新金蝶K3财务教材(上)_第一篇：总账处理子系统

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1、第一篇 总账系统(F1)第一章 总账系统初始化解决(F1-1)初始化是指公司账务和物流业务的背景设立和启用账套会计期间的期初数据。本章重要讲述了K/3总账系统在使用前的初始化工作基本设立和初始数据录入的操作,总账系统的初始化设立是一切K/3系统的开始,因此设立尤为重要.本章的目的当完毕本章的学习之后，您将可以做如下事情：l 掌握总账系统初始化的流程l 掌握具体业务数据的操作l 理解参数设立的含义l 理解初始化设立的技巧第一节 初始化的流程(F1-1-1)初始化流程图新建账套系统设立基本资料设立初始数据录入结束初始化 K/3财务初始化流程图 案例：海天有限公司，是一家制造运动服饰的工业公司。该公

2、司的某些基本参数和状况如下：1.基本状况：假设公司将于3月使用K/3总账系统。该公司记账本位币为“人民币”，并有外币“美元”和“港币”。会计期间采用自然年度会计期间。税率：采用17%的增值税。凭证字：“记”。2.该公司的客户资料：01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司02华北地区：02.01雪尼服饰公司；3.该公司的供应商资料：01上海：01.01蓝天布料厂；01.02 北新布匹公司02深圳：02.01柔依衣料公司4.该公司共有六个部门，分别是：01总经办；02财务部；03采购部；04销售部；05仓存部；06 生产部；07医务室。5.公司员工资料：001张恒（总经办，一般

3、管理员）；002李影（财务部，一般管理人员）；003王和（采购部，经理）；004钱明（销售部，销售人员）；005赵苍（仓存部，工人）；006刘盛（生产部，生产部管理人员）；马浩（医务室，医生）。6计量单位：原料组：001米；成品组：002件。7.物料资料：01产成品：01.001运动服，计量单位：件，以加权平均法计价。 01.002游泳衣，计量单位：件，以加权平均法计价。02原材料：02.001尼龙，计量单位：米，以加权平均法计价。 02.002布料，计量单位：米，以加权平均法计价。8.仓库汇总：001原料仓；002成品仓注意：各管理子系统之间的案例有一定的联系，但并非是一种完整的案例，为教学

4、以便估计有一定出入。财务部分别着重从财务解决的角度应用和理解。第二节 新建账套(F1-1-2)本节重要讲述了K/3所有系统初始化前的准备工作，是K/3系统使用的第一步，其设立尤为重要。新建账套：1 打开“开始”菜单“程序”中“K/3系统中间层”的“账套管理”， 初次使用无密码，直接拟定。2 点击“新建”按钮，建立新账套，同步要选好数据库的途径，并根据“案例”中参数设立其基本参数（点击“设立”按钮）并启用，至此顾客的新账套正式建立。案例：公司名称为“海天有限公司”，该公司为工业公司，从3月启用账套，使用自然月份做会计期间。注意：K/3系统共给出“工业公司全面解决方案”等九种“账套类型”， 顾客要

5、根据自己的需要选择。如：顾客选择了“工业公司全面解决方案”类型，则账套能用K/3系统提供的工业供需链业务和纯财务业务的各模块。注意：系统顾客名默觉得“sa”。 参数详解系统：录入顾客公司实际的名称和其她资料。总账：按顾客的实际状况录入，其中“凭证过账前必需审核”可以选择也可以不选择，在后来的设立中还可以再次确认。会计期间：按顾客使用的会计期间严格录入，一经确认无法更改。账套备份与恢复：1、 为了保证使用软件财务数据的安全性，我们要对账套定期做数据备份。注意：A、第一次备份要用完全备份 B、备份后生成*.DBB和*.BAK文献 C、要定期将硬盘备份拷贝到外部设备上，拷贝时需将备份生成的两个文献所

6、有拷贝。2、 当原账套数据遭到损坏，导致无法再使用原账套时，我们可用“恢复”功能将原账套的备份数据以账套的形式解开进行使用。注意：恢复时是以账套的形式恢复出来的，因此账套号及账套名不可以反复。3、 批量备份点击“账套”菜单，选择“账套批量备份”即可设立批量备份的内容。顾客授权：1 点击“顾客”键，弹出“顾客管理”对话框。从中可以看到，账套建立后系统自动设立了三个顾客和两个顾客组，其用途已写明。内容详解 Users组：K/3操作人员所属组别，可按顾客的需要增长，例如：出纳组、往来账组、财务组、仓库组等等。这些小组中人员对K/3系统的使用权利必须通过授权。Administrators组：系统管理员

7、组，是对K/3系统管理人员所在的组别，此小组中顾客对K/3系统有最大权限，不需要对其成员进行授权。Guest：系统提供，可以对K/3系统进行查询，属于Users组，如果需要其她权限可以授权。morningstar：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限。Administrator：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限。2 根据案例，新设“财务组”，并增长李影（财务部，一般管理人员）。点击鼠标右键，弹出快捷菜单，点“新建顾客组”或“新建顾客”。在新建顾客时如果需要密码，可以在密码认证“处录入。如果发现设立错误，可以点击“属性”进行修改或“删除”。3 授权：选中需授权的顾客，

8、点击“权限”弹出“权限管理”对话框。内容详解权限：系统将所有模块的权限分列出，顾客可以根据需要在相应的模块或功能前打对勾，如果想所有选中可以点“全选”，反之则“全清”。选好之后按“授权”。“高档”键：对“权限”框中所有内容更具体细致的权限，顾客可以根据自己的需要来选择。例如：顾客想将某人的权限设立成对凭证只有查询和审核的权限，而不能修改、增长，则在“高档”中将“凭证”中的“新增”、“修改”和“删除”权限的对勾清除。 注意：在“高档”中每项“系统对象”必须修改一项“授权”一次，不能在所有修改后授权，否则前面的项目等于没有修改授权。（许多顾客在使用时没有注意这一点）“严禁使用数据授权检查”：顾客选

