中信银行档案培训课件

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1、中信银行档案培训课件卡中心档案管理制度档案制度共档案制度共12章内容：章内容：第一章第一章 档案管理实施细那么档案管理实施细那么第二章第二章 档案立卷归档制度档案立卷归档制度第三章第三章 档案保管制度档案保管制度第四章第四章 档案保密制度档案保密制度第五章第五章 档案利用制度档案利用制度第六章第六章 档案鉴定和销毁制度档案鉴定和销毁制度卡中心档案管理制度第七章第七章 档案检查制度档案检查制度第八章第八章 档案库房管理制度档案库房管理制度第九章第九章 档案管理岗位责任制度档案管理岗位责任制度第十章第十章 档案分类方案档案分类方案(分类体系表、档案构造、分类体系表、档案构造、归档范归档范围及保管期

2、限表围及保管期限表)第十一章第十一章 电子文件归档及管理规定电子文件归档及管理规定(3个附录个附录)第十二章第十二章 制度附表制度附表(9个个)第一章 档案管理实施细那么第一节第一节 总那么总那么 卡中心档案、档案工作、档案管卡中心档案、档案工作、档案管理理第二节第二节 档案管理体制及机构设置档案管理体制及机构设置 分层级分层级“八爪八爪鱼式鱼式l第三节第三节 档案的管理档案的管理“能用和能用和“好用好用第四节第四节 档案信息开发利用档案信息开发利用 “优质地用优质地用“有效有效高效地用高效地用第五节第五节 奖励与处分奖励与处分 优化工作质量，创造价值、优化工作质量，创造价值、效益效益 第六节

3、第六节 附那么附那么?实施细那么实施细那么?是总纲，是对卡中心档案工作是总纲，是对卡中心档案工作的总体性、概括性的规定要求。包括六节：的总体性、概括性的规定要求。包括六节：第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点l第一、二、三条不赘述。l第四条 归档范围l 但凡卡中心在各项职能业务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、录音、录像、照片、磁盘、光盘等文件材料。l一、文件材料的形成与归档：l 一 文件的运转程序：l 1、发文：卡中心根据工作需要向外发出文件，是以卡中心名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。l 2、收文：卡中心收进外单位发来

4、的文件。是对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等程序。第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点二文件与档案的关系二文件与档案的关系 文件和档案是处于不同阶段的同一事物。二者既联系密切，又区文件和档案是处于不同阶段的同一事物。二者既联系密切，又区别显著。联系在于：文件是档案的前身，是筛选、形成档案的根底，别显著。联系在于：文件是档案的前身，是筛选、形成档案的根底，档案是由处理完毕的文件转化而来。区别是：文件转化为档案是有档案是由处理完毕的文件转化而来。区别是：文件转化为档案是有条件的，文件总量远大于档案，档案只是文件的长寿者，是文件的条件的

5、，文件总量远大于档案，档案只是文件的长寿者，是文件的精华。文件转化为档案，一般需要具备三个条件：精华。文件转化为档案，一般需要具备三个条件：1、必须是办理完毕的文件，尚未办理的文件不是档案。、必须是办理完毕的文件，尚未办理的文件不是档案。2、必须是具有一定价值的文件，没有查考价值的文件不是档案。、必须是具有一定价值的文件，没有查考价值的文件不是档案。3、必须是按照一定规律集中保存起来的文件，未经过系统的整、必须是按照一定规律集中保存起来的文件，未经过系统的整理不是档案。理不是档案。二、卡中心文件归档的范围：详见制度第十章二、卡中心文件归档的范围：详见制度第十章?档案分类方案档案分类方案?附件附

6、件3?文文件归档范围及保管期限表件归档范围及保管期限表?。(手册第手册第20页页)三、文件材料不归档范围包括：三、文件材料不归档范围包括：1、集团、总行、外单位普发性不需卡中心办理的文件材料，任免、集团、总行、外单位普发性不需卡中心办理的文件材料，任免/奖惩奖惩非卡中心工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；非卡中心工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的、重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。历次修改稿、各次校对稿。3、各零售分行不需卡中心贯彻执行的文件材料，不需卡中心办理的抄、各零售分

