秘书交往原则与方法

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1、中国海洋大学本科生命题专用纸春季学期 试题名称：秘书学课程论文 共 页 姓名 吴建伟 专业年级 10级公共事业管理 学号 授课教师 吴宾 分数 评分原则：1.平时成绩加分2.修改题头，总成绩按零分计。3.错别字、标点符号不精确扣1-10分。4论文主题不鲜明扣1-10分5论文构造不合理扣1-20分6.无引文出处、参照文献，扣1-20分7排版、段落混乱扣1-10分。8.语句不通顺等扣1-10分。9.论文大段抄袭，总成绩按零分计。 浅谈秘书与同事相处的原则与措施吴建伟作者简介：吴建伟，（1991）,男,中国海洋大学法政学院级公共事业管理，E-mail：（中国海洋大学法政学院 山东青岛 266100）

2、摘要：随着社会的发展，人际关系成为我们生活中不可分割的一部分，也越来越重要。众多的心理学研究表白，人际关系在我们的心理生活中有着举足轻重的作用。与她人建立良好的人际关系，不仅可以使我们克服生活中的困难，并且人际关系所提供的社会支持对我们的工作有着不可替代的影响。秘书工作由于其特殊的地位和性质，使得其人际关系的解决变得尤为重要。那么对于秘书这个特殊的职业来讲，与同事相处的原则和措施又有何新的特点和规定呢？核心词：秘书 ；特殊地位和性质；人际关系；原则和措施 在正式讨论之前有必要解释一下同事的概念，所谓的同事是行事相似、相与共事；执掌同一事务、共事的人。秘书与同事的关系可以作如下的分类：其一：一般

3、的同事的关系，这其中又要提成两类：一是，秘书与同职能部门同事的关系。二是，秘书与各平行职能部门同事的关系。其二：与领导之间的关系。而我们今天着重讨论的是前一种关系的解决，即与一般同事的关系。一、秘书的特殊地位和性质秘书与一般同事纯正是工作上的合伙关系，是完全平等的，互相稳定的业缘关系。由于秘书的特殊地位，处在主管和基层职工之间，接近上司而比较疏远职工，容易受到嫉妒或猜忌，很难与基层职工打成一片。而秘书工作的性质又规定她们在主管和职工之间传达指令，反映状况，沟通协调，常常会代表领导发布某些命令，指挥下面的员工去办理某些事情。职工往往视秘书是上司的替身，上司又会把秘书看作是职工的代言人。如果上下级

4、关系融洽，秘书自然是左右逢源；如果上下级关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。因此，秘书要解决好与一般职工和同事的关系，比之与上司的关系更为困难某些。二、秘书解决好人际关系的重要性一方面，对的解决好人际交往有助于秘书人员提高工作效率。美国成人教育家卡耐基在调查了无数的明星巨商和军政要员之后觉得，一种人在事业上的成功只有15%是由于她的专业技术，此外的85%要靠人际关系和处事技巧。秘书人员在平常交往活动中应当注意同周边的人保持良好的人际关系，这样不仅可以使秘书人员与其她人协调一致，并且还可以不断得到她人的支持和协助从而极大地减少工作中的扯皮现象。特别是当工作中浮现困难时，可以借助于周边人的关怀、协助而

5、加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。同步，秘书与周边人的良好交往，有助于形成比较融洽的团队氛围，增进团队间的团结合伙，便于发挥出团队的整体功能，对于提高整个单位的工作效率将起着更大的作用。邓石华.职业秘书人际关系与沟通教程M.清华大学出版社,.另一方面，广泛的人际交往可以协助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充足发挥秘书人员的征询参谋作用。人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一种人的交往活动状况反映了一种人的信息量的多少。人际交往的范畴越广，接触的人越多，那么理解到的状况也就越多；人际交往的频率越高，信息的传递就越快，人们对信息的运用也就越及时。秘书人员处在一种

6、开放的舞台上，有着十分便利的交往条件，每天都要与某些不同的人物打交道，因而每天都能获取大量新的信息材料。这对于秘书人员全面地理解状况，不断地扩大自己的视野领域均有很大的协助。俗话说得好：世事洞明皆学问，人情练达即文章。三、人际沟通中的障碍人际关系对我们来说，其重要性是不言而喻的。但是人际关系的解决就难免会遇到障碍，这是不可避免的。那么对于秘书这个特殊的职业来讲，在人际沟通中会遇到哪些障碍呢？1、语言系统导致的障碍。语言是交流思想、沟通信息最重要的工具。人们通过语言、文字及其她符号，把事物的特性和发展状态转换为信息进行沟通。沟通者双方，或者听不懂对方的语言，祸害则体现不清，或者文字不通顺，不能确

