办公软件讲义

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1、教学大纲第一部分WORD6节第二部分EXCEL4节第三部分PowerPoint2节第四部分WPS1节第五部分Internet1节第六部分办公综合课1节第一部分 Microsoft Word第一节基本操作简介：WORD2000是办公套装软件OFFICE2000组件，专门用于文字编辑、排版的软件，是目前 WINDOWS环境下最受欢迎的文字处理软件之一，功能强大，操作简单。生成的文件扩展名为*.doc一、1.1)2)3)2.基本操作启动Word程序（3种方法）：双击桌面的快捷图标用鼠标点击“开始”图标，弹出菜单；将鼠标指向菜单项中的“程序”菜单项，弹出下一级菜单；用鼠 标点击菜单中的“Microso

2、ft Word”图标，启动Word操作窗口。如果桌面上及开始菜单中找不到一“开始|查找|文件或文件夹”，在“名称”下拉文本框中输入“word”，单击“查找”，双击找到的“word快捷方式”。关闭Word程序（3种方法）1)用鼠标点击窗口右上角的“”图标2）用鼠标点击菜单栏中的“文件”图标，弹出下拉菜单；在下拉菜单中，用鼠标点击“退出”。3. ALT+F44. 界面介绍1）标题栏、最大（最小）化按钮、关闭按钮、关闭窗口按钮、滚动条（如果没有显示，可以从菜 单“工具|选项|视图”中调出来）、浏览按钮（用来浏览整篇文档）、拆分条（可以将窗口分为 两个窗格，这样就可以在两个窗格中察看同一文档中的不同部

3、分了）2）菜单栏、常用工具栏、格式工具栏一一用来修改字符和段落的“格式”（即外观）（讲解工具栏 的调用一一 “菜单” |视图|工具栏）注意：若要了解每一按钮的用途只需将鼠标指针；移动到该按钮上，不要单击鼠标，在按钮旁边显示对 这个按钮动作的简短说明，叫“屏幕显示”（若没有，可在菜单“工具|自定义|选项”中启用，若想显示每 个命令的快捷健，还要选中“在屏幕提示中显示快捷键”）3）工作区A:插入符一一闪烁的竖线，用户键入的字符将加入在文档中插入符出现的位置B:文档结束标记可以从菜单“视图|显示段落标记”中调出来C:文档区4）标尺:可以从菜单“视图|标尺”中调出来一一用来使用标尺改变文档的页边距，并

4、设置单个段 落的缩进和制表位5）状态栏提供了有关程序运行情况的信息，前6个指明了 “插入符”在文档中的当前位置后4个指明了不同的程序模式（黑色，表明该项被激活），最右边区域将以适当的图标显示程序正 在进行的某种操作，如拼写和语法检查、保存或打印）6）视图选择按钮一一视图是显示文档和对文档进行操作的方式。5. 新建文档（3种方法）1）单击“文件|新建”选择“空白文档”（基于normal模板），单击“确定”（也可以选择由专业人员设计 的“模板”和“向导”，每一个模板都是为某一类文档度身订做的，举例“传真”）向导：当基于向导创建新文档时，WORD会指导用户完成一系列的步骤，其图标中有魔术棒的图形。2

5、）单击工具栏上的“新建”按钮（基于normal模板）3）Ctrl+N （基于 normal 模板）注意：建文档前，首先想一下要建哪一种类型的文档，是否有专业的模板可以用，如果没有，再选择空板文 档。6. 保存文档（4种方法）1）单击“文件|保存”，在“保存位置”下拉文本框中选择文件的位置（目标文件夹），在“文件名”编辑 框中输入文件的名称（也可以使用系统默认的文件名），单击“保存”按钮2）单击“文件|另存为”，在“保存位置”下拉文本框中选择文件的位置（目标文件夹），在“文件名”编 辑框中输入文件的名称（也可以使用系统默认的文件名），单击“保存”按钮3）在工具栏中点击“保存”按钮4）Ctrl+S

6、5）保存带有密码的文件（取消密码删除密码即可）一一两种方法A:另存为一一工具|常规选项B:菜单“工具|选项|保存”注意：如果是未命名的新文档，在使用方法1）、3）、4）时会弹出“另存为”对话框。如果是已经存过的文 档，则不弹出对话框。7. 打开已保存的文档（4种方法）1）单击“文件|打开”，在“查找范围”栏中选择目标文件夹；双击该文件或单击后再按“打开”按钮2）在工具栏中点击“打开”按钮3）Ctrl+o4）在资源管理器或我的电脑中直接双击该Word文档8. 打开最近打开过的文档单“文件”（默认会列出最近打开过的4个文档，修改个数，可以打开菜 单“工具|选项|常规”）9. 打开多个文档时的窗口显

7、示1）任务栏切换2）CTRL+F63）菜单“窗口”10. 从头开始创建并打印一片文档1）输入文本实例：输入一篇简单文档（由一个标题和两段正文组成）步骤：1）选择输入法：用鼠标点击任务栏右端的输入法状态图标，在弹出菜单中用鼠标点击“智能ABC”或其它 中文输入法或英文输入（孑*输入法状态图标）2）用鼠标在白色输入区内任意地方点击一下，出现闪动的黑色竖杠光标“|”；3）开始输入文本；首先在文档窗口的顶部键入标题：“Micorosoft Word实例文档标题”，在键盘上敲击一 下“Enter”键，WORD将插入“段落标记”来标志每段的结束并开始下一段（word文档由段落组成，在 键入属于同一段落的文

