会计信息系统课件：第四章 总账管理

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1、1第 四 章 总账管理General ledGerACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS2会计业务处理系统会计业务处理系统（ATPS）账账务务处处理理子子系系统统固固定定资资产产核核算算子子系系统统工工资资核核算算子子系系统统材材料料核核算算子子系系统统销销售售核核算算子子系系统统成成本本核核算算子子系系统统应应收收应应付付账账款款子子系系统统ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS3学习目的学习目的v熟悉总账管理系统的主要功能熟悉总账管理系统的主要功能v了解总账管理系统的操作流程了解总账管理系统的操作流程v理解总账初始化的工作内容理解总账初始化的工作

2、内容v掌握如何进行总账日常业务处理掌握如何进行总账日常业务处理v掌握总账期末业务处理的主要工作内容掌握总账期末业务处理的主要工作内容v账务处理系统的银行对账账务处理系统的银行对账v账务处理系统的输出账务处理系统的输出ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS4一、总账系统概述一、总账系统概述v（一）总账系统的含义（一）总账系统的含义 会计信息系统的一个会计信息系统的一个重要子系统重要子系统 企业进行财务管理和企业进行财务管理和会计核算会计核算所需的会计信息，都是所需的会计信息，都是由账务处理系统对发生的经济业务活动的数据进行处由账务处理系统对发生的经济业务活动的数据进行处理后

3、得到的。理后得到的。涉及整个会计核算中的涉及整个会计核算中的记账记账、算账算账和和报账报账全过程，以全过程，以及会计数据处理中的凭证、账薄及会计数据处理中的凭证、账薄会计信息系统的基础和核心会计信息系统的基础和核心是整个会计是整个会计信息系统最基本和最重要的内容信息系统最基本和最重要的内容ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS5v 账务处理系统是以账务处理系统是以凭证凭证为原始数据，通过对凭为原始数据，通过对凭证的输入和处理，完成记账、银行对账、结账、证的输入和处理，完成记账、银行对账、结账、账表的查询与打印、系统服务和系统管理等账务账表的查询与打印、系统服务和系统管理等

4、账务处理工作。处理工作。v账务处理系统包含所有经济业务的会计核算。例账务处理系统包含所有经济业务的会计核算。例如：采购业务核算、销售业务核算、存货业务核如：采购业务核算、销售业务核算、存货业务核算等。算等。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS6（二）（二）账务处理系统账务处理系统的特点的特点1.规范性强，一致性好规范性强，一致性好v账务处理系统采用的会计记账方法账务处理系统采用的会计记账方法-复式记账法，并且满足如下条件：复式记账法，并且满足如下条件：有借必有贷，借贷必相等；有借必有贷，借贷必相等；资产资产=负债负债+所有者权益；所有者权益；总账余额总账余额/发生额必等

5、于其下属明细账余发生额必等于其下属明细账余额额/发生额之和。发生额之和。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS72.2.综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用v 账务处理系统以货币作为计量单位，综合、全账务处理系统以货币作为计量单位，综合、全面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此账面、系统地反映企业供产销的所有方面。因此账务处理系统产生的信息具有很强的综合性和概括务处理系统产生的信息具有很强的综合性和概括性。性。v接收其它子系统产生的数据，把其它子系统有机接收其它子系统产生的数据，把其它子系统有机地结合在一起，形成了完整的会计信

6、息系统。地结合在一起，形成了完整的会计信息系统。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS8总账管理与其他系统的主要关系工资管理工资管理固定资产固定资产资金管理资金管理应收应付应收应付记账凭证记账凭证总账管理总账管理存货管理存货管理成本管理成本管理记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证 账证账证余额表余额表决策支持决策支持会计报表会计报表财务分析财务分析记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证记账凭证ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS93.控制要求严格，正确性要求高控制要求严格，正确性要求高v 由于账务处理系统所产生的账表要提供由于账务处理系统所产生的账表

7、要提供给管理人员、投资者、债权人、财政部门、给管理人员、投资者、债权人、财政部门、税务部门，因此必须保证账务处理数据的正税务部门，因此必须保证账务处理数据的正确性，保证结果的真实性。确性，保证结果的真实性。v从凭证开始，对账务处理的各个环节加以控从凭证开始，对账务处理的各个环节加以控制，防止有意或无意的差错发生。制，防止有意或无意的差错发生。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS10（三）账务处理系统的目标（三）账务处理系统的目标v 输入：输入：及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。算机的会计数

8、据及时、准确和全面。v 处理：处理：高效、正确地完成记账等数据处理过程。高效、正确地完成记账等数据处理过程。v 输出：输出：随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务；随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提务；随时输出各个会计期间的各种账表，为企业管理提供信息。供信息。v 对接：对接：建立与其他子系统的数据接口，实现会计数据的建立与其他子系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。及时传递和数据共享。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS11二、账务处理系统的二、账务处理系统的 工作原理及功能工作原理及功能（一）手工