9、择，将不再对顾客使用数据授权检查。重要体目前任何顾客增长了“会计科目”、“核算项目”中内容，其她顾客也能使用，无需授权。但如果顾客对数据内容的使用有规定，例如要让某人看不到“核算项目”中“客户”的资料，则不能选中该项目，然后到“数据授权”中去分别选择授权。建议：值得注意的是不选“严禁使用数据授权检查”项目，只要一种顾客增长了数据授权中任意一项中的内容，其她所有顾客除系统管理员外都必须对增长的内容进行授权，非常复杂，因此建议一般尽量选择。数据授权及工资数据授权：第三节：系统设立(F1-1-3)本节重要讲述了总账系统的某些基本参数的设立和这些设立的含义。这些参数是总账系统的基本，它的设立关系到所有

10、财务业务和流程的解决，顾客在设立前要谨慎考虑。K/3系统登陆：1双击K/3主控台，选择账套名，登陆K/3客户端。注意：使用中的顾客名（此处是administrator，不须授权）一定要通过系统管理员授权，顾客在真正使用时要以公司中实际运作人员分工操作。引入会计科目：根据案例海天有限公司是一家工业公司，因此要引入工业公司的会计科目。点击基本资料中“公共资料”的科目，在“文献”菜单下的“从模板中引入科目”，选择工业公司，并全选所有工业公司的会计科目。系统参数设立：根据案例的内容设立参数，点击“系统维护”中“系统设立”，设立完毕后按“拟定”键。弹出系统参数对话框，其中第一种“系统”中，顾客只要填入顾

11、客公司的资料即可；第三个“会计期间”中内容是不得修改的，其启用时间与新建账套的启用期间相似（故总账的会计期间是由新建账套时拟定的，不能更改）；第二个“总账”中参数是总账系统的基本，设立时顾客要认真考虑再选择。参数详解“本年利润科目”：顾客按右边选择键选择对的的本年利润科目。“科目显示名称在前”： 在凭证录入的时候，会计科目的显示一般状况下是科目编码显示在前，选中此项，则名称在前， 编码在后，非必须项目。“显示科目最新余额、预算额”： 选中此项，可在凭证录入的时候， 即时显示该科目的最新余额、预算额， 涉及未过账凭证，便于顾客判断、决策和及时查询，顾客可以按需要选择，建议顾客选择。“结账规定损益

12、类科目余额为零”：如果选择该参数，则总账在结账前必须结转损益，损益结转采用账结法的公司，须选中此项；损益结转采用表结法的公司，则不需要此项选择。“银行存款科目必须输入结算方式和结算号”：选择后，在录入凭证时，如果波及“银行存款”科目则必须录入结算方式和结算号，否则可输可不输。“账簿余额方向与科目设立的余额方向相似”：选择此参数，在查询账簿时如果会计科目是负数，则按与会计科目设立的余额相似的借贷方向显示负数，不选按与科目设立的借贷方向相反显示正数，用于账簿格式的显示。“明细账科目显示所有科目名称”：选择此项，在预览、打印明细账的时候， 显示该明细科目的所有内容，如上一级科目；否则，只显示最明细科

13、目。“钞票流量科目必须输入钞票流量项目”：选择此参数，则设立了钞票流量的会计科目在录入凭证时就必须录入该会计科目所属的钞票流量项目，一般录入凭证的出纳人员不一定懂得钞票项目的设立，可以不选。“账簿核算项目名称显示相应代码”：选择后在预览、打印账簿时，会显示核算项目的名称及相应的代码。“启用往来业务核销”：选择此参数后，总账系统中各会计科目可以进行往来业务核销，此功能是针对会计科目设的参数。建议：不使用K/3系统“应收、应付管理系统”的顾客最佳要选择此参数，可以进行应收应付业务的账务核销，对于已使用K/3系统“应收、应付管理系统”的顾客可以按业务需要对除应收、应付以外的会计科目进行设定。“往来科

14、目必须录入业务编号”：选择了此参数后，设立了往来业务核算的会计科目在凭证录入时必须录入业务编号。“凭证/明细账分级显示核算项目名称”： 选择后在查看凭证/明细账时，会分级显示核算项目的名称。“多栏账损益类科目期初余额从余额表取数”： 选择此项后，多栏账制作时波及到损益科目的，则期初余额从余额表中获得。“钞票银行存款赤字报警”：选择了此参数后，在录入钞票、银行凭证时如果钞票、银行存款浮现负值，系统会自动发出警告。“凭证分账制”：对于有外币核算的公司实现按外币原币进行独立的账务解决， 其重要合用于金融行业，在凭证录入的时候， 会计科目必须按选定的币别进行录入，保证外币核算的完整性。注意：此参数一般

15、只使用于金融行业，一般公司绝对不要选用。“凭证号按年度排列”：有此选项，凭证号按年度排列，否则，按每一会计期间排列。“新增凭证检查凭证号”：在网络应用的时候，如果不需要系统分派的凭证号，自己录入，可选此项；否则，系统自动给新增的凭证增长凭证号。“新增凭证自动弥补断号”：新增凭证时，系统会自动找到断号并弥补。“每条凭证分录必须有摘要”：选中此项，凭证录入时， 系统会自动检测每条分录与否有摘要，如果没有则不予保存，如果有机制凭证，系统会自动在每条分录上添上摘要。“凭证过账前必须审核”：对凭证过账作出限制。“凭证审核”：系统提供两种限制， 一是严禁成批审核，二是必须双敲审核，重要是满足金融、证券等特

