信息系统在企业管理中的作用

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1、1. 系统分析存在的问题1. 系统分析员对需求的理解出现偏差。2. “堆栈”现象。3. 重编程，轻规划，轻分析。4. 开发进度减缓时，采用增加人员的方式来加快进度。5. 过低估计信息系统的投资使开发工作夭折。2. 堆栈现象按照 系统分析-系统设计-系统实现-程序测试-系统测试- 验收测试 的顺序进行信息系统开发，先进行的步骤中的 问题，在最后才能发现3. 系统开发生命周期从用户提出要求而进行系统调查开始，到信息系统投入 使用所经历的过程，包括五个阶段：一. 调查阶段(1)初步调查(2)可行性研究二. 分析和总体设计阶段(3) 现存系统的评审(4) 新系统的要求(5) 新系统的总体设计(6) 实

2、现和装配计划三. 详细设计和实现阶段(7) 新系统详细设计(8) 测试说明和计划(9)编程和调试(10)用户培训(11)系统测试四. 装配阶段(12)文件转换(13)系统装配五. 评审阶段4. 新系统总体设计的内容结构设计 数据库设计 程序设计5. 项目审请的来源1. 部门经理 部门经理的项目申请往往集中在一个具体问题上。2. 高级管理人员 由高级管理人员提出的项目申请比由部门经理准备的范 围更广，包括几个部门和科室。3. 系统分析员 系统分析员看到某些部门的项目应该加以开发时，因此 而写出一个建议，鼓励部门经理提出项目申请。4. 外部团体6. 系统分析员1系统分析员所面临的困难 缺乏足够的用

3、户专业知识 用户对计算机技术缺乏足够的知识 系统分析员最终完成的新系统方案，用户难以理解而 无法验证，其他人员理解上产生偏差。 2系统分析员的条件 人际关系：思想交流、观察力、理解、讲授 技术：创造性，解决问题的能力，时间的安排，能够知道：What/When/Why/Where/Who/How,计算机和管理方面的知识3系统分析员的职责 负责或协调项目小组工作任务的安排与计划的执行 确定用户的问题所在 确定新系统开发的目标与新系统的需求 搜集系统相关资料,提出新系统解决方案 分析、评估旧系统与新系统的工作流程 分析与规划新系统的结构与各项操作的内容 编写需求分析书及系统测试、验收计划书 督导新系

4、统的设计、制作、安装、测试与验收 监督新系统的实施与执行有关新系统的培训工作 召开各种协调会议,进行工作的协调、分配与沟通7. 调查方法1. 调查表方法2. 查阅项目申请部门文件条例3. 现场观察4. 进行面谈 为了解足够的细节,以确定申请书的价值,也为了 解用户对当前作业的看法。是一种最广且最有效的方法。在面谈前要注意(准备工作)：决定面谈的目的、对 象、时间、地点,拟定问题提纲8. 信息系统的成本 开发和使用一个系统所产生的开支、支出或亏损。 类型有形成本：能识别和十分精确估计的成本。如：设备 金,工资,和水电费等。无形成本：财务总额无法精确地确定的成本，只能做 近似的估计,例如失去顾客的

5、价值等。固定成本：不论系统的大小，其中某些成本不随活动 和时间的变化而变化的成本。如：计算机硬件的费用。可变成本：产生与活动和时间变化成正比的成本。如: 计算机运行的供电成本，打印机使用的打印纸成本等。(1) 直接成本：使用新系统进行工作直接产生的成本和效 益。如：设备费、打印纸是直接成本。(2) 间接成本：指维护费或管理费。如：暖气、空调、保 险和场地费用等。分类开发一个信息系统的成本估计，需要标识出全部成本的所有元素，一共可分为五种成本元素：1. 设备成本：由获得或使用与工作有关的所有装置所产生 的成本。例如，硬件、存储柜、台桌等。2. 操作成本：使信息系统运转所需的费用叫做操作成本。 它

