公文处理办法

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1、某某公司公文处理办法2012 01 号关于某某公司公文处理办法的通知公司各部门、各单位：现将某某公司公文处理办法印发给你们，请遵照执行二O二年一月二十四日公文处理办法随着公司的发展壮大，公文在公司上传下达、沟通交流中发 挥着越来越重要的作用。为了进一步规范公司公文处理，依据国 家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式，结合公 司公司的实际情况，特制定本办法。一、公文种类行政机关的公文种类主要有十三种：命令（令）、决定、公告、 通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要。其中，公司公司常用的有：1决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关 单位及人员，变更或者撤销

2、下级机关不适当的决定事项。2通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相 隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或 者执行的事项，任免人员。3报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级 机关的询问。4请示。适用于向上级机关请求指示、批准。5函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复 问题,请求批准和答复审批事项。6会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日 期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日 期等部分组成。公

3、文格式分为公文眉首、公文主体和公文版记三 部分。（一）公文眉首标识规则公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。公文眉首按 排列顺序依次为：发文机关标识、公文份数序号、秘密等级和保 密期限、紧急程度、发文字号、签发人、红色反线等部分。1发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 组成。发文机关标识上边缘至版心边缘一般为25mm,上报公文的 发文机关标识上边缘至版心为80mm,字体为红色加粗小标宋体 字，高x宽为20mm x 176mm,居中，以庄重、美观、大方为宜， 各部门、各单位可根据实际情况调整，原则上高x宽不宜大于 22mm x 15mm,行固定值为48磅。如需标识公文份数序号

4、、秘密 等级以及紧急程度,可在发文机关标识上空2 行向下依次标识。2发文字号：由发文机关代字、年号和序号组成,发文机关 标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉 伯数码标识；年份应使用全称，用六角括号”括入。联合行 文只标识主办机关发文字号。3公文份数序号：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺 序编号，带有密级的公文要编制份数序号。使用阿拉伯数码，顶 格标识在版心左上角第1行，编制份号时不少于两位数字。4秘密等级和保密期限：如需要标识秘密等级（“绝密”、“机 密”“秘密”三种），使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，两字之间空1字；如需要标识保密期限，使用3号黑体字，

5、顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“ 隔开。5紧急程度：如需要标识紧急程度（“特急”、“加急”、“平 急”三种），使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两 字之间空1字。如需要同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级 顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角 第2行。6签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字 号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人” 用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发 人姓名。7红色反线：红色反线线宽为1.5 磅，长度与版心同宽，发 文机关标识下边缘与红色反线间距两行固定值为38磅的距离。

6、红 色反线与发文字号下边缘间距为4mm。（二）公文主体标识规则 公文首页红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各 要素统称为公文主体，按排列顺序依次包括：公文标题、主送机 关、正文、附件说明、成文日期、印章和附注。1公文标题一般应当标明发文机关，除法规、规章名称加书 名号外，一般不用标点符号；在红色反线下空2行、用2号小标 宋体字、分1 行或多行居中排布。2主送机关指公文的主要受理机关，在标题下空1行、居左 顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍需顶格；在最后一个主送机 关名称后标全角冒号。3正文在主送机关名称后回行左空2字起、使用3号仿宋体 字，公文正文中小标题使用3号黑体字；每自然段左空2

7、字，回 行顶格，回行时不得将数字、年份分开；结构层次序数为“一、”， “（一）”，“1.”，“（1）”,结构层次序数可越级使用，但不能逆用。4公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋 体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加 标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。附件应当与公文正文一 起装订，并在左上角第1行顶格标识“附件”或者“附件”及序 号；附件序号与附件标题前后标识应当一致。5成文日期以发文机关负责人签发的日期为准，联合行文以 最后签发机构负责人的签发日期为准。成文日期应用汉字标明年、 月、日；“零”写为“0”成文日期的最后一个字右缩进4个字。6公文除会议纪要外

8、，应当加盖印章。机关印章使用红色。单一发文印章：落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成 文日期右空4个字；加盖印章应当上距正文2mm4mm,端正、 居中，下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即 以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式， 即印章中心线压在成文时间上。联合行文印章：需要加盖2个印章时，应当将时间拉开，左 右各空7个字；主办机关在前，2个印章均压成文时间，采用同 种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐。2个印章之间互 不相交叉或者相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖三个以 上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简 称）排在发文时间