8、字时，不需要按回车键）注意：标题不应加句号4）输入正文，当本行打满后，光标将自动转到下一行的开头位置，可继续输入；（自动换行）5）本段输入完毕后，在键盘上敲击一下“Enter”键，即可开始新的段落的输入，直至输入全部文本内容。6）移动插入符2）设置自动的文档格式上一篇简单的文档输好后，并不好阅读，标题与段落、段落与段落之间的区别并不明显，要改变这种情况， 就要设置文档的格式一一菜单“格式|自动套用格式”注意：WORD在自动格式中，如果探测到文档首段是以大写字母开头但结尾没有句号的单行文本，就将其指 定为“标题1”样式，设置成相对较大的字体、加粗的字符字形并在该段前后留更大的间距（不适合汉字，

9、如果是汉字，需要将首段单行文本单独指定为“标题1”）。如果一个段落是包括数行文本的简单文字快， 则会为其指定“正文”样式。3）校对文档a:拼写错误一一红色的波浪线语法错误一一绿色的波浪线b:首先保证“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”没有打开，选中“键入时检查拼写”和 “键入时检查语法”（菜单“工具|选项|拼写和语法），c:右键带有波浪线的文本，将显示弹出菜单，列出替换单词，此时可以选择替换。4）打印预览在打印文档之前，应检查一下整个打印页的外观，菜单“文件|打印预览”*引导同学作练习11. 输入文本的详细介绍1 “shift+enter ”组合键在段落中创建“新行”2）非打印字

10、符一一tab和空格（控制线使用工具按钮“显示/隐藏编辑标记，段落标记（由“视图|显示 段落标记”控制其显示）3）插入特殊字符一一菜单“插入|符号”，并为常用符号设置块捷键4）插入日期和时间菜单“插入|日期和时间”5）即点即输一一双即空白出后随即输入（保证菜单“工具|选项|编辑”中的“启用即点即输”项打开）6）自动输入A:使用“重复”命令 “F4”或“CTRL+Y”将自动插入最初输入的文本，可以使用该方法插入该文本的多 个副本。B:使用“自动图文集” 一一该功能允许将常用的文本块（或图形）保存为“自动图文集”词条，并可以在所 需的位置迅速地插入这些文本块（或图形）步骤：a一一在文档中输入需要保存

11、的文本块b选定文本块c一一菜单“插入|自动图文集|新建”，输入词条名称，注意名称尽量简化，因为以后用时每一次都要 输入名称。d一一在要插入自动图文集的位置输入词条名称，按下“F3 ”键。*再讲一下自动图文集对话框C:使用“自动更正”功能一一和自动图文集有些相似，他会将自动使用词条文本替换词条名称，但不需要按 下特定的键或执行命令。所以，对于经常插入的文字，可能使用“自动更正”要好于“自动图文集”功能。 利用“自动更正”，也可以执行某些普通文本的替换，例如，可以自动大写句首字母。注意：必须将词条名作为单独的单词输入，即词条名必须紧跟空格、制表符、或标点符号或在行的开始输入。二、文档的编辑1. 选

12、择文本一一组成文档的单位：字符、单词、句子和段落1）选择任意文本将鼠标移动到要选择的文本的第一个字符的前面，按下左键不放，拖拽鼠标至要选择 的文本的最后一个字符的后面，松开鼠标左键，鼠标拖拽经过的字符全部以黑底白字显示，与正常的文 本显示（白底黑字）相反，表示这部分文本已经被选中。或：在希望开始“选定内容”的位置单击鼠标，在希望结束“选定内容”的位置单击，同时按住shift键。2）选择一个词一一在要选择词的任意一个字上双击3）选择一个句子trl+鼠标单击4）选择一段文本一一 （2种方法）A：将鼠标移动到选择区，对齐本段，双击即可选择整个段落。B：鼠标在段中的任意位置连击左键3下5）选择一行文本

13、将鼠标移动到文本边界与左页边距之间的白色区域（称为选择区）使鼠标对齐本行， 当光标由竖杠变成倾斜的白色箭头时，单击即可选中本行。6）选择多行文本选定一行后，继续按住鼠标左键不放，往下移动，即可选中多行7）选中一块规则的矩形区域一ALT+鼠标拖动8）选中全部文本一一 （2种方法）A： Ctrl+AB：将鼠标移动到选择区，连续三击，即可选中全部文本2. 光标的操作（使用键盘上的光标控制键）1）左（右）箭头左（右）移一个字符2）上（下）箭头一一上（下）移一行3） Home 光标移动到行首4） End光标移动到行尾5） Delete删除当前光标以后的字符6）Insert打开/关闭“改写”状态7） Ct

14、rl+Page Up向前翻页8）Ctrl+Page Down向后翻页9） Ctrl+Home移至首页10） Ctrl+End移至尾页11）箭头方向键向上、向下、向左、向右3. 插入文本步骤：1）将鼠标移动到需要插入文本的地方，单击一下，使闪动的黑色光标移动到此位置；2）确认目前编辑状态在“插入”状态，即信息栏中“改写”字符以浅灰色显示，表示当前状态为“插入”如图：。如果是“插入”状态即信息栏中的“改写”字符以黑色显示，如图改写，可以敲击键盘上的“ Insert ”键，使之切换成“插入”状态；3）用鼠标点击输入状态图标，选择一种输入法，中文或英文；4）进行文本输入。4. 删除文本步骤：1）用鼠标

15、选中要删除的文本；2）在工具栏中，用鼠标点击“剪切”工具图标“ S ”或按键盘上的“Delete”键5. 修改文本1）用鼠标选中需要修改的文本2）重新输入文本，原来的文本即可被新输入的文本代替6. 移动文本1）用鼠标选中要删除的文本2）在工具栏中，用鼠标点击“剪切”工具图标“君”或按键盘上的“Delete”键3）将光标移动到目标位置，点击工具栏中的“粘贴”图标“四”或：1）用鼠标选中要删除的文本2）将鼠标指针放置在选定内容上，按住鼠标左键3）将文本拖动到新的目标位置。或：快捷键7. 将文本移动到其他的文档中（应用于剪切若干选区文档到新文档中）1）同上2）使用图文场ctrl+F33）粘贴ctrl

