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1、精心整理XXXX工程工程定义阶段文件分发管理程序文件编号： 编制： 审核：审批：XXXX工程2015年11月18日1 目的为了标准XXXX工程定义阶段文件的分发管理，特制定本程序。2 适用范围本程序适用于XXXX工程定义阶段文件的分发。3 引用文件以下文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。但凡注日期的引用文件，其随后全部的修改单或修订版均不适用于本标准。但凡不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 XXXX工程定义阶段可交付文件的管理4 定义以下术语和定义适用于本标准。文件：主要指XXXX工程定义阶段执行过程形成的各种形式如纸质、电子、音像等的信息记录资料。资料：是指用于工程管理
2、的一系列程序文件。中间资料：指由于工程管理的要求，设计部门联系设计单位需供给应选购部门供询价、厂家选择、调研等用途的资料。供审查用的资料：指在正式出版前，按规定需外部审查的资料。5 职责5.1技术部是文件资料的管理单位，负责文件资料的接收、审核、发放等。5.2选购随机资料、选购资料的接收和收集由商务部负责，定期向技术部移交。5.3技术部是各类文件资料接收、分发工作的归口管理部门；技术部助理帮助管理及执行，负责文件资料的接收、审核、按需复制及分发工作。5.4文档负责人负责办理审批对外索取和供给利用文件资料手续，承办文件资料查询和复制工作。6 工作要求和程序6.1文件资料份数要求：按要求供给，至少
3、供给一份原件和两份复印件。6.2归档份数要求：按 XXXX工程定义阶段文件归档管理程序执行。6.3长周期设备技术沟通资料要求：长周期设备技术沟通时，商务部应通知技术部文档负责人参与，全部资料原件交技术部保管。电子文件由技术部保存。需翻译的资料由技术部托付专业翻译公司翻译，确需复制发放的资料、图纸、电子文件由技术部依据须要复制发放。技术部要刚好将长周期设备技术沟通等文件资料移交。长周期设备的报价书合同、设备说明书及图纸技术资料，商务部移交技术部负责保存，定期移交。6.4发放程序及要求文件资料的发放：.1 外部须要供给应IPMT联合管理团队各部门的文件资料，由文件形成单位单位提交给技术部，技术部依
4、据发放范围按需发放；.2IPMT联合管理团队内部须要供给应其他部门、外部单位的文件资料，由文件形成单位提交技术部，待文档负责人确认后，技术部依据发放范围按需发放；.3技术部留2份存档一份原件一份复印件，如还有多余那么作备用，技术部原那么上在收到文件资料的24小时之内通知发放单位的单点联系人来领取。长周期设备技术沟通、报价合同、设备说明书及图纸技术资料，商务部移交技术部，技术部依据商务部通知发放。6.4.3其他资料需技术部发放的，由文件形成单位填写资料发放单，技术部按要求发放。6.5发放份数见附表。6.6其他提交给技术部发放的资料必需是签字、盖章等手续完备的资料，对不符合发放要求的文件资料，技术
5、部不接收和分发；供外部审查的文件由文件编制单位单位干脆提交给审查人组织审查，审查程序完毕后将通过审查的文件提交技术部，技术部负责分发。修改、升级、替换的文件资料，由文件编制单位负责供给，份数和第一次利用时发放份数一样。各有关部门单位在接到技术部助理领取文件资料通知后一日内派单点联系人到技术部领取文件资料，并进展登记，以免延误工作。须要退还的文件资料，文件资料利用完成后，各部门和单位的须要退还的文件资料退回技术部，由技术部统一处理，其他部门和单位无权处理，以爱护全部的学问产权，严守国家隐私。6.7文件资料的借阅：按 XXXX工程定义阶段文档借阅管理程序执行。附表1：外部文件资料分发一览表发放单位
6、文件件类型型XXXX集团XXXXXX联合管理团队专家组技术部商务部XXXXXX公司XXXXXXXX工艺包供给商XXX工艺包供给商XX根底设计院总体院第三方询问效劳单位备注工程管理文档管理设计管理工程限制合同商务工程选购精心整理附表2： IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表序号文件类型名称备注1组织机构及人员任命2工程管理程序文件3工程管理手册4工程报告类文件注25工程建议书及审批6工程评估、论证及审批7工程请示注28工程通知9人员资质文件10工程日报11工程周报12工程月报13工程季报14工程年报15工作联系单注316信函注317传真注318电子邮件注319备忘录注320对外文件传送单注
7、321会议纪要例会注322会议纪要专题注323会议纪要工程协调注324上级单位或政府文件25工程简报26工程大事记27工程志日志、周志等28新闻报道29可行性探究及审批含预可研注430环境评价及审批注431设计根底文件注432工艺包文件33专利申请及批复34关键技术试验35根底设计评价及审批36工作作业指导书37总体设计方案38设计技术文件39设计请购文件40技术管理评审记录41根底设计42数据表43计算书44总体限制打算45总体统筹规划方案46工程进度打算47招标文件48询价文件49报价文件50投标文件51评标文件52资格预审文件53技术澄清54商务澄清55中标通知书56合同谈判文件57分包单位资格报预审记录58合同补充变更协议59付款文件60工程投资估算61工程估、概算文件62技术效劳合同63总承包合同64勘察设计合同65根底设计合同66设计选购合同67设备选购合同68合同索赔69结算文件70设备选购请购文件71供给商长名单72供给商短名单73选购订单74技术标准书备注： 1. 指主送人，指抄送人 2. 依据内容确定抄送人。 3. 联络文件由文件分发负责人负责分发到单点联系人，由单点联系人依据内容分发。 4. 各专业负责人遵照分工范围在内部接着分发相关文件。
XXXX项目定义阶段文件分发管理程序