16、殊行业的需要。“科目预算”：系统对科目不符合预算（不小于最高预算或不不小于最低预算）的科目录入提供三种选择：不检查、警告（可继续录入）、严禁使用（不可继续录入）。第四节：基本资料设立(F1-1-4)基本资料是总账系统以及其她各财务系统在操作中共同使用的基本数据，是各系统绝对不可缺少的资料，一旦不全或错误将会导致系统无法使用。本节重要讲述了多种基本资料的设立及含义，为各系统的业务操作提供了基本资料的查询和获取来源。根据案例的内容设立参数。币别案例：除“人民币”为记账本位币外，尚有外币“美元”和“港币”，设记账汇率分别为8.706和1.103。币别属性注解：1. 币别代码：表达货币币别的代码，本系

17、统使用3个字符表达。建议使用一般惯例编码，如：RMB、HKD、USD。注意：在输入货币代码时尽量不要使用“$”符号，由于该符号在自定义报表中已有特殊含义，如果使用该符号，那么在自定义报表中定义取数公式时也许会遇到麻烦。2. 记账汇率：是该币别与记账本位币之间的换算系数。注意：系统默认“人民币”为记账本位币，顾客可以根据实际状况更改，默认的记账本位币的折算系数为1，不必选择折算公式。3. 折算公式：是配合记账汇率的，有两种方式可供选择，用以表白该币别与记账本位币之间换算的公式。4. 金额小数位数：指该币别的精确的小数位数，范畴为：04。凭证字 建议：常用设立方案：A.收，付，转 B.现收，现付，

18、银收，银付，转 C.记，转 D.记海天公司的凭证采用的是“记”字凭证字。点击“公共资料”中的“凭证字”。点击“新增”，输入凭证字和其她非必输项目。计量单位物料的设立必然波及计量单位。本软件中计量单位设立先要设立计量单位组，再在组中设立计量单位。注意：由于有些物料的计量单位也许会有几种，一种为主计量单位，其她为辅助计量单位，为了可以体现该物料多种计量措施及这些计量单位之间的运算关系，因此本软件将其设立成一种一种计量单位组，在组中各计量单位是主计量单位和辅助计量单位的关系。因此一种计量单位组系统只默认一种计量单位，默认计量单位的系数为1。此计量单位组中其她的计量单位都为辅助计量单位，辅助计量单位的

19、系数是多少，则其为默认计量单位的多少倍。在设立物料信息时，物料只能获取到默认的计量单位，因此顾客有多少必须要用的计量单位，则必须要设立多少个计量单位组，并且物流系统中各物流解决的核算都是用主计量单位来参与计算的。根据案例设立计量单位组和计量单位。在新增单位是要注意先选择一组别，再在右边空白区任意点击一下，再点击“新增”（此操作注意事项后来将不在提示）。如果发现设立错误，则可以按“属性”修改或“删除”。注意：如果某组别下有计量单位，必须先将计量单位删除，才干删除此组别。案例：设原料组中有001米；成品组中有002件；选择单位组中系数为1的计量单位，点击“编辑”菜单中的“设为默认单位”，可以将该计

20、量单位设为默认计量单位。核算项目核算项目是K/3系统设立的某些特殊的项目资料，系统提供了客户、职工、供应商、物料、仓位、部门、分支机构和钞票流量项目等组别，运用面非常广泛。核算项目与会计科目连用其功能类似明细科目，但弥补了明细会计科目设立过多不利运营等缺陷。核算项目还是K/3子系统的多种单据的内容，为系统的各项操作提供了基本资料的查询和获取。对于核算项目的类别，可以进行浏览、修改、增长、删除等操作，已发生业务的核算项目， 系统提示不容许修改和删除。建议：K/3系统已经预设了核算类别：客户、部门、职工、物料、仓库、供应商等。顾客不要对预设类别进行删除操作，但可以根据您自己的需要增设核算项目类别。

21、一、 部门：可以与会计科目相连参与财务账务解决，同步也是采购销售系统、仓存系统和存货核算系统中多种单据的构成部分。案例：增长01总经办；02财务部；03采购部；04销售部；05仓存部；06 生产部；07医务室。二、职工：可以与会计科目相连参与财务账务解决，在工资系统中地位重要，同步也是采购销售系统、仓存系统和存货核算系统中多种单据的构成部分，运用最为广泛。根据案例设立职工，001张恒（总经办，一般管理员）；002李影（财务部，一般管理人员）；003王和（采购部，经理）；004钱明（销售部，销售人员）；005赵苍（仓存部，工人）；006刘盛（生产部，生产部管理人员）；马浩（医务室，医生）。注意：

22、提示需要用工资系统的顾客，在增长职工时，职工类别、职工部门和开户银行及账号必须输入。在输入非必须项目时，有些项目取自辅助资料或其她资料，当鼠标点击到该项目的空格时，会自动弹出下拉菜单供顾客选择，也可在点击该项目空格后按F7键，选择所需项目后“拟定”。职工资料属性注解：1.代码和名称：必输项目，代码由顾客自己定义，名称是职工的姓名。2.职工类别：非必输项目，但如果顾客要使用本软件的工资系统，则必须根据实际状况从辅助资料中的职工类别中选用。由于此内容的选择关系到工资分派的问题。3.开户银行及账号：非必输项目，但如果顾客使用本软件工资系统且从银行发放工资，则必须输入每个职工的银行账号。4.部门名称：

23、非必输项目，但使用工资系统的顾客，最佳选择一下，有助于职工的分类。5.其她：都是非必输项目，可以根据状况录入。三、仓库：是业务系统解决业务操作中必不可少的内容，系统容许仓位分级设立，级次间以圆点分隔，各级次长度容许任意设立。按案例增长仓库。001原料仓；002成品仓注意：在仓库这里本书引进一种“实仓”和“虚仓”的概念，实仓和虚仓的概念是相对而言的，公司真正存储物料的仓库一般为实仓，而当从实仓中发出商品并转入非本公司仓库，但商品所有权并没有变化仍然属于该公司，则转入的仓库为该公司的一种虚仓。仓库属性注解：不同类型的仓库其用途都不同，工业系统和商业系统的仓库含义各不相似，具体含义查看“工业、商业物