9、账务处理（一）手工账务处理1.手工账务处理概述手工账务处理概述 设置会计科目及账户复式记账填制与审核凭证设置与登记账簿成本计算财产清查编制会计报表这些会计方法是相互联系、紧这些会计方法是相互联系、紧密结合的。其中前四个方法既密结合的。其中前四个方法既是账务处理系统处理业务的基是账务处理系统处理业务的基础，也是记账、算账的一般方础，也是记账、算账的一般方法。法。在手工条件下，会计核算具有在手工条件下，会计核算具有一整套科学的方法体系。一整套科学的方法体系。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS122.账务处理程序（会计核算组织程序）账务处理程序（会计核算组织程序）记账凭证核

10、算形式汇总记账凭证核算形式科目汇总表核算形式手工条件下，为了及时、正确、完整地处理会计业务，减轻财会人员记账的工作量，不同规模、不同业务量和业务属性的企业，采取了不同的账务处理程序ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS133.会计业务处理的基本流程3.3.会计业务处理的基本流程会计业务处理的基本流程不同的账务处理程序有不同的流程，其差别主要不同的账务处理程序有不同的流程，其差别主要体现在登记总账的方法和依据不同。体现在登记总账的方法和依据不同。明细分类账明细分类账原原始始凭凭证证收收 款款付付 款款转转 账账记账凭证记账凭证现现金金银行银行存款存款日记账日记账会会计计报报

11、表表总分类账总分类账1234556登记总账登记总账的方式方的方式方法不同法不同手工记账手工记账ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS144.4.手工账务处理的缺陷手工账务处理的缺陷 数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS15（二）计算机账务处理（二）计算机账务处理1.1.计算机账务处理概述计算机账务处理概述原有手工条件下根据原始凭证编制记账凭原有手工条件下根据原始凭证编制记账凭证、根据记账凭证按科目分类生成有关日证、根据记账凭证按科目分类生成有关日记账和明细账、根据账簿记录编制会计报记账和明细账、根据

12、账簿记录编制会计报表，这一基本的表，这一基本的处理程序并没有发生变化。处理程序并没有发生变化。计算机同手工处理相比，具有运算速度快、计算机同手工处理相比，具有运算速度快、业务处理能力强、数据处理精度高等业务处理能力强、数据处理精度高等ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS16计算机账务处理数据流程 2.计算机账务处理数据流程计算机账务处理数据流程 凭证临时文件凭证临时文件输入输入记账记账审核审核编表编表记记 账账 凭凭 证证银行日记账未达账项银行日记账未达账项往来客户文件往来客户文件流水账文件流水账文件往来供应商文件往来供应商文件科目余额、发生额科目余额、发生额汇汇总总分

13、分类类汇汇总总明细明细分类分类输入输入对对账账对账单文件对账单文件对账单对账单会计报表会计报表总账总账明细账明细账日记账日记账往来业往来业务账表务账表余额调节表余额调节表ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS17v 根据流程图可知计算机账务处理的基本流程：根据流程图可知计算机账务处理的基本流程：编辑输入记账凭证或机制凭证 对输入的记账凭证进行审核 人工控制由计算机自动完成记账工作 人工控制由计算机自动进行银行对账 人工控制由计算机自动完成结账工作ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS18计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同3.计算机方式和手工方式

14、下账务处理流程的异同计算机方式和手工方式下账务处理流程的异同v相同之处相同之处 都遵循相同的会计制度和会计准则。都遵循相同的会计制度和会计准则。采用相同的会计理论和会计基本方法。采用相同的会计理论和会计基本方法。对原始的会计数据进行加工并保存会计档案。对原始的会计数据进行加工并保存会计档案。处理流程都是从凭证开始到账薄再到报表输出。处理流程都是从凭证开始到账薄再到报表输出。凭凭 证证账账 薄薄报报 表表ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS19v 不同之处不同之处 数据处理方式不同 数据存储方式不同 对账方式不同 会计资料的查询方式和统计方式不同ACCOUNTING IN

15、FORMATION SYSTEMS20（三）账务处理系统的功能结构（三）账务处理系统的功能结构v 一个完整的、通用的账务处理系统的主要功能结构：一个完整的、通用的账务处理系统的主要功能结构：ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS21三、总账管理系统的操作流程三、总账管理系统的操作流程每月每月重复重复填制凭证填制凭证出纳签字出纳签字审核凭证审核凭证记账记账查询总账、明细账查询总账、明细账查询日记账查询日记账查询辅助账查询辅助账YN启动总账系统启动总账系统建立会计科目建立会计科目建立部门、个人、客户、供应商、项目档案建立部门、个人、客户、供应商、项目档案设置外币及汇率设置外币

16、及汇率设置凭证类别设置凭证类别设置结算方式设置结算方式辅助核算？辅助核算？输入期初余额输入期初余额银行对账银行对账自动转账自动转账对账对账结账结账打印账簿打印账簿会计档案备份会计档案备份下月下月业务业务 初始设置初始设置 期末处理期末处理 日常处理日常处理ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS22（一）账务系统的初始设置（一）账务系统的初始设置初始设置前的准备工作：初始设置前的准备工作：p 初始设置的重要性初始设置的重要性p 会计组织和人员分工的确定会计组织和人员分工的确定p 会计科目、凭证类型等的确定会计科目、凭证类型等的确定p 会计数据资料的准备会计数据资料的准备AC