9、和正文之间。主办机关印章在前，每排最多三 个印章，两端不得超过版心；最后一排如余一个或两个印章，均 居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2字标识成文时间。7附注。公文如有附注机关，用 3 号仿宋字体，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下一行。（三）公文版记标识规则 版记位于公文末页底部，包括主题词、分栏线、抄报机关、 抄送机关、印发机关、印发日期和印数。1“主题词”三字为3 号黑体字，冒号为全角黑体字；词目 为 3 号小标宋体字，词目之间空一个汉字距离。2抄送机关在主题词下1行用横线隔开，用 3 号仿宋字左右 各空 1字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，

10、 回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号； 抄送机关下应贯以横线。如有抄报机关，应在抄送机关之上排印， 标识方法同抄送机关。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（如 无抄送、抄报机关的，在主题词之下）占一行位臵。3版记中其余部分均为3 号仿宋体字，每行头尾各缩进一字 空格。版记中各要素之下均加一条黑色反线。版记行间距与正文 的行间距设臵相同。4版记其他格式执行国家行政机关公文格式标准。（四）公文规格及印制1公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx 297mm）,左侧装订。页边距上为3. 7cm,下为3. 5cm,左为2. 8cm,右为2. 6cm。2版心设臵以三号仿宋字体为

11、单位，每页 22 行，每行 28 个字（字符跨度为15 . 7 5磅,行跨度为2 8 . 9 5磅）。3公文文字应从左到右横排。4公文双面印制时,页码臵于版心下边缘之下1行,采用宋体或仿宋体、用4号半角白体阿拉伯数码标识；数码左右各放4 号“一”字线，“一”字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字， 双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。（五）公文的特定格式1上行文格式： 上行文是指按照垂直的组织系统,下级法定机关、组织发往 上级领导机关、组织的公文,即自下而上的行文。适用于向总部 机关、上级单位汇报工作，反映情况，请求批准，提出意见或建 议，答复上级单位的询问等。报告及请示通常采

12、用上行文。上行文发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm,即距公文用 纸上边缘117mm。上行文需同时在红色反线上4mm（即发文机关标 识下空2 行）位臵左空1 字标识“发文字号”，右空1 字标识“签 发人”。签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。上行文其他要素的标识方法同前文 （二、公文格式）。2下行文格式下行文是指按照垂直的组织系统，上级法定机关、组织发往 下级机关、组织的公文，即自上而下的行文。适用于上级机关向 下级机关发布命令、法规、措施，回复下级请示、报告等方面的 文件。命令、决定、通知、批复等常采用下行文。下行文要素的标识方法同前文（二、

13、公文格式）。3信函式公文格式发文字号为“函、综”类的平行、下行公文。发文机关标识 用全称，后不加“文件”二字。发文机关标识上边缘至上页边距离为30mm，用红色小标宋体 字，发文机关标识下4mm处为一条武文线（上粗下细）距下页边 20mm处为一条文武线（上细下粗）两条线均为170mm。每页居中 22 行，每行排 28 个字。首页不显示页码。首页最后一行文字下 边缘至文武线的距离为6mm。发文机关标识及双线均印红色。发文字号臵于武文线下1 行版心右边缘顶格标识。发文字号 下空 1 行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可臵于 武文线下1 行版心左边缘顶格标识。4会议纪要格式会议纪要标识由“X

14、X会议纪要”组成，标识位置同“文件 式”发文机关标识方法一样，用红色小标宋体字，字号由发文机 关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。三、行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）以公司名义上报下发的文件应由公司董事局主席或其授 权人以呈批件形式上报后签发。（三）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，原则上实行逐 级行文，一般不得越级请示和报告。（四）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要 同时送其他部门的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。 除特殊情况外，“请示”不得直接送个人。（五）下级部门向上级部门报送请示时，涉及几个部门的，应 当写明主送部门和抄送部

15、门，由主送部门负责答复。上级部门在 批复下级部门的请示时，必要时应当抄送其他上级部门。（六）同级部门可联合发文，使用首发部门的发文字号，发文 字号中不出现“联字”字样。（七）子公司各部门可就本部门职责范围内的工作向公司有关 部门行文，子公司下发的重要文件应抄报公司公司。（八）经批准在公司报刊或公司网页上全文刊发的行政法规和 规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文 单位印制少量文本，供存档备查。四、公文办理（一）收文处理收文处理一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。1主送本机关的文件，抄送本机关的重要文件，以及注有密 级的简报、资料等，均应统一进行登记。2来文可按办件、阅

