办公自动化应用常识[教案]-2

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1、办公自动化应用常识教案时 间： 25分钟地 点： 二楼会议室授课人： 张进重要内容：这节课我和人们共同窗习办公自动化这个科目，办公自动化这个题目很大，它需要一种较长时间系统的学习，并且还需要和局机关实际工作不断地接轨和磨合，因此今天这里所讲的办公自动化，重要是协助人们理解它在实际工作中的一点应用常识。一、办公自动化简介；二、办公自动化实现的功能及业务；三、办公自动化的安全及病毒防护四、局机关办公自动化系统设想一、办公自动化简介概念办公自动化就是把计算机技术、通信技术、管理学、系统科学和行为科学等结合在一起，让多种先进办公设备有机地组合起来，用以综合解决多种办公信息，提高办公效率和办公质量的一套

2、系统，英文叫做office automation(OA)。这个自动化办公的OA系统我们药监局其实早就接触过，仿佛是我们刚分到局的时候，省药监局就为我们安装过一次，但不懂得什么因素，几年来始终没有正式的运营，去年我记得伞洪波又去学了一次，仿佛是省局又新开发了一套，但到目前仿佛这个OA又没动静了，从这个现象观测，要想开发一套人们都能容易接受的成熟的OA系统是多么的不容易。一方面简朴的一条，电子办公中最难解决的就是如何保证公文的真实性和有效性，例如个人的电子签名问题到目前都没有较好的解决，举个例子：现实中我从王阳那借了500块钱，我给她打个欠条，签上我的名字，这基本上就赖不掉了吧，有签名。但如果我用

3、电子文档给王阳打个欠条给她发过去，王阳肯定不干，由于它不具有真实性和有效性，而将来电子签名技术将会解决这个问题。（前段时间跟洮北区公安局的一种战友闲聊，她说她们公安系统已经开始准备上电子签名技术了。）办公自动化的特点 办公自动化是信息化社会的重要标志之一，办公自动化具有如下特点：1办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科。办公自动化波及的学科广泛，有计算机技术、信电学、管理学、人文学等多门学科。其中，计算机技术是办公自动化的基本，信息的采集、输入、存储、解决和输出都离不开计算机。2办公自动化是人机会话的信息系统。办公自动化的主体是人，人要指挥计算机为人服务，要让计算机采集、加工、解决、传

4、送和存储大量的信息，并且还要把信息反馈给人。因此它必须是一种人机会话的信息系统。说到人机会话，这里想简朴的谈谈人机会话方式，即我们常常接触的人机界面，人机界面我们可以简朴把它理解为自动化办公的终端，它是一整套自动化办公系统最后要与人交流互动的一种界面。举个例子：目前的移动公司大厅越来越先进了，交话费时不仅有人工服务，近来还加了不少的自动交话费的机器，机器的样子有点类似于银行的ATM机，不同的是ATM机大部分只能往外取钱，而移动的这个机器呢它可以往里收钱，人机界面做的非常美观，简洁大方，输入手机号，输入交费额度，基本上看一眼人们都会操作，但那天我交费的时候确发生了一点问题，我准备存50块钱话费，

5、但我往机器里赛了一张一百的，成果操作完后来，我忽然发现这个机器没有往回找钱的意思，虽然最后跟大厅的工作人员商量半天，最后把我的问题解决了，但这个自动交费的机器也就是这个自动化办公系统终端的问题同步浮现了，为什么在整个的交费过程中没有浮现一次提示该机器不能倒零钱的信息，或者在整个人机界面操作过程中没有设计终结交费行为的控制按钮。另一件事：前段时间，新闻联播说北京火车站新增长了不少自动购票系统，但不少旅客上去后，不懂得如何操作，每例成功的购票最低都需要20分钟，我举的这二个例子都是人机界面做的不太完善或有部分缺陷的例子，但这是不是表达自动化办公系统就是不好呢，我说不是，这也从另一方面解释自动化办公

6、系统需要一种跟实际应用接轨并磨合的过程，我相信正是由于在使用中浮现了这样或那样的问题，才促使自动化办公系统的开发越来越人性化，越来越完善。（这二天在政务大厅就想着不久的将来我们局窗口前很有也许也会摆2台触摸屏的机器，公司相对人会用手点着触摸屏说我是申请变更，还是换领药物经营许可证呢）3办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化解决过程。由于办公室里的资料不仅涉及了文字，还涉及了大量的图片资料，要真正实现办公自动化，就应当能解决多种不同类型的信息 4办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。办公自动化加速了信息的流通，提高了决策质量。计算机网络技术的发展，打破了地区的约束，可以