17、COUNTING INFORMATION SYSTEMS23会计组织和人员分工的确定会计组织和人员分工的确定工作组名称工作组名称工作组功能权限工作组功能权限本组操作员本组操作员 财务组财务组除除“凭证审核凭证审核”、“记账记账”、“期期末处理末处理”外的所有外的所有权限。权限。马方马方出纳出纳“出纳签字出纳签字”、“银行对账银行对账”、“资金日记账资金日记账”等等王晶王晶 审核组审核组“凭证审核凭证审核”、“记账记账”、“期期末处理末处理”等等陈明陈明ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS24会计科目的确定会计科目的确定v会计科目体系的设置应考虑以下几方面的要求：会计科目

18、体系的设置应考虑以下几方面的要求：设置会计科目必须满足会计核算的要求设置会计科目必须满足会计核算的要求 设置会计科目必须满足管理的要求设置会计科目必须满足管理的要求 设置会计科目必须满足报表的要求设置会计科目必须满足报表的要求 设置会计科目要保持相对稳定性设置会计科目要保持相对稳定性 设置会计科目要满足会计制度的要求设置会计科目要满足会计制度的要求ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS25会计数据资料的准备会计数据资料的准备手工转计算机处理时手工转计算机处理时v 在系统运行前，应对系统所需的各种基础数据进在系统运行前，应对系统所需的各种基础数据进行整理，以满足系统运行的要

19、求。这些数据包括：行整理，以满足系统运行的要求。这些数据包括：往来账户数据的准备往来账户数据的准备 银行账数据的准备银行账数据的准备 科目余额的准备科目余额的准备 凭证摘要的规范化凭证摘要的规范化初始余额输入初始余额输入ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS26单位往来个人往来 规 范|名称|地址|电话|期初余额|实现往来账准确的登记和核销1 1）往来账户数据的准备）往来账户数据的准备ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS27v2 2）银行账数据的准备）银行账数据的准备期初未达账项本期银行对账单输出对账结果对 账ACCOUNTING INFORMAT

20、ION SYSTEMS28v3 3）科目余额的准备）科目余额的准备各会计科目期初余额系统启用前各科目借/贷方发生额辅助核算项期初余额系统启用前辅助核算项借/贷方发生额手工：手工：账薄清理账薄清理 结转账户结转账户 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS29v4 4）凭证摘要的规范化）凭证摘要的规范化提高录入效率规范摘要内容手工整理 规 范|代码|名称|对应科目|ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS30（一）账务系统的初始设置（一）账务系统的初始设置1.账务处理子系统的控制功能设置账务处理子系统的控制功能设置2.会计科目设置会计科目设置3.定义外币及

21、汇率定义外币及汇率4.凭证类别设置凭证类别设置5.录入期初余额录入期初余额6.其他设置其他设置ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS31 凭证控制设置凭证控制设置 账簿设置账簿设置 明细权限设置明细权限设置1.账务处理子系统的控制功能设置账务处理子系统的控制功能设置ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS32操作准备1 12 23 34 45 5ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS33启动与注册1 12 23 3ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS34设置总账控制参数1 12 23 34 45 5ACCO

22、UNTING INFORMATION SYSTEMS35 增加会计科目增加会计科目 修改、删除会计科目修改、删除会计科目 查询会计科目查询会计科目 建立辅助核算目录建立辅助核算目录2.2.会计科目设置会计科目设置ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS362.1 设置基础数据（建立会计科目增加明细科目）1 12 23 34 45 5ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS37设置会计科目的基本内容设置会计科目的基本内容 会计科目代码会计科目代码 会计科目名称会计科目名称 会计科目性质会计科目性质 余额方向余额方向 账页格式账页格式 辅助核算项等辅助核算项

23、等 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS38会计科目代码会计科目代码v科目编码时需要注意以下问题：科目编码时需要注意以下问题：科目代码应输入全码，即从一级科目至本级科目的各科目代码应输入全码，即从一级科目至本级科目的各级代码组合而成的代码组。级代码组合而成的代码组。科目代码必需具有科目代码必需具有唯一性唯一性，即每一个会计科目有且只，即每一个会计科目有且只有一个代码来代表。有一个代码来代表。科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系，也要尽科目代码既要反映科目间的统属和逻辑关系，也要尽量减少位数，以免增加输入和运算的工作量，增加出量减少位数，以免增加输入和运算的工作量，增加

24、出错的可能性。错的可能性。考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高，科目考虑到单位业务的扩展和管理要求的不断提高，科目代码还应具有一定的代码还应具有一定的扩展性扩展性，以便需要时能够灵活对，以便需要时能够灵活对科目进行增删。科目进行增删。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS39EXAMPLEv 某企业的科目编码规则为：某企业的科目编码规则为：4-2-2，则其银行存款科目的，则其银行存款科目的编码设置如下：编码设置如下：1002 银行存款银行存款 100201 银行存款一工商北京行银行存款一工商北京行 10020101 银行存款银行存款工商北京行一人民币户工商北京行一人民

