第七章会展现场服务策划与管理实训报告

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1、会展设计与营销实训报告学号姓名指导老师实训地点成绩校外组内成员实训项目名称会展现场管理策划方案撰写（办展商、参展商和观展商）日期：2012年_5_月17日班级：10国贸3班一、实训目的和要求了解会展现场管理策划方案的撰写（不少于800字）。二、实训所需仪器、设备义乌市区，校外实训，撰写本次实训报告。三、实训内容学生以46人为一组，1阅读教材的理论内容。2. 启动计算机与互联网。3用搜索引擎、以“会展现场管理策划方案”的名义检索。4. 选读并分析评价2份以上的会展现场管理策划方案。5. 以虚拟会展的方式撰写1份规范的会展现场管理策划方案模拟会展现场管理。1. 四、实训步骤学生以46人为一组，网络

2、调阅分析2份以上的会展现场管理策划方案。2. 自行虚拟欲开展某会展，撰写1份完整会展现场管理策划方案。五、总结与分析展览场地基本情况1、标准展位a、标准展位由管理机构指定承建商搭建，除非管理机构书面许可，参展单位不得对标准展位随便更改。b、标准展位内的装饰不得超过展位高度。标准展位（4mriX4mj）:国内参展商9000元人民币/标准展位；国外参展商14000元人民币/标准展位备注：双开口展位加收15%角位费；标准展位配套设施包括三面展板、一桌两椅、一块楣板、220V电源插座以及展馆内卫生、安全保卫。2、空地特装展位a、所有特装展位的设计、选用材料及其结构，必须符合展馆的有关规定和中国政府的有

3、关规定。b、特装展位不得改动展馆结构，不得影响其它参展商，若影响其它参展商，管理机构有权责令其修改或撤除。c、对违反主办单位要求或规则的展位，管理机构保留改动或清除的权利，因此引起的费用和损失由参展商自行承担。d、展场内的任何展览工程必须符合安全、消防及不影响其它参展商之要求，其设计施工图纸须经消防部门认可，若违反消防规定，一切责任由其自身承担。展会基本信息时间：2012年3月12日15日地点：上海会展中心一、主办单位和简介公司（筹）名称：上海恒泰国剑新材料贸易有限公司公司（筹）承办单位：安徽恒泰新型建材有限公司企业法人：方*企业负责人：方*上海国剑数码科技有限公司企业法人：肖*企业负责人：卢

4、*上海傲杰国际贸易有限公司企业法人：郁*企业负责人：郁*本次展会预计展出面积达到展览面积6500平方米左右，共设450个国际标准展位（4m*4m来自30多个国家和地区600余家参展企业，专业观众达到80000人次，空前的规模和高质量的参展水平必将为参展商带来巨大商机。随着新一轮经济热潮的启动，上海作为中国最具发展潜力的经济中心城市，已经成为中国最受瞩目的投资热点区域之一，不断增强的城市综合竞争力,优越的区域优势，日趋强劲的经济辐射功能，为展览会在更广的范围内形成多层次经贸合作打下了基础，将为相关领域的商家提供广阔的发展空间。展会规则一、参展资格1、展会的管理机构是上海恒泰国剑新材料贸易有限公司

5、，负责管理展会有关的一切事宜,所有参展申请须经其确认方为有效。2、管理机构有权选择参展商。管理机构书面确认参展申请之前，参展商即使已经付款亦无任何权利。3、展览场地，是租给参展商在展览期间作为业务推广之用。参展商在展位布置及展期内运用展位空间之方式，必须符合管理机构的要求，否则管理机构有权清理参展商之展位，所需费用由参展单位支付。除参展规则明确规定情况外，任何参展商不得要求退回所付租金及其它费用。4、所有展品必须符合中国法律。假冒、伪劣及违法产品不得在展览会中展出。二、付款1、参展单位必须按时支付定金，若不按时支付定金，所定展位不予保留。2、参展单位必须按时支付余款。若不按时交余款，视为自动放

6、弃参展资格，所定展位取消，所交定金不退。3、参展单位支付定金或余款后，除非管理机构取消展会，无论任何理由退出展会，所交费用不予退还。4、若参展商未付清有关费用，管理机构有权拒绝其进馆或扣押其展品。三、空间分配1、管理机构全权分配参展商的展位，保留展位的最后决定权，可根据大会的需要调整展位安排。2、展会期间的展位，是租与参展商本身，不能转让或与第三者共享。违者管理机构将有权收回展位。并作为下届展会申请资格的重要参考条件。3、参展企业如将展位转让或分割给其他与展会主题不相关的企业展示兜售产品，严重影响到大会的形象，管理机构将有权收回展位，并追究参展企业的责任，且将取消其申请参加下届展会的权利。四、