16、+shift+F38. 复制文本1）用鼠标选中要复制的文本2）在工具栏中点击“复制”图标“电”3）将光标移动到目标位置，点击工具栏中的“粘贴”图标“四”*在“剪贴板”中存储多个文本块（最到12个9. 查找和替换文本三、使用其它方法在word文档中浏览一一应用于长文档时比较有用1. 使用书签标记和检索文本一一可用来指定超级链接的目标位置等1）菜单“工具|选项|视图”，将书签显示打开。2）菜单“插入|书签”3）将“插入符”移动到书签标志的位置一一菜单“插入|书签”，选择名称，在单击“定位”。2. 使用“定位”命令一一菜单“编辑|定位”3. 使用“浏览”按钮4. 插入和使用“超级链接”浏览一一菜单“

17、插入|超级链接”四、文档的显示1. 普通视图一一以通用格式显示文档，不显示页边距、页眉、页脚，可以方便编辑文档。2. Web版式一一显示文本，不显示分页符，只显示最小的边距，文本扩展到整个窗口，可显示指定的背景 颜色和图片，适用于阅读文档。3. 页面视图一一完全按照文档打印出来时的外观显示文本和图形，包括所有的页边距、页眉、页脚，但在 该视图下，WORD可能比普通视图下运行稍慢，滚动也不很平滑。4. 大纲视图一一显示文档的组织结构，可以看到不同级别的详细内容。5. 打印预览一一显示一张（多张）打印页面的图像，并允许调整页面设置。6. 显示比例一一不会影响文本存储或打印时的实际大小，只影响在窗口

18、中查看文档时的显示比例1）菜单“视图|显示比例”2）工具栏7. 全屏显示一一菜单“视图|全屏显示”（退出：ESC或按钮）8. 使用蓝底白字一一菜单“选项|常规”（有助于防止眼睛疲劳）第二节文档的格式化设置（一）一、设置文字格式1. 使用“字体”对话框（菜单“格式I字体”或右键选择“字体”）注：阳文文字上凸阴文文字下凹2. 使用“格式”工具栏样式、字体、字号、加粗（CTRL+B）、倾斜（CTRL+I）、下划线（CTRL+U）、字符边框、字符底纹、字符缩放、 字体颜色（再讲一下“添加和删除按钮”）3. 文字的边框和底纹一一用来强调、组织或分离文档，菜单“格式|边框和底纹”（应用范围保证是“文字”，

19、 并且选择的文本不能包括段落标记）4. 对文字的其他设置首字下沉、文字方向、更改大小写、中文版式二、设置段落格式1. 使用“段落”对话框（菜单“格式|段落”或选中文本右键选择“段落” 一一若要设置单个段 落的格式，可以将插入符置于该段落中的任意位置，或选定该段落，若要设置相互靠在一起的 几个段落的格式，则选定所有段落）熟悉几个概念：1）对齐方式2）缩进：段落文字相对于文档页边距的水平位置3）左缩进：指段落文字的左端从左侧页边距区域向页面内移动的距离（正缩进）或从页面内向左侧页 边距区域移动的距离（负缩进）4）段前距：插入在段落上方的额外行距5）段后距：插入在段落下方的额外行距6）首行缩进：段落

20、的首行将相对其他行右移7）悬挂缩进：段落中除首行之外的所有行都将右移8）行距最小值：设置一行的最小高度，如果该行中有一个字符高于这个值，该行的高度将会增加。9）行距固定值：设置每行的精确高度，这个选项使所有行具有相同的高度，如果某行中有一个字符高 于行高，这个字符将被去顶。10）孤行控制：避免另起一页显示某段落的最后一行，或在页面最底端显示某段落的第一行11）段中不分页：段落中的每一行都显示在同一页中，即在该段落中，word不插入分页符12）与下段同页：避免在某段落及紧接其后的一个段落之间插入分页符13）段前分页：另起一页显示完整的段落2. 使用“格式”工具栏两端对齐（CTRL+J）、居中对齐

21、（ctrl+E）、右对齐（CTRL+R）、分散对齐、减少缩进量、增加缩进量、添加删除 按钮3. 使用“标尺”应用段落格式拖动标尺可设置首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进4. 段落边框和段落底纹5. 快捷键应用段落格式1） 首先确定菜单“工具选项I编辑”下“用空格、Tab丁开2）使用TAB和回车调整段落左缩进三、复制字符和段落格式1. 常用工具栏中的“格式刷”按钮（单击和双击）2. CTRL+SHIFT+CCTRL+SHIFT+V3. 复制无格式文本四、设置背景一一只能在web版式中显示出来，无法打印第三节文档的格式化设置（二）一一在分栏和列表中排列文本一、使用制表符1. 制表符：按下Tab键将

22、在文档中插入空白空间，并会移动插入符，使得输入的下一个字符与下一个 制表位对齐。制表符为非打印字符（讲一下制表符的显示）。2. 制表位：插入一次制表符插入符移动的距离1）默认：2个正文字符，应用于整篇文档一一菜单“格式|制表位”里可以修改默认制表位的数值。2）自定义：应用于选定段落A:使用标尺定义“自定义制表位”B:使用“制表位对话框”定义“自定义制表位”一一菜单“格式I制表位”举例：目录的制作二、分栏1. 分栏特点：文字由一栏的底部流向另一栏的顶部（报纸或杂志）。在WEB版式中无法显示2. 应用范围：所选文字或整篇文档3. 设置分栏：菜单“格式|分栏”4. 调整栏1）调整栏宽：在页面视图中拖