25、币户 10020102 银行存款一银行存款一 工商北京行一美元户工商北京行一美元户 10020103 银行存款一银行存款一 工商北京行牡丹卡工商北京行牡丹卡 100202 银行存款一建行北京行银行存款一建行北京行 10020201 银行存款银行存款建行北京行一人民币户建行北京行一人民币户 10020202 银行存款一银行存款一 建行北京行一美元户建行北京行一美元户 10020203 银行存款一银行存款一 建行北京行建行北京行龙卡龙卡如果该企业又增加了银行存款账户，在农业银行北京如果该企业又增加了银行存款账户，在农业银行北京分行开人民币账户？分行开人民币账户？ACCOUNTING INFORMA

26、TION SYSTEMS40账页格式账页格式 每一个会计科目都应该有对应的账户，账户的格式通过账页格式设置来完成。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS41建立辅助核算目录建立辅助核算目录v一般地，辅助核算账包括：一般地，辅助核算账包括：日记账日记账银行账银行账数量账数量账外币账外币账个人往来账个人往来账部门核算账部门核算账单位往来账单位往来账项目核算账项目核算账ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS42 日记账日记账v 日记账用于标注需要生成日记账形式账日记账用于标注需要生成日记账形式账簿的会计科目。一般而言，簿的会计科目。一般而言，现金和银行存现

27、金和银行存款款科目必须设成日记账，也可以将其他的科目必须设成日记账，也可以将其他的需要进行日记账核算的科目设成日记账。需要进行日记账核算的科目设成日记账。系统对含有此类科目的凭证记账时，会自系统对含有此类科目的凭证记账时，会自动将其发生额记入总账、明细账及相应的动将其发生额记入总账、明细账及相应的日记账。日记账。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS43 银行账银行账 对对需要进行银行对账需要进行银行对账的科目设为银行账。被设为的科目设为银行账。被设为银行账的科目在输入记账凭证时，系统将要求输银行账的科目在输入记账凭证时，系统将要求输入相应的入相应的结算凭证方式和结算凭证

28、号结算凭证方式和结算凭证号；记账时，；记账时，不但将该笔业务记入总账、明细账，而且还将结不但将该笔业务记入总账、明细账，而且还将结算方式、结算号、金额、方向、业务日期等内容算方式、结算号、金额、方向、业务日期等内容记入银行辅助账，以便与银行核对账目。记入银行辅助账，以便与银行核对账目。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS44 数量金额账数量金额账 对需要进行数量核算的科目设置为数量对需要进行数量核算的科目设置为数量核算账，当输入记账凭证时，涉及到此核算账，当输入记账凭证时，涉及到此类科目时，系统还要求输入数量、单价类科目时，系统还要求输入数量、单价以便对输入金额的正确性

29、进行检验。以便对输入金额的正确性进行检验。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS45 外币账外币账 涉及外币的账户，除记录人民币的金额外，涉及外币的账户，除记录人民币的金额外，还需记录相应的外币金额，这些科目应设还需记录相应的外币金额，这些科目应设成外币核算。成外币核算。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS46 个人往来辅助账个人往来辅助账v账务处理系统对个人往来业务的处理提供了两种账务处理系统对个人往来业务的处理提供了两种处理方式：处理方式：模仿手工的处理方式模仿手工的处理方式 辅助核算的处理方式辅助核算的处理方式ACCOUNTING INFOR

30、MATION SYSTEMS47科目代码科目名称级次 1133 其他应收款其他应收款1 113301 其他应收款其他应收款差旅费借支差旅费借支2 11330101 张三张三3 11330102 李四李四3 113302 其他应收款其他应收款其他借支其他借支2 11330201 王五王五3 11330202 李四李四3 在相应科目下为在相应科目下为每个有关人员建每个有关人员建立一个明细科目。立一个明细科目。造成单位明细账造成单位明细账数量较多，给管数量较多，给管理造成一定难度。理造成一定难度。11330102、11330202是不同是不同科目。科目。采用模仿手工的处理方式：采用模仿手工的处理方式

31、：ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS48辅助核算方式辅助核算方式科目代码科 目 名 称辅助核算1133其他应收款其他应收款个人往来个人往来113301其他应收款其他应收款差旅费借支差旅费借支个人往来个人往来113302其他应收款其他应收款其他借支其他借支个人往来个人往来个人往来中的张三、李四、王五等个人不再作个人往来中的张三、李四、王五等个人不再作为一个明细科目设置，而是在系统提供的个人为一个明细科目设置，而是在系统提供的个人往来目录中统一进行设置和维护，简洁明了。往来目录中统一进行设置和维护，简洁明了。v 上述例题采用辅助核算的处理方式：上述例题采用辅助核算的处理方

