公司参观接待流程和指引

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1、优质文档前 言适用范围：公司各部门标准目的：为标准公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。XX参观接待流程和指引(流程图参见附件一)1、接待来访前期确认工作1.1、来访时间及来宾信息确认预约到客人后，尽快确认来宾来访时间年/月/日/时。须要尽快确认来宾的随行人数。须要确认接待的地点。须要确认来宾信息，确认接待级别。姓名、单位、职位、头衔等须要了解客户公司经营性质。1.2、接待活动主题以及来访状况确认确认来宾的来访目的以及合作诚意。客户预期谈判的内容。明确此次来访带来的深远影响。依据上述确认此行活动的主题。1.3、来访支配制作客户接待

2、支配表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。接待支配接送、住宿、餐饮、礼品等具体支配。会议支配客户来访前应依据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参和洽谈的人员。如须要总裁参与，必需提前2天通知总经办，以便确认。1.4、资料稿件打算确认依据每次接待的不同以及须要打算：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。办公室负责打算国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品书目、公司介绍投影设备等。产品参数表、样品等，应事先和相关人员联系以确保无误。 重要客户来访，必需制定具体的接待方案，呈总经理、副总经理及市场部经理。1.5、成立接待小组详情参

3、见附件二依据每次接待状况的不同，组建接待小组。1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待完毕后负责接待信息归档、传递。接待助理：制定接待打算、进展接待打算工作，帮助填写客人来访记录，可参和实施接待。接待负责人：对此次接待效果负责；需踊跃协作文件投入处的协调支配，担当接待工作。各环节具体负责人例如：来宾车辆接送、酒店住宿、会场布置行政部；讲解人员技术支持部；等等。2、接待来访前期打算工作2.1、吃、住、行支配详情参见附件三依据实际状况支配接送飞机、船舶、火车。2.2、制定参观路途 依据来访前确认的相关信息，制定参观路途。 依据我方盼望展示的方向，制定参观路途。 依据来宾要

4、求制定相关参观路途。 绘制参观路途图/参观路途流程。2.3、公司整体布置详情参见附表二外部： 欢送横幅 指示水牌大堂、电梯出口、楼梯间等 花篮/植物绿化 KT版签名墙 红地毯以上信息可以依据每次具体来访而定 内部： 红地毯遵照参观区域布置红毯 植物/花盆装饰 果盘/茶水/咖啡特殊： 展厅产品展示、调试、演示、讲解。 会议室公司传播册、产品彩页、投影设备、演示样品。 会客室果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟烟缸、打火机等。 以上信息可以依据每次具体状况而定2.4、选购接待所需物品详情参见附表二依据每次接待活动的实际状况而定。操作流程：接待小组提出必须诉求；行政部门制作预算报价呈批；行政部获批后进展选购

5、；依据要求进展布置/装饰。 *消耗用品果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等 *循环用品套装茶具、咖啡机、装饰摆件等 *特殊用品机器设备等2.5、员工面貌整理详情参见附件四 统一要求全体员工职业装接待。2.6、人员支配详情参见附表二调配人员整体调控各项事物的顺当进展，例：总经理助理、接待助理、接待协作部门经理等。各环节负责人礼仪人员其他人员3、接待来访当日具体工作3.1、车辆待命依据前期确认信息具体制定车辆支配打算表具体方案由行政部主要筹划。车辆等级：一级高级接待 *高级商务车丰田三花、奔驰商务等。 *高级轿车奔驰、宝马等。二级中级接待 *中级商务车别克商务、日产商务等。 *中级轿车

6、雷克萨斯、群众等。 三级平凡接待 *平凡商务车东风商务车、江淮商务车等。 *平凡轿车/打车。机动车辆：支配一到二辆随即车辆，应对突发状况。3.2、设备调试 产品设备调试： 第一阶段：定下来访打算后，依据打算所需展示的产品，进展调动和调配。 其次阶段：来访前一天，最终设备调试。 第三阶段：来访当天，进展最终设备确认。3.3、工作人员到位 接待前一日开会，最终确认审核各项事物的支配状况。 接待当日，全部参和接待人员提前到岗。 最终确认每项环节的支配，防止出现纰漏。3.4、领导会见 陪伴人员参和会见接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等。会见期间，全部接待人员待命。3.5、完毕送行 依据身份确定

7、规格而定。一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等 送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。4、接待来访后期总结工作4.1、电话回访、后期跟进接待小组/具体工程组执行：接待活动完毕后一个星期内，赐予对方电话回访，查看此次接待的反响，以及客人的看法。 对于会议上提出的相关问题进展跟进并执行。4.2、总结会议 接待活动完毕后，全部参和此次活动的重要职能部门参和总结会议。 总结并记录此次接待活动的利弊。 成员们提出，对于日后接待活动的看法，并渐渐修正完成各项具体流程。4.3、总结整理资料留档 接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。 相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后