23、动标尺调整（左、右、左右同时），注意：选择和不选择“栏宽相等” 时调整栏宽的区别。2）插入“分栏符”：可以在任意位置插入“分栏符”来强制将文字移动到下一个分栏中。一一菜单“插 入|分隔符|分栏符”。三、在文档中插入水平分隔线1. 特点：用水平分隔线将文档分隔成不同的部分2. 与边框区别：为单独的文档元素，可单独选择、移动或删除分隔线可以使用图片，具有装饰性3. 使用方法：菜单“格式|边框和底纹|横线”迅速复制：可调出“表格和边框”工具条一一 “外部边框”旁下箭头选择“横线”按钮四、创建带项目符号和编号的列表（是段落格式的一部分）一一可以在每段的开始插入项目符号或编号1. 特点：1）在插入了项目

24、符号或编号的段尾处回车，则新一段将会自动添加项目符号或编号2）两次回车后，则新段中不带项目符号或编号，这样就可以停止列表了。3）项目符号或编号不能选择或编辑。2. 创建方法：1）“格式”工具栏：二和匚按钮2）菜单“格式|项目符号和编号”（可以选择任意符号、图形，可以修改）3）多级符号的设定一一降级段落（“格式”工具栏一一增加缩进量）升级段落（“格式”工具栏一一减少缩进量）3. 排序列表选定段落，菜单“表格|排序”。第四节表格制作和页面设计4.1表格制作一. 表格的创建1. 菜单表格I绘制表格”2. 使用“插入表格”按钮自动制表，出现一个如图所示的选择框，在选择框中选择满将光标移到要制表的位置，

25、用鼠标单击常工具栏上的按钮旦意的表格行和列即可。3, 使用“插入表格”菜单自动制表单击“表格”菜单，弹出下拉菜单，在菜单中指向“插入”命令，弹出下一级子菜单，选择其中的“表格”命令，屏幕将 出现如图所示的对话框，输入行和列值，点确定即可。二、在表格中输入文本1 .直接输入，如果到达了该单元格的右边框，WORD会将文本换行并增加整行的高度，在输入时如果按下回车 键，将在单元格中插入新的段落。2. 移动插入符：A :下一个单元格并选择包含的文本（按行顺序）一 AB键B :前一个单元格并选择包含的文本（按行顺序）SHIFT+ TAB键三. 表格的编辑排版1 .表格的选定1 ）把光标置于表格中，然后单

26、击表格左主方的十字箭头，可选中整个表格2）将光标移到选择区，呈向右的白色空心箭头时，单击鼠标可选中整行3）将光标移到某列的上方，呈向下的黑色实心箭头时，单击鼠标可选中整列2. 插入和删除行、列和单元格3. 移动和复制行、列和单元格4. 调整行宽和列宽（手动）5. 单元格的合并和拆分四. 表格的排版1 .使用“表格属性”对话框选中表格后，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择其中的“表格属性;可对行、列、对齐方式等内容进行修改2. 选中文字后，可在工具栏中的字体和字号选择框中改变文字的设置3. 表格的删除选中表格，单击“表格，菜单，在下拉菜单中指向“删除，命令，弹出下一级子菜单，在菜单中选择“表格，命

27、令。或把光标置于表格中，然后单击表格左主方的十字箭头，选中整个表格后右键鼠标，选择“剪切。五. 表格菜单的其他命令4.2页面设计前面主要介绍了如何在文档里控制单独字符和文本段落的外观，这节课主要介绍如何设计整幅页面。我们将 学会如何添加页码、页眉或页脚，或者通过调整页边距和其他页面设置特性来修改全部文档或文档的某一节中所 有页面的总体外观。一、分页和分节1. 通常情况下，当文字或图形充满一页时，Word会自动分页。但有时因为需要，也可进行手工强制分页。方法如下：将插入点移动到要分页的位置，单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，出现如图所示的对话框，选择“分隔符 类型，中的“分页符，单选框，单击“

28、确定，按钮，在当前插入点处强制分页，并将插入点移动到新的一页上。2. 利用分节符可以把文档划分为若干个“节”，每两个分节符之间都是一个独立的“节”，在不同的“节” 中可以任意设置不同的页面格式，这样就可以编排出复杂的版面格式。方法与分页的设置方法相同。下一页：该类分节符既能产生一个新页，又可以维护每页的独立性，以便使它们保持自己独特的页面格式。连续：插入的新节紧接着上一节，不重新开始一个新页。二、添加页码菜单插入|页码”1. 对齐方式：内侧一一页码置于偶数页的右边，奇数页的左边外侧一一页码置于偶数页的左边，奇数页的右边位置：纵向内侧一一页码置于奇数页的顶端（页眉）纵向外侧一一页码置于偶数页的底

29、端（页脚）包含章节号（格式中）向页码中添加由菜单“格式|项目符号和编号”创建的章节号（注意：该章节号应是链接到标题样式的多级列表），如：“一-1，三-4”（表示第一页在第一章中，第四页在第三章中）。页码编排：续前节选择此项使文档从1开始编号。2. 用鼠标双击页码，可以打开“页眉/页脚”设置画面，在这里可以对页码进行进一步的修改。方法是，在“页眉/页脚”画面中，将鼠标指到要修改的页码，单击它，在页码的周围出现一个边框，边框上有八个小黑点，称为“控制点。将鼠标指到页码的边框，可以改变页码边框的大小。在边框内可以输入任何形式的页码格式。三、眉和页脚页眉是印在每一页上方的内容，页脚是印在每一页下方的内

30、容。当文档超过两页时，最好能有一些资料用来指明页和页之间的关系。页眉通常存放文件的名称、页数、章节等，页脚通常存放页数或其它的资料。1. 页眉和页脚的制作单击“视图”菜单，选择“页眉和页脚”命令，在出现页眉页脚工具栏的同时，文档原内容将以灰暗字体显示。在文档的顶部出现“页眉”输入框，可在其中输入想要的内容，tab键光标可以在页眉区的左端、中间、右端位置 移动变化。项真IIW中文Tfw世盅姬理讲兵 C 11览，由甘”*褊M3?件口 碰视闰陌J4A（L）格式赠工国心否格站的单击页眉页脚工具栏中的“页眉页脚切换”按钮，将切换到文档底部的“页脚”输入框，可在其中输入想要的内 容。M3x4表格32. 页