7、行不需卡中心贯彻执行的文件材料，不需卡中心办理的抄送文件材料；送文件材料；4、各部门、各部门/分中心内部互相抄送非主办、非主送的文件材料，分中分中心内部互相抄送非主办、非主送的文件材料，分中心提供参阅的简报心提供参阅的简报/情况反映，抄报或跨级抄报的文件材料。情况反映，抄报或跨级抄报的文件材料。5、行业动态信息、参考资料；、行业动态信息、参考资料；第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点l第五条 归档原那么l 遵循文件的自然形成规律，保持原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合工作需要，便于保管和利用。l第六条 归档要求9点l

8、 书写材料和载体耐久保存l 质量要求：已组卷l 归档份数：1式1份，重要的、利用频繁的适当增加份数。l 手续办理：清点实物，填写?文件交接清单?(在S:Public Share临时文件夹各类表格档案管理制度附表中)l 第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点l第七条 归档时间l 文书类，次年3月底以前预立卷，一次性移交。l 基建类工程竣工后半年内，设备类在安装试运行验收后。l 声像类在活动完毕1个月内，人事档案、实物档案收到时即归档，合同类在签署盖章3天内。l 会计档案由财务部保存1年，第3年归档。l 客户档案根据实情而定，实时或是阶段性归档。第二章第二章 档案立卷归档制度重点档

9、案立卷归档制度重点l第八条 归档方法档案的整理，如何组成案卷l一、档案的整理，两种根本方法：l一以“件为单位整理：文书档案按此方法。以文件材料的自然单位为根本单位，单份文件为一件，单份装订，多件一盒，装满换盒。l二以“卷为单位整理：也就是立卷。基建、设备、审计、客户档案按此方法。按文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。案卷就是一组有密切联系的文件的组合体。多为三点一线装订。第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点一文书档案的整理：一文书档案的整理：将属于归档范围的文件材料按如下步骤、方法操作将属于归档范围的文件材料按如下步骤、方法操作:(8步走步走)1、分类：分年度、分

10、类：分年度 分保管期限分保管期限 分机构分机构/问题一级类目问题一级类目 2、装订：以件为单位装订，装订材料要符合档案保护的要求。、装订：以件为单位装订，装订材料要符合档案保护的要求。印件印件/定稿，正文定稿，正文/附件，请示附件，请示/批复，转发件批复，转发件/被转发件要订被转发件要订 在一起，并注意先后。在一起，并注意先后。3、排列：、排列：同一年度、同一保管期限、同一机构同一年度、同一保管期限、同一机构(问题问题)的文件的文件 材料按事由结合时间、重要程度排列。材料按事由结合时间、重要程度排列。4、编号：逐件编件号，在每件材料首页上端的空白处加盖归档、编号：逐件编件号，在每件材料首页上端

11、的空白处加盖归档 章并填写相关内容。页号可编可不编。章并填写相关内容。页号可编可不编。第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点l归档章格式(一律用黑色填写)全宗号年 度保管期限 件号KZXKZX012009Y/C/D 225 5、编目：依据件号顺序编制归档文件目录。、编目：依据件号顺序编制归档文件目录。l归档文件目录格式 归档文件目录归档文件目录件号责 任者文 号 题 名日 期页数备 注1全称或规范简称信银卡字2009514号 关于印发中信银行信用卡中心档案管理制度的通知20091009492中信银行信用卡中心第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点l6、著录：将归

12、档文件的有关信息录入专用的档案管理系统。、著录：将归档文件的有关信息录入专用的档案管理系统。l (1)著录的工程必须准确、齐全，以便于检索；著录的工程必须准确、齐全，以便于检索；l (2)须著录的工程有：文件题名、责任者、文号、成文日期、须著录的工程有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号需移交管理部的文件可暂空、页数、归档年度、全宗号需移交管理部的文件可暂空、页数、归档年度、保管期限、件号等。保管期限、件号等。l7、装盒：同一保管期限的文件材料按件号顺序装入档案盒，、装盒：同一保管期限的文件材料按件号顺序装入档案盒，每一盒装满后再换下一盒。每一盒装满后再换下一盒。l8、打印目录并编制检索