8、期业务跟进。5、特殊留意事项详情参见附件三6、保密原那么特殊申明接待中涉及机要事务、隐私文电、重要会议，要特殊留意保密，接待中既要娴熟介绍公司状况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。【完毕语】兹为促进公共关系扩大传播效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从公布之日起执行，请各部门员工严格遵照规定执行公司接待事务。附件一 xxx客户来访接待流程图了解来访单位、领队、人数、目的、时间接收来宾信息了解到访时间、接送要求、预订酒店、预定返程票等实施接待前的打算申请部门填写新客户来访接待通知单成立接待小组欢送横幅接待前会议打算投影仪调试预订酒店预定返程票支配会议

9、室来宾接送会议室整理驾驶员准时接送办公楼门前迎宾茶水等打算接待部门或有关领导参与人员通知翻开空调或灯光按领导支配订餐会议中接待效劳斟茶倒水效劳接待部门领取参观牌参观工厂会谈完毕送来宾会议完毕整理接待部门和有关领导陪伴就餐送往酒店帮助办理登记酒店住宿送客人到机场车站送客人返程交接预订票务注：1、 为接待部门执行， 为接待小组执行。 2、 为须要才执行的流程， 为必需执行的流程附件二xxx客户来访接待人员职责说明一、接待接口人1、处理接待信息一般有两个来源：一是客人干脆向管理工程部提出；二是对接客户人员提出的接待需求。并要有相关领导批准，并对其要求参观沟通的内容进展审查限制。2、确定接待负责人依据

10、来访内容协调确定接待负责人及接待助理，并向接待负责人及接待助理供应申请方的根本信息及联系方式。3、归档保存接待记录接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现状况，作为工作考核参考。4、资料维护负责组织对沟通资料的维护。每半年检查更新一次，催促各资料编写人更新内容。要符合公司传播策略，把好信息保密关。二、接待助理人1、进展接待支配制定具体接待打算。确定来访的议题及来访时间、地点。明确双方和会人数、人员姓名、职位。作好接待日程支配及议程支配。和接待负责人确认此接待打算。礼品资料打算。会议打算。填写任务令及工作联络单联系相关部门打算。

11、2、接待工作记录/看法反应填写接待记录，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。接待后组织会议，收集看法。三、接待负责人实施接待：主持接待，按接待议程陪伴客人参观，为客人讲解和客人沟通。附件三xxx客户来访接待留意事项一、接待留意事项：1、接机举的牌子应当有公司名、人名和欢送辞。客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。接机的车子要按生意状况和来人官阶来定。2、吃饭依据状况选定餐厅饭桌上谈生意是中国的特色。顾客定方向，主子定消费额度。菜的个数应当比人数多一道，酒水占总金额的40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照客户进展小改动。3、酒店依据客人需求和级别来订酒店。三星五星

12、具体方案由行政部制定。二、特殊留意事项4、送礼送礼；酒店是最好的地方。1.一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的状况，谈到最多的人就是送礼对象。2.三级客人应先用小礼物摸索一下，再用或许两倍于它的工资的钱活动。5、合影这是大局部民营企业忽视的一点。即拍即印，再配上高档相框的合影或许会让客户保藏一辈子。6、必要摆放在客户座位前应当出名牌，包括公司和姓名，假如官位比拟大也要写上职位。还要笔记本，有关公司的书面资料等。7、幻灯片对于公司的历史要简明扼要，而关于两公司的合作历史要详之又详。对于自己满意客户的实力要着重介绍，必须要真实，但不用什么都说。8、参观厂房在顾客来之前就要打算演示，须要有人通知客人即

13、将参观的车间，而且要专人展示只展示根底的东西。但核心技术要说的比拟深邃，而且没必要展示。9、反应在最末一次餐饭上，必须要问一下来宾他们的感受，一个为了改善自我，另外也为了了解状况。附件四xxx客户来访接待人员着装要求事项一、男士： 1、衬衫、领带、西装成套、皮鞋。 2、不需留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表干净干净。二、女士： 1、职业套装/套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙/西裤、丝袜肉色/黑色高跟鞋35公分相宜。 2、换淡妆、头发干净尽量要求扎发或者盘发。三、禁忌：怪异造型/发型、夸大首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。附件五xxx客户来访接待参观指引一、礼仪标准1、仪表：面容清洁，衣着得体。2

14、、举止：稳重端庄，沉着大方。3、言语：语气温柔、礼貌文静。4、看法：恳切热忱，不卑不亢。5、迎接来宾时：要留意把握恭候时间，提前等候和公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要留意依次。6、承受名片时：要以尊敬的看法双手承受，默读一下后慎重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，时常左侧回身，协作客人脚步，转弯处伸右手示意。8、进电梯时：要告知客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主子，先领导，后同事。10、送客时：依据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。二、商务接待中的座次支配1、关于会议主席台座次的支配1.1主席台必需排座次、放名签，以便