31、眉页脚的工具按钮和功能页眉和页解插入“自动图文集”.阙（3函亶。皂 E 关闭将鼠标移动到各工具按钮上，系统自动给出中文提示信息，标表此按钮的作用。3. 修改页眉和页脚一一双击，可以修改格式，比如，在文档如果要突出页眉和页脚，并使他们有别于正文，可 以在设置样式时使用边框或底纹、醒目的字符格式。4. 设置页眉或页脚的尺寸拖动显示在页面视图中垂直标尺上的页边距边界，来移动页眉或页脚区域的顶端或底端边界5. 同一文档中使用不同的页眉或页脚1）首页不出现页码菜单“文件I页面设置I版式I首页不同”2）奇偶页不同3）不同节中不同的页眉和页脚四、设置页面边框菜单“格式I边框和底纹I页面边框”五、调整页面设置

32、“页面设置”对话框中，可以调整诸多的选项，他们影响着整篇文档或一节或多节之中页面的整体外观，包 括文档页边距、纸张大小、页面中的文本垂直对齐方式、行号、文档网格和文字排列方向等。其具体方法为：单击“文件”菜单，选择“页面设置”命令，弹出“页面设置”对话框。该对话框由“页边距”、“纸型”、 “纸张来源”、“版式”和“文档风格”五张选项卡组成。1）“页边距”（文本与纸张边缘之间的距离）设置A:在“页边距”选项卡中，可以设置正文的上、下、左、右四边与纸张边界之间的距离，还可以设置页面/ 页脚与页边界的距离以及装订线的位置和距离等。*可以使用“对称页边距”设置双面打印文档（书籍或杂志）中的对开页。（打

33、印到纸张的前后两面上）*“书籍折页就是两面打印，可以装订成册，和我们的书刊杂志一样。比如：在A3纸张上每一面打印 两版（两页），两面就是四版（四页）封面和封底页在一版面，封二和封三页在另一版面，其它以此类推，4页、 8页、12页等等，其对折后就成为A4的书籍了对于不支持双面打印的打印机，Word会在打印好前面“一半”文档时给出提示信息。把纸张翻面，重新放进 打印机的进纸盒。B:标尺调整2）纸型设置A:在“页面设置”对话框中选“纸型”选项卡，可设置打印纸的大小。单击“纸型”旁的下拉箭头，从中选择一种标准纸型，如A4、A5、B5等。也可在“宽度（W，和“高度（E，组合框中输入具体的数值。所选的纸张

34、，必须和真正使用纸张的大小一致，不然打印时就可能出错。在“应用于（Y，框中，可以根据需要选择“本节”或“插入点之后”或“整篇文档”,使设置应用于全篇或者其中的某部分。在“方向”单选框中，可选择“纵向”或“横向”，使纸张横向打印或纵向打印。设置完毕，点“确定”即可生效。B:打印的方向：纸张的方向（注意区别文本的显示方向一一设置在菜单“格式I文字方向）3）纸张来源举例：打印信件（首页有抬头，其余页是空白文档）4）版式设置在“页面设置”对话框中选“版式”选项卡，如图所示，在“垂直对齐方式”框中可以选择文本在垂直方向上的对齐方式。一般情况下要使用顶端对齐方式。顶端：开始输入的第一行文字出现在版心的上边

35、，以后各行逐渐下移居中：开始输入的第一行文字出现在版心的中部，以后各行向上、下展开两端对齐：第一段在版心的下边，回车后，第二段出现在版心的下边，以后输入的各行逐渐向中间逼近，随着行 数的增加，行间距越来越小。六、打印预览打印预览就是在打印之前对文稿的打印结果事先察看。方法一：单击“文件”菜单，从中选择“打印预览”命令，出现如图所示“预览效果”页。退出“打印预览”时，单击“关闭”按钮即可。，ord础教程讲义2 （预览）- Mi crosoft Word_文件更）编辑d）视图 插入!）格式（）工具（I）表格Q）窗口也）ffftbQi）ZTx咛51 9:3。击 |曰c： |为c.颈|世未顾中.4 8

36、 12162024283231昌禽Ei |g|僦 阿|喑关闭 W .方法二：单击“常用工具栏”上的“打印预览”按钮2。七、文档的打印方法一：单击“文件”菜单，选择其中的“打印”命令，系统将弹出对话框，对话框设置完毕后，按“确定” 即可开始打印。打印打印机名称：|HF LaserJet 6L FCL屈性 E） |空闲HP LaserJet 6L PCL厂打印到交件以厂人工双面打印Q0找美位备态型置注页面范围由全部厂当前页如L页码范围回：r选定的内容但）沽键入页码和/或用逗号分隔的页码范围（例如：1,3,5- 12）.打印内容：度酒三打印：|所选页面三选项（jo）. I缩放每页的版数QD：按纸型缩

37、放也：勰 n职消|1版1无缩放确定方法二：单击“常用工具栏”上的“打印”按桓，将按系统的默认设置直接打印。第五节图文混排首先，先将“绘图”工具栏显示出来。步骤如下：单击“常用工具栏”上的“绘图”按钮喧。在窗口的下端将出现“绘图”工具栏:绘图 fe & 自选图形 o H H 4111小兰，金，=w二 ,注：只有在页面视图方式下，才能进行绘图操作，点击“绘图”按钮时，系统会自动切换到页面视图方式。一、添加图形1. 菜单“插入1图片1插入剪贴画”或按钮以；2. 菜单“插入1图片1来自文件”二、创建图形1. 绘图功能对于一些比较简单的图形，可以用“绘图”工具来绘制。绘图，自选圈形皿 O注意重点讲一下简