6、是根据系统部件所要求的使用量而变化的。( 1)计算时间( 2) 由系统打印的输出行系数( 3) 使用的磁盘量3. 人员成本：开发和操作该系统的所有人员的工资。人员 包括：分析员、程序员、培训人员、数据录入人员，技 术支持人员、计算机操作人员等。计算方法(1)计时；(2)项目 可包括一次性成本和系统运行后经常发生的成本。4. 物资和费用成本：在开发过程中以及安装以后，所消耗 物资和支付的其它费用。例如，打印纸、色带、磁盘。 另外，购买系统手册或出差等。5. 设施成本：为信息系统准备一个良好的工作环境所必须 的费用。如，场地、空调、电线电缆等等。9. 信息系统开发项目常见的风险收益可能不达标实际成

7、本可能超过预算 无法在预定时间内完成 技术性能比期望值低 系统与现行软件或硬件不兼容10. 信息系统开发项目管理(1) 制定计划阶段：决定完成项目要干什么工作。 确立目标 描述从作为项目动机的要求中所分析出的目标； 列出中期目标或里程碑。这些中期目标对实现主目标很有意义。 开发一个计划 列出完成项目所必须作的工作(或活动)； 仔细分析每项工作，确定它们之间的关系，从两方面考虑：哪些工作是在其它工作的之前还是之后；哪些 工作能同时进行和完成；画出网络图。(2) 安排时间阶段：决定要干的工作什么时间干。 所有工作顺序被确定并画在网络图中之后，则就 可以决定时间了a .确定在项目中完成每项工作所需要

8、的时间。b .计算时间表c .计算完成每项工作可能利用的时间d .识别关键性的工作e .确定非关键性工作的活动时间 如果最初计算的项目持续时间不能被接受，则调整计划以便满足项目可接受的最后期限。 确定一个日历时间表(3)控制阶段 有效的项目控制包括对项目中的每项工作的不断监 视。把实际的工作进程记在图中，或产生各种其它的状 态报告。例如，定期向管理者提供的汇总报告，这些报 告可以根据项目的动态和范围，每周一次，两周一次或 每月一次地产生，报告将记录项目的完成状况(通常包 括成本)和影响时间表的最重要的关键性的因素。11. 用户的参与？美国许多专家认为管理信息系统失败的主要原因在于主 要管理者(

9、用户)是旁观者，而不是参与者。所以主要 管理者参与开发信息系统是先决条件。主要原因是 主要管理者最清楚自己企业的主要问题，最清楚信 息系统的目标。 只有主要管理者才有调整组织改变计算机水平，以 及用多大投资开发信息系统的决策权。 只有主要管理者下决心组织，信息系统的实施才能 实现。所以用户参与信息系统的开发是一条基本原则。用户参与原则的具体方式可以是建立一个信息系统委员会，是主要管理者的咨询机构，又是信息系统开发的最高决策机构。其人员包括对信息系统要求较多的各级管理组织的主要负责人，委员会主要工作是确定系统目标 审核和批准系统方案，验收和鉴定系统。12. 信息系统实现的可行性研究1. 可行性研

10、究的含义(1) 当开始进行可行性研究时 ,则认为已经理解了原 始的问题和需求，并且已经考虑了对这些基本需求和问 题的多种解决办法。可行性指的是解决的办法，而不是 指问题的本身。(2) 可行性研究将包含至少两个关于所提出的需求和 问题的预想解决办法。这并不是意味着要设计两个或更 多的不同系统。而是意味着在项目集中在一个所研究的 环境中表现最好的方案之前，将考虑各种可供选择方案(3) 一个可行性研究包含一些独立的有联系的考虑因 素。包括：财务、技术和人员等。这些都是比较合适的 评价一个系统的因素。(4) 一个可行性研究将以一个明确的推荐书结束。推荐书将指明项目是继续进行和还是中断。及确定系统开 发

