定。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见Error! Reference source

20、not found.表28数据类型xs:string父 元 素element 文件背景源 代 码 7.2.1.3 电子公文包括公文体和办理，略。见本标准的第2部分和第4部分。7.2.1.4 文件存储XML 标记：文件存储定 义：记录归档文件的存储信息。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表29表29层次模型子 元 素载体 载体规格 数据类型 数据格式 存储位置父 元 素element 归档源 代 码 7.2.1.4.1 载体XML 标记：载体定 义：记录文件存储的物理介质。值 域：“CD-R”、“CD-RW”、“DVD-R”、“磁带”或“硬盘”。DTD 定义：Schema定义：

21、见表30表30数据类型xs:string父 元 素element 文件存储源 代 码 7.2.1.4.2 载体规格XML 标记：载体规格定 义：记录关于载体的技术参数。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表31表31数据类型xs:string父 元 素element 文件存储源 代 码 7.2.1.4.3 数据类型XML 标记：数据类型定 义：记录关于文件数据的类别信息。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表32表32数据类型xs:string父 元 素element 文件存储源 代 码 7.2.1.4.4 数据格式XML 标记：数据格式定 义：记录构成文件的数

22、据的逻辑格式。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表33表33数据类型xs:string父 元 素element 文件存储源 代 码 7.2.1.4.5 存储位置XML 标记：存储位置定 义：记录文件存储的物理/逻辑位置。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表34表34数据类型xs:string父 元 素element 文件存储源 代 码 7.2.1.5 应用环境XML 标记：应用环境定 义：记录文件创建时的软件环境（操作系统、数据库系统、应用软件及其版本等）和硬件的环境（主机及网络服务器要求）。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表35表35数

23、据类型xs:string父 元 素element 归档源 代 码 7.2.1.6 使用日志XML 标记：使用日志定 义：记录对归档文件的使用情况。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表36表36数据类型xs:string父 元 素element 归档源 代 码 7.2.1.7 文件处置XML 标记：文件处置定 义：记录归档文件的处置信息。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表37表37层次模型子 元 素处置授权机构 处置责任者 处置行为 处置时间父 元 素element 归档源 代 码 7.2.1.7.1 处置授权机构XML 标记：处置授权机构定 义：记录具有文

24、件处置授权权利的机构。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表38表38数据类型xs:string父 元 素element 文件处置源 代 码 7.2.1.7.2 处置责任者XML 标记：处置责任者定 义：记录事实处置行为的责任人。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表39表39数据类型xs:string父 元 素element 文件处置源 代 码 7.2.1.7.3 处置行为XML 标记：处置行为定 义：记录保管期限期满时对文件采取的处置行动。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表40表40数据类型xs:string父 元 素element 文件

25、处置源 代 码 7.2.1.7.4 处置时间XML 标记：处置时间定 义：记录对文件采取处置行为的时间。值 域：用八位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。DTD 定义：Schema定义：见表41表41数据类型xs:string父 元 素element 文件处置源 代 码 7.2.1.8 扩展要素XML 标记：扩展要素定 义：记录除了归档基本组成要素以外的其他要素，用于组成要素的扩展。扩展时，将扩展要素名称置为XML属性“要素名称”的值，扩展要素内容置为XML元素“扩展要素”的值。值 域：不作要求。DTD 定义：Schema定义：见表42表42数据类型xs:anyType父 元 素elements 归档属性列表NameTypeUseDefaultFixedAnnotation要素名称xs:stringrequired源 代 码 7.2.1.8.1 要素名称XML 标记：要素名称定 义：记录归档扩展要素的名称。值 域：不作要求。8 电子公文的归档格式文档的DTD定义 见附录A。9 电子公文的归档格式文档的Schema定义 见附录B。10 电子公文归档的XML示例参见附录C。附 录 A（规范性附录）电子公文的动态要素的DTD定义附 录 B（规范性附录）电子公文的动态要素的Schema定义 xs:element ref