16、件进行分类。办件一般包括上级机关对 本机关的指示、通知，下级机关的请示、报告，同级机关需要答 复的来文。阅件一般包括抄送文件、简报、资料和不需要本机关 办理的其他参阅文件。3需要办理的公文应根据来文内容，分送给有关部门办理或 送领导人批示后办理。需要送领导人批办的公文，承办人应提出 具体的拟办意见，领导人对公文如何办理应作出明确批示。紧急 公文应明确承办期限。文书部门应根据时限要求对承办单位和承 办人进行督促催办，以防止拖延积压或漏办。4抄送件、简报、资料等阅件，属一般的可分送给有关部门 阅存，重要的应送有关领导人传阅。5需要传阅或批办的公文，承办人应根据文件规定的阅读范 围或领导批示，安排传

17、阅或批办，领导人之间不宜直接横向传递， 以防积压或传失。（二）发文处理发文处理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、 封发等程序。1拟稿。公司公司正式文件的撰写、制发由总部机关各部门、 各店铺相关办公室人员负责，须按照公司公文处理办法的有 关规定拟稿。2审核。文稿在送领导审批签发前，应由有关业务部门负责 人或秘书部门负责人进行审核。审核时如发现有不妥之处，必须 进行修改。属于重要的原则性问题，应退回原承办部门修改。不 必行文的，应送有关领导批准后通知原承办部门或人员。3签发。各级单位发出的公文，须经主管领导审核签发，明 确签署意见、姓名、日期。公司发文凡涉及其他部门业务的应事 先会签；公

18、司发文应由有关部门领导在同一稿件上会签；部门发 文，应由有关处室会签。草拟、修改、审核和签批公文，要用钢 笔或档案圆珠笔。4公文签发后付印。印件页面要美观大方，符合公文格式。 装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。5公文校对。以原稿为准，重点校对文字和格式，非承办人 不得擅自改动原文，如对内容有疑问或发现错漏，应请承办人予 以核对。6封印。如需封印，监印员应根据领导人的签发和应发份数 封印。铅印公文一般由专门机要印制单位用机器套印。委托其他 单位套印公文时，应指定专门人员现场监印。7公文的秘密等级。应根据公文的内容和印发范围，由承办 人提出建议，签发人核定。五、公文立卷、归档和销毁（一）公文办理

19、完毕，各部门应根据文书立卷、归档的有关 规定，及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关 材料立卷归档。（二）公文立卷应以本机关形成的公文为重点，根据公文形 成的特征、相互联系和保存价值分类整理，保证齐全、完整，正 确反映本机关的主要工作情况，便于保管、查找和利用。（三）联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。（四）立好的案卷，应按照有关规定，定期向档案部门移交。 个人不得保存应存档的公文。（五）调取、查阅公司总部存档公文须经各部门主管领导和 总部办负责人签字批准。（六）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批 准后，可以定期销毁。销毁秘密文件要进行注销登记，由二人监 销，保证不丢

20、失、不错销、漏销。六、其他事项（一）本规范中凡未涉及事项，均按照国家行政机关公文 格式、国家行政机关公文处理办法执行。如有国务院相关文 件、国家行政机关公文格式标准及本规范未作出明确规定的事项， 可以自行确定规范，但要严格执行，避免经常随意更改。（二）以党委名义印发的文件，行文规则参阅中国共产党 机关公文处理条例，不再另行规定。（三）公司各部门、各店铺依据各自的实际情况，执行本办 法。（四）各部门、各单位的红头文件用纸均按此标准制定。（五）各部门、各单位上报、下发的公文，如不符合公文处 理要求，相关部门有权退回，后果由报送公文部门或单位负责。（六）本办法自发布之日起实行。（七）本办法由公司总部办负责解释。附件：1. A4 型公文用纸版式2. 下行文、平行文公文首页版式3. 上行文首页版式4. 公文末页版式5. 联合行文公文末页版式6. 会议纪要版式公司总部办2012年 1 月24日印发共印100 份）