11、项目的花费。可行性研究的结果之一将是一个指明开 发新系统的成本的项目预算。2. 可行性研究所考虑的方面(1) 技术上的可行性 是否存在进行某项必要工作所需要的设备技术，也就是说支持系统功能的计算机硬件和软件是否存在。(2) 财务上的可行性最常用的对所提出的信息系统进行评价的方法。其结果通常称为成本/效益分析。测定实现新系统所产生的效益及这些效益与成本的比较。如果效益大于成本则决 定是肯定的。否则，必须拿出使人非相信不可的理由， 证明开发一个新系统是正当的要求。(3) 操作上的可行性一个可使用的信息系统满足企业的需要和解决企业 问题。所谓操作上的可行性就是系统开发实现以后，是 否保证它能工作？a

12、管理部门对项目能大力支持吗？b基层作业人员是否乐意使用新系统？c顾客会不会受到影响？d实施的各个操作是否比实施前的更差些？(4) 计划上的可行性提出系统的解决方法是否可在允许的时间内实现。3. 可行性报告基本内容(1) 项目的目的和范围 包括承担项目的理由及项目是如何实现组织目标 的，组织的领域和职能。(2) 现行系统的期望的变化、期望的结果 简要描述包括对技术和操作上的可行性的评价。(3) 简要说明期望的收益 包括在什么地方可产生收益的值。(4) 对于开发和操作信息系统的初步成本的估计(5) 今后的计划表明涉及项目的人和时间-第二阶段比较详细,后面 阶段不要太详细.(6) 结论13. 经济分

13、析用于信息系统会出现的问题 经济模型无法确切地表达风险与系统成本和收益估 计中的不确定因素； 成本、收益并不同时产生，成本一般产生在事前且 有形，而收益则在未来且无形； 通货膨胀可能对成本和收益带来不同的影响；技术 尤其是信息技术在项目进程中还可能发生变化，从 而引起的变化很大； 无形收益定量化也是非常困难的。14. 影响项目风险因素 项目规模 组织经验 项目的复杂性15. 信息系统开发过程中产生的文档报告，系统分析和设计 各阶段所产生的文档系统设计阶段最终产生的文档： 新系统设计说明书1. 总观点陈述组织的目的 系统的目标现行系统与新系统之间所发生的变化的描述2. 系统功能 用用户术语书写的

14、关于系统将完成什么的描述，系 统的计算机部分的描述用黑盒子表示。3. 处理 一组数据流图，基层数据流图能对下列物理特征进 行鉴别： 手工处理 计算机处理 批处理 联机处理 时间选择周期4. 数据字典5. 对用户的输出：包括列出所有输出的索引表，每一项索引对应一 输出表，并加入输出控制。6. 对系统的输入： 包括列出所有输入的索引表，每一项索引对应一输入表，并加入输入控制。7. 用户与系统的接口 用户在系统内怎样工作，用户与系统的计算机化部分的接口。8. 数据文件：文件的存取方法和存取介质9. 性能标准： 对系统的手工和计算机处理的期望，包 括响应时间，事务的预期量等。10. 安全和控制： 在硬

15、件、计算机处理和手工处理中，有关安全和控制措施的讨论11. 政策方针的制定： 列出任何有关的，还没有制定的方针政策。 应用软件包的推荐书1. 每个软件包的综述2. 对每个软件包评论的摘要3. 对软件包或现行软件所做更改的摘要4. 关于每个软件包的价值介绍，包括租/买的考虑 技术支持说明书1. 对新的硬件或软件能力要求的详细描述2. 数据通信的要求3. 推荐供应商，包括对供应商的分析4. 租/买的介绍 管理摘要1.综述2. 系统功能3. 推荐：三个方面的介绍 应用软件的获取 硬件和系统软件的获取 下两个阶段的开发的时间安排4. 更改的可行性报告5. 人员方面的要求6. 关键方针的考虑7. 用户认