32、式：ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS49 部门核算账部门核算账v 为了加强管理，企业对各种收支类科目除了需要按类别进为了加强管理，企业对各种收支类科目除了需要按类别进行核算外，还需按部门进行核算。行核算外，还需按部门进行核算。v“交叉立体交叉立体”核算核算 如管理费用科目下，首先要按类别分成管理人员工资、如管理费用科目下，首先要按类别分成管理人员工资、办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算，然后办公费、差旅费、业务招待费等项目进行核算，然后还需对每个费用项目在不同部门的发生情况进行核算还需对每个费用项目在不同部门的发生情况进行核算v 部门核算的科目设置有两种设置方

33、式：部门核算的科目设置有两种设置方式：模仿手工的处理方式模仿手工的处理方式 辅助核算方式辅助核算方式ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS50模仿手工处理方式的科目设置：模仿手工处理方式的科目设置：科 目 代 码会 计 科 目级次 5502 管理费用管理费用1 550201 管理人员工资管理人员工资2 55020101 设备科设备科3 55020102 供应科供应科3 550202 办公费办公费 2 55020201 设备科设备科 3 55020202 供应科供应科 3 550203 差旅费差旅费 2 55020301 设备科设备科 3 55020302 供应科供应科 3

34、ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS51部门辅助核算方式的科目设置部门辅助核算方式的科目设置科目代码会计科目辅助核算 5502 管理费用管理费用 部门核算部门核算 550201 管理人员工资管理人员工资 部门核算部门核算 550202 办公费办公费 部门核算部门核算 550203 差旅费差旅费 部门核算部门核算 部门核算部门核算ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS52 单位单位往来辅助账往来辅助账v采用辅助核算的处理方式：采用辅助核算的处理方式：供应商或客户不再作为一个明细科目设置，而供应商或客户不再作为一个明细科目设置，而是在系统提供的单位资料

35、目录中统一进行设置是在系统提供的单位资料目录中统一进行设置和维护，简洁明了，便于管理和维护。和维护，简洁明了，便于管理和维护。科目代码科目代码会计科目会计科目辅助核算辅助核算1131 应收账款应收账款 单位往来单位往来 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS53 项目核算账项目核算账v 围绕一个专门的对象，将与该对象有关的所有收入、支出围绕一个专门的对象，将与该对象有关的所有收入、支出进行专项归集的目的而设置的功能。进行专项归集的目的而设置的功能。企业的基建工程通常要进行专项核算和管理，在账务企业的基建工程通常要进行专项核算和管理，在账务处理系统中可以将该工程所涉及到的科

36、目设为项目核处理系统中可以将该工程所涉及到的科目设为项目核算类；算类；制造企业为了加强管理，经常需要分产品计算其成本、制造企业为了加强管理，经常需要分产品计算其成本、收入和利润，可以把每种产品看成一个项目，在系统收入和利润，可以把每种产品看成一个项目，在系统中把有关的成本、收入科目设成项目核算类。中把有关的成本、收入科目设成项目核算类。v 在项目目录设置中设置和维护项目大类在项目目录设置中设置和维护项目大类“成本核算成本核算”，然后在该大类下将产品做为具体项目设置和维护，账务处然后在该大类下将产品做为具体项目设置和维护，账务处理系统即可实现按产品分类的统计数据。理系统即可实现按产品分类的统计数

37、据。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS54科目代码科目代码科目名称科目名称辅助核算辅助核算 1243 库存商品库存商品 项目核算项目核算 4101 生产成本生产成本 项目核算项目核算 410101 直接材料直接材料 项目核算项目核算 41010101 材料一材料一 项目核算项目核算 41010102 材料二材料二 项目核算项目核算 41010103 材料三材料三 项目核算项目核算 410102 直接人工直接人工 项目核算项目核算 410103 制造费用制造费用 项目核算项目核算 410104 其他其他 项目核算项目核算 5101 产品销售收入产品销售收入 项目核算项目

38、核算 5401 产品销售成本产品销售成本 项目核算项目核算EXAMPLEACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS55设置基础数据（设置项目目录定义项目大类）1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS56设置基础数据（设置项目目录指定核算科目）1 12 23 3ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS571 12 23 34 4设置基础数据（设置项目目录定义项目分类）ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS58设置基础数据（设置项目目录定义项目目录）1 12 23 34 45 5AC

39、COUNTING INFORMATION SYSTEMS59科目设置时应该注意的问题科目设置时应该注意的问题1)会计科目的建立应先建高级科目，再建其下会计科目的建立应先建高级科目，再建其下级科目。级科目。2)一个科目可同时设置两种辅助核算。一个科目可同时设置两种辅助核算。3)辅助账类必须设在末级科目上。辅助账类必须设在末级科目上。4)账务处理系统所有科目由用户根据本单位的账务处理系统所有科目由用户根据本单位的实际情况及业务特点进行设置，设置时用户实际情况及业务特点进行设置，设置时用户可以任意修改或增删科目。可以任意修改或增删科目。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS60