7、进行远距离办公，甚至可以运用手提电脑在旅途中办公。即最早我们据说的soho一族，（我们更乐意把SOHO叫成Super Office (and) Human Office,即超级的办公室、人性化的办公室）例如：远程办公应当不是梦想了吧，人们也许据说过有一种公司老总叫王石（深圳万科），她有个爱好爱好是登山，一年中绝大多数时间都在什么喜马拉雅、阿尔卑斯上呆着，她的公司管理呢，绝大部分时间使用网上办公，当时媒体上一总就报道她站在山顶上跟家里的老总们开个视频会议，我还记得她为全球通做了个广告，有一句台词是她自己写的“每个人都是一座山。世上最难攀越的山，其实是自己。往上走，即便一小步，也有新高度。”此外，

8、运用计算机高速检索信息也可以大大提高管理效率。 二、办公自动化实现的功能及业务 1文字解决。文字解决是办公自动化中最重要的工作，文字解决的重要功能是编辑、排版、打印，运用计算机产生的电子文档可使文字重用、共享。办公自动化中的文字解决应涉及文稿的撰写、编辑、整顿、储存、打印及运用通信线路传送等。借这个机会，顺便讲一讲字解决软件的历史，一方面第一种必须要讲一下wps，由金山公司的创始人求伯君先生所写，WPS对于目前的民族软件来说在当时应当是一种神话，可以说在DOS时代，用微机的人没有不懂得这个软件的，它的操作方式最大限度地满足了当时中国人的使用习惯，例如：表格的斜线功能，而当时其他软件呢，例如wo

9、rd由于纯属西方的舶来品，跟我们的使用方式很不相似，可以说一根斜线就把这二个软件拉开了天壤之隔，说WPS是我们民族软件的骄傲一点都不唯过，由于它当时极有力的阻击了西方软件对中国软件市场的冲击。反过来我们说一下Word字解决软件，冷不丁的讲word人们也许没什么感觉，我们每天工作都要接触的一款办公软件，人们常说微软帝国的建立重点是倚仗了二个拳头产品，一种是微机操作系统，即人们熟知的win95、win98、winme、winnt、win、win、winxp、vista、win7（之前尚有什么1.0），另一种就是office办公软件，即我们始终使用的office 95，office 97，offic

10、e ，office XP，office ，office，而其中word就是这个强人们族中的重要一员，剩余的成员尚有excel、powerpoint、acess、outlook、publisher等等，我们一开始不是说wps软件非常成功的阻击了word软件进入大陆市场吗，那为什么目前word的使用率会这样高呢，并且还抢占了全球90%市场份额，核心是当时的微软在后期发展过程中引入了字解决软件的一种崭新理念，叫所见即所得，举个例子：我们目前编辑文档时，例如发个红头文献，什么位置在屏幕上什么样，用打印机打出来就是什么样，但是这在dos时代是很难办到的一项技术，那时候的打字员必须凭技术和经验慢慢的调试（

11、因此那时候机关的打字员也是一种荣誉很高的技术工种）。2数字、表格解决。数字解决是办公自动化的另一项重要内容。数字、表格解决工作量大，一般往往采用表格解决软件，以提高制表效率。常用的表格解决软件重要有Lotus1-2-3、Excel及CCED（朱崇君）简朴简介一下excel表格的用法（讲讲公式和日期的输入方式）文档的简朴提一下差不多跟wps同步代的产品，1988年,首创中文字表编辑之概念,已其以便的中文制表而著称.实际已将文字编辑,表格制作,数据运算,排版打印以及数据库报表输出等多项功能融为一体，也是dos时代的英雄，从这一种方面说，微软的霸道更多体目前它的技术垄断性上，它一看某些方面竞争但是你

12、，它会使用她最狠的一招，那就是换操作系统，你不是DOS利害吗，我换windows陪你玩，开发完了后来，我还不公开操作系统源代码，让你的程序在我的系统上不能安装，或者不能正常安装，并且所制成的文献格式我就故意不跟你兼容，另一招微软开始调节战略，你不是不喜欢我的使用方式嘛，我就聘任中国的工程师来为她们写程序，这样开发出来的产品就更加适合中国的市场，成立了微软研究院，花高薪垄断了一大批中国的高精尖人才。可以说Office系列是微软贯彻“先入为主、强者恒强”这种经济学原理销售成功的一种典范。3语音解决。语音解决用于办公自动化中的人机交互活动，可以提高办公效率。4图形图像解决。办公信息中往往涉及着多种图

13、像、照片、数据记录图、构造图等，办公自动化系统应当有专门软件解决多种图形、图像。常用的图形图像输入设备有键盘、鼠标、数字化仪、光笔、扫描仪、摄像机和数码相机等；常用的图形图像输出设备有图形显示屏、打印机和绘图仪等。 5电子邮件。电子邮件是计算机网络上的一种通信手段，得到了广泛的应用。它通过电子技术在网上传送声音、图像、数字、文字或其她混合信息，已经成为地区间、国际上不可缺少的通信工具。这里要提示人们的是，邮箱大多数都是有空间限制的，例如省局邮箱空间为50M，要注意常常清理，否则有时候会莫明其妙的收不到或发不出邮件。网易、搜狐等部分网站的电子信箱号称无限增容，但是它们上传附件的大小一般也有所控制