24、流操作手册”。四、供应商：可以与会计科目相连参与财务账务解决，同步也是应付账款系统、采购系统、仓存系统和存货核算系统中多种单据的内容。案例：01上海：01.01蓝天布料厂；01.02 北新布匹公司；02深圳：02.01柔依衣料公司注意：在输入项目时，有些项目取自辅助资料等，当鼠标点击到该项目的空格时，会自动弹出下拉菜单供顾客选择，也可在点击该项目空格后按F7键，选择所需项目后按“拟定”。注意：系统容许供应商分级设立，级次间以圆点分隔，各级次长度容许任意设立（如代码001，名称浙江省，代码001.001，名称新华公司），当第一级设定为供应商类别时，只要输入代码和名称即可。供应商属性注解：1.代码

25、和名称：供应商属性中的必输项目，代码为顾客自行设定。2.信用额：非必输项目，顾客自行定义的信用限度。顾客通过查看该供应商的信用状况，来拟定在业务往来中为保证利益采用的相应措施。3其她：非必输项目，都是供应商的资料。五、客户：可以与会计科目相连参与财务账务解决，同步也是应收账款系统、采购系统、仓存系统和存货核算系统中多种单据的内容。按案例增长客户资料，操作与供应商雷同。01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司02华北地区：02.01雪尼服饰公司；注意：系统容许客户分级设立，级次间以圆点分隔，各级次长度容许任意设立（如代码001，名称浙江省，代码001.001，名称新华公司），

26、当第一级设定为客户类别时，只要输入代码和名称即可。六、物料：物料的设立关系到K/3系统物流的结算，其商业、工业系统对于物料的设立各不相似，具体设立见“K/3系统（工业或商业）供应链培训”教材，这里重要用于某些不使用物流供需链系统的顾客在总账中使用物料进行的财务操作，以工业为例。 根据需要增长核算类别，点击增长按钮。可以在此处输入类别名称，并可输入相应的属性名称、属性类型及长度，当属性类型为整数、实数或日期时，不用输入长度。输入完毕后单击“确认”则系统保存所增长的类别，“取消”则不保存。案例：100原料：001布料；002尼龙 101成品：001运动服；002游泳衣案例分析：在此增长“原料”和“

27、成品”两个核算项目类别。在增长核算项目类别时，顾客可以根据需要在“新增核算项目类别”对话框中可以增长“自定义属性”字段，一般可以不设立。注意：根据本案例是不使用物流系统的，因此“物料”核算项目就不能使用，由于在物料资料中有一项必填项目“存货、销售、成本科目代码”，此项目一经设定，数量金额核算就不能使用了，故在此新增两核算项目类别。会计科目的设立在本软件中会计科目可以引入，但引入的只是一级科目，二级科目需要顾客自行设立。会计科目的设立波及到物流系统核算以及财务入账等核心操作，顾客要谨慎的设立。在会计科目设立窗口中可以对会计科目进行浏览、增长、修改、删除、科目禁用、管理科目禁用、预算数据输入、科目

28、计息的定义和所有科目属性状况预览、打印等操作。其具体操作与其她基本数据操作方式相似，本节重要讲述在K/3系统中会计科目设立的要点。科目属性注解1.科目代码：代表会计科目的代码，会计科目的代码应当按照一定的规则进行编制，以便在使用中清晰明了，子科目与父科目之间是用小数点来进行分隔的。二级后来的明细科目代码位数设立可以根据顾客的需要自行设定，没有限制，例：钞票可以设为101或者1001；明细科目可以设立无数个级，位数设立也无规定，根据顾客需要设定，列：（银行存款-工行：102.01或者102.001都可以）。2.助记码：非必输项目，输入目的是协助顾客输入时不必查询。3.科目名称：必须输入。4.科目

29、类别：五种法定的科目类别，每个类别都提成几种小类。5.余额方向：余额方向是指该科目的余额默认的余额方向，一般资产类科目的余额方向在借方，负债类科目的余额方向在贷方。会计科目的这项属性对于账簿或报表输出的数据有直接影响，系统将根据会计科目的默认余额方向来反映输出的数值。6.外币核算：选择不核算外币，表达该会计科目没有外币核算。 选择核算某一种外币，表达该会计科目核算一种外币。 选择核算所有外币表达该会计科目波及所有的外币核算，建议有外币核算的顾客选择此项。注意：如果科目发生了业务，若变化科目的核算币别，只能将其改为核算所有币别。7.期末调汇：如选择了外币核算，则必须选择，选择后系统将在月底自动进

30、行期末调汇并生成一张凭证。8.往来业务核算：在某些需要核对往来业务的科目中设立，选择后此类科目在输入凭证时系统会规定输入往来业务核算代码，并会对此类科目进行往来业务核销。(如果顾客不用应收、应付子系统，则应收账款和应付账款要使用这项功能)，此项选择将影响到往来业务对账单和账龄分析表的输出。9.钞票等价物：用于钞票流量表，如果该科目是钞票类科目就选择，但非必输项目。（一般钞票类科目有钞票、银行存款、其她货币资金和一部分短期投资及其明细科目）10.数量金额辅助核算：选择此项目后，会计科目不仅核算金额，并且核算数量，在输入凭证时规定顾客即输金额又输数量。（如果顾客不使用购销存系统，而原材料、产成品等