38、单图形中添加文字的方法2. 插入文本框对于框图的绘制，需要用到插入文本框。方法是单击绘图栏中的“文本框”按钮。 n o h峋4囹注：文本框分两种，即横排和竖排。三、插入艺术字1. 在绘图工具栏上，单击“插入艺术字”按|在弹出的“艺术字库”对话框中选择一种艺术字 形式，按下确定，弹出“编辑艺术字文字”对话框，在对话框中输入文字内容，并选择字体和字号， 按确定按钮。2. 菜单“插入1图片I艺术字”举例：“福”字的制作五、插入图表 六、图文混排 选定对象，使之出现边框，在图形上单击鼠标右键，从出现的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令或“设置对 象格式”命令，此时将弹出对话框，单击“版式”选项卡，

39、在环绕方式中选定一种格式，单击“确定”即可。七、截屏举例：“凉州词”第六节长文档的编写、邮件合并和文档修订一、长文档在日常使用Word办公的过程中，长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手 册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方 法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不能让人满意的。*编写顺序：1. 纲目结构2. 内容3. 目录二、使用大纲视图建立纲目结构1）大纲视图的特点：A:文档中的大纲标题及其文本可以以不同的量缩进，从而使我们可以方便的察看文档结构。B:控制显示在大纲中的细节。如：隐藏正文文字

40、，只显示标题。C:可以迅速移动某个段落或者整个标题及该标题下的文本和子标题。D:在大纲视图中将显示更多的文本，因为文本均以单倍行距显示，而不考虑段落格式。2）切换到大纲视图一一菜单“视图I大纲”或“大纲视图”按钮3）标题：标题指已经分配了一个内部标题样式的段落，在大纲视图里，标题1位最高层，显示时没有缩进。 标题2为较低层，显示时缩进较小。标题3位更低层，显示时缩进较多，以此类推。4）正文文字：是指显示在大纲视图中的所有未分配标题样式的段落5）符号：“空心+”：带有子文本的标题“空心-”不带子文本的标题“口:正文文字注意：如果已经为文档标题分配了标题样式，则会在大纲视图中缩进标题，否则，文档会

41、是包括正文文字段 落的简单列表。可以通过大纲工具栏的按钮来将文档转换成大纲形式。6）改变标题级别A:使用工具栏：提升、降低、降为正文文字注意：使用提升和降低按钮，无论是标题还是正文，最后得到的都是不同级别的标题样式。如果升级一个正文文字段落，则该段落会转换成和前一个标题同级别的标题，如果降级一个正文文字段落，则该段落会转换成比前一个标题低一级的标题。B:通过拖动标题符号来更改标题及子标题的级别，将标题符号拖到左边是升级，拖到右边是降级。7）移动文本块A:工具栏：上移（移动一段），下移（移动一段）B:在文档中向上或向下拖动其符号来移动段落。8）折叠和展开文本首次单击“折”按钮，将隐藏正文文字（正

42、文文字为最底层）；再次单击“折”按钮，将隐藏最低级标题，以此类推。9）其它工具A:只显示首行：只显示所有正文文字段落的第一行以及标题。WORD会在每个正文文字段落首行的末尾显 示省略号，表明隐藏了正文文字。B:取消/显示格式：控制是否显示所有字符的格式（字体、字符大小、字体样式等）C:主控文档视图：控制是否激活主控文档视图，该视图是“大纲视图”的一个特殊模式，允许将长的文档分 成属于同一个主控文档的多个子文档。*主控文档：主控文档是包含一系列相关文档的文档。可以使用主控文档将长文档分成较小的、更易于管理 的子文档，从而便于组织和维护，例如使用主控文档组织一本书中的各个章节。在主控文档中，可以通

43、过添 加、删除、组合、拆分、重命名和重新排列子文档，快速更改文档的顶层结构。*处理子文档的方式与处理其他Word文档没有什么区别：可以添加、删除和编辑文字和图形；检查拼写； 打印文档的一部分等等。如果要处理子文档的内容，请将其从主控文档中打开。如果子文档已在主控文档中 进行了折叠，则每一子文档都作为超级链接出现。单击超级链接后，Word将在单独的文档窗口中显示子文 档。10）通过大纲标题进行浏览A:可以拖动滚动条B:显示文档结构图菜单“视图I文档结构图”二、添加题注1. 什么是题注针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”，通俗的 说法就是插图的编号。2.

44、添加题注3. 交叉引用为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如本文中用括号括起来的“（图1）、（图2）”等文字， 就是插图的引用说明。很显然，引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交叉 引用”。4. 添加交叉引用三、创建目录和索引1. 目录所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于，方便阅 读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。2. 索引所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引的作用在于， 阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位到正文的相关位置

45、，获 得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本中，最后通常都有索引，列出了重 要的概念、定义、定理等，方便我们快速查找这些关键词详细信息。3. 添加目录和索引四、加脚注和尾注1. 脚注和尾注的用途脚注和尾注主要用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。在一篇文档中可同时包 含脚注和尾注。例如，可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。脚注出现在文档中每一页 的底端，尾注一般位于整个文档的结尾。2. 脚注和尾注的组成：注视引用标记和对应的注释文本。（这两部分相互链接）3. 插入脚注和尾注单击要插入引用标记的位置一一菜单“插入1脚注和尾注”4.