16、可描述8.CIS 认可描述可行性分析报告：可行性分析阶段 系统说明书：系统分析(逻辑设计)阶段(数据流图和数据 字典)系统设计说明书：系统设计阶段16. 文档管理1. 文档的地位与作用 软件=程序+文档 人脑思维活动的唯一可见物 系统分析与设计的依据 与高层次领导进行交流的纽带 后期评价和维护的条件2. 缺乏文档管理的原因 重“程序”是结果，轻“文档”为过程的思想 不了解编写文档的规范 缺乏编写文档的动力和自觉性 对文档评审的力度不够3. 文档管理的内容 文档要标准化、规范化 维护文档的一致性 维持文档的可追踪性 文档管理的制度化物理的逻辑的观点怎样完成处理系统做什么处理顺序的常常平行名字单据

17、，人，形式基本的数据和处理数据流过量的数据只包括所使用或由处 理所产生的数据控制包括跨过人机界面的 控制限制事务控制总之，逻辑模型集中点是系统“做什么”工作。而 物理模型则强调工作是“怎样完成”的。 但一个模型并 不一定完全是物理模型的或完全是逻辑模型的，我们所 说的某个模型是逻辑模型只不过是说明此模型所具有的 逻辑特征多一些，反之易然。17. 数据流图方法的优点 不必过早着手系统的技术实现 进一步了解系统和子系统的相互关系 通过数据流图与用户交流当前系统知识 分析系统以确定是否定义了必要的数据和过程18. 顶层数据流图和图 0 的关系顶层图被称为图0 的“父图，图0 称为是顶层图的子图19.

18、 检查数据流图的正确性从哪些方面考虑 数据守恒 数据不守恒两种情况：用以产生输出的数据并没有输入 给处理；一个处理的某些输入并没有从这个处理输出文件的使用 父图和子图等要平衡20. 系统分析过程1. 理解和评价现行系统 构造一个系统的物理模型 从物理模型中导出逻辑模型2. 在用户要求用识别变化 提供事务处理（逻辑）要求的文件资料 提供物理处理要求的文件资料3. 详细说明新系统的解决方法 利用现行系统的逻辑模型及处理（逻辑）要求的变化， 为新系统建立一个逻辑模型。利用新系统的逻辑模型及物理要求的变化为新系统建立 一个物理模型。21. 数据流图的物理模型和逻辑模型的区别1. 逻辑模型 在数据流图中

19、只表示数据内容和处理，不涉及所使 用的方法，也就是说对此数据流图所包含的组成部分其 工作无论是利用笔和纸，还是用计算机完成都是一样的2. 物理模型能够帮助识别系统依靠怎样的过程来完成处理，其 反映出在处理中所涉及的人，采取的形式及计算机化的 处理等数据流图。22. 数据字典条目 数据流条目给出某个数据流的定义，列出该数据流的各组成数据项 例如，数据流“报名单”的数据字典可写成 报名单=姓名+单位名+年龄+性别+课程名文件条目定义组成文件的数据项和文件的组成方式例如，定期帐目 =帐号+户名+地址+款额+存期 组织：按帐号递增次序排列 数据项条目给出某个数据单项的定义，通常是该数据项的值类型，允许

20、值等。例如：帐号=0000099999；存期=11315上述字典条目中只记录最基本的一些内容，除了这些内 容之外，字典条目中还可记录数据的数据量、峰值，以 及数据的限制条件等。23. 数据字典与数据流图的联系数据流图本身不可能完全充分描述调查研究的主题，数 据字典能提供有关系统的补充信息，所谓字典就是描述 系统的一组数据流图内的全部元素清单。数据流图和数 据字典两者结合构成“系统说明书”。24. 在结构化系统分析中描述处理逻辑的工具 决策树：顺序地表示出条件和结果，因而能显示出 应首先考虑哪些条件，其次考虑哪些条件。也表示 出各条件和所允许的结果关系。 决策表：表示条件和结果的一个行列矩阵，其