13、工具：分保管期限按件号顺序打印归、打印目录并编制检索工具：分保管期限按件号顺序打印归档文件目录，同时编写归档说明，装订成册，填写目录封面、档文件目录，同时编写归档说明，装订成册，填写目录封面、背脊。背脊。第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点归档文件目录封面式样归档文件目录 全宗名称 中信银行信用卡中心 年 度 2002-2009 保管期限 永久 机构(问题)xx类档案文书档案盒封面格式中信银行股份有限公司信用卡中心中信银行股份有限公司信用卡中心_第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点文书档案盒背脊格式全 宗 号KZXKZX01保管期限永久永久年 度2009起止

14、件号120盒内备考表格式 备考表 盒内文件情况说明：整理人：检查人：年 月 日第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点二基建、设备等档案的整理二基建、设备等档案的整理 1、分类、分类 按照卡中心的档案分类方案，将属于归档范围的文件材料，按照卡中心的档案分类方案，将属于归档范围的文件材料，按以下特征逐项分开：按以下特征逐项分开：(1)分年度：文件内容形成或针对年度分开。分年度：文件内容形成或针对年度分开。(2)分类别：按分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。分类别：按分类方案中确定的一级类目和二级类目分开。(3)分问题：按文件内容反映的问题分开。分问题：按文件内容反映的问题分开。

15、(4)分保管期限分保管期限:按保管期限表的规定分开。按保管期限表的规定分开。2、排列与组合：、排列与组合：以问题二级类目为主，兼顾形成时间、重要程度、彼此以问题二级类目为主，兼顾形成时间、重要程度、彼此联系，进展组合排列。联系，进展组合排列。第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点3、编目：、编目：(1)编写卷内文件材料页号：正面编写在右上角，反面编写在左编写卷内文件材料页号：正面编写在右上角，反面编写在左上角，图样文件编在标题栏外，空白页不编号。上角，图样文件编在标题栏外，空白页不编号。(2)编制卷内文件目录编制卷内文件目录 卷内文件目录格式序号序号文文/图图号号责任者责任者文

16、件材料题名文件材料题名日日 期期页号页号备注备注11-N88-100 (3)编制卷内备考表 (4)拟写案卷题名、填写案卷封面 第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点 卷内备考表说明：立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日 卷内备考表格式互见号：案卷封面格式档 号 .档案馆号 .案案 卷卷 题题 名名 立卷单位 .起止日期 .保管期限 .密 级 .KZX01-04KZX01-04 01-1201-12 可不 填 中信大厦综合文字材料/建筑施工图/结构竣工图（责任者-主要内容-文种项目名称-文件材料主要内容-文件材料名称）中信银行信用卡中心 20021231-20030122 永久

17、 机密第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点档 号序 号KZX01-04KZX01-04 01-1201-12卷内的件号归档章格式(一律用黑色填写)案卷脊背格式打印贴上去档 号 案卷题名盒 号第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点(5)装订案卷与盖档号章 文字材料一般以件为单位装订，图样文件一般不装订，并在每份材料首页的右上角加盖档号章。(6)案卷排列、编号和编制案卷目录 根据案卷排列顺序，按类别分别编案卷号并编制分类目录，必要时还要编制总目录。分类目录格式 分类目录分类目录档号题 名编制单位编制日期保管期限页数备注第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档

18、制度重点总目录格式总目录总目录总序号档 号 题 名编制单位编制日期保管期限页数备注第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点三专门档案会计、人事、审计档案的整理方法，按总行的要求执行。三专门档案会计、人事、审计档案的整理方法，按总行的要求执行。四声像档案的整理照四声像档案的整理照/底片底片 1、分类编号、分类编号 (1)照片：按保管期限照片：按保管期限年度年度问题问题(二级类目二级类目),按时间排列装册。按时间排列装册。(2)底片：不分类，跨年度大流水排列装册。底片：不分类，跨年度大流水排列装册。2、填写说明、填写说明 1分说明分说明(位于照片下方或左侧、右侧位于照片下方或左侧、右