46、察看脚注和尾注：只需将指针停留在文档中的注释引用标记上便可以查看注释。注释文本会出现在标记上方。 或双击注释标记，光标会跳到注释文本处。5. 修改脚注和尾注位置6. 删除：如果要删除注释，请删除文档窗口中的注释标记，而非注释窗格中的文字。删除所有自动编号的脚注和尾注：单击“编辑”菜单中的“替换”命令。在“替换”选项卡上，单击“高级”按钮， 再单击“特殊字符”按钮，然后单击“尾注标记”或“脚注标记”。确保“替换为”框为空，然后单击“全部替换”按 钮。（注意：不能一次删除所有的自定义脚注引用标记。）7. 多次引用同一脚注或尾注单击要插入对注释的引用的位置一一 “插入”菜单中的“交叉引用”命令。五、

47、邮件合并第二部分 Microsoft Excel第一节Excel基本操作一. Excel是一个什么样的软件？Excel2000是Office 2000办公软件中的一个主要套件，可以运行在Windows98及Window2000操作系统上。用Excel2000可以建立表格、设置表格格式、制作表格、打印表格、还可以对表格数据进行统计计算、排序、查 询和综合分析。Excel的主要功能是存储和处理表格数据。二. Excel2000应用于哪些领域？Excel 2000广泛应用于财务、统计、金融、审计、行政等各个领域。三. Excel2000的启动和关闭（同Word）四. Excel2000的界面介绍1、

48、Excel窗口Excel软件把屏幕模拟显示成一个办公桌或工作台。它假设用户，也就是你，就坐在台前正在 办公或工作。Excel给用户提供了各种工具，提供了纸笔。2、菜单、工具栏3、工作区一一中间最大的一部分是一个有许多空格子的表格，这就是你的纸，你可以在这里写字、制表、画图、 计算，即办公的地方。4、工作表一一由于只有一个屏幕，要读写多页表格，就要像翻书页那样，翻动Excel的页表，你可以单击状 态栏上面的Sheet1、Sheet2、Sheet3.页名来实现。如果有的页名看不见，单击此栏中画有向左或向右方向黑三 角的按钮，可以移出被隐藏着的页。*在日常生活和工作中，我们经常要用到二维表格，最简单

49、的表格如下面的工资表：教育技术中心教学部 2002 年 1 月 1分工资表姓名日期基本工资补贴奖金所得税应发张三1/26/041000200300801580李四1/26/04800200100601160王五1/26/0490020050010017001个月份的工资表是一张二维表格，如果把该教育中心教学部一年的工资表都装订到一起，就是一本三维的工 资簿。Excel就是基于表和簿的概念，把信息存放到它称之为页（Sheet）的数据文件中，它也可以把若干页组成 工作簿（Book）文件。5、单元格一一一页表格可以很大，以一个小方格为单位，它是Excel处理信息的最小单位。不管是数字还是文 字都写在

50、单元里。单元所在的位置，就像地图上用经纬度来表示位置一样，用列行号定。列号用英文字母及其 组合表示：A、B、C、Z、AA、AB、AC、AC、BA、BB、BC、IA、IB、IC、直到U IV，最 多256个。行号显示在文档区行号列里，行号可从1开始，最多到65536。以后为了方便，我们就用单元的地址 来给单元命名，如A6等。正在使用的单元用粗线框表示。6、编辑栏（在文档区上方，不是工具栏）：左边显示活动单元名称，右边大半部都是一个空白的行。它将显示 活动单元里的内容，若用键盘在这里写字，按回车后就转存到活动单元里了。它可作为一个编辑擦写板，当我们 在输入一个长的单元格项时可能出现错误，单独在单元

51、格不好修改，此时可以在编辑栏中进行修改，这样就不用 重新输入了。五.本节任务（了解Excel的基本工作模式）用Excel来处理下面的例子：假设某个家庭有3 口人，父亲每月收入800元，中午在食堂吃饭平均每天花5元；母亲每月收入700元，中午 在食堂吃饭平均每天花3元；女儿在校读书，平均每天饭费7元；其它花销全家每人平均每天10元。问：若每 月按30天计算，此家每月结余多少元？1、开始写一张电子表格假设已经打开了程序，默认位置在名为Book1”的工作簿内的名为“sheet1 ”的一 张工作表上。1）激活单元当移动鼠标指针到有表格线的区域时，鼠标指针的样子变成了空心十字形，单击鼠标后，空心十字形指

52、针所 在的单元的边框线变粗，这个单元就变成活动”单元。以后把这套操作叫“激活某单元”。如果把表格里的单元比作是一个个小商店，它们平时都在盘点，一旦把它激活，变成活动单元后就开始营业了。你可以向活动单元里写 信息，写公式，也可以做各种其它工作。2）向活动单元中写文字按CTRL+Shift键选择输入法准备输入汉字，首先把表的标题写在第一行的某活动单元。3）向活动单元中写数字一一与向活动单元中写文字一样，激活选中的单元，用键盘输入数字即可。当数字 位数太多时，自动改成科学计数法表示。结余和总结余不要输入数字，这两项留给Excel，叫它去算。4）向活动单元中写计算公式一Excel会自动计算公式，然后把

53、计算的结果存入活动单元，以后无论什么 时候，只要公式有变动，单元里的内容会自动改变。注意：公式以等号开头，后面紧接着写公式内容。电子表格，它的最大优点是改起来非常方便。任何原始数据发生变动，其它相关的数据也会自动跟着变。同 样，若修改了某公式与此公式有关的单元内容也会跟着变2、怎样存取Excel文件（同Word） 文件扩展名“*.XLS”，默认存放文件位置是“我的文档”里。注意：1）可以向单元里数字、文字（包括各种符号）或公式2）表格的第一行一般写个题头，第二行写栏目名称。第一列写各项目名称，这些名称仅起说明作用，并不 参加计算。3）公式的开头必须是等号，后面可以是由各种运算符号连接起来的一个