15、领导同志对号入座，幸免上台之后相互谦让。 1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导仍旧在1号领导左手位置，3号领导仍旧在1号领导右手位置。1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可敏捷驾驭。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级单位的来宾，也不必须非得按职务凹凸来排，通常驾驭的原那么是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主子一方领导的，可支配在主席台适当位置就座。这样，既表达出对客人的敬重，又使主客都感到较为得体。1.4对上主

16、席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要支配在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数许多，还应打算座位图。如有临时改变，应刚好调整座次、名签，防止主席台上出现名签过失或领导空缺。还要留意谨慎填写名签，谨防错别字出现主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时 2、关于宴席座次的支配 宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按平凡宴席驾驭，假如场景有特殊因素，应视情而定。2.1中餐桌2.2西餐桌3、仪式的座次支配签

17、字双方主子在左边，客人在主子的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。4、关于乘车的座次支配小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。假如后排乘坐三人，那么3号座位在后排的中间。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。乘车座次支配5、合影座次支配和主席台支配一样附：会议座位支配长条桌注：A为上级领导，B为主方席 沙发室 和外宾会谈 注：A为主方，B为客方 和上级领导座谈 注：A为上级领导，B为主方领导附表一 xxx客户来访接待通知单一来客根本信息姓名性别年龄单位职务地址电话邮编二、重要来宾个人信息：1、背景：2、在工程中的具体作用：3、对公司技术

18、、文化管理的认可度：4、来访公司、会见领导历史记录：5、个人爱好、忌讳等：三、来访目的：选型 参观 签合同 合作 顺访 游玩 其它 四接待级别A省级 B地市级 C平凡级 其他特殊客户接口部门：接待日期：接待负责人：手机及电话：责任部门：责任款项：协作部门：协作款项：五来访时间及支配到达日期 月 日航班号车、船次：从 至 启程时刻 到达时刻 预料离开日期 月 日返程票： 已订 月 日 时 分从 至 待定 月 日 时 分从 至 六接待要求： 1、迎接迎接地点：机场 火车站 其它 接待人员：司机 指定人员 其它要求：需持鲜花迎接 需在迎接地点打欢送 车型有特殊要求 2、住宿入住酒店：一类：五星 二类

19、：四星 三类：三星快捷类 其它 房间类型：标准间 间 豪华间 间 套房 间费用担当：公司全部担当客人完全自付公司只担当房费，其它费用自理其它要求：提前办好入住手续 开通国内长话费 酒店包早餐 摆放水果 摆放鲜花 摆放公司传播资料 摆放公司欢送牌3、就餐费用担当：公司全部担当 公司担当接风、送行，其余客人自理 客人完全自理 其它接风、送行宴建议陪伴领导：总经理 副总经理 部门经理 指定人员 4、巡游5、礼品礼品类别： 电器类 文化类 工艺品类 续写申请单6、送行是否支配车辆：是 否 送到地点： 七其它要求： 录音 录像 拍照 翻译 做会议记录 其它：八接待费用预算： 元以内申请人部门经理审批主管

20、总经理审批抄送告知部门附表二xxx客户来访接待物品申请单一公司外部 欢送横幅 指示牌大堂、电梯出口、楼梯间花篮/植物绿化 KT版签名墙 红地毯二公司内部1、参观区：红地毯 植物/花盘装饰2、会客室：果盘 /茶水/咖啡/饮料 香烟/烟缸/打火机3、会议室：国旗 鲜花 姓名牌 投影设备 4、展 厅：产品彩页 样品5、资 料：公司传播片 公司传播册 产品彩页 演示样品 汇报演讲ppt/稿件三车辆支配1、一级/高级接待：高级商务车丰田三花、奔驰商务高级轿车奔驰、宝马2、二级/中级接待：中级商务车别克商务、日产商务中级轿车雷克萨斯、群众3、三级/平凡接待：平凡商务车东风商务车、江淮商务车平凡轿车 打车4、机动车辆： 支配1-2辆随即车辆 四人员支配1、调配人员： 接待接口人 接待助理 接待负责人 2、各环节负责人：产品演示人员支配 产品讲解人员支配 网络调试人员支配 照相跟拍人员支配 3、礼仪人员： 前台礼仪 个重要出入口礼仪 会议/会见室礼仪 宴会礼仪 4、其他人员： 陪伴人员 机动人员 附表三xxx客户来访接待总结报告1、参观状况：2、沟通内容：3、效果总结：4、资料图片汇总：5、后期电话反应状况：6、费用记录：费用打算实际费用结算方式现金方式签单方式交通费住宿费餐饮费旅游消遣费总计超标状况