40、2.2设置基础数据（建立会计科目修改会计科目）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS612.3设置基础数据（建立会计科目删除会计科目）1 12 2ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS622.4设置基础数据（建立会计科目指定会计科目）1 12 23 34 45 56 67 7ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS633.定义外币及汇率定义外币及汇率 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS643.1 设置基础数据（设置外币及汇率）1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING

41、 INFORMATION SYSTEMS65a.总账期初余额录入总账期初余额录入b.辅助科目期初余额录入辅助科目期初余额录入4.录入期初余额录入期初余额a.总账期初余额录入总账期初余额录入b.辅助科目期初余额录入辅助科目期初余额录入科目期初余额装入主要是最低一级明细科目的期初余额和系统启用前各月的发生额，其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。在输入期初数据时如果某一科目设置了辅助核算则应输入辅助核算类别的明细初始余额，其上级科目的余额由系统自动汇总。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS66由最低一级明细科目装入，上级自动汇总装入完毕后需要试算平衡ACCOUNTIN

42、G INFORMATION SYSTEMS67v 期初余额录入完毕后，通常系统将自动对数据进期初余额录入完毕后，通常系统将自动对数据进行校验。校验公式为：行校验。校验公式为：平衡公式一平衡公式一：资产=负债+所有者权益平衡公式二平衡公式二：总账=下属明细账科目之和平衡公式三平衡公式三：所有科目的借方发生额合计等 于所有科目的贷方发生额合计ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS68系统提供五种常用分类方式供选择：系统提供五种常用分类方式供选择：5.凭证类别设置凭证类别设置 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS69p某些类别的凭证在制单时对科目有一定限

43、制，通常系统有某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：五种限制类型供选择：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；目有发生额；：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；目有发生额；制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。制单时，此类

44、凭证可使用所有合法的科目。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS70p 凭证类型设置完毕后，一经使用本年内通常不能凭证类型设置完毕后，一经使用本年内通常不能修改或删除。修改或删除。p限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限。科目之间用逗号分隔，数量不限。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS71设置基础数据（设置凭证类别）1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS72a.定义结算方式定义结算方式b.设置明细科目权限设置明细科目

45、权限c.c.常用凭证及常用摘要定义常用凭证及常用摘要定义 ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS736.1 设置基础数据（设置结算方式）1 12 23 34 45 5ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS746.2 设置基础数据（设置明细科目权限）1 12 23 34 45 5ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS75（二）总账管理日常处理1.凭证管理 2.出纳管理3.账簿管理ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS76 凭证管理概述凭证管理概述 填制凭证填制凭证 出纳签字出纳签字 凭证审核凭证审核 凭证编辑

46、修改凭证编辑修改 记账记账ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS77 凭证管理概述凭证管理概述v 在会计信息系统中，记账凭证是最重要、最基础在会计信息系统中，记账凭证是最重要、最基础的会计数据，是登记账簿的依据。的会计数据，是登记账簿的依据。记账凭证的内容记账凭证的内容凭证类型及凭证类型及编号编号制单日期，默制单日期，默认为进入系统认为进入系统的业务日期的业务日期附件张数附件张数输入区输入区摘要摘要科目及借方科目及借方/贷贷方金额输入区方金额输入区借借/贷方金额贷方金额合计数自动计合计数自动计算算相关人员签章区相关人员签章区辅助辅助信息信息ACCOUNTING INFOR

47、MATION SYSTEMS78 填制凭证填制凭证v 凭证号凭证号由凭证类型和序号两部分组成，是凭证的唯一标识。由凭证类型和序号两部分组成，是凭证的唯一标识。v 日期日期是指该张凭证经济业务发生的日期，包括年、月、日。是指该张凭证经济业务发生的日期，包括年、月、日。一般地，系统默认凭证日期为系统的登录日期，凭证日期一般地，系统默认凭证日期为系统的登录日期，凭证日期可以在系统允许的范围内修改。可以在系统允许的范围内修改。v 摘要摘要是对该笔经济业务内容的简述。是对该笔经济业务内容的简述。凭证的每一行均有一个摘要，不同行的摘要内容可以不同。摘要的录入：键盘输入或从摘要库中选出。v 对于设有对于设有

48、辅助核算辅助核算的会计科目，输入时系统将在相应位置的会计科目，输入时系统将在相应位置开设窗口，提示输入相应内容。不同的辅助核算数据有不开设窗口，提示输入相应内容。不同的辅助核算数据有不同的输入要求。同的输入要求。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS79v在录入过程中，系统会自动对会计科目在录入过程中，系统会自动对会计科目的合法性进行正确性检查，当凭证输入的合法性进行正确性检查，当凭证输入完成之后存盘时对金额进行检查。完成之后存盘时对金额进行检查。v如果检查凭证正确无误，则将凭证保存如果检查凭证正确无误，则将凭证保存在凭证文件中；否则拒绝保存，等待操在凭证文件中；否则拒绝

49、保存，等待操作人员修改凭证。作人员修改凭证。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS801.2.1凭证管理填制凭证（业务1：购买办公用品）1 12 23 34 45 56 67 78 8ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS811.2.2 凭证管理填制凭证（银行科目业务2）1 12 23 34 45 5 6 67 7ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS821.2.3 凭证管理填制凭证（外币科目 业务3）1 12 23 3ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS831.2.4 凭证管理填制凭证（数量科目 业务4

