商务邮件礼仪.格式

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1、邮件礼仪目录一、有关标题电子邮件的灵魂所在二、有关称呼与问候细节中体现尊重三、正文关乎成败的主干部分四、结尾签名彰显你的职业化五、对的使用发送、抄送、密送一、有关标题电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几种字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别解决。1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的状况下不小心点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽表达歉意。2. 标题要简短，不适宜冗长，不要让outlook用才干显示完你的标题。3. 附上邮件出处。对外邮件，最佳写上来自*公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便对方一目了然又便于留存；对内邮件，要加上部门

2、和姓名，如：运营管理部陈节雷。4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。5. 一封信尽量只针对一种主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于后来整顿。6. 答复对方邮件时，应当根据答复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。7. 主题千万不可浮现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘掉检查主题。示例： 有错别字 标题太长 乱码 无主题 无发件人 空白 无发件人P 主题简短明了 有发件人二、有关称呼与问候细节中体现尊重1. 恰本地称呼收件者，拿捏尺度1) 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌

3、，也明确提示某收件人，此邮件是面向她的，规定其给出必要的回应；在多种收件人的状况下可以称呼如：“各位同事”、“各位领导”2) 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清晰职务，则应按一般的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先弄清晰。3) 不熟悉的人不适宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不适宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。4) 称呼是第一行顶格写。2. Email开头结尾最佳要有问候语1) 最简朴的开头写一种“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。2) 结尾常用的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用

4、“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件原则格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。示例： 无任何内容 称呼没有顶格，问候语没有换行空两格 无称呼和开头问候语 无问候语 落款没有空两格三、正文关乎成败的主干部分1. Email正文要简要扼要，行文通顺1) 若对方不结识你，第一件应当阐明自己的身份，姓名或你代表的公司名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最佳是和本邮件以及对方有关，重要功能是为了收件人可以顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不懂得你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的

5、信息应在签名档中表白。2) Email正文应简要扼要的说清晰事情；如果具体内容的确诸多，正文应只作摘要简介，然后单独写个文献作为附件进行具体描述3) 正文行文应通顺，多用简朴词汇和短句，精确清晰的体现，不要浮现让人晦涩难懂的语句。最佳不要让人家拉滚动条才干看完你的邮件，千万不要学唐僧。2. 注意Email的论述语调1) 根据收件人与自己的熟络限度、级别关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语调进行论述，以免引起对方不适。2) 尊重对方，请、谢谢之类的敬语要常常浮现。3) 电子邮件可容易地转给她人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确

6、如果事情复杂，最佳1、2、3、4的列几种段落进行清晰明确的阐明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论4. 一次邮件交待完整信息最佳在一次邮件中把有关信息所有说清晰，说精确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“改正”之类的邮件，这会让人很反感5. 尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对某些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度6. 选择合适的语言和字体中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明

7、最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最佳不用背景信纸，特别对商务邮件。7. 合理运用图片，表格等形式来辅助论述对于诸多带有技术简介或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清晰。可以配合图表加以论述。8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。9. 附件1) 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2) 附件文献应按故意义的名字命名，最佳可以概括附件的内容，以便收件人下载后管理；3) 正文中应对附件内容做简要阐明，特别是带有多种附件时；4) 附件数目不适宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一种文献；5) 如果附件是特殊格式文献，因在正文

8、中阐明打开方式，以免影响使用；6) 如果附件过大（不适宜超过2MB），应分割成几种小文献分别发送。示例：OOO P四、结尾签名彰显你的职业化1. 结束语必不可少，如果你怕忘掉了，不如把这部分内容设计在签名里2. 签名信息不适宜过多 签名档可涉及姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不适宜行数过多，一般不超过4行。3. 不要只用一种签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应当进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设立多种签名档，灵活调用。4. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成浮现乱码。字号一般应选择比正文字体小某些

9、。五、对的使用发送，抄送，密送要辨别To和CC尚有BCC（辨别收件人、抄送人、秘送人）1. To的人是要受理这封邮件所波及的重要问题的，理应对邮件予以答复响应。2. 而CC的人则只是需要懂得这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，固然如果CC的人有建议，固然可以回Email。3. TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。例如按部门排列；按职位级别从高到低或从低到高都可以。合适的规则有助于提高你的形象!4. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用她人的资源5. 转发邮件要突出信息1) 在你转发消息之前，一方面保证所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接受人。2) 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整顿，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给她人，让人摸不着头脑。3) 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。示例： 收件人与正文称呼不对 收件人排序不对