7、切地体现自己的思想，曲解了对方的意思，甚至对对方产生错误的见解，其成果必然影响双方的沟通效果，并也许使她们之间关系恶化。2、心理因素引起的障碍。人际之间能否实现沟通，还取决于沟通双方的信念和观点与否一致，双方如果对同一事物的态度、观点、信念不一致，就也许导致沟通障碍，然而这并不是最重要的。核心在于双方能否用对方的观点申时度势，思考问题。俗语说的“将心比心”即指站在对方的立场上去考虑和分析问题，就可以使双方达到沟通的目的，增进组织内部人际之间的密切关系。此外人际之间的沟通，还受到沟通双方修养差别的限制。如果一种人主观、自负，听不进别人的意见或见解，随意打断对方的谈话，或指手指脚，那么，对方感到自

8、己没有得到尊重，她也不会与对方有更多交往，或者敬而远之，甚至采用回绝、排斥的态度。3、空间距离引起的障碍。信息发送者与接受者空间距离很远，对某些复杂问题的意见沟通有时也许发生障碍。面对面的够呕吐可以容易把复杂的问题说清晰。距离远，采用电话、电传或书面沟通，受通讯条件或文化水平以及双方理解限度等限制，都会影响沟通效果。4、中间环节过多导致的障碍。信息在传递过程中，有时中间环节所起的中介作用是不可忽视的，但如果中间环节太多，或者中介作用不能较好发挥，在传递过程中也许导致信息失真，也会影响沟通效果。5、沟通方式不当导致的障碍。多种沟通网络各有优缺陷，根据实际需要选择沟通形式和网络，有助于信息沟通的顺

9、利进行。例如某一组织对诸多人发出重要告知，采用书面沟通形式效果较好。如果采用口头告知，未直接告知本人，而中间又通过诸多传递者，信息容易受损失，导致沟通障碍。四、与同事相处的原则秘书人员拥有良好的人际关系有力于其工作的展开，这样可以营造一种良好的工作氛围，使整个团队布满活力，既提高了工作效率又可以使工作的人心情舒畅，这样的成果是任何团队领导都但愿看到的，这就规定秘书人员可以积极对的、和谐地解决好人际关系，坚持必要的原则。1、严于律己、宽以待人 。工作中浮现某些失误是难免的，同事间因工作方式措施产生分歧、争论，甚至争执也是正常的。浮现争执时，秘书人员要控制自己的情绪，严格规定自己，宽容看待同事。即

10、便同事失言，对工作和团结导致了损失，出于关怀和协助而必须说几句话时，也要点到为止，让同事自己领悟，而不要反复说教，否则，易引起同事的反感。对于同事工作上的过错，只要不违背原则，就不要苛求，而应友善地协助和提示切忌以挑剔同事的过错来抬高自己，把失误弥补过来，这才是秘书人员应有的职业道德。 2、工作中不拈轻怕重。秘书工作的被动性和随机性，决定了同事间难以公平地分派工作任务。面对领导交办而难易限度不同的工作时，切莫挑三拣四。不能见“脏、累、差、难”的工作就甩给同事，见轻松、舒服、出名露脸的工作就抢夺过来。你投机取巧，同事苦干实干，久而久之，同事们就不肯与你合伙。同事间无论干什么工作都要不怕吃苦，舍得

11、出力，只有这样才干赢得同事的敬重。范立荣.秘书工作实务M. 南开大学出版社 1996.同步，合伙上还要诚实，一就是一，二就是二，是你的工作或责任就要承当，不能推卸或栽赃给同事。只有共事合伙，才干使你和同事各有收获；貌合神离，心怀她意，玩手段坑害同事，只能被领导和同事厌弃，最后众叛亲离，自食恶果。及时化解同事间的矛盾 3、及时化解同事间的矛盾。同事间浮现矛盾和误解要及时消除，绝不能迟延和搁置，让矛盾和摩擦发展、恶化，否则极不利于团结。同事对自己有误解时，要采用合适的方式措施，迅速想对方阐明和解释，如自己不以便阐明或不易解释清晰时，要请其她同事从中斡旋，做出诚心和解的姿态。如确是自己的过错，就要及

12、时赔礼道歉。若属于同事的过错，要尽量地谅解，切莫得理不饶人。实在想不通的，要开诚布公地找同事谈，而不能伺机报复。只有光明磊落，才有助于互相理解，消除误会。如让误解积压成怨，后来矛盾就更加难以解决，同事间也就无法合伙公事了。 4、荣誉面前得让有据。协调合伙使工作获得了某些成绩，在荣誉面前，“得”就要同事心服口服，“让”就不要觊觎同事的成果。所获得的成绩中，如有同事的合伙或协助，就不要独占成绩，贪同事之功。同事获得的成绩中，你没有奉献或有很少的协助，就不要去争功绩，抢荣誉，更不要私下向同事索要报答。礼让、大度是与同事和睦相处的核心，对成绩的获得，领导和同事心中自有评判，是你的终归是你的，不是你的争