31、又需要核算数量，则该类科目要用到此功能）11.单位组和缺省单位：只有选择了“数量金额辅助核算”这一功能后，才起作用。12.钞票、银行科目：用于“钞票”、“银行存款”科目。13.出日记账：选择此项目后的科目会自动出日记账，一般用于“钞票”、“银行存款”。14.科目计息：公司为了精确地计算资金的时间价值，而需要对部分科目实行计算利息。例如“应收票据”等，并要录入“日利率”。15.科目预算：按顾客实际状况输入，科目预算重要用于协助顾客建立预算管理体制，通过设立科目预算值后，提供事前监控的手段，当在录入凭证时，设立的科目数据超过科目预算值或低于预算值时，系统将提供不检查、警告、严禁使用三种方式给顾客进

32、行解决。点击“科目预算”，录入每月的预算数。注意：本功能可对有核算项目的科目按核算项目分别进行预算。17.核算项目：操作措施：点击“核算项目”，再点击“增长核算项目类别”，选择所需核算项目类别。核算项目是本软件设立的某些特殊的项目资料，运用面非常广泛。与会计科目连用其功能类似明细科目，但弥补了明细会计科目设立过多不利运营等缺陷，并可以反复使用下挂到各个科目下。案例：增设，102.01工商银行（不核算外币）；102.02建设银行（核算美元）；102.03中国银行（核算港币）。案例分析：本案例有外币业务，因此在录入会计科目时，在“外币核算”一栏选择计价币别。有外币核算的会计科目都必须在月末调汇，如

33、果顾客需要使用K/3系统提供的“自动调汇”功能则必须在“期末调汇”栏打勾，否则只能手工录入凭证。案例：短期投资要核算美元，期末调汇。案例：应收账款和应付账款要按往来单位进行核算。案例分析：应收账款科目可以直接挂核算项目“客户”（不设明细科目而设核算项目，是由于核算项目可以无限制的设立，没有限制，如要新增客户，只要在核算项目中增长，与之相连的会计科目就能取到，明细下级科目在数量上有所限制，且灵活性差）。应付账款科目下挂核算项目“供应商”。注意：如果顾客使用了K/3系统的“应收、应付管理系统”，在这里也可以不挂核算项目，将应收、应付账款作为总账科目，具体明细账可以在“应收、应付系统”中找到，如果不

34、用“应收、应付系统”，则一定要下挂核算项目。本案例为使用“应收、应付系统”，因此在科目设立时，没有选择“往来业务核算”，由于在“应收、应付系统”中有“业务核销”功能，否则顾客需要核销往来业务就要在科目设立中选择其功能。案例：其她应收款下设明细科目，119.01个人借款并按借款职工分别核算。案例分析：其她应收款和其她应付款科目一般顾客都设有许多明细科目，顾客可以根据自身需要设立。本案例中个人借款中按职工一一核算，可以将核算项目“职工”挂上；如果职工人数诸多但大都用不到，则可以新设一”个人借款名单“的核算项目类别，将有名字的职工加入，后来也可以添加。案例：原材料、产成品按具体物料核算，并且要计算数

35、量。案例分析：本案例是按不使用K/3物流系统的顾客设计的，如果使用物流系统，原材料和产成品的数量核算在物流系统中可以进行，总账系统只要按大类计算金额即可（既相称于总账科目）。而根据本案例，在原材料和产成品科目分别下挂“原料”和“成品”核算项目类别，并在“数量金额辅助核算”选项前打勾（进行数量金额核算），计量单位分别是：米和件。案例：增设一级科目：162固定资产减值准备，科目类别：长期资产，余额方向：贷方。案例：增设二级科目：221.01应交增值税；221.01.01进项税额（余额方向：借方）；221.01.02销项税额。案例：增设二级科目：405.01工资及福利；405.02折旧费。案例：产品

36、销售收入要下挂核算项目类别：部门和职工。案例：增设二级科目：503.01工资及福利；503.02折旧费。案例：521管理费用下设01工资及福利；02折旧费；03通讯费；04其她；05坏账损失，除通讯费下挂部门和职工，坏账损益不挂核算项目外，其他科目都挂部门。（工资及福利总经办本年最高预算为1200元，通讯费销售部/钱明本年最高预算为800元）点击“科目预算”进行预算设立。象以上会计科目的设立同样，其她会计科目也能这样设立，具体根据顾客的使用状况决定。辅助资料管理辅助资料类型注解：1. 采购费用种类：对需计入物料成本的采购费用进行的分类，用于采购发票。2. 运送方式：对采购、销售业务的运送方式进

37、行了分类，用于采购发票、销售发票。3. 因素：退货业务的因素，用于采购退回发票、销售退回发票。4. 文化限度：是指顾客公司中职工所具有的文化限度，在输入职工资料时会用到。5.职称：是指职工所拥有的职称名称，软件设定了常用的部分，顾客可以根据实际状况设立。在输入职工资料时会用到。6.行业：公司的行业类型，用于设立客户、供应商资料。7.区域：公司所在地区，用于设立客户、供应商资料。8.供应商类别：是将供应商按一定方式分类的类别名称，本软件使用的是按供应商提供业务的大小来辨别的，顾客可以根据其她措施来设立辨别原则。在设立供应商资料时会用到。9.付款期限：往来业务付款的时间辨别，用于应收、应付款管理系

38、统中客户、供应商信息资料等。10.职务：是指职工所拥有的职务名称，软件设定了常用的部分，顾客可以根据实际状况设立。在输入职工资料时会用到。11.职工类别：是指将职工按一定措施提成的多种类别，软件设定了其中的一种按员工信用额度分类，顾客可以根据实际状况设立。在输入职工资料时会用到。12.交货方式：是指对货品采购、销售业务的交货方式进行了指定，在物流业务中会用到。13.结算期限：对业务结算的期限作出规定。14.所有制、资产关系和上级主管：公司资料。15.结算方式：公司银行业务的类型，在录入银行凭证时用到。第五节：初始数据录入和账套启用(F1-1-4)当各项资料输入完毕后，要输入启用账套时期初的财务