21、由四 部分组成。所有可能的条件；决策规则（注明对产 生的结果必须满足的条件）；可能的结果；结果 结构式英语：用比较精确的简练语言叙述处理规则。 其叙述方法常采用一些固定的类型（结构）。25. 结构设计的基本思想 根据新系统设计说明书把新系统划分成由许多相对独 立、单一功能的模块组成的结构。 设计结构时要考虑以下的问题： 如何将系统划分成一个个模块？ 模块间传递什么数据？ 模块间的调用关系如何？ 如何评价模块结构的质量？26. 衡量模块结构质量概念如果将程序划分成若干个模块，则穿过模块边界的联系 就是块间联系，而一个模块内的联系就是块内联系。衡量模块结构质量的原则：块间联系小，块内联系大。块间联

22、系：是指模块之间的联系，它是对模块独立性的直接衡量。块间联系越小就意味着模块的独立性越高， 所以这是一个最基本的标准。块内联系：是指一个模块内部各部分之间的联系。块内 联系大了，则模块相对独立性势必会提高。27. 数据流图两种典型的结构 变换型结构：一种线性状的结构。可以明显地分成 输入、主处理和输出三部分。 事务型结构：一个处理将它的输入分离成几条平行 的数据流，然后选择执行必要的某个处理的数据流 图结构。28. 开发信息系统过程的规范化系统分析与设计的规范化：用信息系统开发生命周期贯 穿系统开发的全过程。也就是说信息系统的开发要按阶 段进行，每个阶段都按标准的方法做。29. 块内联系的类型

23、有六种类型，每种可以看成是任何一个模块组成的原因 偶然性为了节省空间将程序中某些实际上没有联系的成分放入 一个模块中。其缺点是不易修改，难以测试，且模块的 含义不易理解。 逻辑性把几个逻辑上相似的功能放到一个模块中。其缺点是不 易修改，调用者都要传送给它一个开关参数，增加了块 间联系。 瞬时性同时间有关的，即将需要同时执行的成分放在同一模块 中，比“逻辑性”的块内联系较强。以上三种块内联系都是很弱的，因为模块中的成分没有 共用数据。 通信性模块中的成分引用共同的数据。 顺序性 模块中某个成分的输出是另一部分的输入。 功能性一个模块包括为完成某一任务所必需的所有成分，也就 是模块中所有成分结合起

24、来是为了完成一个具体任务。功能模块都具有定义很清楚的界面，它同其它模块的块间联系必然很低，一个功能模块可以单独地被理解、设 计、编写、测试和维护。30. 修改初始结构图的原则一、程序结构与问题结构相对应由于软件的一个特点就是不断地需要修改和扩充， 所以设计时，为了减少问题的修改对程序的影响，应该 使程序的结构尽可能与问题的结构相对应。因此，对问 题的一处变化，程序可能也只需作一处修改就可以了。这一原则提高程序的“易维护性和易理解性”二、系统结构图的标准形式1. 变换型：是从某处获得数据，再对这些数据进行处理， 然后将结果送出。这种结构具有较高的块内联系和较低的块间联系，每个 模块都是功能性模块

25、，模块间传送 1-2 个数据型参数， 界面清楚，易于理解，每个模块的编写，测试修改可独 立进行。2. 事务型：是接受一项事务，然后根据事务的不同类型， 选择进行某一类型事务的处理。模块结构有三层次：事务层、活动层和细节层，主模块 按所接受的事务类型，选择调用某个事务处理模块，每 个事务处理模块可能调用若干活动模块，而活动模块又 可调用若干细节模块。三、功能性模块的组成 一个功能性模块应包括以下几部分：执行某项具体任务的部分 如果在某种情况下，它不能完成指定的任务，则应 包含通知它的调用模块发生了例外情况的部分。 如果它需要返回数据给它的调用模块，则应包括在 数据结束时，通知调用模块“文件完”的