13、抢的成果只能使自己一无所获、名誉扫地。 5、不吹嘘、炫耀自己的工作能力 同事中，工作能力总会有大有小，术业也有专攻。在某一方面你也许比同事强些，但另一方面，你又也许比同事弱些。千万不能恃仗自己的强项，自高自大，小视工作能力稍弱的同事，否则，你就会失去更多的同事，也就推开了她们的合伙和协助，置自己于孤立无援的境地。更不要在同事面前吹嘘领导的表扬和夸赞，过多地炫耀自己。这样同事会觉得你故意抬高自己，轻视或贬低她人。五、与同事相处的措施与技巧在一种单位里面，秘书除了要面对领导，更多的时候是要面对各个科室的同事。为了使各项工作顺利开展，秘书人员在与同事相处时要把握好如下几点措施和技巧:1、尊重她人，随

14、和待人。 每个人都渴望得到别人的尊重，尊重别人也就等于尊重自己。因此，在与同事的接触中，秘书人员要牢记: 不该问的话坚决不问，不该开的玩笑坚决不开，不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待，千万不要由于对某个人故意见或看不惯，就不屑于与其说话，这样很不利于团结。有时简朴的一声问候就能营造和谐的氛围，使工作顺利开展。陈合宜.秘书学M.暨南大学出版社,.2、做诚实人、说诚实话、办诚实事。诸多人觉得秘书是领导身边的人，不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会，就必须在和同事的相处中，坚持实事求是的原则，有多大能力办多大的事情， 不高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保持谦虚谨慎、踏踏实实的

15、工作作风。3、讲究诚信，宽容待人。诚信是人与人之间沟通的基本。秘书人员在与同事相处时，要树立“诚信第一”的观念，答应别人的事情要做到言必信，行必果。虽然由于某种因素没有做到，也要诚恳地向对方阐明，获得对方的谅解。对于同事的某些小缺陷和小毛病，不能挖苦挖苦；对于听到的某些有关议论自己的言论，也用不着去追根问底，要以一颗平常心看待，有则改之，无则加勉。固然在工作中我们难免会和同事有某些磕磕绊绊，这时，要学会积极找同事和解，只要真诚地向对方解释清晰，相信一定会赢得对方的理解。总之，宽容是一种美德，它会让周边的人更加尊重你。4、关怀她人，有良好的协作精神。要想和同事较好的沟通， 就要善于在“情”字上下

16、功夫，无论是在工作中，还是在生活上，要学会和同事沟通感情。同事在工作中遇到了难题向你请教时， 要耐心地解答， 做到知无不言，言无不尽; 同事在生活中遇到了难处时，要在精神上或者物质上及时予以协助， 使她感受到温暖。某些工作需要与同事配合进行时，要学会积极承当责任，不斤斤计较。这样，会让同事觉得你是一种较好的合伙伙伴，从而乐意与你共事，工作的效率也会提高诸多。5、微笑示人，笑口常开。雨果曾说过：“微笑就是阳光，它能消除人们脸上的冬色。”“一切成见、隔阂、怨恨、猜忌，可望在微笑中冰释。”微笑时人际关系的一张通行证，面带微笑可以向同事传递这样的信息：我很羡慕你；我很信任你；我愿成为你的朋友；我们会合

17、伙得不久乐。真诚的微笑体现了一种人的淳朴、坦然、宽容和信任，可以反映出一种人极高的修养和待人至诚，并且非常容易被人接受，会为你赢得口碑、好感和潜在的机遇。微笑也是一种自然的表情，可以使她人感到快乐。无论你拥有什么，你是谁，你处在何种地位，你在做什么，你遇到什么挫折，只要你笑口常开，和蔼待人，就能获得别人的信任和爱戴，同步也让自己保持一种轻松。因此，学会微笑你就会在社交中拉近与陌生人的距离，使你在社交活动中深受人们的欢迎。6、学会倾听，做个忠实的听众。我们这里所说的倾听，不是无动于衷，悲观的听，也不是“左耳进，右耳出”，而是积极积极的投入倾听，讲究倾听的技巧，不仅可以掩盖自身的缺陷，并且可以使你

18、得到别人无法得到的重要信息，使对方觉得自己的话有价值，从而获得信任和友谊，走向成功。7、真诚的赞赏。每个人都但愿获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心 都非常渴望她人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。因此，秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的、健康的、发自内心的。无私的、合适的赞美，既可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与协助，有助于做好本职工作。六、结束语综上所述，秘书人员在人际交往中要善于灵活解决与同事之间的关系，这不仅仅关系到秘书个人工作的成败，也关系到整个秘书部门或组织的整体形象和最后利益。每一位从事秘书工作的人员都应当清晰的结识到建立良好的人际关系的重要性，努力培养自己的交际技巧，提高自身的交际能力，从而在实际工作中为个人为组织建立起良好的人际关系网。这是每一种成功秘书的“必修课”。参照文献：1任群.中国秘书学M. 商务出版社, 1999.2邓石华.职业秘书人际关系与沟通教程M.清华大学出版社,.3陆瑜芳.秘书学概论M复旦大学,.4范立荣.秘书工作实务M. 南开大学出版社 1996.5陈合宜.秘书学M.暨南大学出版社,.