39、数据。本节重要解说了账务初始数据如何录入。注意：初始数据录入工作可以和平常单据录入工作同步进行，只要在期末解决前关闭初始化即可。本业务系统提供了反初始化的功能，如果系统已经进行了期末解决，必须先反期末解决到账套启用期间后才干进行反初始化操作。录入初始数据案例：3月期初余额：101钞票： 37400元；102.01工商银行923800元。113应收账款：佳雪服饰公司元；雪尼服饰公司1500元。114坏账准备：3000元。123原材料：布料350米24000元；尼龙200米25000元。161固定资产：1423000元；165合计折旧：500000元。169在建工程：73740。201短期借款：5

40、34000；203应付账款：蓝天布料厂13300元。211应付工资：15000；221.01.02销项税：2500；231预提费用：2500。301实收资本：1871900元。321本年利润：38400元。1-2月本年合计借方：101钞票：100元；102.01工商银行：100元。1-2月本年合计贷方：165合计折旧：200元。港币：102.03中国银行：HKD150000。美元：102.02建设银行：USD35000。损益类科目本年实际发生额：501产品销售收入-销售部/钱明：50000。521.01工资及福利-总经办：5800。521.03通讯费财务部/李影：1800；总经办/张恒：400

41、0。案例分析：1 初始余额的录入分两种状况进行解决：一是账套的启用时间是会计年度的第一种会计期间，只需录入各个会计科目的初始余额；另一种状况是账套的启用时间非会计年度的第一种会计期间，此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年合计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额，本案例启用期间为3月，是第二种状况。2 建设银行和中国银行科目数据为外币业务，要选择“美元”和“港币”币别才干录入。其数据录入后在“人民币”状态下是无法看到的，必须选择“综合本位币”才干查看到“银行存款”的总额。3 “应收账款”和“应付账款”下设有核算项目，因此必须按“客户”和“供应商”明细录入。不能直接录入，

42、必须点击“对勾”处。使用“应收、应付款管理系统”的顾客的“应收账款”及“应收账款”的余额可以不录入而直接从“应收款管理系统”和“应付款管理系统”的期初余额处传送过来。4 “原材料”是数量金额式的数据，录入时会自动弹出“数量”栏，又由于有核算项目，因此数量在“核算项目录入”对话框中录入。5 “固定资产”和“合计折旧”科目在总账处只要录入总额即可，每个固定资产的具体资料在“固定资产管理系统”模块中分别录入。点击“初始数据录入”，进入初始余额的录入。在初始数据输入窗口中您可以进行多种有关账套初始化数据的录入解决工作。在此窗口左上角有一种小窗口，单击此窗口会弹出一种下拉列表框，在这里您可以选择要录入的

43、数据，其中预设了不同的货币、综合本位币，您可以在这里选择不同的数据进行录入。在进入初始数据录入时，系统默认本位币录入窗口，如下是外币录入窗口。在数据的录入过程中， 系统提供了自动辨认的功能： 如果科目是数量金额核算，当光标移到该科目时，系统自动弹出“数量”栏供顾客录入；如果科目是损益类科目，当光标移到该科目时， 系统会自动弹出“损益类本年实际发生额”供顾客录入；余额可分为借贷方两栏显示。如果科目设立了核算项目，系统在初始数据录入的时候，会在科目的核算项目栏中做一标记“对勾”，点击“对勾”， 系统自动切换到核算的初始余额录入窗口，每录完一笔，系统会自动新增一行。在核算项目“客户”时，系统自动提供

44、查询功能。 在初始数据输入窗口中系统以不同的颜色来标记不同的数据：白色区域：表达可以直接录入的账务数据资料，它们是最明细级一般科目的账务数据；黄色区域：表达为非最明细科目的账务数据，这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的；绿色区域：系统预设或文本状态，此处的数据不能直接输入。注意：如果顾客是从中间的会计期间做初始化的（例如3月份），则录入的初始数据是2月底3月初的余额数据，所有的会计科目都必须录入“本年借方合计发生额（数量）”、“本年贷方合计发生额（数量）”和“期初余额（3月初余额）”。而在解决损益类科目时有某些特别，就必须录入借贷方合计发生额（损益类科目每

45、月月底余额一般都转入“本年利润”科目，因此月底余额也为0），同步还必须多录入历来内容“本年合计实际发生额”。（由于对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额，系统无法取到。因此这里就需要顾客将损益类科目的本年合计实际发生额在初始化时录入系统，这样系统才干对损益类科目的实际发生额进行解决，才干保证有关业务资料数据的精确。损益类科目的本年合计实际发生额与损益类科目的借方合计或贷方合计数是不同的，她们之间往往会不一致。例如：某年的营业收入为200万，后来又发生退货5万，那么营业收入的实际发生额为195万。但在实际进行账务解决时，退货的5万就有也许会借记销售收入，这样销售收入的合计贷方就是200

46、万，这显然与销售收入的实际发生是不一致的。因此，在输入本年合计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据，否则将来在输出损益表及其她有关损益类科目的报表时，所取数据也许会不对的。）注意：从年中启用账套的系统中账套数据真正的年初余额将根据如下的公式自动计算得出。借方年初余额期初余额+本年合计贷方发生额本年合计借方发生额贷方年初余额期初余额+本年合计借方发生额本年合计贷方发生额 数据输入无误后，点击“平衡”图标按钮或查看栏中的“试算平衡”项目，系统会弹出试算平衡表窗口对数据进行试算平衡。系统进行试算平衡时是将所有的有关账务数据所有合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目、数量

47、金额账等所有数据录入完毕之后才可以进行总账数据的试算平衡，试算平衡后就可以启用结束初始化了，试算不平衡是不能启用账套的。结束初始化点击“文献”菜单中“结束初始化”。注意：当总账系统的初始化工作结束后发现问题时，可以点击“文献”菜单中的“取消结束标志”修改数据。本章回忆（F-1-5）在本章中我们学到了如下内容l 熟悉了系统参数的设立l 理解了会计科目等基本数据的设立l 掌握如何录入初始数据第二章：总账系统平常操作(F1-2)总账系统合用于各类公司、行政事业单位进行凭证解决、账簿查询、账务结转、损益调节、往来管理、系统维护等多种操作。此系统是一切财务数据的收集点，是K/3系统各个模块之间联系的交点