54、公式。4）公式中的乘号用“*”，除号用“/”，乘方用”，在公式中写某单元名称就等同于写它里面的内容。5）空单元里的数值是0。如果单元里出现了以#号打头，以？号或！号结尾的信息，则表示此单元中的公式 有问题。可能是由于：数字位数太多、公式中的0作分母、使用了错误单元、符号错等原因造成。3、单元格的基本操作1）输入注意输入数据后光标的移动方向：A. 从上到下enter （若执行此操作后光标没有反应，可检查菜单“工具I选项I编辑”中“按enter 键。”）B. 从下到上shift+enterC, 从左到右TabD, 从右到左shift+Tab2）单元格区域的选择A. 连续选择shift+单击B. 不

55、连续选择ctrl+单击C. 选择整行或整列单击行标或列标D. 选种整个表格一一单击行列标号顶端交叉按钮3）单元格的移动A. 拖动单元格的边框线，进行移动B. 选中单元格一一菜单“编辑I剪切” 一一目标单元格粘贴C. 选中单元格右击鼠标，选择“剪切”目标单元格粘贴D. 快捷键 ctrl+xctrl+v”4）单元格的复制A. “ctrl” +鼠标拖动B. 选中单元格一一菜单“编辑I复制” 一一目标单元格粘贴C. 选中单元格右击鼠标，选择“复制”目标单元格粘贴D. 快捷键 ctrl+cctrl+v”5）单元格的合并及内容居中选中要进行合并的单元格，点击“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮。6）调整行

56、高和列高A. 光标置于行列标号之间，出现箭头时拖动B. 选中行或列中的单元格菜单“格式”选择“行/列” 一一 “行高/列宽”7）行、列的隐藏A. 选中行/列坐标号一一菜单“格式”，选择“行/列”一一隐藏B. 选中行/列坐标号一一右键，选择“隐藏”8）行、列的显示A. 选中行/列坐标号一一菜单“格式”，选择“行/列” 一一取消隐藏B. 菜单“编辑I定位”，在“引用位置”处输入隐藏行的某单元格地址一一菜单“格式”选择“行/列” 一一取消隐藏（注意：行隐藏后通常无法被选定，所用可以用该方法定位行的位置）。9）插入行/列A. 光标定位菜单“插入”，选择“行/列”B. 光标定位一一右键，选择“插入”10

57、）单元格地址的表示A3、B64、工作表的基本操作1）选取工作表单击标签名称：sheet（x）2）增加工作表一一菜单“插入|工作表”，或右键某工作表名称标签，选择“插入|工作表”，新表会被插入。3）删除工作表4）工作表的重命名双击或右键5）移动工作表一一右键工作表名称标签，选择“移动或复制工作表”，保证“建立副本”框不选中，再选 择移动到的目标位置6）复制工作表一一右键工作表名称标签，选择“移动或复制工作表”，保证“建立副本”框呈选中状态， 再选择要复制到的目标位置。7）显示和隐藏工作表一一菜单“格式工作表”，选择“隐藏/取消隐藏”。8）保护工作表菜单“工具|保护|保护工作表”5、工作簿的基本操

58、作1）新建2）打开3）保存一一在此时可以设置文件访问的密码4）页面设置5）打印预览6）保护工作簿保护工作簿的整个结构不被修改（即保护工作表的名称和顺序）操作：菜单“工具|保护|保护工作簿”选项：结构选中时，用户不能插入、删除、隐藏、重命名、复制或移动工作簿中的工作表窗口选中时，不能调整工作簿的窗口大小。注意：此时可以更改工作表中的数据（如果没有设置保护工作表选项）。六.EXCEL信息的输入1、文本、数值、时间和日期1）数值选择单元格，输入数值（数值在单元格中默认右对齐格式，而且输入的数字会同时显示在单元 格和工作表上方的编辑栏内）A： “整数（1500、-50）、整分数（10 1/3）、33%

59、、$29、小数（33.23）、科学计数（4.08E+13）”可直接输入B：分数（1/3） 先输入“0”，再“空格”，再输入“ 1/3”，否则EXCEL会将其变为日期格式。C：负数（-50） 也可以输入（50）注意：如果输入的数字太长，EXCEL会使用科学计数法或显示#”，当显示#”时，可以手动 调整行宽才能看到全部数字。不管在单元格中如何显示，EXCE在内部总是保存输入的实际数字。2）文本（任意文字、数字、字符的组合）选择单元格，输入文本，（单元格中默认左对齐格式如：“第一季度”、“花园路102号”直接在单元格输入“邮编026000” 输入单引号和026000 （此时026000不在属于数值，

60、而是文本） 注：如果将EXCEL中的数字、地址、日期或零件编号一类的数字保存为文本，可以在数字前加3）批注的输入一一如果将工作表共享或在工作表中想加入一些提示性的语句，可以使用批注功能。选择单元格菜单“插入|批注”在你的名称下输入消息（例如：此货已售空）单击另一单元格结束。*批注的隐藏、编辑和删除4）输入日期和时间A：插入当前日期选择单元格，在按“CTRL+；（分号）”组合键，EXCEL将使用预定义格式“年一月 日”。8：输入其他日期直接输入5）输入公式选择单元格，输入“”，再输入运算公式，公式中的乘号用“*”，除号用“/”，乘方用“人”， 在公式中写某单元名称就等同于写它里面的内容注意：如果公式的开头不是“”，则EXCEL将其理解为文本，不会计算公式值。*在公式中使用单元格引用1）通过输入创建单元格引用一一例如：输入“B3+B5”2）通过鼠标创建单元格引用6）输入标签、数字或数据序列一一在报表中输入多组标签、数字或日期时，可以为多种产品复制同一个价 格或创建等量增加的数字1）自动填充一EXCEL允许以一个重复数据或一系列数据（序列）填充单元格区域来快速完成数据的输入工作。 在报表中输入多组标签、数字或日期时，该功能可以节约时间。例如，可以