50、）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS841.2.5 凭证管理填制凭证（客户往来 业务5）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS851.2.6 凭证管理填制凭证（供应商往来 业务6）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS861.2.7 凭证管理填制凭证（部门核算 业务7）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS871.2.8 凭证管理填制凭证（个人往来 业务8）1 12 23 34 4ACCOUNTING INF

51、ORMATION SYSTEMS881.2.9 凭证管理填制凭证（项目核算 业务9）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS89凭证管理填制凭证（查询凭证）1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS90 出纳签字（3.1更换操作员）1 12 23 3ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS911.3.2 出纳签字1 12 23 34 45 5ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS92 审核凭证（以“陈明”的身份重新注册）v凭证审核概述凭证审核概述v 根据计

52、算机会计管理工作的规定，输入计算机内的记账凭证必须进行审核，这是计算机账务系统非常重要的工作环节。v这是因为尽管账务系统在凭证录入的过程中设计了大量的检验功能，但一些人为的错误，例如凭证的科目代码输入错误而导致会计科目发生额错误；凭证的借贷方金额同时发生错误，且错误金额相同。这些错误是计算机系统很难检测的，因此必须要由审核人员进行审核。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS93凭证审核处理流程凭证审核处理流程v 在计算机账务系统中，凭证的审核在计算机账务系统中，凭证的审核流程如下：流程如下：记账凭证记账凭证记记 账账合法合法审审 核核合合 法法制制 单单 人人不合法不合法

53、修修 改改ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS94凭证审核的基本要求凭证审核的基本要求v记账凭证的审核应由具有凭证审核权限的操作人记账凭证的审核应由具有凭证审核权限的操作人员进行。员进行。v任何人员都无权审核自己输入的记账凭证，即审任何人员都无权审核自己输入的记账凭证，即审核人和制单人不能是同一个人。核人和制单人不能是同一个人。v凭证一经审核签字后，就不能进行修改和删除操凭证一经审核签字后，就不能进行修改和删除操作，只有取消审核后才可以。作，只有取消审核后才可以。v取消审核的操作只能由审核人员自己进行。取消审核的操作只能由审核人员自己进行。ACCOUNTING INFO

54、RMATION SYSTEMS95凭证审核的内容凭证审核的内容v在计算机账务系统中，记账凭证的审核在计算机账务系统中，记账凭证的审核主要是审核手工编辑输入计算机内的记主要是审核手工编辑输入计算机内的记账凭证是否正确，有无输入错误。因此，账凭证是否正确，有无输入错误。因此，凭证审核内容包括：凭证审核内容包括：有关会计业务是否真实、合法。记账凭证是否与原始凭证相符。会计分录编制是否正确等。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS961.4.1 审核凭证（以陈明身份登录）1 12 23 34 45 5ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS97 修改和删除凭证

55、修改和删除凭证v在会计信息系统中，对错误凭证的修改要严格按在会计信息系统中，对错误凭证的修改要严格按照会计制度的要求来进行。对不同状态下的错误照会计制度的要求来进行。对不同状态下的错误凭证要采用不同的修改方式。凭证要采用不同的修改方式。未审核凭证未审核凭证已审核未记账已审核未记账已记账凭证已记账凭证直接修改！直接修改！先取消审核，先取消审核，后修改！后修改！红字冲销！红字冲销！先作废，后删除！先作废，后删除！无痕删除有痕删除ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS981.5.1 修改凭证-未审核凭证，无痕修改1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING INFO

56、RMATION SYSTEMS991.5.2.1 凭证修改-作废凭证，有痕修改1 12 2ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1001.5.2.2 凭证修改整理凭证1 12 23 33 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1011.5.3 修改凭证 已记账凭证1 12 23 3ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS102 记账记账v记账凭证经过审核签字后，即可以据此正式计入记账凭证经过审核签字后，即可以据此正式计入总分类账、明细账、日记账、部门账、往来账、总分类账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账及备查账中。项

57、目账及备查账中。v在账务系统中，记账由具有记账权限的操作员发在账务系统中，记账由具有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照系统预先设计的记账出记账指令，由计算机按照系统预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记总账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记总账等操作。等操作。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1031.6.1 凭证记账（记账）1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1041.6.2 凭证记账（激活“恢复记账前”状态）1 12 2按CTRL-H键3 3ACCOUNTING INFORMAT

58、ION SYSTEMS1051.6.3 凭证记账（取消记账）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1062.1 出纳管理现金日记账1 12 23 3ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1072.2 出纳管理银行存款日记账类似。操作步骤参见“出纳管理现金日记账”。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1082.3 出纳管理资金日报表1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1092.4 出纳管理支票登记簿1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING I