14、的，例如sohu的上传附件时最大不能超过10M，此外申请邮箱时一般有二种选择，一种是收费，一种是免费，具体的差别就是服务，据说收费的信箱反垃圾信件做的比较好。6电子会议。电子会议是指位于不同地区的人可以通过计算机网络举办会议，涉及行政会议、记者招待会、远程教学等。 7文档管理和资料检索。对多种文献、资料、档案进行分类、编排、存储和检索，也是办公自动化的重要内容。以高密度、大容量存储器为基本的数据库技术是信息检索系统中应用最广的技术，办公自动化软件中应涉及数据库管理功能。这里我想重点说一下，自动化办公系统能不能良好运营，完全取决于所有原始数据信息的对的与否，要想系统迅速检索出我们所需要的内容，前

15、提是取决于基本信息的录入一定要精确无误。三、办公自动化的安全及病毒防护近来有一部电视剧叫密战，剧情里有一段描述国际间谍组织如何运用黑客手段袭击我科研所网络窃取星讯六号卫星情报的内容，网络安全，也就是自动化办公的安全性不容置疑，也许有人理解，我们药监局也不是什么科研机构，也没有什么高度军事机密，有必要把网络的安全性提高到这样个限度吗，我觉得，很有必要，远的不说，单指药检所这一块，我们都懂得，药检所的实验数据流程是一种完整的数据链条，哪一种环节损坏，必将影响最后的实验进程，试想如果此时她们的服务器遭到持续不断的袭击，我想靠人力用原始的措施也许最后也能解决某些问题，但是她们工作量肯定要成倍的往上翻。

16、1、办公自动化存在的现状一是安全意识淡薄。诸多人觉得网络安全问题是公安部门的事，和自己没有关系；有的心存侥幸，觉得本单位上网已近年，从未遇到有人袭击，防不防备都无所谓。有的对安全保密尚有错误结识，觉得安全保密会防碍网络的发展，影响数据传送速度，影响带宽。这些都是网络建设初期的“幼稚病”。二是防备技术落后。这种状况是各个单位目前存在的一种普遍现象，我所懂得的诸多单位目前上网基本上就是不设防，涉及我们单位，其实也想过某些具体问题，你说我们局要是设防吧，单位的投入就不能少，一种硬件防火墙的建立估计不能是几百几千的肯定不行，几万的估计也就是买个心里安慰，其实像银行那种级别的硬件防火墙，应当都在百万以上

17、，尚有每年的技术服务费，都是不小的开支。对于我们单位，我的理解是不是我们不想设防，而是防不胜防。我记得有一次，市场科四楼服务器出了某些问题，长春的客服让我们协助一下，成果就发现，那些技术人员在长春操控我们局里的机器就跟在自己家玩似的，因此在这里，我也给人们提个醒，一方面，重要的数据一是要做好备份；另一方面，做好与外网的隔离。即，自觉得很重要例如什么银行帐号、密码，或者波及到具体的比较敏感的业务数据的机器可以选择不连网，如果你自己实在不懂得机器有无被别人控制，最简朴最直接有效的方式是把网线拔掉。再一种，目前各科室电脑也多了，可以合适考虑重点用哪台电脑存储资料，这一台尽量少上网。三是上网方式多种多

18、样，出口不统一。举个例子：药检所目前的内部网络做的非常好，她们把内网和外网严格的进行了分离，所有波及到业务数据的机器我所理解的都是严禁接入外网的，但在工作过程中我们会常常忽视了一种环节，就是药检所领导屋里的机器，例如李所长屋里，我懂得她的屋是能上外网的，但是李所用的电脑不懂得和内网有无连接，如果这台机器是内网跟外网同步上的话，那么这就是隐患。五是随意发布信息缺少保密意识。举个例子：1998年4月13日广东省某报披露国内研制某机密工程的状况，4月14日，香港报纸转载，4月16日台湾报纸转载，属于严重泄密事件。中央和省里都很注重，经查，材料是广州地区某大学一名学生从互联网上获取的。江总书记还对此专