48、。本章的目的当完毕本章的学习之后，您将可以做如下事情：l 掌握总账系统操作流程l 掌握各具体业务的操作l 掌握总账各业务操作技巧及注意要点l 理解总账各账簿报表的查询总账业务流程图第一节：凭证管理(F1-2-1)会计核算解决系统是以证账表为核心的有关公司财务信息加工系统。会计凭证是整个会计核算系统的重要数据来源，是整个核算系统的基本，会计凭证的对的性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的对的性。K/3总账系统为您提供十分安全、可靠、精确快捷的会计凭证解决功能。凭证录入：案例：海天公司3月份的业务如下：1 3月2日接受投资款500000存入工商银行。2

49、 3月6日对外进行短期投资美元10000，从建设银行付出。3 3月7日从工商银行提取钞票5000。4 3月8日销售部钱明向佳雪服饰公司销售运动衣元。5 3月20日收到佳雪服饰公司划到工商银行的货款元。6 3月22日总经办张恒和财务部李影分别报销通讯费500元和300元，以钞票支付。7 3月25日采购布料1000米，单价：50元，尼龙800米，单价：25元，以工商银行支付。8 3月31日对车间主任的5000元工资分派到制造费用中。案例分析：1 与钞票、银行有关的凭证录入最简朴，但如果钞票、银行存款科目中的余额为负数时，系统会提示其赤警告。2 波及“应收账款”科目，除在“总账”模块直接录入外，还可

50、以在“应收、应付系统”模块中由单据自动生成并传入总账系统，本节重要讲述直接录入。在录入过程中要注意核算项目“客户”的录入方式。3 仓库物料业务一般由物流系统中单据自动生成凭证并传入总账，本节以不使用物流系统的顾客为例。注意原材料的数量录入。4 外币业务录入要注意外币凭证和一般凭证格式的不同和转换，以及月底的调节汇率。凭证内容详解：1 新增：用于新增凭证。2 保存：用于保存录入的凭证内容。3 还原：发现凭证录入错误，要将凭证内容整个的删除，可以点击“还原”。注意：“还原”功能并非将已保存后的凭证删除，而是将凭证保存前的操作所有废除。4 插入、删除：插入或删除凭证中的某一条分录。5 外币：外币凭证

51、的格式和一般凭证的格式不同，用于两者格式地切换。6 代码：查询功能，按F7也可。用于查询系统提供的多种资料和参数，在凭证录入时有“摘要”、“会计科目”和多种“核算项目”可以查询。7 流量：针对科目属性中指定为钞票类科目或钞票等价物的会计科目，可以在此定义其钞票流量内容，是做钞票流量表的一种措施。8 关闭：退出凭证录入界面。9 日期：凭证录入的日期，录入后业务日期会跟着变化。系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。凭证录入的日期若在目前的会计期间之前，则系统不容许输入；但容许输入本期后来的任意期间的记账凭证，在过账时系统只解决本期的记账凭证，后来期间的凭证不作解决。10 凭证字：

52、从下拉菜单中选择顾客需要的凭证字，本案例为“记”。11 凭证号：凭证会按号自动产生。12 附件数：直接录入凭证后原始单据的数量。13 摘要：对凭证分录的文字解释，可以直接录入，也可以用F7到摘要库中读取。系统提供了摘要库的功能，在凭证录入界面，将光标移动到摘要栏， 点击功能键F7，您可以选择已录入摘要库中的摘要，点击“拟定”后，摘要会自动添入目前的凭证中，可以对摘要库进行编辑：增长、修改、删除。其她例如会计科目或核算项目也是如此查询。14 会计科目：录入科目代码，可以按F7查询。15 核算项目：在凭证界面正下方的中间，如果会计科目下挂了核算项目，则会根据下挂的核算项目类别自动显示出来，核算项目

53、内容可以按F7查询。16 金额：在输入完前面的项目后来，如果没有外币和数量的分录，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同步存在。若要输入负金额，在录入数字后再输入“-”号，系统即会以红字显示。如果需要清除金额栏中的数据，只需将光标移至金额处，敲“ESC”键即可。17 币别、汇率、原币金额：当会计科目有外币核算时，点击“外币”键转换到外币凭证格式。币别可以按F7查询，汇率在选择了币别后自动提供。原币金额是指外币的金额，录入后系统会根据外币汇率*原币金额得出本位币的金额。18 单位、单价和数量：当会计科目要进行数量金额核算时，系统会自动弹

54、出数量格式让顾客录入。单位系统会根据会计科目属性中提供的内容自动浮现，顾客只要录入单价和金额即可。系统会检查数量单价的乘积与否与原币金额相等，如不相等，系统会提示与否继续。19 往来业务：对选择了核算往来业务的会计科目，要录入往来业务的编码。20 结算方式和结算号：银行存款的结算方式和结算单据的号码，顾客可以录入也可以不录入。21 经办：对于波及到“钞票”和“银行存款”等科目的凭证， 每作完一笔， 出纳人员都需要在凭证上面签字，此时，您可以点击“编辑”菜单中的“出纳复核”，系统会自动地将目前顾客的姓名添在凭证的“出纳”栏上，您还可以直接将经办人的姓名写在凭证上。注意：如果在系统参数中设立了“显