7、严禁事项1、展位中严禁派发非参展单位的数据，若参展商派发非参展单位数据，管理机构有权没收或取消参展单位资格。2、展位中严禁派发非主办单位的展览会宣传数据及有关名录数据，一经发现，管理机构立即取消其参展资格并追究有关人员的责任，同时要求赔偿损失。六、场地使用安全守则1、展览期间任何时间，参展商之展位须由授权代表看守，该代表必须遵守展览规则及主办单位及展馆的各项规定。2、管理机构如认为任何展品或宣传品危险、非法、不道德、不雅、不符合展览标准，需将该展品撤离展馆，一切费用由参展商负责。3、参展商保证展品、包装、有关宣传品没有侵犯任何第三者的权益，包括已经注册或未注册的商标、版权、专利、设计、名称等，

8、并承诺向被侵权单位赔偿侵犯权益而引起的损失。4、展位之布置，必须在管理机构规定的时间内完成。若在规定的时间无法完成而须加班，由此引起的费用由参展单位支付。5、布展期间，为保证展品之安全，所有展品只准搬入展馆，严禁撤离展馆。6、展会正式结束之前，参展商不得撤走任何展品。修补或更改展位及展品，只可在公众离场后在管理机构的批准和监督下进行。7、所有视听器材的位置、音量及发光器材不得对其他参展商及观众造成不便。8、参展单位的代表必须在报到时领取参展的证件，并在进入展馆时及在展馆内佩带证件，管理机构有权拒绝没有证件的代表进入展馆。证件丢失，必须报告主办单位，展览结束，证件应交回主办单位。9、若因参展单位

9、的参展代表或代理人员的过错，导致展馆发生火灾或其它损失，管理机构将追究其责任，并要求赔偿损失。展品运输指南为了使参展商的参展物品能顺利、安全、及时的运抵参展地长春国际会展中心，并确保展馆现场的物品装卸与布展工作有序进行，组委会指定上海恒泰国剑新材料贸易有限公司为本届展会指定展品运输和现场物流服务商，为您提供展品运输、仓储和现场装卸等服务。参展商可通过铁路、公路和航空等方式将展品运至上海。（1）证件管理为了便于会展现场管理，同时出于统计的需要，我们对展览会实行证件管理，即拥有会展主办单位认可的证件才能进入场馆。在本次展会中，主办方印制六种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、

10、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和讲演嘉宾）。3. （2）会展设备管理1.供电：三项交流电2.给水排水、空调电梯、消防（保持消防通道畅通，消防栓完好）4. 通信：直线、无线电话等5. 网络和信息：智能化网络系统6. 公共广播:除火灾广播外，其他广播应由主办方和场地方共同审核后决定是否播放及播放次数，以免影响整体展会。搭建设备：展板、展架、桌椅、展柜、照明设备（灯具与可燃物之间应保持50厘米以上的距离，室内不得使用大功率卤钨灯）8视听设备：音响、话筒、投影（3）供应商管理稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，加强供应商管理很重要。交货的及时性保证质

11、量配套售后服务对供应商品进行质量检测或现场检查制定验收标准（4）VIP（veryimportantperson）接待：对于重要贵宾和演讲人还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。在嘉宾和演讲人的休息室或会客厅配备茶水、点心或咖啡，放一些有关展会的介绍资料。如有必要还可以为其配备专门的服务人员或翻译。提前预定住宿酒店。（5）媒体的接待和管理：在展会现场开辟一定的区域作为展会的新闻中心，配备相应的设施。安排专人负责新闻记者的接待和联络工作，展会开幕前，办展机构要与有关媒体取得联系。组织、引导和安排新闻媒体对展会进行报道，为各媒体提供必要的展会资料。对参访所得的资料要加以收集、

12、分析。（6）交通、物流管理：对现场物流和交通的控制是展览活动全面控制的至关重要的部分。会展是一个庞大的系统工程，从组展到展品运输、展台搭建，知道撤展，任何一环脱节，会展都无法顺利进行。在整个流程中，展品、宣传资料以及展具、道具等相关设备的运输是一项重要工作，而且专业性很强。在本次展会中，我们委托XX运输公司来负责展品运输工作。（会展主办单位申请会展批文并在海关备案时，会同时将运输代理在海关备案。国际展览会的参展商有海外参展商和国内参展商之分。其中，海外参展商通常由一些国际性的运输公司代理。）（7）会展风险管理：1、对场地进行安全分析2、同当地相关部门建立良好的工作关系。3、确定会展活动的利益相

13、关者具有相应的风险意识4、制作安全小册子/标牌以及其他交流方式5、制定一个媒体管理计划，多渠道的与媒体保持沟通和联系，控制媒体在危机中的活动范围。（8）重大紧急事件管理：为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短时间内解决问题。（9）工作人员管理1.时间要求：所有工作人员于3月1日上午9点到现场，保安人员每日迟半小时退场，礼仪小姐表演前20分钟到场。2.着装要求：着装要统一，各部分人员要统一穿戴相应的服装3人员安排主办方工作人员：做好各方面的协调工作登记人员：管理现场客户登记，发放相应的礼品接待人员：接待重要客户，贵宾安保人员：现场秩序维护，做好一般的咨询工作保洁人员：做好相应区域的清洁工作施工人员：按期完成工作，施工时注意安全所有人员要服从安排，做好本职工作，灵活处理工作中出现的各种问题。