19、门作了批示。 2、办公自动化的隐忧一是互联网合同是开放的、面向大众的，安全性能差这里就不细讲了，其网络合同（TCP/IP、HTTP等）由于便于连接、以便使用，已成为开放的、面向大众的网络合同，合同在安全面考虑得很少，并且创立的比较早，被“黑客”发现的漏洞愈来愈多，安全性能愈来愈差。二是操作系统、网络硬件、应用程序漏洞多目前看操作系统的漏洞已经无法避免，特别是微软开发的windows系列，早已被世界公觉得漏洞最多的操作系统，因此银行等某些特殊的部门，她们大多采用的据说是一种叫做UNIX的数据库系统，安全系数相对高诸多。三是网上鱼龙混杂，网络袭击者猖獗目前由于黑客工具的大量开发，使诸多稍懂点微机的

20、人均有也许成为黑客，有的是为了好玩，试试身手，烦人的是那些歹意破坏，盗取数据的。例如前段时间我们局诸多机器上不了网的问题，重要就是遭到arp木马病毒的袭击。3、办公自动化过程中的泄密渠道与防备措施一是设备电磁泄漏发射泄密及防护电磁泄漏的防护，估计人们都没遇着过，我记得左右，有一次我无意间到原单位的一种自动化站，里面就有一种类似于像收音机那样大小的设备，支了一根小天线，当时部队的黄参谋还跟我解释说这个是干扰器，说是我们显示屏在开着的时候，都会有辐射，如果有人这时候在马路对面用专用的接受器，就可以运用这些辐射源接受到你屏幕上显示的这些内容，并且可以录下来，干扰器功能就是同步也会发出一大堆的没有规律

21、的辐射源，目的是让接受设备失效。二是媒体介质失控泄密及保密措施这个较好理解，目前的U盘，小巧以便，往机箱上一插，不注意的都不一定看见，记得夏天的时候我参与了一种HP办公设备的推介会，工作人员就现场演示了一款U盘复制技术，只要把U盘乘你不注意时往机箱后U口一插都不用人操作，机器上的信息文本就会自动的所有复制到U盘里，然后取走。固然解决的措施也很简朴，就是在机器上把所有的U盘口都设为禁用就行。尚有一种问题就是在实际工作中，我们常常会选择把某些敏感文献删除，或者更彻底的把硬盘格式化一下，觉得这样就很安全，其实不是，目前有诸多软件是可以把删除掉的文献再找回来的，因此人们在把机器往电脑公司里维修的时候，

22、尽量选择让那些服务人员上门服务，要否则你都不懂得这些技术人员会不会做些你想像不到的事。三是非法访问泄密（网络受袭击泄密）说白了非法访问就是人们常常说的黑客袭击，避免手段要我说避免危险的最佳措施，就是远离危险，最佳核心数据的机器干脆就不用来上外网，例如人事的管理档案的机器、财务的工资库机器等等，实在由于工作需要上外网，也一定安装好必要的防病毒、木马程序，此外教人们一种辨认的袭击的措施，就是机器平时运营的都较好，忽然一下就变慢了，先自已排查一下，如果还没解决好，试着把网线拔一下，歇个十几分钟再上网试试，如果这招管用，那你就一定要更加小心，很也许你的机器已经中招。四是网上发布信息缺少保密意识导致泄密

23、这个问题，对于像我们局这样的政府部门一定要注意，我觉得发布信息由于缺少保密意识而导致泄密，这应当属于低档失误，由于这完全可以有效避免，解决的措施说究竟就是要严格执行信息的核稿、发布制度，对于拿不准的信息新闻，一定要多请示领导，或另愿不发。4、计算机病毒平常防护病毒的平常防护，这个题目不太好讲，由于什么呢，一方面我觉得我自己就是一种有着良好使用习惯的人，基本上不上什么乱糟网站，下载软件时也会重点选择正规的网站下载，但诸多时候自己的电脑还是会中病毒。我们这里就不说如何防护了，说说中完病毒后，我们该怎么解决。有人肯定想说了用杀毒软件杀呗，（简介一下杀毒软件的种类），其实细想想，平时机器的杀毒软件都是

24、开着的，如果连开着都能中毒的话，基本上就表达这款杀毒软件对这款病毒无效，并且基本上都是先浮现一种新病毒，杀毒软件再更新病毒库跟进，这样想所有的杀毒软件其实都是被动的。接着讲一下对的杀毒的方式，其实如何运用杀毒软件也是有一定技巧的，老措施是，把机器关机，断电源，再开机进入系统什么软件都不要运营，直接点杀毒软件全盘杀毒，杀完后，再关机，关电源。乐意的话再反复一下。如果这时候杀毒软件显示没有病毒的话，估计就是差不多解决问题了。另一种措施，使用一健恢复软件（ghost）重新恢复系统，简捷明了。四、局机关办公自动化系统设想有关局机关办公自动化的设想不是今天才有，办公自动化的主线目的是提高办公效率和办公质量，但归根结底是提高服务的效率和质量，一种是对机关内部的服务，另一种是对公司相对人的服务。一、人机界面。我们将来的这套OA系统可以考虑使用局机关网站作为系统终端.