55、示科目最新余额和预算额”，在凭证录入界面的左上角（新增、保存和还原键下方）会浮现该分录会计科目的最新余额和预算额。顾客在此可以对有预算的科目进行控制。注意：凭证录入界面只能录入凭证，对已保存的凭证在此无法修改和删除。 在输入了借方及贷方金额后，系统会自动将借方金额和贷方金额合计数分别显示在合计栏中，只有借贷方合计栏数值相等，记账凭证才干存盘。凭证录入完毕后，单击“保存”按钮系统即可保存所录入的凭证，只有保存后的凭证才干预览和打印。凭证录入完毕，要结束凭证录入时可从文献菜单中选择“关闭”或点击工具条中“关闭”按钮即返回。如下提供了一般凭证、外币凭证和数量金额式凭证的格式：凭证修改和删除：凭证的修

56、改和删除必须在“凭证查询”中进行，凭证查询功能提供了十分丰富的凭证解决功能。在单击凭证查询后，系统弹出凭证过滤窗口（过滤窗口有“条件”、“排序”和“方式”三种。对于过滤条件， 您可以选择对方科目、核算项目类别、核算项目代码、核算项目名称等字段进行组合查询，如果要删除过滤条件， 请点击鼠标右键，选择“删除一行”。对于设立的过滤条件，您还可以将过滤条件进行排序解决，选择需要进行排序的字段，加入排序字段的窗口中即可，并且将排序方案加以保存。而过滤方式本系统提供了两种方式：按凭证过滤、按分录过滤供顾客选择，不同的方式其浮现的“会计分录序时簿”的形式也不同），选择了过滤条件后，弹出了“会计分录序时簿”窗

57、口。 在“凭证查询”中可以修改已录入的未过账凭证。将光带定位于要修改的凭证中，在文献菜单中选择“修改”选项或单击工具条中相应的按钮。系统会显示记账凭证修改窗口，您可以在此窗口中对记账凭证进行修改，其操作措施与凭证录入相似。选中要删除了凭证，选择文献菜单中“删除”选项可以删除此凭证。注意：如果要修改的记账凭证已通过审核，此凭证只能进行查看，不能修改，只有未审核且未过账的凭证才容许修改。凭证过账：凭证审核：凭证审核是对录入凭证对的性的审查。凭证审核的操作有两种：一种是对单张凭证一一进行审核，光带定位于需要审核的凭证上，然后在文献菜单中选择“审核”选项或工具条中单击“审核”按钮，系统即进入记账凭证窗

58、口，在此窗口中您可以对记账凭证审核。此窗口中的项目不能修改，只能查看。查看完毕后可以对此张凭证审核并签章，按下“审核”按钮或“F3”即表达审核通过，系统会在审核人处进行了签章。如果记账凭证已通过审核，则在按下“审核”按钮后会消除原审核签章。另一种是成批审核，选择“编辑”菜单中“成批审核”选项，选择“审核未审核的凭证”，则将会计序时簿中所有凭证成批审核了（也可以选择反审核将已审核的凭证成批反审核）。注意：审核与制单人不能为同一操作员，否则系统回绝审核签章。 根据本案例应当更换操作员，将“administrator”改为“李影”进行审核。凭证过账： 凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目

59、登记到有关的明细账薄中的过程。通过记账的凭证后来将不再容许修改，只能采用补充凭证或红字冲销凭证的方式进行改正。因此，在过账前应当对记账凭证的内容仔细审核，系统只能检查记账凭证中的数据关系错误，而无法检查业务逻辑关系。 凭证过账是一项十分简朴的操作，您可以在过账向导的带领下，轻松的完毕过账操作。顾客可以在“凭证查询”中“编辑”菜单中选择“过账”、“所有过账”和“所有反过账”来操作；也可以用凭证过账向导完毕。 点击“凭证过账”弹出凭证过账向导框。在过账过程中，顾客如果选择“停止过账”，则系统会对所有的记账凭证的凭证号和错误进行检查，一旦发现断号和过账错误，系统会给出错误提示信息，并中断过账。如果顾

60、客选择“继续过账”，则系统发现断号和过账错误后并不断止，只是在“过账信息”对话框中提示错误信息。过账时顾客也可以根据自身的需要指定过账范畴。 过账后的凭证如果有误，可通过“冲销”功能进行红冲，然后再录入一张对的的凭证。“冲销”是在“凭证查询”中，编辑菜单下“冲销”，只有已过账的凭证才干应用“冲销”。第二节：期末解决(F1-2-2) 凭证录入是财务系统的平常操作，当所有当期凭证所有录入完毕后，就要进行期末的账务解决和结账，其工作重要有汇率调节、结转本期损益、自动转账和期末结账等四个方面的工作。自动转账： 为了总结某一会计期间(如月度和年度)的经营活动状况，必须定期进行结账。结账之前，按公司财务管

61、理和成本核算的规定，必须进行制造费用，产品生产成本的结转，期末调汇及损益结转等工作。若为年终结转，还必须结平本年利润和利润分派账户。为了以便顾客，K/3系统提供了可以自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、“最新余额”等项数值并生成会计凭证的功能即“自动转账”。案例：假设月末要将“制造费用”科目中数据转入“生产成本”科目。点击“结账”中的“自动转账”，在“编辑”中按“新增”钮进行设立：内容详解：转账期间：系统提供了1-12个会计期间，根据本案例应当全选。凭证字：选择生成凭证的凭证字。凭证摘要：手工录入对的的意思体现。科目：点击后会自动弹出科目对话框，顾客可以选择需要的会计科目。注意：选择科目时必须注意要选择科目的最明细一级，如是非明细科目则只能转出。币别：显示币别。方向：会计分录的借贷方向，可以根据转账方式“自动判断”，除非拟定否则建议顾客选择“自动判断”。转账方式：科目的“余额”、“借方发生额”、“贷方发生额”等转出的金额和方式，共有六种。 转入：指该会计科目属于转入科目。 按比例转出余额：按该科目余额的比例例转出。 按比例转出贷方发生额：按该科目的贷方发生额的比例转出。 按比例转出借方发生额：按该科目