19、侧)照片号照片号/底片号底片号 _ _ _ 参参 见见 号号 _ _ _ _ _ 题题 名名 _ _ _ _ _ _ 时时 间间 _ _ _ _ _ 摄摄 影影 者者 _ _ _ _ _ _ 文字说明文字说明 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点2组合照片说明(概括该组照片所反映的全部信息，注明照片起止张号)3、编制目录册内照片目录格式:册内照片目录照片档案根本目录格式:照片档案目录4、排架：照片册按照问题(二级类目)、保管期限、册号，上架保存。照片号 题 名时间页号底片号备注照片号 题 名时间摄影者底片号备注

20、第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点四声像档案的整理录音带、录像带、磁带、光盘等四声像档案的整理录音带、录像带、磁带、光盘等跨年度分别排列、编号。跨年度分别排列、编号。例：例：录音带、录像带录音带、录像带 封面格式封面格式 （立档单位）（题名）录制人员带 长录制日期密 级录制地点 保管期限第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点背脊格式全宗号目录号盘 号参见号目录格式 音像档案目录盘号 题 名录制日期录制地点录制人员带长技术状况盒数保管期限参见号备注第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点五实物档案的整理：按类别跨年度排列、编号、编目录。五实物档案

21、的整理：按类别跨年度排列、编号、编目录。实物档案标签格式实物档案标签格式 实物档案目录格式实物档案目录格式:实物档案目录实物档案目录题 名颁发单位颁发日期保管期限全宗号目录号件号件号 题 名颁发单位颁发日期保管期限存放地点备注第二章第二章 档案立卷归档制度重点档案立卷归档制度重点l第九条 各部门/分中心与对卡中心管理部文秘室的档案移交：l 已整理好预立卷的，在规定的时间，以规定的质量，移交原件，双套制纸质版、电子版。l 每年3月移交所有档案目录。l文件交接清单l 移交部门：编号：注：1、卡中心档案管理硬件条件4楼综合档案库房建好后，逐步接收各部门的档案移交，信贷审批部的业务档案除外。2、卡中心

22、档案管理软件条件信息技术部目前正统一报批卡中心领导审批，软件上线后，将实现网络化管理，各类目录将自动生成，并备份。序号序号时时 间间文文 号号责任者责任者题题 名名份数份数页数页数移交人移交人接收人接收人备注备注第三章第三章 档案保管制度档案保管制度关键点：关键点：1、档案案卷排列上架，按类别依次自左向右，自、档案案卷排列上架，按类别依次自左向右，自上而下排列。多柜就编柜架号，绘制存放示意图。上而下排列。多柜就编柜架号，绘制存放示意图。2、照、照/底片、录像带、磁带、光盘等配特制装具底片、录像带、磁带、光盘等配特制装具相册、底片册、防磁柜等相册、底片册、防磁柜等 3、每年检查档案库存情况，查数

23、量、查质量。、每年检查档案库存情况，查数量、查质量。4、档案利用严格履行审批，到期跟踪催还。、档案利用严格履行审批，到期跟踪催还。第四章第四章 档案保密制度档案保密制度l关键点：l 1、严格按照卡中心2006年91号文-?中信银行信用卡中心密级划分范围暂行规定?执行。l 2、现场管理文件日常收发时，档案利用检索时，档案移交时l 3、档案工作人员的职业道德。第五章第五章 档案利用制度档案利用制度l关键点：1、档案借阅手续、审批权限、时限、利用效果。2、借阅人或档案工作人员离职，文档资料的归还、交接情况。查阅 借阅 复印 拷贝 档案利用申请单 日期：年 月 日利用部门申请人利用内容利用原由部门负责