59、NFORMATION SYSTEMS1103.1 账簿管理总账、余额表、明细账查询1 12 23 3 4 45 56 67 78 89 9ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1113.2.1 账簿管理部门账(部门总账)1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1123.2.2 账簿管理部门账(部门明细账)1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS113（三）总账管理期末处理在账务处理系统下，每一个会计期末，会计人员都需要借助在账务处理系统下，每一个会计期末，会计人员都需要借助系统定义并生

60、成自动转账凭证、完成会计账户的试算平衡，系统定义并生成自动转账凭证、完成会计账户的试算平衡，进行银行对账，以及完成对账和结账工作，对这些业务的处进行银行对账，以及完成对账和结账工作，对这些业务的处理称为账务处理系统的期末业务处理。理称为账务处理系统的期末业务处理。多数期末业务处理具有很强的多数期末业务处理具有很强的规律性规律性，主要是由计算机，主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。根据用户的设置自动进行的。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1141.银行对账 2.自动转账3.对账4.结账总账管理期末处理操作总账管理期末处理操作ACCOUNTING INFORMATI

61、ON SYSTEMS1151.银行对账银行对账v 企业与银行的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双企业与银行的账务处理和入账时间不一致，往往会发生双方账面记录不一致的情况，产生方账面记录不一致的情况，产生未达账项未达账项。v 为了防止记账发生差错，准确掌握银行存款的实际金额，为了防止记账发生差错，准确掌握银行存款的实际金额，了解实际可以运用的货币资金数额，企业必须定期将企业了解实际可以运用的货币资金数额，企业必须定期将企业的银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存的银行存款日记账与银行对账单进行核对，并编制银行存款款余额调节表余额调节表v 凡是在设置会计科目时，凡是在设置会计科目时，

62、已设置已设置“银行类银行类”账户账户类别的类别的科目都可以使用银行对账功能。科目都可以使用银行对账功能。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS116银行对账基本工作过程银行对账基本工作过程 录入初始未达账 录入银行对账单 银行对账 输出对账结果ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS117 录入初始未达账录入初始未达账按银行类科目分别录入按银行类科目分别录入作用是将系统启用前手工业务处理时的未达账项和银行所记账的余额作用是将系统启用前手工业务处理时的未达账项和银行所记账的余额输入计算机账务系统中。输入计算机账务系统中。录入结算单据号时应与填制记账凭证时

63、输入的位长相同，因为这是计录入结算单据号时应与填制记账凭证时输入的位长相同，因为这是计算机自动对账的重要依据。算机自动对账的重要依据。初始余额录入完毕，系统将自动检测调节后余额是否平衡，如果不平初始余额录入完毕，系统将自动检测调节后余额是否平衡，如果不平衡，系统将给出提示要求改正，直至正确为止。衡，系统将给出提示要求改正，直至正确为止。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1181.1 银行对账(输入银行对账起初期初数据）1 12 23 34 45 56 67 78 89 9ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS119 录入银行对账单在每月月末对账前

64、，必须将银行开具的银行对账单的内容输入计算机并保存。输入的主要内容包括对账单上每一笔业务银行的入账时间、结算方式、结算的凭证号、借贷金额、银行账户的余额等。输入完成后，系统按照“企业银行企业银行日记账期末余额日记账期末余额+企业未达账借方金企业未达账借方金额额-企业未达账贷方金额企业未达账贷方金额=开户银行开户银行对账单期末余额对账单期末余额+对账单未达账借方对账单未达账借方金额金额-对账单未达账贷方金额对账单未达账贷方金额”的公式，进行平衡校验，如果不平衡，需检查修正直至平衡。注意：注意：在录入银行对账单时，不允许将几笔业务的发生额相加，作为一笔业务输入系统。ACCOUNTING INFOR

65、MATION SYSTEMS1201 12 23 34 45 56 61.2 银行对账(输入银行对账单）ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1211.3 银行对账(银行对账自动对账）1 12 23 34 45 56 6ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1221.4 银行对账(输出余额调节表）1 12 23 34 4ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1232.期末的摊、提、结转业务期末的摊、提、结转业务v用户事先设置好转账凭证模板，需要用户事先设置好转账凭证模板，需要时调用设置好的凭证模板，由计算机时调用设置好的凭证模板

66、，由计算机自动生成转账凭证。自动生成转账凭证。v使用转账凭证模板生成转账凭证需注意问题使用转账凭证模板生成转账凭证需注意问题1）转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取）转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取经处理后生成的，为了保证数据的完整、正确，经处理后生成的，为了保证数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月本月发生的各种具体业务登记入账。发生的各种具体业务登记入账。ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS1242）严格的处理顺序）严格的处理顺序工资、折旧费用的计提工资、折旧费用的计提其他待摊、预提费用的摊提其他待摊、预提费用的摊提制造费用结转制造费用结转辅助生产成本结转辅助生产成本结转生产成本结转生产成本结转库存商品结转库存商品结转销售成本销售成本费费 用用收收 入入结结 转转ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS125转账定义注意事项转账定义注意事项-1转账序号：转账序号：主要用于标示每一个转账凭证模板的标志。由于期末的结转业务是有特定结转顺序的，在账务处理系统中结转顺序由指定结转