26、部分。四、消除重复的功能 同一功能重复多处，而且各种编写往往不相一致，给修改带来麻烦。例如Q1和Q2模块具有类似的功能，但又 不完全相同，如何消除其中的重复的部分。可以将Q1, Q1合并成一个Q由于Q1、Q2的功能不完全相，所 以Q含有Q1、Q2共同的部分，也含有Q1、Q2不共 同的部分。Q被调用时，必须从调用模块X、Y接受一 个开关量，以说明这次调用是来自X还是Y。Q的块 内联系是“逻辑性”的。31. 五、作用范围和控制范围系统中每一个判定都决定了某些操作是否要执行，或者 说某些操作是否依赖于这个判定。 作用范围：所有受这个判定影响的模块。只要模块 中含有依赖这个判定的操作，那么这个模块就是

27、在 这个判定的作用范围之中。 控制范围：它本身及其所有的下属模块。 结构化程序设计的原则是包含判定的某个模块的作用范 围应包含在其控制范围之中。作用范围和控制范围的四种情况：作用范围不再控制范围之内；作用范围在控制范围之内但判定在层次结构中的位置太高了；判定所在位置合适 理想设计：判定的作用范围恰好在判定的所在模块的下 一层。设计过程中，发现作用范围不在控制范围之中，可以选 用以下一些手段对结构图作改进： 将判定的模块合并到它的调用模块中，从而使判定 处于足够高的位置。 将受到影响的模块下移到控制范围之内。 把判定上移到足够高的位置。六、模块的大小模块篇幅的大小是指其程序的行数，限制模块的大小

28、也 是减少复杂性的手段之一。一般来说，模块的大小以一 页左右(30-50 行)为宜。特大的模块往往不易被理解，应该检查它是否包含了好 几个功能，是否可以分离。特小的模块应考虑是否同它 的调用模块合并，但如果满足如下条件，它还是可以保 持独立的。块内联系是功能性的 与其他模块的块间联系小 它的调用模块很复杂，或它有多个调用模块。七、调用的个数一般，某个模块被调用和调用的模块个数各不超过5 个32. 系统输出的目的和评价准则系统输出的目的1.信息传送(1)报表：详情报表；汇总报表；例外报表(2) 询问响应(3) 事务记录2. 档案存储(1) 提供企业活动的历史解释。(2) 提供安全性后备。3. 周

29、转文件输出的文件，会为某一处理活动，当作输入文件使用。2. 量(Volume)打印和显示的内容量来决定输出方法。3. 质量(Quality)4. 成本(Cost)33. 对用户和操作人员的训练的目的 新系统实施之初，往往因其工作方式与原旧系统不同， 极易因操作方式或处理手续不熟悉而导致新系统的处理 错误和延误处理时间。即使新系统设计的很好，也很难 避免发生这些问题。因此在实施新系统之前，所有与系 统有关的工作人员，都应先进行必要的训练，使其了解 并熟悉新系统的工作方法及新系统的处理过程，以便新 系统能顺利实施。34. 系统切换策略 直接安装方式 平行安装方式 分段安装方式 试点安装方式35.

30、系统的初步评审的目的是给参加开发系统的每个成员最后一次机会评判一下自 己的工作和经验。一方面，要评价和审计实际的开发费 用和最初的预算，找出其差距。另一方面，要分析和解 释两种之间存在差异的原因，以改进估计技术和项目管 理技能。在此评审期间，也可以识别出系统改进之处和 机会。输出评价准则1.使用(Use)内部输出企业活动管理汇总报表 企业日常状况的询问响应和作业报表 组织内部控制活动任务的文件和报表 有时必须保留的事务单据。花费记录、支付凭证。外部输出 给政府部门的报告。 送交顾客的文件。例如：发票、提货单等。 送给职工的工资支票和其它文件。 与股东的通讯。根据不同的输出使用要求，采用不同的输出方式