24、人审批管理部负责人审批部门分管领导审批总裁审批利用效果备 注注：1.保管期限为长期及以上的文件需部门分管领导审批。2.密级文件需总裁审批。第六章第六章 档案鉴定和销毁制度档案鉴定和销毁制度l关键点：1、档案鉴定两次：归档前和归档后。2、销毁档案由鉴定小组负责，任何个人不得擅自鉴定销毁。3、销毁档案，严格履行手续，严格保密；4、两名专人监销。序号 案卷或文件题名 卷号或文号 页数 年代 保管期限 销毁原因 备注 档案鉴定小组意见：总裁审批：监销人签名：销毁日期：监销人签名：销毁日期：档案销毁清册档案销毁清册制 表：日 期：第七章第七章 档案检查制度档案检查制度l关键点：1、每年度一次普查，不定期

25、抽查。2、先自查，再考核。实地检查和综合评分3、三个等级：优秀81分及以上，良好80-61，60以下不及格。4、考核结果建议作为个人绩效的参考依据。序号序号 检查项目及内容检查项目及内容 评评 分分 细细 则则 标准分标准分 自查分自查分 考核分考核分 1组织管理组织管理2设备设施设备设施 3基础业务建设基础业务建设 4开发利用开发利用 档案工作检查工程表档案工作检查工程表时间：时间：年年 月月 日日 部部 门：门：得得 分：分：第八章第八章 档案库房管理制度档案库房管理制度l关键点：l 1、“以防为主，防治结合l 2、在现有的艰辛条件下，尽可能做好库房管理工作。l 3、定期查库藏，账物核对。

26、l 4、严格库房出入管理和日常防范工作。l 档案库房出入登记簿日期所在部门姓名出入事由入室时间离开时间部门负责人批准备注第九章第九章 档案管理岗位责任制度档案管理岗位责任制度l第一条 管理部文秘室档案管理负责人工作职责l第二条 管理部文秘室档案员岗位职责l第三条 各部门及分中心专/兼职档案员职责第十章第十章 档案分类方案重点档案分类方案重点l重点：l 1、各部门/分中心各自为一个立档单位,各分配一个档案代号。l (详见S盘-?部门代号分配表?l 2、卡中心档案共共设置12个一级类目,以两位阿拉伯数字作为代号：l 党群工作代号：01；人事档案代号：07；l 行政管理代号：02；声像档案代号：08

27、；l 经营档案代号：03；实物档案代号：09；l 基建档案代号：04；客户档案代号：10；l 设备仪器代号：05；审计档案代号：11；l 会计档案代号：06；合同档案代号：12。l 3、二级类目设置，按该类文件的特征再细分。第十章第十章 档案分类方案重点档案分类方案重点l附件1：第十章第十章 档案分类方案重点档案分类方案重点l附件2：第十章第十章 档案分类方案重点档案分类方案重点第十章第十章 档案分类方案重点档案分类方案重点第十章第十章 档案分类方案重点档案分类方案重点第十章第十章 档案分类方案重点档案分类方案重点l附件3 文件归档范围及保管期限表第十一章第十一章 电子文件归档及管理规定电子文

28、件归档及管理规定l关键点：l 1、电子文件，是特殊载体的。l 2、归档范围、保管期限和密级划分均参照纸质文件归档的有关规定执行。l 3、归档方式及时间：l 1可卸载式归档，实时进展。l 2在线式归档，参照纸质文件归档时间。l 4、归档要求与手续：l 1内容真实、文本是最后的定稿，图形是最新版本。l 2存储格式是特定的，不同的数据类型用不同的格式。l 3经过文件形成部门整理和编辑。l 4清点数量、检查质量，填写?归档电子文件登记表?归档电子文件移交检验表?第十一章第十一章 电子文件归档及管理规定电子文件归档及管理规定第十一章第十一章 电子文件归档及管理规定电子文件归档及管理规定第十二章第十二章 制度附表制度附表已在相关章节中详细讲解。档案管理相关法律法规、制度标准档案管理相关法律法规、制度标准完毕完毕 相互学习，共同努力，让卡中心档案工作迈上新的台阶！谢谢各位！